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秘书学课件
秘书学何谓秘书? 秘书的含义，在中外不同。 ? 美国全国秘书协会的定义是：高级官员 的助手，掌握机关职责并具有在不同上司 直接监管下承担任务的才干，发挥积极主 动性，运用判断力在其职权范围内对机关 工作做出决定。? 国际秘书联合会定义：秘书应是主管人员 的一位特殊的助手，他（她）掌握办公室 工作的技巧，能在没有上级过问的情况下 表现出自己的责任感，以实际行动显示出 主动性和正确判断的能力，并且在所给予 的权利范围内做出决定。? 现代汉语词典的解释： ? （1）掌握文书并协助机关或部门负责 人处理日常工作的人员，如秘书长，部 长秘书；（2）秘书职务。如秘书处， 担任秘书工作。 ? 辞海的解释：秘书是职务名称之一，是 领导的助手。秘书工作是一项机要性的 工作，一般单位均设有秘书工作部门或 秘书工作人员。? 现代社会生活中，秘书被普遍指称为一 种职务名称，并分布在社会各个领域和 不同层次中。 ? 所以可定义为： ? 秘书是在各级各类社会组织中辅助领导 机构、领导者或私人办文、办会、办事 的参谋和助手，是职务名称之一。（指 明了服务领域、服务对象、工作内容和 工作性质，也说明了秘书是一种特有职 业）? 也有研究者认为秘书是一种职务名称只 是狭义的解释，有的单位的管理机关没 有设秘书职务，却有若干从事秘书工作 的人员，他们的名称是职员，或由此派 生的科员，或衍变的干事，或表示其地 位的主管、助理等。依此解释，秘书可 以分为狭义和广义两种解释，狭义的秘 书，指专门为某一位或某几位领导配备 的提供近身服务的人员，正式明确他们 的秘书职务，一般称为专职秘书。? 广义的秘书，指在单位和秘书部门即办 公厅、室工作的除工勤人员以外所有的 工作人员。他们向领导提供秘书性质的 服务，但并未明确秘书职务。一般称为 办公厅、室工作人员。 ? 无论广义还是狭义，秘书都是在秘书部 门工作，性质相同，内容相近，主要区 别在于分工不同，名分有别。秘书种类? 从工作性质分：行政秘书（首长的重要助 手，参谋、智囊），机要秘书（首长的贴 身助手），事务秘书（负责总务、后勤 等），信访秘书，外文秘书，会议秘书 ? 从秘书来源与服务对象划分：公务秘书和 私人秘书 ? 从秘书职能的层次划分：初级秘书、中级 秘书、高级秘书秘书工作? 概念比较复杂，没有一个统一的说法，多 是工作的罗列。 ? 有一种归纳的说法：秘书工作是以为领导 决策及其实施和领导机关工作运转服务为 宗旨，通过办文、办会、办事等工作为领 导者提供参谋和辅助服务的活动。第 一 章 秘 书 基 本 修 养一、“态度决定一切”摆正位Z：每一个人都有自己的 具体位Z，而且自己的具体位Z 会不断发生变化，因此要明确自 己的位Z，各就各位，切勿错位 或越位。（尊重------自尊，尊人） 调整心态：接受他人；换位思考； 和而不同。 有所为有所不为二、个人形象塑造个人形象对商务人士而言极其重要， 它体现着每个人的精神风貌与工作态度。 商务工作历来以严谨、正规、保守而著 称，因此商务工作者在日常工作生活中 要塑造好、保护好自身的形象。 1、着装规范 西装规范：（1）西装的选择 关注面料----毛料为首选，纯羊绒，高 比例含毛的毛涤混纺面料也可选。关注色彩---庄重正统，藏蓝色首选， 灰色、棕色、黑色也可选，但黑 色太过严肃，适合在庄严肃穆的 场合穿。西装有“三色原则” 全身颜色不宜多过三种。深色西装--白衬衫---黑皮鞋，领带颜色与西 装一致。 关注图案---上乘西装无图案，唯一 例外的是可以选择“牙签呢”缝 制的竖条纹西装，以条纹细密者 为佳。关注款式---西装款式有：根据件数分单件 与套装两种。单件一般适合非正式场合。 套装有两件套和三件套之分，后者更正 规。 根据上衣纽扣可分为单排扣（一粒、两粒、 三粒）和双排扣（两粒、四粒、六粒） 西装两种。 关注版型---也就是造型，一般有四种：欧 式西装--- 上衣呈倒梯形，多为双排两粒 或六粒扣，纽扣位Z较低，衣领较宽， 强调肩部与后摆，不怎么重视腰部，垫 肩与袖笼较高，腰身中等后摆无开衩。欧式西装的品牌有：杰尼亚、阿玛 尼、费雷、夏蒙、津达、杉杉等。 英式西装---不刻意强调肩宽，而讲 究穿在身上自然贴身。多为单排扣， 衣领是“V”型，并且较窄。腰部略 收，垫肩较薄，后摆两侧开衩。品 牌：登喜路。 美式西装---外观方方正正，宽松舒 适，较欧式西装稍短一些，肩部不 加衬垫，领型为宽度适中的“V”型。 腰部较大，后摆中间开衩。多为单 排扣。品牌：布鲁克斯兄弟、拉尔 夫? 劳伦、卡尔文? 克莱恩等。日式西装---上衣呈“H”型，不过分强 调肩部与腰部，垫肩不高，领子较短 较窄，不过分收腰，后摆不开衩，多 为单排扣。常见品牌：斯丽爱姆、仕 奇、顺美、雷蒙等。 四种造型各有特色，欧式洒脱大气 （适合高大魁梧者），英式剪裁得体 （更适合中国人），美式宽大飘逸 （稍嫌散漫），日式贴身凝重。关注尺寸---大小合身，宽松适度。最 好量体裁衣。 关注做工---做工精细，衬里无外露， 衣袋对称，纽扣缝牢，表面不起泡， 针脚均匀，外观平整。 正装与休闲西装的区别： 正装面料多为毛料，颜色为深色，款 式讲究庄重保守，基本都是套装。 休闲西装与之相反，面料可以是棉、 麻、丝、皮，也可是化纤、塑料，色 彩多鲜艳，多为浅色。款式强调宽松 自然舒适，多为单件。（2）西装的穿法 拆除衣袖上的商标； 熨烫平整； 扣好纽扣； 不卷不挽； 慎穿毛衫； 巧配内衣（衬衫）； 腰间无物； 少装东西。（3）注意西装的搭配衬衫----以高支精纺的纯棉纯毛制品为主， 棉毛为主要成分的混纺衬衫也可以。颜色要求 单一，白色首选，蓝色、灰色、棕色、黑色也 可以考虑。衬衫无图案。例外的是较细的竖条 纹衬衫可以穿，但要禁止配竖条纹西装。 扣子要扣好。袖长适度，下摆要放好，大 小要合身。 领带---西装的灵魂。在西方，领带、手表 和装饰性袖扣被称为“成年男子三大饰品”。 领带面料以真丝或羊毛为好，涤丝也可考虑， 蓝色、灰色、棕色、黑色、紫红色等单色领带 为理想选择。主色调与西装一致。以无图案为 佳。下端为箭头的领带传统正规，平头的则显 时髦随意一些。质量好的领带外形美观、平整、无跳丝、 无疵点、无线头，衬里为毛料，不变形， 悬垂挺括，较为厚重。 领带要与服装搭配，一般男性佩戴。休 闲场合可以不戴。领带长度要适度。领带 夹可以不用。 鞋袜---与西装搭配的鞋子只有皮鞋。而 且是黑色。袜子要与鞋子颜色同一色系。 三一定律：皮鞋、腰带、公文包颜色一致， 而且首选黑色。 关于鞋子有几点要注意：一是鞋内无味； 二是鞋面无尘；三是鞋底无泥；四是鞋垫 相宜；五是尺码恰当。公文包---被称为移动式办公桌。面料以 真皮为宜，牛皮羊皮最佳。颜色以深色 单色为好。 用包要注意：一是用包不宜多；二是不 张扬；三是不乱装；四是不乱放。? 套裙规范。 商务女士在正式场合的着装以裙装为佳。 套裙是西装套裙的简称，上身为女式西装， 下身是半截式裙子。将潇洒刚健和柔美雅 致融为一体。令着装者看起来精明干练， 成熟洒脱，还能烘托出白领丽人所独具的 神秘韵味，使之显得优雅、文静、娇柔和 妩媚。 1.套裙的类别 随意型：女式西装上衣与随便的一条裙子 自由组合搭配。? 成套型或标准型：女式西装上衣与裙子是成 套设计制作的。套裙实际上指的是这一类。 2.套裙的选择 （1）面料---纯天然质地的上乘面料。讲究 匀称、平整、滑润、光洁、丰厚、柔软、悬 垂、挺括。弹性好，手感好，不起皱，不起 毛，不起球。 一般选用薄花呢、人字呢、女士呢、华达 呢、法兰绒、高档府绸、丝绸、亚麻、麻纱、 毛涤以及一些化纤面料。 决不选真皮或仿皮套裙? （2）色彩---以冷色调为主，（典雅端庄稳 重）各种加入灰色的色彩，如藏青、炭黑、 烟灰、雪青、茶褐、土黄、紫红等都是可选 色彩。 ? 而且不受单一色彩限制。两件套的上衣和裙 子可以同色，可以不同色。 ? 上下同色时可以用与其色彩不同的衬衫、领 花、丝巾、胸针、围巾等来点缀。但色彩不 宜超过两种。 ? （3）图案----无图案为首选。格子、黑点、 条纹的也可以选择。特别是格子呢极受欢迎。? （4）点缀----宜少不宜多，宜精不宜粗， 宜简不宜繁。（装饰扣，包边，蕾丝等） ? （5）尺寸----从得体的尺寸来说，套裙 可谓千变万化。根本上说主要是长短和 宽窄问题。 欧美主要国家，要求上衣不宜过长， 裙子不宜过短。裙短不雅，裙长无神。 现在主要考虑个人偏好、身材特点和流 行时尚选择长短。但过分裸露大腿的裙 子一般不作为套裙。? 一般来说，套裙有四种基本形式：上长 下长，上短下短，上长下短，上短下长。 ? 宽窄：背心因要内穿，所以不宜宽。裙 子讲究贴身，因此以窄为主。上衣则分 为紧身式和松身式两种，紧身式肩部平 直，挺拔，腰部收紧或束腰。长多不过 臀，整体呈倒梯形。线条硬朗鲜明。 ? 松身式肩部多任其自然，或稍许垫高一 些，腰部不收缩，衣长可至大腿，线条 自然流畅。 ? 一般认为紧身式更正统，松身式更时髦。? （6）版型----四种 ? H型----上衣宽松，裙子多为筒式。优雅含 蓄帅气。可为身材肥胖者遮丑。 ? X型----上衣紧身，下裙多喇叭式，突出腰 部的纤细。婀娜多姿，楚楚动人。 ? A型----上衣紧身，下裙宽松式，体现上半 身的优势，适当掩盖下半身的缺陷。松紧 有致，富于变化和动感。 ? Y型----上衣松身，下裙紧身式，并以筒式 为主，遮盖上半身的短处，突出下半身的 长处。亭亭玉立，端庄大方。? （7）款式----多样，衣领变化，裙子变 化 ? 穿着套裙注意点： ? 大小适度----上衣最短可齐腰，裙子 最长到小腿中部。袖长到手腕。 ? 穿着到位----领子要翻好，衣袋盖子 要盖好，上衣不许披着，裙子要穿端正， 上下对齐处要对齐。纽扣扣好。 ? 适应场合----正式商务活动穿，其他 场合可不穿，如宴会，舞会，音乐会等 可选择时装或民族服装；休闲场合更不 穿，以免让人觉得煞有介事。?套裙要协调妆饰----高层次的打扮讲 究穿着、化妆与配饰的风格一致。淡妆， “妆成有似无”。