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该死的会议：如何开会更高效
( 27个评分 )
译者：陈佳伟
纸书? 26.00
“如果我不用开会的话，我会更加热爱我的工作。”即使是工作多年的领导者，也会发出这样的感慨。
但即便是大部分人都讨厌开会，即便到处抱怨尽力躲避，即便每次都盼着那该死的会议早点结束，我们都必须承认，所有这些抱怨都是无用之举，因为会议是至关重要的。
正是在会议上，内阁成员们得以讨论是否要开战，州长和副手们得以争论增税或减税的好处，CEO和员工们得以探讨推出一个品牌、引进一种产品或者关闭一家工厂的决议。
所以，如果我们讨厌会议，我们还能做出好的决策，成功地领导我们的组织吗？答案是，不能。当你想要萃取团队的集体智慧时，没有任何东西能够代替一场好的会议——一场有活力有激情的思想交锋。
《该死的会议：如何开会更高效》正是管理畅销书作家帕特里克·兰西奥尼，将为公司中最令人头疼，却被普遍忽视的问题——糟糕的会议——提供根本性的解决方法。
这是一本重点分析如何开展高效会议的管理类图书，讲述了某公司会议改革的故事，情节生动，发人深省，并深刻地揭示出导致会议低效的根本原因。
和《谁动了我的奶酪》一样的管理寓言，针对士气低落、会议低效的团队，作者提出了从会议改革开始提振士气的方法，增加戏剧性、挖掘冲突、允许质疑、确定脉络与结构等。
兰西奥尼在本书中，将他探索出的开创性的开会模式融入有血有肉的管理故事中：公司例会气氛沉闷、毫无效率,各部门主管总是想方设法逃避每一次会议。眼看地位岌岌可危,忠实的助理又因怀孕告假，这令Yip公司的管理者凯西焦头烂额。而新上任的助理威尔朝气蓬勃、敢于创新，他决心帮助凯西渡过难关。公司的会议改革由此拉开了序幕……
本书提供的开会模式，经过了故事中主人公的重重检验，使它在真正的商业领域中具有极高的适用性。如果此时你正在寻找优化决策流程，提高员工士气，增强团队执行力的方法，那么参考这本书，从反思团队的开会方式入手，也许能够事半功倍。
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authors : '【美】彼得·德鲁克'如何召开一次高效能的会议？ - 简书
如何召开一次高效能的会议？
想知道如何召开一次高效能的会议，我们先看看低效能的会议是什么样子的。下面这个案例是我在日常工作中遇到的其中一个会议。
一天早上，我回到公司，被一个业务部门小姑娘告知，上午9:00要召开一个会议，请我参加。
我问她：“是什么内容的会议啊？”
“我不知道呢，我们经理只让我通知您开会，没有说是开什么会哦！”她说。
我打开电脑，查看了一下RTX记录，里面没有看见任何关于这个会议的通知和材料。
九点很快就到了，于是，我怀着好奇的心情，走进了会议室。
原来这是一个业务部门关于发展市场的激励方案要在会上讨论通过。
因为这个激励方案涉及奖金分配，以及激励的标准，会议主办部门会前没有把方案初稿先发给大家看看。所以，会上，大家七嘴八舌、天马行空地提了许多意见，但一时也难以统一意见。
讨论了近两个小时后，大家差不多把想到的话都说完了，会议才安静下来。
这个市场发展的激励方案涉及到钱的问题，但是我没有看到财务经理在场开会，便问主办部门孙经理：“这笔奖励费用有预算吗？钱从哪儿出呢？”
孙经理一拍脑袋说：“哦，忘了叫财务杨经理了。”他用手机打杨经理的电话，杨经理外出开会去了，无法赶回来开这个会。
然后，孙经理问我：“这个费用能在工资总额里出吗？”
我说：“工资总额涉及职工的切身利益，而且，年初我们就确定了工资总额的发放方式，如果要改变工资的发放方案，是要经过职代会讨论通过才行的，所以这个问题我不能答复您。”
孙经理此时才发现，最关键的问题，钱的出处没确定下来，激励标准再细致，也是白搭，于是，吵吵嚷嚷了近两个小时的会议，便宣告无果而终。
上面这个会议的例子，就是一个典型的低效能会议。会议花了大家两个时去讨论，却不能得出一个确定性的方案。
那么，如何召开一次高效能的会议呢？
