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Word文档页数随意变
遇到麻烦了吧？老总要你写一份10页的报告，但你却洋洋洒洒写了12页。怎么办呢？重写当然不可能，删掉几段文字？也来不及了，因为再过5分钟会议就要开始。如果Word能够自动把文档缩减到10页，那该多好啊！
　　也许你要用Word写一本24页的宣传册，但最后数来数去只有21页。当然，你不能让最后3页全部空白，而是应该适当调整文字，使它刚好有24页。
　　这些问题你经常会遇到。本文的目标就是设计一个插件，实现Word自动扩展和收缩文档，使文档符合指定的打印页数。以前人们常用的WordPerfect软件有这个功能，但Word却从来没有完全实现这个功能。之所以说&没有完全实现&，是因为Word也有一个简单的&减少一页&功能，可以在打印预览工具条上找到，如图一所示，但Word的这个功能无法与WordPerfect的相比。
图一：打印预览工具栏
　　点击&减少一页&按钮，Word会尝试减小文档中每种字体的大小。它的主要作用是避免将少量内容单独放入一页。按照微软的建议，这个操作最好只用于最后一页包含少量内容的短文档。如果第一次操作没有达到预期的目标，你可以重复执行&减少一页&命令，但最后可能得到一个字体小得难以接受的文档。
　　相比之下，WordPerfect的这个功能灵活得多。首先，它既可以收缩文档，也可以扩展文档，只要目标页数和当前页数的差异不超过50%即可。第二，你可以选择通过哪些途径使文档符合指定的页数要求，除了改变字体之外，你还可以调整行距以及页的上、下、左、右边距。WordPerfect会根据用户指定的选项分析当前文档，自动修改文档格式，使文档符合指定的页数要求。
图二：自动调整文档页数
　　本文的目标是模仿WordPerfect，在Word中实现文档页数自动调整功能。调整页数的界面如图二所示，用户可以选择调整哪些项目、调整的范围，然后点击&确定&按钮开始自动调整。当然，实现这种功能需要用到Word宏，也就是要用VBA编程。不过本文的代码并不是特别复杂，只要了解一些基础知识，就很容易理解本文的代码。本文的插件适用于Word 2000和XP，文章中凡是涉及菜单名字、对话框的地方，都以Word XP为标准。
一、调整文档占用空间的基本手段
　　Word提供了七个改变字体大小和调整行距的内建命令，所有这些命令都可以用等价的VBA代码表示。在图三中，我把这些命令和&减少一页&集中到了一个自定义的工具栏上。
图三：调整文档占用空间的内建命令
　　如果你也想得到这个工具栏，可按如下步骤设置：选择菜单&工具-&自定义&，选择&工具栏&选项卡，新建一个工具栏，将它命名为&扩展与缩减文档页数&，然后选择&自定义&对话框的&命令&页，在&类别&列表中选择&所有命令&，接着从&命令&列表把各个命令拖到新建的工具栏上就可以了。
1.1 调整字体
　首先来看第一个命令&减少一页&。在Word宏中，该命令对应的VBA指令是ActiveDocument.FitToPages。需要注意的是，调用该指令的代码必须有健全的错误处理机制，因为如果 Word 无法将文档的页数减少一页，则该方法会导致出错。Word的帮助只提到了编号为5538的错误&Word无法按一页缩小文档，因为此文档只有一页&。但在实际应用中，出现另一个编号为5539的错误可能性更大。5539错误的意思是&经过数次尝试，Word无法按一页来缩小文档&。据测试，只要文档的字体被缩小到6磅，Word会提示这个错误，也许Word认为这是可以保证文档清晰可读的最小字体，所以不再继续缩小字体。
　　&缩小字体&和&增大字体&两个命令分别对应Selection.Font.Shrink和Selection.Font.Grow，这两个方法可用来调整选中区域的字体大小。Shrink方法把字体缩小一级，如果用户选中的内容字体大小不一，则每种字体大小分别被缩减一级。Grow方法的作用恰好相反。&一级&这个概念的含义必须说明一下。如果文字的当前大小是20，则比它大一级不是21，而是22；比20小一级的不是19，而是18。也就是说，Word对文字大小级别的解释与&格式&工具栏上列表框的值对应，如图四所示。
图四：Word的字体分级
　　仔细观察图四的列表，每一级之间的距离没有任何规律，有的距离大，有的距离小。微软没有解释这么安排的理由，但可以猜想，如果一段文字既有标题也有正文，用Shrink和Grow方法调整大小时，这种分级安排有利于维持某种平衡。
　　用FitToPages和Shrink方法缩减文档页数时，应注意两者的工作方式有所不同。Shrink按照预定义的级别缩减字体大小，字体可以小到1磅。FitToPages不同，它按照0.5磅的精度精确调整字体大小，但不允许正文字体小于6磅。