配饰以少为宜，合乎 身份。 ? 要兼顾举止----穿套裙站立时要稳正， 落座要注意双腿姿势。取物时尽量不出 现可能导致套裙出问题的行为。 ? 套裙的搭配 ? 衬衫----轻薄柔软，雅致端庄，颜色 可与套裙互相般配，外浅内深或外深内 浅。衬衫下摆要塞入裙内，纽扣要扣好， 公共场合不宜只穿衬衫出现。? ?内衣----支撑和烘托女性的线条。 内衣必须穿；不宜外穿；不准外露； 不准外透。 ? 衬裙----透气吸湿单薄柔软为佳。颜色 应与外裙一致或浅于外裙。讲究线条简单， 穿着合身，大小适度。 ? 鞋袜----制式皮鞋，黑色牛皮或羊皮皮 鞋，船型。丝袜。裙、袜、鞋三者颜色要 协调。鞋、裙的色彩要深于袜或同于袜色。 ? 鞋袜大小相宜；应完好无损；不可当 众脱下；袜子不可随意乱穿；袜口不可暴 露于外（三截腿）。制服规范? 制作与选择 面料要好----纯毛、纯棉、纯麻，棉毛、 棉麻、毛麻、毛涤等可选，前三者档次更 高。有时为特殊工作或适应某些特殊环境 的需要，也可选具备特殊功能的面料，如 防火、防风、防尘等。 色彩要少----优先选择本单位标志性色彩； 力求单一而偏深；也应遵守三色原则。 除了单位标志外，最好无图案。款式要雅----体现精明干练、神气十足、 文质彬彬、温文尔雅，而不是令人瞠目结 舌、避之不及。要求：戒露、戒透、戒紧、 戒短。 分类要准-----按性别分：制服一般呈中 性化，但也可考虑男女生理特征而有所变 化。按季节分：四季分明的地区，制服有 夏装、冬装和春秋装之分。按用途分：办 公服（坐办公室者穿)、礼宾服(礼仪人员 在礼宾场合穿）和劳动服（劳作之时穿）。 按职级分：管理者与被管理者有别。不同 部门也不同。做工要细----不允许粗制滥造（展现单 位形象）。领子大小是否相当；衣袖裤管 长短是否一致；衣袋是否端正而对称；肩 线裤缝裙腰是否平直；衬里是否外露；纽 扣、别针、挂钩、拉锁等是否钉牢；纽扣 与扣眼是否对应；拉锁是否好用等。 穿制服上班注意： 忌脏；忌皱；忌破；忌乱。所谓乱主 要指有人不按规定穿制服或者穿制服不守 规矩。
唐第 风十 章 宋 初 三 体 的 延 续
2、晚唐体的对象周朴，郑谷，陆龟蒙，司空图等。 欧阳修《六一诗话》
2、饰品规范? 首饰要符合身份：三不戴----有碍于工作的不戴； 炫耀财力的不戴（珠宝）；突出个人性别特征的 不戴（耳环、脚链）。 ? 男女有别：男士少戴。 ? 遵守成规：以少为佳，同质同色，风格划一。 ? 手表（男人看表）：档次（高档----瑞士名表，价 格1万以上，江诗丹顿、百达翡丽、劳力士、欧米 茄；中档---价位1千-1万，浪琴、精工、梅花、海 霸、飞亚达等；低档---价位1000以下。 款式：男女有别；风格庄重（选择机械表）； 重视外观（轮廓以正圆正方，椭圆长方为好，颜 色―金银黑；手表只用于计时，其他功能可不用。? 六种手表不戴：广告表、时装表、珠宝表、 特种表（太空表，潜水表等）、劣质表、 残损表。? ? ? ? ? ? ? ? ? ?3、美发规范： 发型要美观大方，又要适合自身特点。 护发的基本要求：健康、秀美、干净、 清爽、卫生、整齐。 选发型要考虑性别、年龄、 脸型、身材、职业 4、化妆规范 清洁的前提下再化妆 工作岗位化淡妆 （简约、清丽、素雅）工作岗位避免过量使用浓香型化妆品。 以免冲击别人的嗅觉，也可能使人误会， 以为是为掩盖自己的体臭。 工作岗位避免当众化妆。 不与他人探讨化妆问题。 戒妆面出现残缺。三、语言素养 语言素养是人际素养的一个重要方 面。建立和维持良好的人际关系，需要 懂合作、识礼仪，但更重要的是长于沟 通，尤其是语言上的沟通。现代秘书既 要在撰写文件材料、领导讲话时善于 “舞文弄墨”，又要在接电话、接待来 访、汇报工作、参与谈判时能够“巧舌 如簧”。随着社会信息化程度的加深， 秘书将面临越来越高的语言素养要求。（一）秘书与语言文字修养 语言文字工作关系到社会各行各业，促进 语言文字的规范化、标准化意义重大。主 要是这几个方面问题要注意： 1、滥用繁体字 2、写不规范简化字（造成社会用字的混 乱） 3、随便写错别字 4、文白混用（故所以、兹现在） 5、随便使用外来词语或方言词语 6、随意使用新词语 帅呆，酷毙，发烧友，没商量，看过来（二）秘书与语言文字的政策修养 比如要知道被淘汰的异体字、允许被使用繁 体字的情况（整理出版古代典籍；书法艺术 作品；古代历史文化学术研究著述和语文工 具书中必须使用繁体字、异体字部分；经国 家有关部门批准，依法影印、拷贝的台湾、 香港、澳门地区及海外其他地区出版的中文 报刊、图书、音像制品等出版物；毛泽东、 周恩来、朱德、刘少奇、邓小平等老一辈无 产阶级革命家亲笔题写的名牌、题词；已故 文化名人题写的名牌题词；上述题字题词中 题写者的亲笔签名）不熟悉政策情况，滥用繁体字异体字， 有时容易引起误会，导致不良后果的产 生。 秘书应知道的语言文字方针政策有：坚 持普通话的法定地位，大力宣传、推广 普通话；坚持汉字简化的方向，努力推 进全社会用字规范化；加大中文信息处 理的宏观管理力度，逐步实现中文信息 技术产品的优化统一；继续推行《汉语 拼音方案》，扩大使用范围。（三）秘书的语言艺术 怎样才能做到当说的说，不当说的不能 说？怎样才能做到说的话既有分寸又有 效果，既有艺术又有水平？ 1、思路要清晰，概念要准确，切忌含糊 其辞，模棱两可。 2、层次要分明，逻辑要严谨，切忌颠三 倒四，语无伦次。 3、语言要简练，开门要见山，切忌 嗦嗦，吞吞吐吐。 4、主题要集中，重点要突出，切忌漫无 边际，东拉西扯。5、内容要真实，言之有物，切忌无病呻 吟，弄虚作假。 6、语气要温和，与人友善，切忌居高临 下，盛气凌人。 7、感情要真挚，态度要诚恳，切忌哗众 取宠，故弄玄虚。 8、出言要谨慎，三思后行，切忌信口开 河，无事生非。 9、位Z要摆正，对象要弄清，切忌大小 不分，主次不辨。 10、原则要坚持，是非要分明，切忌投其 所好，阿谀奉承。?语言是一门艺术，要学好，不可能一 蹴而就，立竿见影。要加强学习，只有具 备丰富的知识才能达到“语如泉涌”“出 口成章”可以从口才方面的书籍或是名人 演讲和领导讲话中学习。 ? 同时要提高心理素质，保证做到任何 时候说话都镇定自若，处变不惊。这需要 提高自信心，相信自己的能力；还要做好 心理准备，打好腹稿；稳定情绪，掌握节 奏。 ? 加强实际演练。遇到有口头表达的机 会就要积极实践。? （四）秘书的语言交际艺术 ? 影响语言交际的客观因素：职业身份、文 化程度、人的性格、处境心情、年龄阅历、 性别差异、特定关系 ? 基本要求：发音准确，语调自然；用词通 俗，表达浅显；思路清晰，自然流畅；动 作得体，表情自然。 ? 方法：了解交际对象的接受能力（道不同 不相为谋）；了解交际对象的信息需求； 了解交际对象的内心活动（心理相容）。? （五）秘书的说话能力 ? “君子欲讷于言敏于行”、“病从口入， 祸从口出”、“少说多做”、“谨言慎行” 等已经不大适应形势的需要。 ? 秘书善言有助于开展工作； ? 有助于协调关系； ? 有利于树立单位的良好形象； ? 有利于信息的传递。 ? 秘书最好要能说会道，而且是正确的能说 会道。? 要加强说话能力的锻炼：加强思维能力的 锻炼（如接打电话、调查研究、协调问题 时，注意锻炼问话清晰，应答敏捷的本 领）、加强观察能力的培养（善于把丰富 的材料浓缩成精干的内容）、加强词语选 择、组合能力的培养（具体情况选择具体 语言）、增强自信心。附：秘书的基本素质? 准：就是反映情况、报告信息一定要准确无误。 （不清楚的事情不说，必须说的不要不懂装懂，要 如实向领导说明不清楚的地方。要做到这些，要求 平时要认真看，认真听，还要练就两种基本功：一 是说功，在向领导汇报时要讲究逻辑，不可颠三倒 四，语无伦次，还要言简意赅。二是写功，用书面 语的时候要写明什么时间、什么人、到哪里、对什 么工作进行考察、考察取得哪些成果、对本单位工 作有什么建议等，让领导开宗就能明义。不可采取 什么倒叙或边叙边议，让领导看后懵懵懂懂。同时 还要讲究文采，尽量让领导看后有愉悦感。? 细：观察问题、分析问题要细致周到 秘书工作无小事，从说一句话、接一 个电话、给客人倒一杯水，到安排领导活 动、组织召开一次会议、接待一次客人， 每一件事、每一个环节稍有疏忽就可能给 领导工作造成被动。? 实：工作态度、学习态度一定要“实”字 当头 学习态度要踏实 工作作风要扎实（急而不躁，忙而不乱） 为人处事要诚实（表里如一，心胸坦荡）? 深：参谋、服务一定要“深”人一筹 参谋水平要高；他人提不出，秘书能 参谋动作要超前；他人想不到，秘书能 想到 要做到以上两点，秘书要下功夫培养四种能 力：一是见微知著的洞察力（一叶知秋） 二是丰富的想象力（开拓创新） 三是灵活的决断力（既不脱离领导的谱，又 要走好自己的路） 四是与时俱进的创造力（创新才能避免把重 复性机械性的工作变成一潭死水）领导身边工作“十要”? ? ? ? ? 一要谨言慎行严律己 三要接受批评不猜疑 五要维护形象负责任 七要勇于实践挑重担 九要思前想后找准位 二要取长补短勤交流 四要是非面前不搬弄 六要正常交往等距离 八要勤于思考善总结 十要对上对下一个样秘书十忌? ? ? ? ? ? ? 一忌说话简单粗暴 二忌讲假话、大话、空话 三忌架空领导办事 四忌作风飘浮 五忌泄露机密 六忌误传信息 七忌打断他人讲话 八忌报喜不报忧 九忌无原则的承诺 十忌办事虎头蛇尾秘书七戒? ? ? ? 一戒唯唯诺诺 三戒乱打牌子 五戒斤斤计较 七戒丢三落四 二戒阿谀逢迎 四戒飞短流长 六戒信口开河绍兴师爷的职业素养? ? ? ? 博学多才，具有较高的文化素养 深谋远虑，善为主官出谋划策 用笔如刀，精通各项专业知识 机智灵活，通晓官场礼俗第 二 章 秘 书 的 职 业 道 德一、热爱工作 甘于平凡 秘书岗位很重要，但不属于社会活动 的前沿阵地。党政秘书主要不是去做报告， 企业秘书不是去订货拍板，科技秘书主要 不是去发明创造，秘书的全部成果多以其 领导或所属组织的名义公之于众，自己却 默默无闻。 如果上下关系没能沟通，容易成受气包， 两头不讨好，即使关系好，领导也不一定 记在心里，群众也不一定看在眼里。