计划召开一个会议时，先考虑一下这个事项是否必须开会。如何确定一个事项是否要召开会议呢？主要有以下原则：
能够不开会就能解决问题的，尽量不要开会；一定要通过会议形式去解决问题、确定方案的工作，都是一些涉及跨部门，需要各部门领导认可，以及单位总负责人拍板的事情。还有，看看有关事项如果是属于公司有明确的规定，必须上会讨论通过的，也要召开会议。
开会是为了解决问题。但是，不要以为大家坐在一起，简单地头脑风暴一下，就能解决问题。组织一次会议要在事前做好一系列的准备工作，以便在会议上能够流畅、高效、清晰地通过会议解决问题。
如果你作为某个会议的主办部门，要召开一次高效能的会议，要做好以下几个方面的工作。
第一步，检查本部门提交会议讨论的材料是否充分。制定的方案是否己初步完善，关键的信息有否清晰列明。本部门还不能确定的事项有哪些，必须标注出来，以便参与会议的人员重点关注；
第二步，确定参加会议的部门和人员。一定不要漏掉关键的部门和人员，如刚才的会议是涉及费用出处的，但主办部门却漏了通知财务部的人员参加，导致了会议议题无法继续下去。
第三步，至少提前一天把会议材料发给各部门参会人员，让他们先熟悉会议材料，同时也可以就会议材料中需讨论的事项，先行收集意见。
第四步，协调会议召开的时间。这一点很就重要，如果你定的会议时间与参会人员的工作安排有严重冲突，这个会议很可能就不能如期召开。
第五步，确定会议的主题议程、召开时间和地点，发布正式的会议通知。注意，会议通知提前的时间要确保各参会人员能否及时到会，一般情况下至少提前一天通知。注意会议通知要确定每个参会者都收到了通知信息。
第六步，检查会议资料是否准备好。一般现在都是通过PPT演示方案，如果没有条件通过PPT演示的，就按传统方法把方案初稿人手一份准备好。
第七步，按预定的程序开会。开会过程中，主持人起着把控会议过程，引导会议按预定程序推进的关键作用。因此，主持会议要注意做好以下几点：
控制好会议的节奏和各环节的时间分配；
对于偏离会议主题的讨论要及时制止，防止陷入主题不明的闲谈；
对会议讨论的内容要形成确定性的结论，避免议而不决；
作好会议记录，笔录的同时最好放置录音笔；
对每一位参与会议的人员，都要给予发表意见的机会，有些参会者可能会习惯性地保持沉默，这时主持人应问一句他是否同意方案内容；
万一有个别的信息没有在方案中体现，导致部分内容不能当场作出决定的，可保留，会后收集到这方面信息后，再与与会者沟通确定有关事项。
第八步，形成会正式方案和会议纪要，并在一定范围公布，以便各部门按照方案和会议纪要执行工作事项。
至此，一次高效能的会议组织工作就完成了。可见，召开一次高效能的会议，要掌以下八大关键点：
*主题要明确
材料要齐备
人员要确定
会前要通报
程序要把控
沟通要充分
记录要完整
纪要要公布
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这也使得苹果会议变得尤为轻松，无论什么会议，只需遵循以上三大步骤即可。员工可以赤脚搭在桌子上轻松讨论，从不做华而不实只重形式的汇报陈述。一块白板和一场坦诚的交流， “简洁”让事情一目了然，让所有参与者明确使命。
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4. 在必要的时候才开会。
5. 会议只邀请必要的人参加。
6. 会议人数不要超过八个。
7. 严格遵守时间限制。
8. 开会时要一心一意。
这样一套角色明确，规定严明的指南也使得谷歌的会议十分高效，同时每一次开完会都能极大地提高公司员工的士气。
Facebook：一张比萨饼解决会议问题
Facebook的会议在业界中是出了名的少。不但会议少，而且facebook还十分注重实际问题，反对内部官僚主义。而最广为人知的是，扎克伯格为公司定的一条规矩“开会时只能定一张比萨饼”。
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● 人员要相关
参加会议的人员，要坚持“少而精”、“有效性”、 “决策权”三个原则。否则即使开会也得不出结论，议而不决，是最大人员成本的浪费!
