会计账务处理敬请期待恩友下一步研究开发
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中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUALNGO FRIENDS1&&&&撰写人／姜令　夏玉杰　胡春　黄玉梅 统稿／付京平　王亮　佟贞贞　胡春 手册交流 QQ 群／
感谢 Geneva Global 基金会资助2&&&&CATALOG目 录002 ／总 述 004 ／第一章　如何管理资金004 ／概述 004 ／一、什么是资金管理 004 ／二、资金管理的重要性 005 ／三、你的组织资金管理的如何 006 ／四、如何进行资金管理 019 ／附录058 ／五、保管 058 ／附录059 ／第六章　如何管理项目预算059 ／概述 059 ／一、什么是预算及项目预算管理 059 ／二、管理项目预算的重要性 060 ／三、你的组织项目预算管理的如何 060 ／四、如何进行项目预算 069 ／附录020 ／第二章　如何管理物资020 ／概述 020 ／一、什么是物资管理 020 ／二、物资管理的重要性 020 ／三、你的组织物资管理的如何 021 ／四、如何进行物资管理 028 ／附录070 ／第七章　如何编制财务报告070 ／概述 070 ／一、什么是财务报告工作 071 ／二、财务报告的重要性 071 ／三、你的组织财务报告工作做得如何 072 ／四、如何进行编制财务报告 080 ／附录029 ／第三章　如何管理票据？029 ／概述 029 ／一、什么是票据管理 029 ／二、票据管理的重要性 030 ／三、你的组织票据管理的如何 031 ／四、如何进行收支票据的管理 048 ／五、保管 048 ／附录081 ／第八章　如何正确财务公开081 ／概述 081 ／一、什么是财务公开 081 ／二、财务公开的重要性 082 ／三、你组织的财务公开做得如何 083 ／四、如何进行正确财务公开 084 ／附录049 ／第四章　如何建立审批流程049 ／概述 049 ／一、什么是审批流程 049 ／二、审批流程的重要性 049 ／三、你的组织审批流程做得如何 050 ／四、如何建立审批流程 051 ／五、记录 051 ／附录085 ／第九章　关于税务那些事儿085 ／概述 085 ／一、如何办理税务登记 085 ／二、依法纳税的重要性 086 ／三、需要缴纳哪些税 086 ／四、可享受的税收优惠 088 ／五、纳税期限 088 ／六、五险一金 090 ／附录052 ／第五章　如何清晰记录052 ／概述 052 ／一、什么是收支记录 052 ／二、收支记录的重要性 052 ／三、你的组织记录的如何 052 ／四、如何进行记录091 ／总结092 ／初创公益组织财务管理制度模板（已注册） 096 ／初创公益组织财务管理制度模板（未注册）101 ／参考文件&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL总述OVERVIEW目前在中国的公益组织数量众多，其中年收入规模在 30 万以下的小微型初创公益组织占据 着最大的数量。 这类初创公益组织无专业财务人员，兼职做财务工作的员工又不具备相关财务专业知识，由 于没有专业人员，组织缺乏基本的财务管理体系，导致一些基本的财务管理要求都无法达到。另 一方面，市场上也没有小微初创型公益组织财务管理可供参考的书籍和资料。对财务管理，这些 组织往往无法下手，力不从心。然而，这些组织从外部来讲有资助方及其他利益相关方的要求， 从组织内部发展来讲，有如何满足基本法律法规，使组织财务规范化的需求。 对于财务做到什么样，就可以说组织的财务比较规范？就能满足初创组织的基本管理需求？ 