所以 要有甘当无名英雄的胸怀才能做好这工作。二、自尊自重，克己奉公 秘书虽然权力不大，但用权却很方便， 用权的渠道和方式较多，如果权力欲望 恶性膨胀，弄虚作假，欺上瞒下，或与 领导之间没建立有效的权力制衡机制， 甚至与某些领导同流合污，会导致秘书 职业性质的腐败。三、谦虚谨慎，平等待人 秘书接近领导，常替领导出面办事， 故有人把他们看成是单位的代表、领 导的代言人，他们本身的待人接物态 度往往影响到单位和领导的声誉，因 此秘书必须宽厚谦和，对上级尊敬， 对下级热情有礼，不摆官架子盛气凌 人。对不同意见不急躁不反感，出差 错不推诿，勇于负责。四、严密机密，提高警惕 秘书经常接触和掌握机密，因此常有人 向他们打听消息，甚至成为敌人窃取情 报的主要对象。而秘书经常与各种人打 交道，出入大大小小的场合，这给保密 工作带来难度。秘书失密泄密有两种情 况：一是故意，虽然为数少，但损失极 大；一是过失失密，要求秘书要提高警 觉，加强保密观念，养成保密习惯。不 该看的不看，不该听的不听，不该说的 不说，不该写的不写，不在公共场合或 私人信件中涉及机密，不在亲人朋友前 谈论机密。识第 结三 构章 秘 书 的 能 力 与 知一、办事能力 由多种能力综合而成，包括： 1、理解和领会能力：办事多在人与 人的交往中进行，要办好事，需准 确而迅速摸清交办者的想法，如果 是上级交办的事，则要正确全面领 会他们的意图。如果领会慢会耽误 工作；如果领会错，则达不到预期 目的，甚至把事情做坏。2、分析能力： 秘书每天要办的事不是一两件，而是纷至沓来， 千头万绪，这就需要有一定的分析能力，把各 种事情合理归类，加以梳理，分清主次缓急， 难易远近，并驾轻就熟地分别办好。 3、应变能力： 办事的方案、计划往往与现实不符，需要部分 修正或推倒重来。实际工作中，许多事情如果 死守条条框框，往往行不通，需要把原则性和 灵活行结合，在不违反规则的情况下变通处理。 有时会出现一些突发情况或意外事件，要在较 短时间内拿出对策，一个不行换一个，这都需 要应变能力。二、交际能力 秘书部门是沟通上下左右的枢纽部门。 秘书每天接触各种人，与他们相处， 只有善于交际才使人容易接近，也容 易使人信赖，办事成功率也较高。 比如要学会慷慨真诚的关心赞美他人、 要牢记别人的姓名、做一个忠实的听 众（注意耐心地听，避免坐立不安、 怀疑、不屑一顾的表情，挑剔存疑的 眼神；不打岔、不总是保持沉默）、 注意礼仪，发挥微笑的魅力等。秘书要处理与以下几类人的关系： 1、与领导的关系 对领导要有深切的了解； 要善于处理各种情况：如发现领导的 缺点要给领导面子-----领导做事无条理， 要毫无怨言地收拾残局；领导时间观 念不强，请人吃饭迟到，要替他安排 时间；如果他对数字讨厌，要为他处 理数字等。领导生气，秘书几乎就是 他的出气筒，要谅解他的心情和处境， 明白他的脾气并不是专门针对你而发 的。领导生气时做出的决定，秘书该怎样处理？ （案例见下页） 与领导意见相左时，秘书应遵循以下原则： 一是看准时机；在提出异议时先了解其心 情如何，如果情绪恶劣，不要与之争论。 另外他在处理急事或快要吃饭时不要找。 二是心平气和；不要怒气冲冲也不要借题 发挥。 三是设身处地；即换位思考 四是提出办法。要处理的问题够多，若只 提问题没有解决的办法，他会认为你在找 麻烦。案例? 某董事长收到一封有长年生意往来的代理 商寄来的无礼信函，于是，董事长把秘书 叫来，要他速记下回信的大意：“真没想 到会收到这么不讲理的信，虽然我们有过 长久的生意往来，也只能到此为止了。对 此事，我还打算对外公开。”他要秘书依 据以上内容，迅速复函给对方。那么秘书 应采取何种态度？四个答案： ? 1.“是的！遵命。”这么说着，立刻走出办 公室，去打字，投邮。? 2.认为这项在董事长盛怒下所作的决定， 对公司、对董事长本身都没有好处，倒不 如自作主张，把这封信“压下来”，不必 去打字，更谈不上投邮。 ? 3.“董事长，何必为了一时之气，得罪往来 已久的代理商呢？请您三思啊！”向董事 长提出这样的建议。 ? 4.当天傍晚或经过一段时间董事长息怒后， 将打好的信件，递给他过目，并说：“您 觉得这样可以寄出去吗？”? 最恰当的做法是4. ? 1是对董事长命令的绝对忠实与服从，有何不可？ 不经考虑而盲目忠实和服从，不够资格当个好秘书。 ? 2是为公司和董事长个人利益着想，秘书又是董事 长的协助者，有何不可？逾越了秘书的权限，不妥 当。 ? 作为董事长的协助者，3的反应也很自然，但同样 属于越权，因为干预了公司的决策。 ? 选4的理由：因为董事长也是人，也有怒不可遏的 时候，在怒气消退后，自然会冷静思考问题，这时 “您觉得这样可以寄出去吗”的言辞正好提醒他谨 慎地再做一次决定。? 1和2虽不值得鼓励，但多少有点道理， 3是最不明智的，理由：也许董事长觉 得与这代理商往来，对公司毫无利益， 正想借此机会与之终止交易关系；然而 他也有可能改变主意，不把信件寄出去。 因此，在不明董事长的心情时去规劝， 有时反而弄巧成拙。要牢记，秘书并非 决策者，只起协助作用。自己犯错误时，要明白纸包不住火，所 以不可掩饰，找领导承认错误比让别人 向领导汇报你的错误好。 自己承认错误后，领导可能会原谅你， 甚至会鼓励，也可能是斥责警告，这时 应注意：一是诚心接受责备并向领导道 歉，切勿强辩。 二是不要将受责备的事向同事宣扬，自 我辩护，更不要说领导坏话。 三是不要自此以后颓丧、怨天尤人或次 日就请假。 四是工作尤应卖力以示改过之诚意。2、与同事的关系 学会了解同事； 与同事打成一片------与同事合作；对同 事一视同仁；注意并欣赏同事的优点； 关心同事；以正确态度对待同事的称赞、 批评和妒忌。 把握和记者谈话的分寸。三、表达能力 包括口头表达和书面表达能力。能 说会写是秘书的看家本领。秘书人 员虽然很少去演说，但要经常说话， 比如上传下达，汇报情况，接待来 访，打电话等都要说话，这就要求 要讲究说话艺术，一要清楚明白， 二要注意分寸，三要生动活泼。写 作能力主要是写各种应用文的能力， 既要好又要快。四、操作能力 办公自动化设备的应用要求秘书掌 握多种专业化的事务工作技能，提 高对办公设备的操作能力。包括： 对文字处理机、复印机、誊印机等 文字处理机具的运用；对照相机、 收录机、缩微机、电视会议系统等 声像信息机具的运用；对电传机、 电报传真机、多功能电话等通讯机 具的运用；对办公室计算机、个人 计算机等计算机机具的运用等。五、速记能力 用有系统、简单的符号及各种有规则 的省略方法，快速准确地记录语言和 传达语言信息的一种高效率的实用方 法。 速记既能记录有声语言，也能记录无 声语言（思维与文字材料）。在某些 不宜使用录音机的场合（领导例会、 与外宾谈话等），非常好用。 速记符号被称为保密文字，在秘书工 作中起着独特的保密作用。附：老板最看重的三种能力 1、表达能力：包括说写。逻辑思维推理 能力 2、应变能力：市场竞争白热化，老板需 要能随机应变、具有创意能力的人才， 这样的人才才能帮助企业解决问题。 3、组织能力：懂得组织运作的秘书，具 有处理人际关系的技巧。由于其人际网 络通达，所以能够发挥自己的影响力， 不仅使企业达到目标，同时也使自己的 职业生涯更上一层楼。六、秘书应具备的知识 秘书工作综合性很强，对知识的要求 很高。知识经济时代，人类知识总量急剧 增长，学科门类不断增加，各种知识领域 之间的联系日益密切，知识转化为直接生 产力的过程大大加快，在这种情况下，秘 书所涉及的知识面越来越广。无论是进行 调查研究、督察协调、信息综合、拟定决 策方案，还是处理文件、起草各种公文等， 都要综合考虑各方面的情况，涉及多种知 识。只有用高新知识武装起来的秘书才能 为领导出谋划策，高效率高质量地辅助领 导完成各种任务。1、基础知识 社会科学和自然科学的基础知识：政治、哲 学、政治经济学、党史、地理、古代汉语、 现代汉语、逻辑学、文学、写作、数学，以 及一般自然科学常识等。基础知识是其他知 识的源泉。 2、专业知识 是秘书智能结构的核心部分，也是区别于其 他人才知识结构的主要方面。包括：一是秘 书专业知识，如秘书学、文书学、应用写作、 管理学、信息学、档案学、计算机应用技术 等；二是秘书所在工作部门的知识，如农业 部门秘书必须知道农业方面的知识，司法部 门秘书必须懂得法律知识，企业秘书要懂得 企业管理、生产销售方面的知识等。 3、辅助知识 由于秘书工作涉及的面很广，除掌握必要的 基础知识和专业知识外，还必须要掌握一些 相关知识和新兴学科，作为对自己知识的辅 助和补充。如行政管理学、社会学、管理心 理学、公共关系学、传播学、领导学、决策 学、统计学、伦理学、情报学、编辑学以及 外语知识等，并能了解世界自然科学、高新 技术发展的情况和态势。沿第 革四 章 中 国 秘 书 工 作 的今天的秘书工作是从 过去的秘书工作发展而 来的，有传承性。但由 于时代的变化，今天的 秘书工作和过去的尤其 是古代的秘书工作已有 很大不同。一、先秦至清末的秘书工作 1、先秦 秦统一前的历史时期。秘书工作源于何时， 有两种说法，一种认为起源于远古的黄帝 时代，一种认为起源于夏代的奴隶社会。 前者认为，黄帝有史官仓颉、沮（去声） 诵、孔甲等多人，这类人员的出现标志着 秘书人员的诞生。史官的出现是秘书工作 起源的一个标志。尧舜禹时代，连续禅让， 舜在位时设立九官以治天下，其中有纳言 一官，命龙（人名）担任。纳言是上通下 达、出纳君命的官，是典型的秘书官职。后者认为，秘书工作产生有两个先决条件： 一是文字的出现，二是阶级与国家的出现。 而文字起源于夏代，国家也出现于夏代。 因此秘书工作产生于夏代的奴隶社会。而 且一产生就带有明显的阶级性，是为一定 阶级服务的工具。 夏商两代大约1000年，国家的君主称 “后”（沿用氏族首领的称号）或“王”， 在王的左右，权力最大的是一些被称为 “史”的官员，古书里也常称为“巫”。 这些官员是神权的体现者，“上帝”的旨 意通过他们传达给君主，再由君主下令执 行。