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有规划会议进程和时间。一般来说，一个主题会议时间不应超过一个小时。超过一个小时还形成不了决议，说明分歧较大。可以直结束会议，准备二次在议，做出准确决策。人是有生物钟的，开会时间长了，大脑反映迟钝了，决策慢且容易出错。
● 记录要完整
会议记录对于哪一个公司都是十分重要，而顶级的公司对会议记录是要求从签到、讨论记录，到会议决议、表决情况，都要进行详细、完整、规范的记录，以观备查。
好的企业管理离不开高效的会议。你所在企业，你们的会议是什么样子的呢?也想要晋跃到与世界五百强企业拥有同样的高效会议?
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最让我对这款“黑科技“爱不释手的，是在智能屏幕上畅心书写，讨论问题时不用再动不动就擦白板，更加节省功夫。最让我喜欢的是，只要扫一扫码，会议记录就自动到我电子设备里，对于我这种经常主持会议而无暇记录内容的人来说，省去很多整理笔记的时间，非常贴心方便。如何开一场高效的会议？如何开一场高效的会议？识趣新鲜事百家号只要你不是独立工作的自由职业者，在工作中就不得不面对会议。面对面的沟通，有着即时通讯工具和电话语音无法替代的魅力。从本质上来说，它传达信息的方式更加高效，信息量也更加丰富。相比起在微信上你一言我一语，面对面的交流不仅仅可以快速地得到反馈，并且除了文字之外，你的声音、语气、姿态同样在传递着信息。然而，许多人也同样讨厌会议。冗长的节奏，即兴的跑题，敌对的氛围，模糊的结论……这些都让会议要不然变得漫长而无效，要不然变得沉闷而无趣。那么，如果才能开一场高效的会议呢？少数派这里有一份指南，从会前、会中、会后三个阶段，教你如何开一场高效的会议。你可以把它当作一份检查清单，每次开会时，对照一下每一项是否做到了。会前：明确目标，普及信息，精选人员一场高效的会议，一定有着充足的准备。不要小看了这一点，在许多会议上，参会人并不知道目标是什么，而被匆忙地拉进一场会议，这时候既没有准备好发言的内容，也不清楚具体的议程，自然就慢慢陷入了鸡同鸭讲的无效沟通之中。那么，会前我们需要做好哪些事情呢？确定会议的目标在 Facebook，扎克伯克要求所有人在开会前，都先想好一个最基础的问题：本次会议的目标是什么？在他看来，会议可以分为两大类：决策型会议、讨论型会议。前者必须输出一个明确的决定，如项目评审会、预算审批会，而后者则可能是召集所有人一起讨论问题，共享信息，如晨会、头脑风暴、项目沟通会等。在开会之前，就应该想好，这次会议最终希望输出的结果是什么，是一个决定，还是一系列可行的方案，或者，是需要所有人关于项目达成某种共识。如何开一场高效的会议？选择合适的会议类型、场地与时长一旦确认了会议的目标，其实就间接确定了会议的类型、场地与时长。不同类型的会议，有不同的开法和场地选择。例如，如果是一次头脑风暴，那么就应该选择气氛相对轻松的会议环境，最好有沙发、白板和一些零食，以调动每个人的创意思维。而如果是一次进度沟通会，需要各方互通一下当前项目的进展，自然这样的会议应该保持精简，可以选择一个不需要座位的小房间，所有人站着开会。Facebook 的研发经理也喜欢把这样的会议安排在临近午饭前的时间，这样所有人都会希望尽早高效地结束会议，不影响自己的午餐时间。同时，针对决策类的会议，许多科技公司的高管都分享过，保持会议有效的秘诀之一就是简短，人的注意力和精力都是有限的，曾在雅虎、谷歌担任高管的 Marissa Mayer，她要求会议尽量保持在 5-10 分钟之间，快速讨论，快速决策。准备议程一无所知地走进会议室是不负责任的，这要求所有参会者提前知道会议的议程与背景资料。作为会议的组织人，制定议题是一项非常重要的责任，它要求我们准备如下事项：会议的时间、地点、参与人；本次会议希望达成的目标；当前已经掌握的背景资料和信息；将会议的几项重要议题列成一个清单；针对每项议题，提供当前已有的方案、决定或要求每个人针对议题做出的准备；针对每项议题，预估所需要的会议时间；提前准备好这些信息后，至少提前 24 小时把它发给参会的人，并要求每一个人在参会前阅读，并做出相应的准备。