　　VBA没有提供直接与图三&将字体缩小1磅&、&将字体增大1磅&对应的命令。如果用记录宏的办法获取这两个按钮对应的代码，可得到如下结果：
将字体缩小1磅：Selection.Font.Size = Selection.Font.Size - 1
将字体增加1磅：Selection.Font.Size = Selection.Font.Size + 1
　　如果选中一段包含多种字体大小的文字，然后点击&将字体缩小1磅&按钮，Word会自动根据原有的字体大小，分别将它们减小1磅。但是，如果将这个操作记录成宏，然后再重新执行这个宏，Word会提示错误&运行时错误4120，参数无效&。有兴趣的读者，可在VB调试器中分析代码的运行过程。对于&将字体增加1磅&按钮，情况也完全一样。可见，对于这两个命令，VBA不支持包含多种字体大小的情形！
　　怎么办呢？我们知道，点击&将字体缩小/增加1磅&按钮不会因为存在多种字体大小而出现问题。因此，只要我们模拟按钮点击动作，就可以绕过Selection和Font对象。
　　每一个Office的CommandBar按钮都有一个数值型的ID属性，&将字体缩小1磅&按钮的ID是310，&将字体增加1磅&按钮的ID是311。只要有了按钮的ID，就可以用CommandBars属性的FindControl方法创建按钮对象，然后利用Execute方法执行与CommandBar关联的操作。也就是说，用下面的代码可以执行&将字体缩小1磅&和&将字体增加1磅&命令：
CommandBars.FindControl(ID:=310).Execute
CommandBars.FindControl(ID:=311).Execute
1.2 调整行距
　　下面来看看如何模拟WordPerfect第二类调整文档空间的方法，即调整行距。Word有三个内建的命令来调整行距（各个行之间的垂直距离），如图三最下方的三个按钮所示，它们对应的VBA代码是：Selection.ParagraphFormat.Space1，Selection.ParagraphFormat.Space15，Selection.ParagraphFormat.Space2。
　　Space1方法为指定段落设置单倍行距，准确的间距将取决于各行内字符最大的字号。Space15方法为指定段落设置1.5倍行距，即各段内字符的最大字号加上6磅；Space2方法设置2倍行距，即各段内字符最大的字号加上12磅。
　　但是，利用这些方法来调整行间距不是最好的办法，因为对于需要精确的场合，它们实在显得太粗糙了。使用&格式-&段落&菜单可以更精确地控制行距，如图五所示：
图五：指定行距的六种规则
　　&段落&对话框允许按照六种不同的规则指定行距。如果指定了后面三种规则之一，还必须指定&设置值&。与此对应，在Word VBA中，行距是由两个属性控制的：LineSpacingRule和LineSpacing。Paragraph、ParagraphFormat、Paragraphs集合对象都提供了这些属性。行距的规则通过LineSpacingRule属性值设定，可以指定的常量值包括：wdLineSpaceSingle、wdLineSpace1pt5、wdLineSpaceDouble、wdLineSpaceAtLeast、wdLineSpaceExactly和wdLineSpaceMultiple。如果把规则设置成后面三个常量值之一，同时还必须设定LineSpacing属性。LineSpacing属性用来返回或设置指定段落或范围的行距，单位是磅。要在文档中扩展或收缩文字，最好把LineSpacingRule属性设置成wdLineSpaceMultiple。这样，我们可以让行距总是和段落中最大字体的大小有关。例如下面的代码将当前文档所有段落的行距增加百分之三：
With ActiveDocument.Paragraphs
.LineSpacingRule = wdLineSpaceMultiple
.LineSpacing = LinesToPoints(1.03) End With　　这里用到了LinesToPoints方法。这个方法用来把度量单位从行转换为磅（1行=12磅），返回值是Single类型。按照这种方法，行距值可以调整到相当精确的程度。但应当注意的是，Word会以二十分之一磅为单位调整最终的行距。例如在上面的例子中，最终的行距不是12.36磅（1.03 X 12），而是12.35磅。
　　为了便于阅读，最好不要将行距缩小到90-92%（约11磅）以下。如果小于这个值，行的高度可能不够，某些文字的顶端或末端可能被切割。但是，如果要扩展一个文档，这种办法是非常理想的，不仅效果显著，而且永远不会影响文档的可读性。
1.3 页边距