简单来讲，我们认为就是做到下面的“六有”：有 有 有 有 有 有明确的人员分工 合格的原始票据 安全的资金管理 严格的审批流程 完整意义的账簿 定期的账务报表兼职会计、专职出纳 外部发票、内部单据 收付讫、保管、定期对账 经手、审核、审批 总账、明细账、日记账 月报、年报、分析那如何做到上述的六有呢？恩友根据多年公益组织财务管理服务经验，针对初创公益组织无 专业财务人员、财务能力薄弱的现状，开发了一套财务管理工具包手册（以下简称手册），手册 涵盖了一个初创公益组织做好财务工作的基础标准和方法，更重要的是每种方法我们都提供了相002NGO FRIENDS&&&&应的工具，帮助初创公益组织用简单的表格、模板，轻松搞定财务工作。 本手册共有以下九个章节：1如何管理2资 金如何管理3物 资如何管理票 据4审批流程7如何建立5收支记录8如何清晰6项目预算9如何管理账务报告如何编制财务公开如何正确税 务那些事儿关于本手册第一、二章对于组织资金和物资的管理，主要从内部控制角度，讲解如何通过分级授 权审批，相互监督及相互牵制，降低组织的资金和物资管理的风险。 票据的管理、完善的审批流程、清晰的记录以及定期的财务报告，是组织基本的账务处理过 程，做好这四步，那组织的基本账务体系就搭建好了。那如何搭建呢？请看本手册第三、四、五、 七章内容。 针对初创公益组织主要做项目的特点，本手册第六章从预算的编制—执行监控 - 决算，分别 讲解如何编制合理的预算，如何对预算执行进行监控？预算和实际执行不一致该如何处理？如何 对项目预算进行监控及预决算对比？请看本手册第六章内容。 对于获得的项目款和捐赠款，不仅组织内部自己清楚钱从哪里来，花到哪里去，有时候还需 要向利益相关方汇报、展现，取得相关方的认可。 那么如何在修炼好内功之后，进行正确的财务公开，让组织更具有公信力呢？请看第七章如 何正确财务公开？ 初创公益组织实际上是以多种形式存在的，有民非注册的，有工商注册的，有挂靠专项基金 的， 对于不同注册形式的组织， 你们知道组织要交什么税吗？在哪儿交？什么情况可以享受免税？ 又如何申请？涉税的注意事项又有哪些呢？请看本手册的第九章税务那些事儿的内容。 本手册的服务对象为初创期公益组织中承担出纳工作但又不具备财务专业知识的人。本手册 尽量运用非财务专业术语，提供实用的财务工具表格以及 NPO 组织的真实案例，让财务小白看 了能懂，懂了会做。力争开发出一本易掌握易操作的实用财务管理手册，使其能运用手册的内容， 搭建组织的基本财务管理体系，满足组织的基本财务管理需求。 由于此手册针对的是初创组织中不具备专业财务知识的工作人员，故本手册未涉及会计账务 处理部分内容，会计账务处理敬请期待恩友下一步研究开发。 最后感谢所有参与本手册撰写及帮助完成手册的小伙伴们！003&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL第一章 如何管理资金HOW TO MANAGE MONEY概 述　　一个组织的正常运营离不开资金的支持。作为组织负责人，你知道组织有多少钱吗？这些钱存放在哪儿？ 金额准确吗？会有损失的风险吗？怎样才能确保它们的安全性？管控的关键点又在哪里？在此章节里将为您 一一讲解，通过对组织的现金、银行账户等资金的管控，来保障组织资金的安全性，为组织提供一个运作良 好的环境。一、什么是资金管理资金管理通俗地说就是组织对资金的来源和使用进行有计划的控制、监督的管理过程。组织 的货币资金，无论是现金、银行存款或者在第三方支付平台上，都属于资金管理范围。对组织资 金的管理需要做到相互牵制，相互制约，以制度流程化管理代替互信氛围，形成以制度说话，而 非仅靠相信某人；同时组织可根据实际情况，采取分级授权审批制度，即明确的岗位分工、严格 执行不相容职务分离等方法，降低资金的管理风险，保障资金安全。职位不相容即会计、出纳与 组织负责人无任何直系亲属关系；组织负责人也不应同时兼任组织的出纳工作。