从西周到春秋大约六七百年，从中央到地 方，军政大权掌握在王的宗族和外戚手里， 巫史的地位大大下降，军事、行政、司法、 外事等职务从巫史手里分化出来，形成以 卿士为首的政务部门，同以太守为首的神 事、教育、秘书部门处于平行的地位，金 文中并称为“卿士寮”“太史寮”。太史 的地位仍然很高，与三公（太师、太傅、 太保）、卿士不相上下，但职权范围已缩 小许多，太史下还有内史、御史、宗伯等 秘书官。内史掌管策命卿大夫事，御史 （也称柱下史，商代称守藏史）掌管档案， 宗伯掌握祭祀礼仪等事务。战国时期是奴隶社会向封建社会过渡的重要 时期，这时的革新措施为漫长的中国封建社 会奠定了基础，在职官制度上也一样。战国 时君主的秘书有御史、主书、御书、尚书、 掌书等不同的称呼。御书已不再只是负责保 管文件档案，而是君主的重要随从，参与决 策，草拟机要，甚至能代替国君接受外国的 重要文件。后代的御史还掌管监察百官业务。 左徒是战国时楚国设Z，有人说它相当于现 在的秘书长。屈原曾为楚怀王左徒，“入则 与王图议国事，以出号令；出则接待宾客， 应对诸侯。王甚任之。”2、秦汉 秦代设Z中枢（决策）机构、中央行 政机构、地方政府机构。中枢机构是 秦朝中央发号施令的总枢纽，由丞相 府、太尉府和御史大夫寺构成。“丞” 与“承”通，“丞相”就是承君王之 旨，辅理国政的意思，是处理全国政 务的最高长官。太尉协助皇帝掌管全 国军队，是最高军队长官。御史大夫 一方面是全国最高监察长官，另一方 面是秦朝的副丞相，相当于皇帝的秘 书长。中央行政机构设“九卿”：奉常、郎 中令、卫尉、太仆、廷尉、典客、宗 正、治粟内史、少府。 地方行政机构设郡县两级，郡的行政 长官叫“守”，主军事的为“尉”， 掌监察的为“监御史”，简称“监”。 郡下设若干县，户口1万以上的县长官 称县令，不到万户的称县长，郡守与 县令、县长之下都有丞，类似今天的 办公室主任。西汉初年仿照秦制。但文帝后，太尉并不 常设，而自武帝时起，丞相地位虽高，权 力却渐缩小，皇帝常常通过内廷保管文书 的尚书署亲自裁决庶政，有时还给宦官以 “中书令”的称号，使他们与闻政务。到 成帝时，尚书署的首长尚书令改用士人 （以往是宦官），而“署”也渐以“台” 来代替，于是尚书台遂发展成皇帝的机要 秘书处，不但丞相的职权被它夺去许多， 就是御史大夫的秘书长职务也不复存在。 尚书令始于秦，西汉沿Z，本为少府的属 官，掌管奏文书。汉武帝以后职权渐重。 大臣们的章奏不能直呈皇帝，要先送尚书令的官署―尚 书台处理。尚书令实际上成了皇帝身边的高级 秘书，经常参与国家的重大决策。东汉时尚书 令成为直接对君主负责的一切政令的首脑。魏 晋后，事实上即为宰相。 汉代从中央到地方官府都设有主簿一职，是主 管文书与簿籍之官，类似今天的办公厅主任。 除主簿外，地方州、郡官府中设的治中从事使， 是州长官的属官，司掌文书。功曹史司掌功绩 的考核，是汉代郡的属官。书佐是主管文书的 小吏。汉有功曹书佐，又有典郡书佐，每郡各 一人，以郡吏充当，主管一郡文书，负责起草 和缮写。3、魏晋南北朝 进入这个时期后，中国古代秘书工作出现 值得注意的进展。 “秘书”这个词作为一种官职名称最早始 于东汉桓帝初设Z的秘书监，到曹操为魏 王时，将秘书监改为秘书令，“典尚书奏 事”，实际上是魏王的秘书长。到曹丕称 帝后，改为中书监、中书令，公署通称中 书省。晋代一遵魏制，中书监、中书令地 位虽然不很高，但因掌管一切机要，接近 皇帝，职务很重要。故时人称中书省为 “凤凰池”。中书监、中书令下设通事郎，职掌皇帝诏 令的起草和为皇帝省读奏事，是中书监、 中书令的副手。到晋代改通事郎为中书侍 郎，属下设中书舍人，职掌呈奏案章。到 南朝四国的160多年中，中书舍人的地位 和权力日益上升，其职权反而比中书侍郎 的职权日重。 但由于封建集团内部不可克服的矛盾，到 北朝时期，因中书令权力过大，皇帝又不 放心，于是起用门下省近臣侍中参与朝政， 分掌机要。侍中原不过是少府的一个级别 很低的奏官，往来殿中奏事，类似传达之 类的官员。当侍中发展为门下省的长官后，职权突高，他们不仅常在皇帝左右 议论政事，掌握皇帝机要工作的一部分权 力，而且朝廷大小事都可以参与。这样。 侍中在很大程度上分掌了中书的权力，而 随着权力的不断扩大，朝廷权力中心又逐 渐从中书省转到门下省。 4、隋唐 隋朝承袭了魏晋的中书、门下、尚书三省 制，为避讳隋文帝杨坚父亲的名字（杨 忠），把中书省改为内史省，中书监、中 书令改为内史监、内史令，门下省侍中改 为纳言。到了唐代，又恢复原来三省的名称，并明 确分工：“中书出令，门下审议，尚书执 行。”即中书省掌决策权，门下省掌封驳 权，尚书省掌执行权。这是唐代为加强公 文制作的监督，驳正过失而建立的一种制 度。也就是说凡是军国大政，必由中书省 定策，草为诏敕，交门下省审议复奏，再 交尚书省颁下执行。如门下省不同意，有 权封驳，即封还皇帝失宜的诏令，驳正臣 下有违误的章奏；如同意，由侍中签字， 退会中书省盖印后，再呈皇帝批准，最后 交由尚书省转发执行机关。尚书下设六部：吏、户、礼、兵、刑、工， 实为行政管理机构。这三省的部分职能， 如中书省拟制文件，门下省审议文件，尚 书省收发文件，相当于今天秘书机构所起 的作用。为了限制宰相的权力，唐玄宗起 用身边的御用文人，以翰林学士代替中书 舍人起草诏令。唐德宗以后，翰林学士成 为皇帝最亲近的顾问兼秘书官，经常值宿 内廷，承命撰拟有关任免将相和册后立太 子等机密文件，有“内相”之称。唐代后 期，往往即以翰林学士升任宰相，后代拜 相者必须是翰林出身，就是唐代沿袭下来 的习惯。唐前期武则天执政时，设Z匦使院，属中 书省，以谏议大夫及补阙、拾遗等官为 “知匦使”。《旧唐书? 则天皇后纪》说： “垂拱二年三月，初Z匦于朝堂，有进书 言事者，听投之“，目的是”申天下之冤 滞，达万人之情状“。匦使院可以说是中 国封建王朝中最早受理来信的机构，类似 今天的信访部门。 5、宋元 宋朝时由于唐末藩镇割据和北方契丹的严 重威胁，实行了前所未有的中央集权的封 建专制，建立了一套以皇权为中心的庞大 的官僚机构。作为阶级统治工具之一的秘书工作，在隋唐基础上有了重大变革与发 展。 一是实行军政分立的办法，把行政大权集 中于中书省（宋代合并中书、门下两省为 中书门下省，简称中书省），军政大权交 枢密院执掌。秘书工作也按这两个系统分 别建立，行政系统的秘书工作基本上承袭 隋唐以来形成的三省制，仍由三省共同负 责，但以中书省为主，只有中书省才能参 与机密，直接取旨于皇帝；军事系统的秘 书工作由枢密院负责。所以中书省和枢密 院称为“二府”。二是秘书机构比唐朝庞杂，职务分工更加 细密。中书省的机构层次繁多，官职编制 相当完备。省内增设主事房，负责收发登 记文书；增设催驱房，负责催办公文。在 中书省长官中书令下，仍设中书舍人多人， 负责撰制诏令，再分作五案：上案负责册 礼和朝会事务，下案负责收发文书，制诰 案负责命令的书写，谏官案负责处理于中 央各部门往来的文书，记注案负责皇帝的 起居记注。枢密院长官下设有属官都承旨、 副都承旨，职责是“承宣皇帝旨命，通领 枢密院务”，有人说相当于现在的军委秘 书长。宋神宗时改检详为枢密院检详，专管朝廷机密文书，禁止与外部接 触。宋代还承唐制成果，形成一文一事制， 公文折叠制，统一用纸制，拟写、誊写制， 签押、用印和判署制，装封编号制，文书 保密制，公文的收发、登记和催办制，公 文移交制，贴黄和引黄制等十种制度。 元代参照宋、辽、金旧制，设中书省，长 官中书令由皇太子兼任。为加强对地方控 制，在全国设行中书省和行枢密院。行中 书省按地区设Z，全国分设十一个，由皇 帝亲自控制，指派大批官员往各地代中央 行事。战争期间，枢密院设立前线指挥机构，称行枢密院，掌各地军事机要，统 帅各地军队。 元代统治者对秘书人员的选拔很严格： “首论行止，次取吏能，又次计月日多者 为优。”就是说，一看选拔对象的言行是 否符合统治阶级的行为规范和道德标准； 二看业务能力；三看资历的高低长短。元 初，书吏一般为色目人，亦有部分汉人。 但不许用南人，直到至治二年才开此禁。 文书制度也日趋完备，从登记、注销、缮 写、承办、立卷、署押到整理、移交、管 理都有一定的制度，中央还建立通政院管 理各地驿站，并设立“急传铺”，负责传文书，大大提高了文书的递送速度，使中 央和地方之间的信息渠道更加畅通，掌握 各地的情报更加及时。 6、明清 明初用元制，设中书省，分左右丞相。洪 武中废中书省，由皇帝直接处理国务，设 六部作为中央政务中枢，由六部尚书分任 国务，各自对皇帝直接负责。这一改变， 一方面造成皇权高度集中；另一方面，导 致皇帝处理政务的数量剧增，于是，只得 设立阵容庞大、数量众多的秘书机构来协 助处理政务，从而推动了秘书工作的大发 展。明朝中央秘书机构主要有内阁、六科、通 政司、司礼监、文书房等。朱元璋废掉中 书省后，仿宋制设华盖殿、文渊阁，由殿 阁大学士收阅奏章，批发文稿，协理政务， 是为内阁之始。内阁设有中书科、制敕房、 诰敕房三个专职秘书部门。六科即吏、户、 礼、兵、刑、工六科。皇帝依靠六科来处 理各种奏章文书，并依靠六科实现对六部 的联系和控制，检查六部是否如期执行皇 帝命令和按时承办文书。通政司为通政使 司的简称，长官为通政使，负责收受四方 陈情、建言、申诉、检举等文书还负责关防公文的勘合、机密事宜的入 奏、岁终通奏等，是个总收文机关。司 礼监是皇宫内由宦官组成的内侍机构之 一。设提督太监一员，为总官，下有掌 印、秉笔、随堂等太监。自明武宗时宦 官专权后，司礼监专掌机密，批阅章奏， 实权在首席大学士之上。司礼监下设内 书堂，实是秘书宦官学校。文书房是与 司礼监密切相关的皇宫秘书部门，设有 掌房十员，以太监充任，为皇帝草拟文 书。凡司礼监太监必须从文书房中选用。 另外，中央六部内各设有司务厅长官为司务，专管公文收发、登记、检 查、催办等、 中央机构中的秘书人员，虽然品轶不高， 地位却比前代重要，如负责起草制诏的 内阁学士，官位仅正五品，但成祖却将 他们与二品大员的各部尚书相提并论。 地方官衙内的秘书人员地位也颇高，如 县府内负责收发处理公文的典史，如遇 县丞、主簿不在时，规定由他代领县丞、 主簿的职务。 