　　WordPerfect允许修改页四边的空白距离，下面来看看如何在Word中作类似的调整。不过首先需要注意的是，无限制减小页边距不一定安全，因为可能与打印机支持的边距范围产生冲突。另外，如果文档包含页眉、装订线等，调整整个文档的边距之后可能会出现意外的结果。
　　在Word VBA中，与四种边距对应的TopMargin、BottomMargin、LeftMargin和RightMargin属性属于PageSetup对象，属性的类型是Single，可用来设置或返回页边与文字边缘的距离，单位是磅。如果你不习惯用磅作为计量单位，可以借助转换函数使用自己熟悉的单位，例如英寸。例如，下面的例子中，InchesToPoints函数把1.5英寸转转成108磅（1英寸等于72磅）：
With ActiveDocument.PageSetup& .LeftMargin = InchesToPoints(1.5)&& .RightMargin = InchesToPoints(1.5) End With　　PageSetup对象属于Section对象。也就是说，如果一个文档包含多个节（Section），就可以提取出多个PageSetup对象，每一个PageSetup对象可能有不同的边距。所以，如果文档包含多个节且各个节的左边距不同，下面的代码不能得到正确结果，它将返回wdUndefined值（9999999）：
Debug.Print ActiveDocument.PageSetup.LeftMargin
　　如果要调整整个文档的边距，就必须分别处理各个节的边距，如下面的例子所示。这段代码首先获取各个节的当前左、右边距，然后把它们缩小20%：
Dim ObjSection As SectionFor Each ObjSection In ActiveDocument.Sections&& With ObjSection.PageSetup&&& .LeftMargin = .LeftMargin * 0.8&&& .RightMargin = .RightMargin * 0.8&& End WithNext
二、实现自动调整功能
　　前面分析了在VBA中调整文档占用空间的各种途径。利用这些技术可以编写出下面的DocSizer类，实现调整文档页数的核心功能。
　　DocSizer类主要提供了10个属性和一个Execute方法。10个属性的含义如表一所示。
表一 属性 说明 AdjustItems 可选，Long。指定可以通过哪些项目来调整文档占用的空间。允许使用下列枚举常量的任意组合：adjFontSize（1），adjLineSpacing（2），adjMarginLeft（4），adjMarginRight（8），adjMarginTop（16），andadjMarginBottom（32）。如果忽略，则默认是adjAll常量（63），即前面6个选项的组合。 NumTargetPages 必需，Long，可读写。指定目标页数，与现有页数的差距不能超过50%。 MinLeftMargin MinRightMargin
MinTopMargin
MinBottomMargin
可选，Single。用来指定必须保留的最小边距，可用来防止边距缩小得太多以至于超出打印机允许的范围。如果忽略，默认保留的最小边距是文档第一节边距的70%。 MinFontSize 可选，Single。指定&正文&样式的字体最小可以调整到多少。如果忽略，则默认最小允许的字体是6磅。 MinLineSpacing 可选，Single。指定&正文&样式中的行距最小可以调整到多少。如果忽略，则默认11磅（相当于一行的92%）。如果行距小于11磅，字符可能被切割。 NumCurrentPages 只读，Long。返回文档初始的页数。执行Execute方法之后，返回值将是调整后的页数。 UndoAfterFailure 可选，Boolean。如果设置成True，一旦调整之后未能达到预定的页数要求，则撤销所有对文档格式的修改，恢复文档的原始状态。默认值是True，如果要保留调整后的结果（即使页数不能达到预定的要求），则应当显式地把该属性设置成False。
　　Execute方法启动调整文档页数的操作，如果能够达到预期的页数要求，返回True；否则返回False。另外，Execute方法还可能返回错误，利用Err.Description可获得错误的描述信息。下面是DocSizer的主要代码：