如何开一场高效的会议？Office 中就有许多可用的议程模板只邀请必要的人无论是 Apple、Facebook 还是 Google，这些公司对会议都有一个共同的要求：小规模，只邀请必要的人。2011 年 Larry Page 回归谷歌重新出任 CEO 时，甚至要求每个会议最多不超过 10 个人。Steve Jobs 在开会时，如果觉得你是多余的，甚至会把你从会场中赶出去。亚马逊的 CEO 则要求每场会议的人数，订两份批萨就够了。会中：高效沟通必备的三个技巧在会议正式开始后，这三个技巧，可以保持一场会议高效地进行。角色扮演：掌握职责成功的会议需要角色扮演，每个人各司其职。一般来说，主持人、记录者、决策者都是几个常见的角色。对于主持人来说，最重要的工作就是维持秩序。你需要制定会议发言的规则是什么，并在合适的时机进行干预。例如，发言按照什么顺序，每个人发言是否有时间限制，在哪些环节不要打断或评价他人的想法等等。随着会议的进行，跑题、陷入僵局、激烈的争吵，都是一场会议可能会出现的情况，主持人一定要表现出掌控力，对这些情况进行处理，例如，在争论不休时，及时地叫停所有人，并用表决、决策人拍板的形式等方式来有序地推进会议。记录者的工作主要分为两个部分，一个是记录当前会议讨论的内容和决定，以在会后形成会议纪录发给所有相关人。此外，在会议过程中往往会涉及到新的议题或新冒出来的待讨论事项，记录者也应该对这些「节外生枝」的内容进行归纳总结，以在会后决定是否需要另行讨论。决策者需要保证对于所有人来说，会议输出的结果是唯一的。在缺少决策人的时候，各方都会觉得自己更占理，自己的方案更优，最终要么僵持不下，要不各怀心思。决策者的存在，不仅仅是做出决定，更是统一所有人的认识，以确保在会后大家往同一个方向走。除了这些常规角色外，你还可以根据实际需要增添。比较有意思的是，在亚马逊，会议室里被要求摆上一张空椅子，充当顾客的角色，以提醒所有参会者在做任何决定时，都不要忘了从顾客的角度和感受出发。如何开一场高效的会议？计时器：掌握时间前面提到了，在会议前就应该对每一项议题制定合理的预估时间，并在会议过程中严格遵守，以防止无限制地拖长会议。计时器是很重要的工具，相比起用手机上的计时器 app，准备一个实体的计时器可能更好。一方面，实体的计时器可以摆放在会议室内明显的地方，所有参会者都能直接看到。另一方面，实体计时器可以有更醒目的外形和响亮的提醒响铃。宜家的奥格宁计时器，以及 Time Timer 是许多人的最爱。后者是 Google Ventures 的合伙人 Jake Knapp 推荐的计时器，表盘上红色的区域会随着时间的流逝而逐渐减少，更让参会人有时间的紧迫感。如何开一场高效的会议？议题清单：掌握进度还记得在会前准备好的议程吗？在实际开会时，把它制作成一份检查清单，每讨论完一个议题，就打一个勾，这是 Facebook 的 COO Sheryl Sandberg 的建议。一方面，确保每一个议题都已经有了一个明确的结果；另一方面，如果你提前勾完了这份清单，就让会议提前结束。会后：有结论，有责任尽早发出会议记录在会议结束后，尽早发出会议记录。由于这份记录主要是由记录者一个人整理的，它可能会有遗漏，可能会使用了对方不熟悉的表达，可能会有错误的记录……尽早将会议记录发给所有相关人，可以让其它参会者审阅，以提出问题或作出补充。分配到责任人Steve Jobs 会在会议结束后，将任务指派给每一位责任人。这也往往是决策者的工作，不仅仅做出决定，更要负责落实决定的执行。在现实中，我们往往看到邮件里的会议记录，写满了各个结论，却没有明确的责任人，从而导致后续的推诿和扯皮。会议的记录者也有必要及时和决策者确认，在会议记录中，直接标明每项决定和执行事项的负责人，让所有相关人清楚后续的行动和责任人。本文由百家号作者上传并发布，百家号仅提供信息发布平台。文章仅代表作者个人观点，不代表百度立场。未经作者许可，不得转载。识趣新鲜事百家号最近更新：简介:得到不知道，发现新视野作者最新文章相关文章