清朝中央秘书机构经历了从内三院到内 阁，从内阁到军机处的演变过程。内三 院即内国史院、内秘书院、内弘文院。内国史院掌管编纂史书，撰拟诰命册文； 内秘书院掌管起草外交文书和敕谕祭 文；内弘文院掌管解释古今政事得失， 向皇帝进言。从上述职掌可知，内三 院各承担着朝廷一部分秘书事务，可 视为中央秘书机构。顺治15年，为进 一步团结和利用汉族官僚，清廷将内 三院改为内阁。雍正时定内阁大学士 为正一品，是朝廷最高官职。乾隆时 又Z协办大学士为副职，为从一品， 协助大学士理事。内阁中设有十二房 办事，气质承担秘书工作的有十一房。雍正年间，清王朝君主制进一步发展， 在内廷设立军机房，也称军需房，处 理紧急军务，以期“办事密速”。雍 正十年，改称军机处，官员有军机大 臣和军机章京两种。后职权日益扩大， 用以分内阁之权，逐渐取代内阁。军 机处作为皇帝的机要秘书处，有如下 特点：一是被皇帝严格控制。长官由 皇帝选用，皆为兼职，随时可免。军 机处无公署，无下属机构。职掌虽重 要而广泛，但一切听命于皇帝，无独 立决策权。二是人员精干。三是拟旨迅捷。四是 高度保密。另外，清政府还设两个总 收文机关：通政司和奏事处。前者负 责接受各省章奏和密封申诉，转送内 阁及有关部院；后者负责收发机密奏 折。后者设立后，前者只接受各省题 本，不收受密奏文书。 地方官衙除有公职秘书官吏外，主官 普遍自行聘用幕僚，作为私人秘书。 随着需求数量的增加，民间出现专门 培养幕僚的私学，称为“幕馆”，相 当于现在的秘书学校。鸦片战争后，清政府预备立宪（1906 年），仿照日本政府改革中央及地方 机构，内阁秘书机构也发生变化。内 阁设承宣厅、制诰局，负责秘书工作。 各部下设承政司、总务司等，掌管文 件，综领众务。有的厅下设秘书科， 有科长一名，一、二、三等秘书若干 人。同时各地为“预备立宪”而设立 咨议局，设有秘书长职务，各总督、 巡抚衙门下设秘书员，掌管机密函电， 凡不属于各科管理的事都由秘书员统 管。二、民主革命时期的秘书工作 辛亥革命后，南京临时政府采取总统 制，秘书工作由总统府所辖的秘书处 来做。总统府统辖9个部，各部的秘书 工作由承政厅管理，。承政厅设秘书 长一人，受各部总长之命，总理厅务， 掌管机要文书。秘书长之下设秘书数 人，分管各项秘书事务。临时政府下 的军事机关也设有秘书工作机构，如 陆军部下设副官处，Z副官若干名和 秘书负责文件的收发和草拟。中国共产党成立后，也重视秘书工作对 革命事业的重要作用，建立了一套自己 的秘书工作机构。毛泽东在党的第一次 代表大会上担任了大会的秘书。1923年 他又担任中央局秘书。同年三大通过 《组织法》规定，秘书负党内外文书及 通信及开会记录之责任，并管理党的文 件，党的一切函件须由委员长及秘书签 字。1926年党的四届三中全会决定设立 中央秘书处，“总揽全党的技术工作”， 包括密写、传递、密藏等技术，故把分 管这方面工作的领导人称为技术书记。秘书处下设文书科、交通科、会计科、 出版分配科和翻译科等。“八一”起 义后成立了革命委员会，下设秘书厅， 吴玉章任秘书长。 抗战期间，许多敌后根据地都建立人 民政权，这些政权机构大多设有秘书 处。抗战胜利后，中央设立书记处办 公处，协助书记处理日常事务。三、新中国成立后的秘书工作 新中国成立后，消除了剥削阶级秘书工作 的糟粕，在全国范围内建立各级秘书工作 机构，配备了秘书工作人员。1951年， 《政务院关于各级政府机关秘书长和不设 秘书长的办公厅主任的工作任务和秘书工 作机构的决定》规定了秘书长或办公厅主 任的工作任务。年，30多年间， 在中央和国务院的领导下，召开了三次全 国性的秘书长会议，发布了一系列文件， 对确立秘书工作的基本原则、建立秘书工 作的制度起了很大作用。文革期间，党政机关的秘书工作遭到 很大破坏，直到十一届三中全会后才 开始恢复正常。四、新时期的秘书工作 1、秘书工作的特点 政治性（公务秘书） 辅助性：秘书机构不能脱离领导而独立存 在，表现在：所有秘书工作都要围绕领导 工作展开，领导工作涉及到哪里，秘书工 作范围就要扩大或延伸到哪里；秘书人员 可以餐具领导班子的各种会议并共同研究 问题，能提出各种解决问题的方案，但只 有发言权没有表决权，更无决定权；秘书 人员在处理任何问题时，只能按照领导的 意图和指示精神办理，不能超越职权范围 自作主张、自行其是。被动性：辅助地位决定了被动性，表现在： 一方面它虽然也有自己的工作计划、安排， 但总的来说要根据领导工作的需要来安排， 上边交代任务就做，没交代就做别的；任 务多时多做，少时可自己调剂。另一方面， 秘书机构作为枢纽性机构，来往的公文、 信件、电话都要经过这里；单位的大小事 务，凡是无法分解到具体业务部门的工作， 都要由它承担。但这些事情变动大，许多 无法预先估计，只能随机应变，边做边思 考。综合性：秘书机构的综合性决定了其工作的 综合性。它不像业务部门那样各司其职，各 负其责，而是要协调各部门关系，把它们联 系成一个有机整体，并对整个党政机关或整 个企业工作负责。这需要站在全局性立场上， 时时处处用综合的眼光来观察和思考问题， 具备较强的综合能力。 现代管理要求条理化、信息化和最优化。条 理化是指协调单位内部的各种机构，使它们 目标一致，步调整齐，同步运转；信息化指 建立完备的信息收集、反馈和处理系统，包 括采用先进工具和先进技术，实现信息管理 系统化；最优化指调查取证，设想方案，供领导人参考，并协助领导人选择最优方 案，求得最佳效果。这些综合性的工作 都需要秘书来做。 事务性：秘书是办事的，事务工作量很 大，而且各项内容都非常具体。收发登 记、起草文书、打印校对、接听电话、 迎来送往、派车买票、安排食宿，都得 一件一件去做，而办事又总与 “细”“繁”“杂”“忙”连在一起。 秘书工作辛苦与它的事务性分不开。2、秘书工作的原则 准确：对工作质量的要求 迅速：对工作效率的要求 保密：对人的要求，也是对工作的要求。 但要明确，保密是做好秘书工作的手段， 而不是秘书工作的目的，什么应该保密， 什么应该公开，要划清界限，要注意处 理好保密与应用的关系，并在实践中加 以妥善解决。3、秘书工作的任务 辅助决策工作：决策是领导的事，但秘 书要辅助领导决策，主要做好：一是在 领导决策之前，协助他们进行调查研究， 摸清情况，收集各方面的信息，为决策 准备；二是协同有关职能部门提出一个 或几个方案，撰拟决策文稿，供领导参 考、选择；三是在领导决策确定后，将 决策形成文件，并通过各种形式下达； 四是协助领导实施决策和检查决策的执 行情况。 辅助决策要严格按照领导指示进行。日常程序化工作：有些工作每天都要去做， 日复一日，年复一年，从不间断，因此是日 常程序化工作。看起来似乎是收收发发，事 事务务，十分平常，但却是基础性工作，是 整个单位全局工作能否顺利进行的重要一环。 包括：文书处理和撰制；调查研究（调查研 究要坚持研究的客观性、动态性、全面性）； 信息工作（准确及时的信息是作出切合实际、 正确无误的决策的依据）；文书立卷和档案 管理工作（备查）；会务工作（安排议题、 分发通知、布Z会场、担任记录、撰写新闻 稿、会议纪要、简报等）；信访工作（来信 的处理、来访的接待、对报刊上的批评、建议的处理）；督查工作（把 看到、听到、查到的一些无人过问 的重大问题，按照领导的批示通知 有关单位检查办理，并督促落实）； 印信工作（图章）；行政事务管理 （财物管理、生活管理、环境管理、 车辆管理及接待工作等）；机要保 密工作（制定保密制度、检查保密 工作、进行保密教育、处理失密泄 密事故等）协调工作：使有关部门和人员同心协力地工 作 领导人临时交办的工作：这类工作是经常性 的，但多带突发性。突发性事件一般分两类： 一是属于自然方面的，如重大旱情、涝情； 二是属于社会方面的，如边界纠纷、飞机遭 劫、骚乱事件、学潮、械斗等。这些工作往 往难以预先估计、无章可循、无经验供参考， 但它们牵一发而动全身，稍有不慎，错误就 很难弥补。如果处理不好，会把许多力量牵 扯进去，打乱正常的工作秩序。因而需要有 较高的正常水平，较强的应变能力和组织能 力才能把这类工作处理好。临时交办的工作，还有代表领导参加 会议、接见客人、处理，甚至到员工 家里慰问，到医院探视病人等，多是 事务性的，比较琐碎，常不被人重视， 其实也很重要，办好了可减轻领导负 担，使他们以主要精力去考虑大政方 针。4、秘书工作的作用 领导助手的作用；领导参谋的作用； 沟通上下、协调左右的枢纽作用； 协助领导进行信息反馈的耳目作用 （调查研究)； 领导机关的门面作用。五、港台及国外的秘书工作 1、港台的秘书工作 香港：大致分两大群体，一是高层次群体， 是上司直接重要助手，职责为全面辅助上 司，如起草文件、传达指令、收集信息、 通信联系、管理文书和办公室事务等。其 中层次最高、职权最大的是公司秘书（有 的也叫行政总管）和董事会秘书。公司秘 书是由董事会聘请、与总经理平级的高级 管理人员，董事会秘书是由董事会或董事 长派出，与总经理保持联络，了解、监督 公司业务，并负责筹办董事会、股东大会，准备重要文件材料，发布公司信 息等工作。担任公司秘书或董事会秘书 者必须是具有5年以上秘书工作经历，并 通过英国特许秘书及行政人员公会组织 的特许状考试，取得高级秘书证书者。 二是一般事务性秘书，对这类秘书要求 较为一般，但人数众多。要求具有如下 职业观念：一是服从上司，二是忠诚公 司，三是处理好人际关系，四是处理事 务为主。台湾秘书：必备条件：除了传统的标准， 应具有如外型利落出色，学识涵养丰富、 个性成熟稳重等条件外，还要具备以下条 件：（1）有问题时能自己找答案；（2） 有情绪问题时能自行排解；（3）不断给自 己找机会；（4）随时站立在旁（stand-by, 主管随叫随到；（5）话不多但很中听； （6）做事很有分寸；（7）凡事能察言观 色；（8）能设身处地地考虑问题；（9） 能扮黑白脸；（10）有公关能力。 