'公用变量,可读写的属性Public NumTargetPages As Long '目标页数Public UndoAfterFailure As Boolean '调整失败后恢复'可调整的项目'包括：字体，行距，左、右、上、下边距Public Enum adjItems& adjFontSize = 1& adjLineSpacing = 2& adjMarginLeft = 4& adjMarginRight = 8& adjMarginTop = 16& adjMarginBottom = 32End Enum'全部项目都可以调整Const ADJ_ALL = adjFontSize Or adjLineSpacing Or adjMarginLeft Or _& adjMarginRight Or adjMarginTop Or adjMarginBottom'错误信息'错误信息常量声明,略...Const ERR_MSG_OPERATION_SUCCESSFUL = &操作成功！该文档现在包含预定的页数。&Const ERR_MSG_SHRINK_FAILED = &错误！无法把该文档缩减到预定的页数。&Const ERR_MSG_STRETCH_FAILED = &错误！无法把该文档扩展到预定的页数。&Const ERR_MSG_TARGETPAGES_OVERFLOW = &错误！目标页数与现有页数的差距不能超过50%。&Const ERR_MSG_TARGETPAGES_SAME_AS_CURRENT_PAGES = &错误！目标页数与现有页数完全一样。&Const ERR_MSG_NO_TARGETPAGES = &错误！没有指定目标页数。&'默认允许的最小字体Const MIN_FONTSIZE As Single = 6'默认允许的最小行距Const MIN_LINESPACING As Single = 11'允许将页边距缩小到多少(百分比)Const MIN_MARGINS_PERCENTAGE As Single = 0.7Const DEF_MARGIN_ADJUSTMENT As Long = 12'声明其他对象型变量,略...'======类的属性和方法======='类初始化Private Sub Class_Initialize()If Documents.Count Then& '用于撤销已执行的格式修改操作& Set objUndoList = CommandBars.FindControl(ID:=128)End If'默认修改失败后恢复UndoAfterFailure = TrueEnd SubPrivate Sub Class_Terminate()Set objUndoList = NothingEnd SubProperty Get CurPageCount() As Long'获得文档的当前页数If Documents.Count Then& CurPageCount = ActiveDocument.ComputeStatistics(wdStatisticPages)End IfEnd PropertyPrivate Property Get sDefaultLineSpacing()'返回&正文&样式的行距，磅With ActiveDocument.Styles(wdStyleNormal).ParagraphFormat& '行距规则？& Select Case .LineSpacingRule& Case wdLineSpaceMultiple&&& sDefaultLineSpacing = .LineSpacing& Case wdLineSpaceSingle, wdLineSpace1pt5, wdLineSpaceDouble& ' 0, 1,或 2&&& sDefaultLineSpacing = (.LineSpacingRule + 1) * 12& Case Else '忽略wdLineSpaceExactly和wdLineSpaceAtLeast&&& sDefaultLineSpacing = 12& End SelectEnd WithEnd PropertyPrivate Property Get DefaultFontRange() As Range'找到一个按照&正文&样式格式化的Range。'缩小字体时，查看该Range就可以知道字体缩小'到了什么程度If Documents.Count ThenWith SelectionSet objOriginalSel = .RangeWith .Find.ClearFormatting.Font.Size = ActiveDocument.Styles(wdStyleNormal).Font.Size.Text = vbNullString.Forward = True.Wrap = wdFindContinue.Format = TrueIf .Execute ThenSet DefaultFontRange = Selection.RangeElseSet DefaultFontRange = NothingEnd IfEnd WithobjOriginalSel.SelectEnd WithEnd IfEnd Property
Private Property Get nCurUndoItems()'返回&常用&工具栏&撤消&列表的项目数If IsObject(objUndoList) ThenWith objUndoListIf .Enabled Then nCurUndoItems = .ListCountEnd WithEnd IfEnd Property
Function Execute() As Boolean'根据设定的参数，将文档页数调整到预定的数量On Error Resume NextnInitialPages = CurPageCount '初始页数'&撤消&列表的当前项数nInitialUndoItems = nCurUndoItems '默认允许以所有手段调整文字占用的空间If nAdjustItems = 0 Then nAdjustItems = ADJ_ALL'是否允许调整边距bAdjustAnyMargin = CBool(nAdjustItems And adjMarginLeft) Or _CBool(nAdjustItems And adjMarginRight) Or _CBool(nAdjustItems And adjMarginTop) Or _CBool(nAdjustItems And adjMarginBottom)
'根据目标页数的不同，执行不同的操作（缩减页数或扩展页数）Select Case NumTargetPagesCase 0'没有指定目标页数Err.Raise ERR_NO_TARGETPAGES, , ERR_MSG_NO_TARGETPAGESCase Is & nInitialPages * 1.5, Is & (nInitialPages + 1) \ 2'目标页数与现有页数的差距不能超过50%Err.Raise ERR_TARGETPAGES_OVERFLOW, , ERR_MSG_TARGETPAGES_OVERFLOWCase Is & nInitialPages'缩减页数ShrinkToFitExecute = (CurPageCount = NumTargetPages)If Execute = True Then'缩减页数成功Err.Raise ERR_OPERATION_SUCCESSFUL, , ERR_MSG_OPERATION_SUCCESSFULElse'缩减页数失败Err.Raise ERR_SHRINK_FAILED, , ERR_MSG_SHRINK_FAILED'是否恢复到调整页数之前的原始文档？If UndoAfterFailure Then UndoAllEnd IfCase Is & nInitialPages'扩展页数StretchToFitExecute = (CurPageCount = NumTargetPages)If Execute = True Then'扩展页数成功Err.Raise ERR_OPERATION_SUCCESSFUL, , ERR_MSG_OPERATION_SUCCESSFULElse'扩展页数失败Err.Raise ERR_STRETCH_FAILED, , ERR_MSG_STRETCH_FAILED'是否恢复到调整页数之前的原始文档？If UndoAfterFailure Then UndoAllEnd IfCase ElseEnd Select
If IsObjectValid(objOriginalSel) Then objOriginalSel.Select'刷新屏幕Application.ScreenRefreshEnd Function
Private Sub StretchToFit()'扩展文档页数With ActiveDocument'如果允许调整字体...If CBool(nAdjustItems And adjFontSize) ThenDo Until bFontDone'增大字体.Range.Font.Grow'分析页数nCurPages = CurPageCount'当前页数是否等于目标页数？If nCurPages = NumTargetPages Then' 已经达到目标页数Exit SubElseIf nCurPages & NumTargetPages Then'页数太多了。必须撤消最后一次修改操作.Undo 1bFontDone = TrueElse'文档页数仍旧太少，继续扩展文档End IfLoopEnd If
'调整行距,略...
'调整边距,略...