秘书种类：业务秘书、私人秘书（特殊主 管或单一部门所用的秘书，通常不负担其 他人员的工作）、一般秘书、法律秘书、医学秘书、教育秘书（助教）、广告秘书、 工程秘书、演艺秘书、国会秘书（专门为 各级民意代表与政府施政单位服务的秘书， 通常是毕业于政治系或公共行政系的学 生）、教会秘书、旅游秘书（此类层次很 高，并非伴游小姐） 秘书职衔：传统的有行政助理，助理秘书， 秘书，资深秘书，执行秘书，主任秘书等。 外商公司分工较细，有：打字员，接待员， 速记员，操作员，电脑操作员等。新世纪 的秘书因工作内容的变化，已经将秘书二 字逐渐隐去，而以“行政”挂帅，如行政 助理，行政专员，协调员，资讯专员。秘书工作主要有三类：一是事务性的， 如处理信件，接听电话，撰稿/写报告， 档案管理，收发公文，回复电子邮件， 拷贝文件，整理报章杂志，操作电报传 真，接待访客/招待客户，安排上司约会， 参加会议并做记录，差旅安排。二是管 理性工作，如办公室管理，简报/剪报， 操作电脑，学习新软件，会计与财务， 设备采购。三是沟通支援性工作，如客 户服务，美工设计，媒体应对，公关活 动企划，主持公司庆典，参加应酬，外 勤工作，其他主管临时交办事项。待遇方面，一般秘书与科技界的秘书 差别很大，如果是科技公司，秘书还 有股票和红利可拿。 台湾1974年成立秘书协会，“台北市 企业秘书协会”，1992年更名为台湾 专业秘书协会。 台湾还有秘书的授证考试，考试要先 向美国行政专业协会报名。2、国外的秘书工作 秘书是全球性的职业，据意大利《全景月 刊》预测，21世纪，秘书将成为最热门的 职业。 “秘书”一词，源于拉丁文secretarius,意 即“可靠的职员”。英语中的秘书 （secretary）与秘密（secret）有联系。 国外秘书的概念形成于资产阶级革命时期， 是工业社会的产物。19世纪前秘书一般由 男性担任，协助主人处理一些机要事务， 直到今天，秘书的主要职能之一仍是参与 机要事务，今天的秘书已经成为一种专业 性的职业。美国的秘书： 政府秘书（等级划分和任命根据成绩 而定），在联邦、洲、市、县政府和驻外 使馆、领馆、军事基地等处工作； 行政秘书，也称行政助理，管理秘书， 指在各类机关、公司、企业中任行政性职 务的秘书，占美国秘书的大多数；按职权 可分为属于领导职位的秘书，如公司秘书， 秘书长等，他们具有相当的权力；一般行 政秘书。法律秘书，在美国司法机关、律师事务 所、工商企业法律部门，作为法官和律师助 手的秘书。薪金在秘书界最高，不少人还可 升为律师。 公司秘书，美国公司中接受并执行董事 长指令的秘书，属于行政秘书中领导职位的 秘书。 经理秘书，美国公司经理的高级秘书。 专业秘书，与从事行政事务的行政秘书 相对应，在专业部门或专业人员身边工作的 秘书。包括法律秘书、医学秘书、技术秘书、 教育秘书、财经秘书等。需具备专业知识。秘书工作：指派性事务；日常事务；独创 性工作，即发挥秘书主动性，运用创造性 的工作方法协助上司，如在上司询问之前 完成某些工作，注意收集信息以供上司决 策等。秘书越能有效完成指派性和日常事 务，就越有充分时间从事独创性工作。 1942年，美国成立全国秘书协会（非营利 性的私人团体），总部在密苏里州堪萨斯 城。全国6个地区分会，下属40个办事处。 入会条件：具有两年以上工作经验的秘书。 后来国外会员增加，1981年改名为国际职 业秘书协会。1951年开始，国际秘书协会举办秘书资格 考试，每年两次（5月，11月），通过考 试者可获得证书及头衔（CPS，Certified Professional Secretary.）考试有三个科 目：财务与商业法（经济学占30%，会计 学占35%，商业法占35%）；办公室系统 与行政（办公室科技占50%，办公室行政 占25%，商业沟通占25%）；管理学（商 业行为学占36%，人力资源管理占19%， 组织学与管理学占45%）。 从1951年到20世纪90年代共有37000人具 有该证书和头衔。英国秘书： 政府秘书，属文官中的事务官，有四级： 行政级（担任政府各部部长主要助手的高级 秘书，相当于秘书长，多毕业于名牌大学， 受过良好专业训练）、执行级（中级秘书官， 相当于秘书科长，一般毕业于文官学校或其 他大学）、文书或办事员级（一般秘书人员， 一般为大专或中专毕业）、助理文书级（初 级秘书，多为高中或中专文化程度的女青年， 年龄多为18-20岁） 其任用一般由文官委员会及各机构的文官管 理机构决定。主要采用考任制。试用期1年。执行秘书，工商企业受高级经理雇用的 私人秘书。 公司秘书，英国公司中的高级行政职员。 英国公司法规定每一公司必须配备一名专职 秘书，同时可配备助理秘书或代理秘书，以 备公司秘书缺席时代行职责。 私人秘书，被雇主雇佣，为雇主个人服 务的秘书。 秘书资格考试： 英国秘书特许状考试：17门课程 基础课：经济学、定量研究学、法律入门、 组织行为、办公室管理入门专业基础课：会计入门、商业法、信 息网络学、人事管理 专业课：必修课4门为会议学、公司法、 系统管理、管理原理和技巧。选修课4 门，可选与秘书关系密切的秘书业务、 财务会计、税收学、商业财务等。 考试合格者颁给特许状，即专业资格 证书。在英联邦国家和地区具有权威 性。 如果谋求低级秘书或打字员职务，可 通过英国秘书学习证书考试，由英国 伦敦工商会颁发的私人秘书资格证书。若要应聘中级经理的私人秘书可参加考试 后获取英国私人秘书证书，这种证书除了 要参加考试外，还要参加一次面试。合格 者获得此证书。 还有一本证书为英国高级秘书证书，由英 国彼特门考试学院颁发，欲获得此证书除 要参加若干科目的考试外，还要接受一次 面试。 英国还有“剑桥秘书证书考试”，由剑桥 大学考试委员会参照国际标准，按照国际 通行的做法、理念和准则设计的。现已更 名为“剑桥办公管理国际证书考试”。日本的秘书 日本型秘书指日本国内以传统方式从 事工作的秘书，因对他们的业务技能无 明确规定，故工资待遇也不明确。 欧美型秘书指日本国内具备欧洲国 家秘书一般特征的秘书，他们以秘书工 作为专门职业，主要在外资企业、外国 驻日使馆及 办事机构工作，英语水平很 高，工资待遇依业务能力的强弱而定。 公务秘书也称政治秘书，在国会、 政党、内阁供职，属公务员的秘书。事务秘书，在医师、律师等专业人员 身边工作的秘书，除了具备秘书工作知识 和技能外，还要有相当程度的专业知识 。 外事秘书指擅长外语，在外资企业和 各国驻日使馆供职的秘书。此类秘书还要 能为外国来客当向导，陪同观看歌舞等文 娱表演，懂茶道、花道以及日本其他文化 历史知识。 企业秘书，也称公司秘书，即董事长和 经理的专职秘书，以女性居多。 私人秘书，日本党政要员、议员、大 企业家、有名望的学者教授和影视体育明 星等社会名流雇用的秘书。秘书职级分为：见习秘书（担任秘书职 务未满1年）、初级秘书（担任秘书工作 2-3年）、中级秘书（担任秘书工作4-5 年，可单独处理高难度的秘书业务）、 高级秘书（秘书课长，上司协助者) 秘书教育和考试 高级课程（一年）：秘书概论与实务、 文档学、英文打字、英文速记、秘书英 语、英语会话、会计事务、心理学（人 际关系）、经营管理、通讯、商业法、 劳动问题等。秘书考试制度有C? B? S考试、秘书士资格 的审定（由全国短期大学秘书教育学会 审定，授予秘书士称号）、秘书技能测 验（分三级、二级、一级，三级测验内 容有：秘书素质―秘书职业要求具备的 品质；职务知识―秘书的任务和职能； 一般知识―社会常识、管理学，包括一 般会计、财务、经营管理法规；人际关 系―工作态度、口才、接待、交际实务； 技能―会议组织、文书写作、复印机使 用、文档学、资料管理、环境整理、办 公备用品、日程管理等。第 五 章 办 公 室 业 务办公室业务有广义和狭义之分，广义 的包括全部秘书工作。狭义的指在办 公室这一空间从事的局部例行工作。 这里指的是后者。 一、美化办公室（P94） 秘书工作的主要场所是办公室，办公 室布Z如何，美化程度如何，是衡量 一个秘书能力与水平的标尺。只有注 意布Z环境的秘书才能创造出一种和 谐舒心的气氛，使内部成员充满朝气， 使外来人员产生好感，有利于提高工 作效率1、整齐清洁，使一切显得有条不紊 办公室主要设备是办公桌、文件柜、各种 器材以及用品，要把它们放Z在合适的地 方，以方便使用。同时光线、颜色、音乐、 空气、声音等也要调配得当。 2、选用合适的油画或工艺品增加办公室情 调 现代办公室多是敞开的空间，用各种不同 高度的隔板把空间按需要分成若干个小空 间，使职员工作不受干扰。为使办公室不 至于太单调，可买或租一些油画或工艺品， 并不定期进行更换，而且最好选上乘的， 不用廉价宣传品或粗俗工艺品。3、营造良好的办公室小气候环境 现代办公室内，空调设备大量使用，化学 地毯、塑料家具、地板蜡、混合剂、油漆 等在日光照射下散发有毒气体，这些造成 室内空气中某些化学毒物比室外要高出数 十倍。结果带来办公室人员的“办公室综 合症”，即头晕、喉咙难受、皮肤干燥、 胸口发闷，有时甚至呼吸困难，昏昏欲睡。 为减少这种情况，可加强通风，谨慎使用 空调，尽量减少污染源，还可在办公桌附 近或临窗处，放Z几盆月季、吊兰、天竺 葵等植物来吸收有毒气体，净化空气，美 化环境。二、正确使用电话 使用电话办理公务时要注意： （1）按照保密制度的要求使用电话； （2）重要电话通话，发、接话机关 要有完备的电话记录； （3）重要电话记录要和其他公文一 样，平时立卷备查，年终清理归档。 电话礼貌也很重要。电话形象不仅仅 是个人形象还是单位形象。接线员的 应答可能对单位产生良好或不良的影 响。1、打进的电话： 接听及时；对于打错的电话不要简单说声 打错了就挂机，应礼貌地说“我想您拨错 号码了”，可以把自己公司的号码再报一 遍让对方确认。 最好能有很好的听辩能力，一听到对方声 音马上知道对方是谁，呼其名，这样会给 对方留下热情的印象。 电话交谈中，嘴巴只用来说话。声音不宜 太大太快，嘴和话筒最好保持1-1.5英寸的 距离。声音太小或嘈杂或对方口音不清时， 可请对方再说一次。电话旁边应有纸和笔以供记录用，如记下 对方姓名、单位、电话号码、来电时间及 通话要点，并签署自己姓名，表明是你接 了电话。内容重要而复杂的电话，可要求 对方重复一遍。