End WithEnd Sub
Private Sub ShrinkToFit()'缩减文档页数With ActiveDocument'如果允许调整字体...If CBool(nAdjustItems And adjFontSize) ThenDim sCurFontSize As Single'确定最小字体If sMinFontSize = 0 Then sMinFontSize = MIN_FONTSIZEDim rNormalFont As RangeSet rNormalFont = DefaultFontRangeDo Until bFontDone' FitToPages执行失败会出现错误On Error Resume Next.FitToPagesSelect Case ErrCase ' FitToPages失败，结束循环Err.ClearbFontDone = TrueCase 0 'FitToPages执行成功'文档是否包含用&正文&样式格式化的文字？If IsObjectValid(rNormalFont) Then'它当前的字体大小是多少？sCurFontSize = rNormalFont.Font.Size'如果字体已经达到允许的最小极限，则结束循环If sCurFontSize & sMinFontSize Then.Undo 1bFontDone = TrueEnd IfElse'文档不包含&正文&样式大小的文字。字体可能被调整到6'磅（FitToPages的下限）End IfCase Else '其他不能确定的异常Err.ClearbFontDone = TrueEnd Select'分析页数nCurPages = CurPageCount'当前页数是否等于目标页数？If nCurPages = NumTargetPages Then'已经达到目标页数Exit SubElseIf nCurPages & NumTargetPages Then'页数太少了。如果不允许调整行距，撤消最后的操作If Not CBool(nAdjustItems And adjLineSpacing) Then.Undo 1End IfbFontDone = TrueElse'页数仍旧太多，继续缩减页数End IfLoopEnd If
'调整行距,略...'调整边距,略...End WithEnd SubPrivate Sub UndoAll()'撤消所有调整页数的操作,略...End Sub&
　　可以看到，扩展页数的过程（StretchToFit）比较简单，缩减页数的过程（ShrinkToFit）稍微复杂一点。代码的主要思路是：每次调整字体大小、行距或边距之后，检查一下CurPageCount属性，看看是否已经达到目标页数。如果已经达到，调整过程结束，Execute方法返回True；如果调整之后页数变得太多（或太少），例如缩小字体之后页数小于目标页数，则撤消最后一次操作，尝试另一种调整页数的办法。当所有调整页数的办法都已经试遍，而页数仍未能达到要求，则Execute返回False。
　　建议至少用字体和行距两种办法调整文档的页数，这样可以大大增加调整成功的可能性。当然，不能排除未能达到目标页数的情形出现，导致这种情形的主要原因可能是文档包含太多手工插入的分页符、大型图片，或者是因为目标页数和现有页数的差距太大。
三、设计用户界面
　　前面介绍了调整文档页数的核心思路和代码。下面来看看制作用户界面的过程。用户界面主要包括两部分：菜单和对话框。图六是加入到&文件-&打印预览&前面的&调整页数&菜单。
图六：&调整页数&菜单
　　&调整页数&菜单包括三个选项。第一个选项允许指定目标页数，然后根据默认的参数执行调整操作。第二个选项等同于Word的&减少一页&功能，但原来这个功能只能在打印预览状态下使用。第三个选项显示出图二的对话框，用户自定义调整页数的参数，然后点击&确定&按钮开始调整页数。如果用户试图调整文档页数时，文档没有保存，会出现图七的提示。
图七：调整页数之前保存文档
　　设置菜单的代码和其他代码一起保存在一个插件模板DocSizer.dot之中。DocSizer.dot的主要内容如图八所示。其中：
frmDocSizer窗体：包含图二的对话框。
Interface模块：包括生成图六菜单、根据默认参数调整文档页数、显示图二对话框的代码。
Context类模块：处理上下文信息。
DocSizer类模块：实现调整文档页数的核心功能。
图八：DocSizer模板的主要内容
　　DocSizer.dot必须放入Word的自动启动目录。对于Windows 2000/XP和Office 2000/XP，启动目录通常是\Documents and Settings\&用户名字&\Application Data\Microsoft\Word\STARTUP。Word会自动加载该目录下的模板，这样我们就可以在Word启动时加入&调整页数&菜单。
　　因篇幅关系，这里不再介绍Context类模块和Interface模块的代码，但你可以参见本文的附件DocSizer.dot，代码中包含了详细的注释。将DocSizer.dot安装到Word的启动目录下，启动Word就可以看到&文件-&打印预览&前面增加了一个&调整页数&菜单。启动目录的具体位置，可查看Word菜单&工具-&选项&再选择&文件位置&。如果你要查看DocSizer.dot的完整代码，先按正常方式打开它，然后选择菜单&工具-&宏-&宏&，再选择&编辑&即可。
　　作为一种通用软件，Word无法照顾到每一个用户的特殊要求和使用习惯。但是，Word提供了VBA编程支持和完善的对象模型。正如本文例子所显示的，利用这些技术，我们可以随心所欲地定制Word，提高工作效率。
'调整行距,略...'调整边距,略...