这时如果有他人在场不方 便让他听到，可请对方重说，自己不透露。 传呼电话时一定要告诉对方你去干什么， 否则对方会认为你挂了电话或电话占线； 如果必须去取有关资料，30秒内必须返回， 如果超过30秒要在电话里先问对方是否愿 意等，或等你查好后再打电话给他。 结束时应说再见，轻放话筒。秘书还要学会甄别电话，有时电话是熟 人打的，有时是陌生人打的，他们的目 的各有不同，或为业务上联络，或是推 销产品，或为借贷募捐，并非每次电话 都要领导接听。秘书要甄别后再决定要 不要转给领导，这样可使领导免去无谓 的电话干扰，节省不少时间和精力。一 个经验丰富的秘书，耳力会好到听对方 一发出声音就知道他是何许人，甚至能 猜出来意七八分。一般情况下，甄别电 话可从以下几个方面入手：（1）摸清对方身份 这是处理电话的首要工作，若对方是你认 识的，或主动表明身份，这好办。若不马 上报出身份，可巧妙探听，“**先生（领 导）正在开会，但我可以去找他说有他的 电话，您能否让我告诉他是哪一位先生 （或女士）打电话找他？”不可唐突问对 方：“你是谁？” （2）了解对方用意 确定身份后，要了解来电的用意，一般人 会问“请问有什么指教？”或“有什么要 事吗？”这样有失粗俗。可换一种委婉说 法：“**先生现在有客人，可能他等一下会打电 话给您，您能否让我转告他，您找他有什 么事？”如果对方不说来意，只好将借口 改为领导真的无法来接电话，而请问对方 的电话号码，以便你的领导回他的电话。 （3）决定由谁来接电话 接到外来电话，经过过滤后，要迅速确定 由自己直接回答还是由其他同事接听，抑 或请领导亲自答复。一个原则是尽量不使 领导受到外界不必要的电话干扰，为此， 秘书要对本单位各部门的业务与各同事的 工作非常熟悉。如果不熟悉可能找错对象， 或使对方电话在自己单位辗转旅行，从而触怒客人，也可能失去一个好主顾。 （4）领导不接电话 有些电话本应由领导接听的，但因领导 无法或不愿接听，秘书要灵活处理。领 导不接电话大致有三种情况：一是不在 办公室----秘书要表示歉意，谦和地请问 对方要不要留话，好让你转告领导。或 者自己能否为对方效劳。二是领导无暇 接电话----应告诉对方“**先生正在开会， 我去看看他能否暂时离开来接电话”然 后轻轻放下话筒，给领导递纸条，写明 谁来电话找他，询问他是否接听。切勿 直接报告或用内线电话，干扰会议或会客。若领导无暇接，可说“很抱歉，** 先生正在开会，他说会议结束后再给您回 话”，并记下对方电话号码。三是领导拒 绝接电话-----这时候最为难，既无权规劝 领导改变主意，又不能让对方察觉领导不 想接电话，这时要根据对方身份和要求事 项而决定如何处理，要发挥你的聪慧机敏 的特长。 2、打出的电话 首先要找出正确电话号码，然后准备好谈 话内容和资料，以免到时出现忙乱。如果 是为领导拨电话，要保证在电话接通时能 找到他，不让对方在那边不耐烦地久等。电话接通后先报自己的姓名，控制好时 间。当自己要找的人不在时，视情况留 言或再做联络，留话时最好能记下接听 人员所属部门和姓名，这有利于事后确 认工作。三、妥善安排约会 为领导安排约会，包括单位内和单位外的约 会，要注意高度的准确性和把握细节。 1、日历和备忘录的重要性 这是安排约会的必备之物，可放在办公桌上。 2、安排约会的原则 （1）配合领导的时间表 （2）分辨轻重缓急 有两种约会特别重要，一是来年的特殊会议 及全国性大会的日期；二是每周的会议，如 部门会议；每月的会议，如领导成员会议； 每年的会议，如股东会议。在安排其他约会 前应先把这些项目记在日程表上。一般来说重要而紧迫的会议安排在最近的 时间，不甚重要的约会或礼节性的拜访， 可插入领导适当的工作空隙中。 （3）酌留弹性 包括约会时间要错开进行，不可太紧或太 松；早期安排或应许的约会，时间不能太 确定，因时日接近时往往会因情况有变而 更动约会时间。 （4）处理好变更了的约会 约会一经排定，除非万不得已，不应轻易 改变。但有时难以预料，遇上意外情况要 更改，应及时通知对方，委婉说明原因， 替领导道歉，并通知有关人员取消约会。3、安排约会注意的细节 （1）以下时间不宜安排约会：领导外出， 不在回来当天安排约会；不在周末或假日 安排，同时记住对方的假日可能与国内或 本单位不同；不在临近下班时安排约会， 以便更顺利完成一天工作。 （2）于下班前将第二天约会事项填进小 卡片，一张送给领导，一张给司机，一张 自己保存。 （3）及早备妥约会所需材料，并在适当 时间请领导过目。 （4）在接近特别重要的约会前，应与对 方再联络，以确保约会顺利进行。（5）约会场所和招待事宜有时也由秘书负责。 （6）依约会性质，有的秘书要记录约会内容。 （7）记下那些与自己领导有约会的人的电话 号码，以便万一约会取消或更动时间可及时通 知对方。 另外秘书提醒自己领导及时赴约很重要。要保 存好提示表或备忘录，它记录着领导参加过的 约会及去过的地方，可以澄清一些开支的来龙 去脉，如旅游开支、税收检查开支等。有时领 导安排了约会却忘记告诉秘书，所以秘书每天 上班时请领导核对日程表，看有没有约会是非 常必要的。这样可以发现自己不知道的约会。第 六 章 会 务 管 理一、会议的种类 按规模分：大型会议、中型、小型会议； 按级别分：中央级、省市级、县级、居民 小组会议； 按机密与否分：公开会议、内部会议、机 密会议； 按参加者身份分：党员会议、民主党派和 无党派人士会议、干部会议、群众会议； 按国内国外分：本国会议、国际会议 按参加会议的国家数目分：双边会议（两 个国家）、多边会议（多个国家）按性质分：立法性会议（权力机构的会议， 如各级人民代表大会）、党务性会议（党 内召开的会议，如党的各级代表大会，具 有政策性强，有一定范围限制的特点，某 些会议还具有机密性）、行政性会议（各 级行政机关、企事业单位召开的执行性、 工作性会议，如企业的行政会议）、业务 性会议（各经济部门、科技、文化、教育、 卫生、体育、艺术等领域召开的专业性会 议，如商业供货会、科技展览会、高等院 校或科研单位的学术讨论会、文艺单位的 汇报会等）、群众性会议（非官方非专业性的表达群众意愿的会议，如各群 众团体召开的庆祝会，纪念会和抗议集会 等）、交际性会议（旨在增进了解、发展 友谊的会议，如文艺晚会、交谊舞会、联 欢会、茶话会等）。 就一家商业公司而言，它的会议种类大致 有： 公司内部业务会议：包括定期经理会议、 特别的经理会议、年度股东（代理人）会 议、公司董事会议等； 涉外业务会议：邀请范围不同，名目繁多， 包括从复杂的业务会议到半业务半社交的 聚会。随着社会发展，管理活动日益追求高效， 会议方式面临一场严峻挑战。传统的会议 方式是，与会者集中到一个会议室来。为 此，常出现这种情况，参加会议的人员花 在旅途上的时间比开会时间还要长；由于 某主要发言人的缺席，不得不改变议题或 议程；因某些关键性资料一时查不到，使 整个会议迟迟不作出结论，甚至一无所获。 至于秘书人员为与会者的交通和食俗大伤 脑筋则是例行公事了。为避免上述情况发 生，电子会议应运而生。电子会议就是采用某种通信手段，在各种 电子设备的支持下举行的本地或异地的会 议。从距离上分为本地和远程两种。本地 会议又分两种：有一个主会场几个分会场 的会议，有若干个会场的会议。从支持设 备看，电子会议又分为电话会议、电视会 议和计算机会议三种。电话会议是采用程 控交换机提供的电话会议功能实现的。电 视会议是通过摄、录像设备，数字传真设 备和慢扫描设备等实现的，不仅提供了声 音信息，而且提供文字、图形和图像信息。 计算机会议是通过计算机数字通信设备而 形成的智能化的灵活的会议形式，它提供了计算机对会议的管理和信息交换 的支持能力。 不足之处是，电子会议有的无法目 睹别人的反应表情，而这些无声的 反应常常是决定生意成功与否的重 要因素。另外若主持会议的人掌握 不当，则会使电子会议变成一连串 无聊的独白。一些利用过电子会议 的企业还认为，电子会议成本比传 统会议高。二、会务工作内容 （一）筹备阶段 1、安排议题，确定步骤 安排议题前一般要先收集和筛选，收集议题 有三个渠道：一是领导批示交办的或有关部 门汇报的问题；二是下级单位提请讨论决定 的问题；三是上级领导下达指示，需要各部 门贯彻执行的问题。 安排议题要注意：一是要讨论同类性质的问 题，不要把属于不同体系、互不联系的问题 同时拿到会议上来；二是按轻重缓急程度， 把重要的紧急的问题放在前面讨论；三是保 密性较强的问题放在会议后面，这样便于让有些人先退席。安排议题后要先由秘书部 门审核，然后送由领导审定，若领导有异 议，秘书人员要无条件服从，更改或撤销 原议题。 安排议题后还要确定议程、程序、日程， 也就是会议步骤。议程是对已经确定的议 题列出的先后顺序，是程序的基础；程序 是对会议各项活动（如仪式、报告、发言、 有特色的活动等）按先后次序作出的安排。 隆重的会议对程序的设计十分讲究，要求 甚严，并由领导审定。日程是对会议活动 逐日作出的安排，是程序的具体化。2、拟定与会人员范围或名单 根据领导意图和会议性质、任务、内容 确定参加人选。拟定办法一般有五种： 一是有固定成员的例会；如五套班子会 议（党委、纪委、人大、政协、政府）、 正副县长会议、正副厂长会议等，由于 与会人员限定，只需要根据议题的需要， 另拟列席人员。 二是担任一定职务的人参加的会议；如 省政府召开的厅局长会议、高校召开的 学院院长会议、公司召开的各部门经理 会议等，其会议名称已经确定了与会对 象，只要按单位、名单发通知就行。三是与会代表必须通过选举或推举 产生的会议，如全国人民代表大会、 教书育人先进教师代表大会、职工 代表大会等，秘书人员要提出一个 关于代表产生的范围、代表的名额 分配、代表的条件的建议。 四是由单位指派出席人的会议，如 一些巡回报告会，要按照会议规模 制发听讲证，根据需要给有关单位 分发听讲证，有时还要提出听讲者 的条件。五是各种协商会、座谈会、茶话会、 宴会等，对与会者包括特邀代表有 一定的要求。多少人出席、请谁参 加，要全面考虑，因有时牵涉到政 策性问题。 与会人员名单需由领导审定，人数 从严控制，做到改参加者不漏，不 该参加者不来。3、办理会议报批手续 有些会议须经上级或有关主管部门批准 才能召开。广东省省委省政府曾经规定， 省直机关召开全省性的各种会议，会期4 天以上，人数31人以上的，必须按隶属 关系分别报省委省政府审批。凡需报批 的会议，要在请示中将开会理由、会议 的议题、会期、地点、参加人数和人员 职别、会议经费和准备情况等写清楚。 未批准前不得先发会议通知，更不得先 开会后报批。企事业单位、人民团体的 报批手续，可根据具体情况参照办理。4、发会议通知 可用书面或电话、电报两种形式。内容包 括会议名称、会议目的和主要内容、会期、 地点、与会人员、报道日期和地点、携带 的材料和个人支付的费用、主办单位、联 系人姓名和电话等。重要的、大型的会议 通知要编文号，一般的会议通知不编文号。 发通知一定要及时，使与会人员能按时参 加，还要准确，防止重发、错发、漏发。 用于涉外业务会议的通知，宜用印制精美、 设计独特的请柬。表示尊重，又可引起他 们的注意，并对会议产生兴趣。5、准备会议文件和材料 指领导讲话稿或工作报告、会议须知、日 程表、编组名单等。讲话稿或工作报告有 时由秘书人员起草。当秘书把它们交给领 导时要提醒哪些问题是重点，哪些地方与 会者可能提出质疑。文件和材料在认真核 对后即打印好，印刷份数要留有余地，不 能有多少代表就打印多少份，因个别代表 可能丢了材料找要第二份，也可能临时增 加几位列席代表，文件和材料不要堆在服 务台由与会者自取，那样会使材料分配不 均，且令人觉得缺乏诚意，应装袋，在与 会人员报到时分发。不在会场上发，以免干扰会议。保密材料要登记签收。 6、选择和布Z会场 会场条件的好坏、舒适程度的高低，对 与会人员的心理起着不可忽视的作用。 而与会者的心理状态直接影响会议效果。 因此要重视会场的选择和布Z。 选择会场要根据与会人数和会议内容来 考虑，要求：大小适中------太大显得松 散，太小又显得小气；地点适中-----尽量 离与会者的住所近一点，免受奔波之苦； 附属设施齐全-----准备好照明、通风、卫 生、服务、电话、扩音、录音等。某些 会议还要有汽车停车场。会场布Z：不同的会议要求有不同的会 场气氛，人民代表大会要求隆重庄严， 庆祝大会要求喜庆热烈，纪念性会议要 求肃穆典雅，座谈会要求和谐亲切。布 Z会场涉及主席台、会场形式（包括座 位）、附属性设施、装饰性设施（包括 会标、标语口号、会徽、旗[、花卉、 字画等）等。重点是主席台和会场形式。 大型会议都有主席台，和与会人员成面 对面形式，由于多在礼堂会堂举行，主 席台一般设在舞台上。中型会议的则可 在上或在下，若在下应离与会者近一点， 稍微垫高一点。小型的不设。会场形式依会场大小、形状、会议需要、 与会人数的多少而定，还要符合美学原理 和与会者的审美观，通常呈长方形、圆形 或方形等。7、排列座次主席台座次中国内地的惯例是：前高于后， 中间高于两边，左高于右（以当事人为准， 且仅限于重要会议和正式场合合影两种情 形），此外都是以右为高，与国际惯例接 轨。座位是要放名片，座次要报领导审定。其他与会者面对主席台，座次安排 既要服从会议目的，又要体现平等 精神。大概有以下几种： 一是按汉字笔画排列。全国性会议 二是按地理位Z排列。全省性会议 三是按行业系统排列。如全市性会 议，可把同一个系统的单位安排在 一起。 以上座次排列方案也要报领导审定。8、办妥后勤服务事宜 包括会议的物资、资金，与会人员的住 宿、膳食以及交通、医疗等工作。如要 制定住房分配方案，对不同级别的与会 人员要分配不同的住房；对年老体弱的 要适当给予照顾。饭菜要可口、实惠， 让与会者吃的满意。 9、做好新闻发布工作 有些重要的大型的会议要做好新闻发布 工作。这项工作大多由公共关系部门负 责，秘书人员只需把预先收到的发言者 的情况（履历或自传的概要等）及其他 有关材料转交给该部门就行。若没有这样的机构，秘书就要起草新闻发布稿，在 会前或会后的适当时间发布。 10、进行全面的会前检查 分为领导人听取大会筹备处各组汇报和现场 检查两种方式。以后者为主。秘书要密切配 合领导做好检查工作。检查重点是会议文件 材料的准备、会场布Z和安全保卫工作等， 大中型重要会议的会前检查还包括警卫部署、 票证检验人员的定岗定位、交通指挥及主席 台服务人员的就位等。会前检查要连每个细 节都不放过。如会议设备：要保证做到随时 提供放映机灯泡和电线的备用品。保证任何 意外发生的关头，机器可以更换或修理。（二）会议期间的工作 中心任务是，掌握会议动态，协助领 导指挥与控制，并通过静心的组织和 良好的服务，使会议沿着既定的目标 进行。 1、搞好签到工作 一般由会议登记处办理，有时也由秘 书承担或负责监督。当与会者全部进 入会场后要迅速统计出席、列席和缺 席人数，报告大会主持人。2、热情接待会议成员 大中型会议，一般设专门接待员， 他们要预先记熟与会者的名字、职 务、单位以及住房号码，以便更快 捷地把他们带进会场。会后及时向 他们指示住房去处。小型会议一般 由秘书担任接待。他们态度如何关 系到会议给人的印象。如果会议由 某单位召开，秘书应是热情主人的 代表，自始至终彬彬有礼、服务周 到，让与会者有宾至如归的感觉。3、传接电话 开会时如不是紧急电话一般不传呼。一般 的电话可记录电话内容，待会议中间休息 时或散会后交给当事人。只有紧急电话才 用纸条通知当事人接听。 4、协助领导掌握情况，控制会议进程 秘书对会议中的动态，对与会者的建议和 反应，对出现的苗头和倾向要心中有数， 并及时向会议领导报告。若会议依据某种 错误的或片面的情况作出不正确的决定时， 在征得会议主持人的同意后应向与会者如 实反映真实情况；当会议作出的决定与党和国家现行政策或规定相抵触时，应 主动介绍有关政策或规定，提请与会者注 意。这样的目的是使会议不离题，不脱轨， 顺利进行。 5、担任会议记录，编写会议简报 记录措辞要符合实际，简明扼要，不能有 记录人的见解和评论。必要时可用录音机 录下，还可运用速记技巧，以免遗漏内容。 简报是关于会议进行情况的简要报道，内 容包括代表们在讨论中提出的意见、建议 和会议决定的事项等。人数多，会期长的 会议都要编写简报，无须分组讨论。6、调派车辆 会议即将结束时要赶紧调派车辆。会 议代表一共需要多少车辆，哪些代表 坐哪辆车，秘书都要了解清楚。这时 最忌讳的是只顾安排自己领导的车辆， 忽略了来宾和其他代表的车辆。最好 是让与会者在会议结束后，一踏出大 门就能找到自己的坐车。三、会议的善后工作 1、送别与会人员 会务人员要预先登记与会者返回日 期和乘坐的交通工具，代购飞机 票和车船票，使他们在会议结束 后及时踏上归程，个别需要暂时 停留的，要安排好食宿。 2、处理遗忘的物品 与会者遗忘的物品，应尽快与失主 联系，及早送还。若距离遥远可 利用邮包寄送。3、完善会务工作 取走会议场所剩余物品、视听设备，向单 位接待员或合适的大会当事人申报全部用品 得失情况，还要做会议财物决算。 4、寄感谢信 对给予会议帮助的有关人士要及时寄感谢 信表示谢意，措辞要热情诚恳。 5、打印会议记录 要趁着会议在头脑中还清晰的时候打印会 议记录。打印前要送会议主持人审查，审查 通过后要精心编排。打印必须准确。有时还 要草拟会议纪要，整理决议案，写汇报材料。6、开总结会肯定成绩，找出存在问题，布Z会议精神 贯彻执行情况的检查、反馈工作。 国外把会议后工作分为在会议地点履行的 工作和回到办公室后处理的工作两部分。 在会议地点的工作有： 取走在会议地点各个房间内剩下的与会议 有关的文件（如报告或记录）； 通知负责承办会务的经理收回会议室内的 水杯和餐具；为了安全起见，把视听设备锁进仓库，等 待委托人来保管这些设备；退还租用或借用的设备及材料； 把需查找的无着落的项目交给公司接待员 或合适的会议经办人； 回到办公室后应在一周内完成的任务有： 日历；在日历上记录下次会议日期，报告 准备下次会议的有关信息。对上司及其他 奉命紧接工作的人来说，日历上写下提醒 他们的话语很有必要。第 七 章 事 务 管 理一、接待 1、接待工作类型 接待活动的构成要素：一是来访者，这是接待对 象。来访者可能是一个代表团，一个工作组，也 可能是个别人；可能是内宾，也可能是外宾。二 是接待者，这是接待的主体，包括秘书人员、有 关领导和其他参与接待的工作人员。三是来访意 图，这是来访者期望达到的目的。四是接待方式， 这是接待者根据来访者情况而确定的接待规格、 程序和方法。 根据不同标准，可将接待分成不同类型。了解不 同类型，有助于区分和掌握接待对象情况，制订 切实可行的接待方案，做好接待工作。按接待对象的国别分：内宾接待和外宾接待； 按接待的组织关系划分：上级来访接待（包括 本单位所隶属的上级主管部门、间接上级领导 机关的业务来访）、平级来访接待（同级单位 或其他非领导性、指导性的业务来访）、下级 来访接待（本单位所属下级单位的业务来访）、 群众来访接待（本系统、本地区、本部门群众 的事务来访，指非信访活动中的群众来访） 按来宾的来访意图划分：公务接待、会议接待、 视察与检查接待、参观接待、经营活动接待、 技术考察接待和其他接待。 按来访者有无预约接待：预约来访者接待和未 预约来访者接待 按来访人数划分：团体接待和个别接待2、接待计划与相关准备工作 重要的接待都应拟定接待方案，作为接待工作的 依据和指南。合理的接待方案，来源于对来访者 情况的收集和处理，来源于对来访者用意的正确 分析。 （1）确定接待规格 接待规格要考虑诸多因素。并不是规格越高越好， 经常用高规格接待，会影响领导工作。接待工作 是从主陪人角度而言的。接待规格有三种：高规 格接待、对等接待、低规格接待。 高规格：主要陪同人员比主要来宾职位高的接待。 如一公司副总接待上级单位派来了解情况的工作 人员，或接待一个重要客户，而该客户的职位不 过是某公司部门经理。此接待表示对被接待方的 重视和友好。对等接待：主要陪同人员与主要来宾的职位相当 的接待。这是最常用的接待规格 低规格接待：主要陪同人员比主要来宾的职位低 的接待。这种接待常用于基层单位，如某部领导 到下属