Private Sub UndoAll()'撤消所有调整页数的操作,略...
　　可以看到，扩展页数的过程（StretchToFit）比较简单，缩减页数的过程（ShrinkToFit）稍微复杂一点。代码的主要思路是：每次调整字体大小、行距或边距之后，检查一下CurPageCount属性，看看是否已经达到目标页数。如果已经达到，调整过程结束，Execute方法返回True；如果调整之后页数变得太多（或太少），例如缩小字体之后页数小于目标页数，则撤消最后一次操作，尝试另一种调整页数的办法。当所有调整页数的办法都已经试遍，而页数仍未能达到要求，则Execute返回False。
　　建议至少用字体和行距两种办法调整文档的页数，这样可以大大增加调整成功的可能性。当然，不能排除未能达到目标页数的情形出现，导致这种情形的主要原因可能是文档包含太多手工插入的分页符、大型图片，或者是因为目标页数和现有页数的差距太大。
三、设计用户界面
　　前面介绍了调整文档页数的核心思路和代码。下面来看看制作用户界面的过程。用户界面主要包括两部分：菜单和对话框。图六是加入到&文件-&打印预览&前面的&调整页数&菜单。
图六：&调整页数&菜单
　　&调整页数&菜单包括三个选项。第一个选项允许指定目标页数，然后根据默认的参数执行调整操作。第二个选项等同于Word的&减少一页&功能，但原来这个功能只能在打印预览状态下使用。第三个选项显示出图二的对话框，用户自定义调整页数的参数，然后点击&确定&按钮开始调整页数。如果用户试图调整文档页数时，文档没有保存，会出现图七的提示。
图七：调整页数之前保存文档
　　设置菜单的代码和其他代码一起保存在一个插件模板DocSizer.dot之中。DocSizer.dot的主要内容如图八所示。其中：
frmDocSizer窗体：包含图二的对话框。
Interface模块：包括生成图六菜单、根据默认参数调整文档页数、显示图二对话框的代码。
Context类模块：处理上下文信息。
DocSizer类模块：实现调整文档页数的核心功能。
图八：DocSizer模板的主要内容
　　DocSizer.dot必须放入Word的自动启动目录。对于Windows 2000/XP和Office 2000/XP，启动目录通常是\Documents and Settings\&用户名字&\Application Data\Microsoft\Word\STARTUP。Word会自动加载该目录下的模板，这样我们就可以在Word启动时加入&调整页数&菜单。
　　因篇幅关系，这里不再介绍Context类模块和Interface模块的代码，但你可以参见本文的附件DocSizer.dot，代码中包含了详细的注释。将DocSizer.dot安装到Word的启动目录下，启动Word就可以看到&文件-&打印预览&前面增加了一个&调整页数&菜单。启动目录的具体位置，可查看Word菜单&工具-&选项&再选择&文件位置&。如果你要查看DocSizer.dot的完整代码，先按正常方式打开它，然后选择菜单&工具-&宏-&宏&，再选择&编辑&即可。
　　作为一种通用软件，Word无法照顾到每一个用户的特殊要求和使用习惯。但是，Word提供了VBA编程支持和完善的对象模型。正如本文例子所显示的，利用这些技术，我们可以随心所欲地定制Word，提高工作效率。
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