建议分级授权如 下表所示： 岗位名称组织负责人 财务负责人 / 会计 项目负责人 出纳 审批组织所有收支 保管财务章、授权 U 盾（卡密码或短信支付密码、支票密码） 审核项目所有收支 支票、支付 U 盾（银行卡）、人名章岗位职责【关键点提醒：随着组织的发展相关人员的到位，建议组织负责人将相关权限授权给相应人员，通过明确的岗 位分工，做到相互牵制，相互制约】二、资金管理的重要性资金是组织生存和发展的血脉，也是组织正常运转的有力保障。例如某组织，由于组织人少，组织负责人工作较忙也嫌财务工作麻烦，将组织的各印章、支票都 交由出纳一人保管，月底时组织负责人在出纳递交的报销单上集中审批签字。004NGO FRIENDS&&&&第一章 如何管理资金从上述案例可以看出，出纳一人保管所有印章，可很轻易的从账户支取现金，负责人没有对 资金进行有效管控，有可能会出现资金被挪用，甚至被盗用，从而导致资金断流情况，严重影响 组织的正常运营，引起资助方及公众的质疑，最终影响组织的生存发展。 因此，如果把资金管控好了，能体现出组织管理专业化、透明化；更好的做到自证清白，使 利益相关方相信组织不仅有能力管理好资金，更有能力有效安全的使用资金；资金良性循环，为 组织可持续发展提供有力保障。三、你的组织资金管理的如何说明：本测试满分为 85 分，根据组织内部设置和管理情况请选择“是”或“否”，选择“是” 可得 5 分，选择“否”不得分。不同分值阶段，我们给出了不同的评价和管理建议。 序号1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 出纳和会计分设 负责财务工作的人与组织负责人无直系亲属关系 组织负责人未担任出纳或会计工作 出纳和会计（或组织指定的其他人员）每月核对现金日记账余额并清点手头现金 余额，留下核对记录 出纳和会计（或组织指定的其他人员）每月根据银行对账单核对银行存款余额 现金和银行存款核对出现差异时及时进行处理 银行预留印鉴 ( 一般指财务章和人名章 ) 分开保管（对于未注册组织，银行卡和密 码分开保管） 网银支付 U 盾和授权 U 盾分别保管 ( 对于未注册组织，U 盾与支付密码分开保管 ) 使用现金或转账支票时，支票上有清晰的用途说明，并填制金额后交由组织负责 人审批后，才加盖相关印章 1,000 元以上付款坚持采取银行转账方式结算 明确规定了出纳的库存现金上限，并严格执行 对组织负责人发生的费用由另一人签字后方可入账（如理事会指派人员，员工代 表等） 不存在任何形式的账外账（俗称小金库） 不存在组织财产与组织创办人或负责人财产划分不清的情况 坚持收入公开（包括在组织内部公开或向公众公开） 财务账簿、凭证等相关档案保管安全、完整 至少每年进行一次财务审计（包括聘请专业审计公司也包括组织治理层进行的内 审） 图 1 资金安全测试表指标是/否得分005&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL75 分以上：比较完善，建议继续发挥财务人员专业性，为组织战略决策提供帮助。 61-75 分： 存在个别漏洞或风险，如组织规模持续扩大，建议再多投入一些精力有针对性的弥补 这些漏洞； 16-60 分： 存在较多漏洞，建议根据实际情况制定切实有效地改善措施； 15 分以下：安全性差，建议尽快进行整改；请仔细阅读下面的内容，我们将告诉您如何来防范组 织资金管理中存在的这些风险。四、如何进行资金管理组织在办理完相关注册手续后，均需办理相关印鉴手续。一般来说，已注册组织常见的印鉴 有公章、财务章、法人人名章、发票专用章、合同专用章等。这些印鉴在组织的资金管理中就像 房屋大门的钥匙，保护着组织资金安全。 对于印鉴的保管需由不同的两人分开保管，从而达到相互牵制，相互制约，降低组织的管理 风险。 如下图所示，公益组织的货币资金主要包括银行存款、现金 , 此外，也有些公益组织在第三 方支付平台的货币资金（如开淘宝店义卖款，捐赠款至支付宝等）。货币资金银行存款 现金 第三方支付平台对公账户个人账户图 2 货币资金主要类别资金存放的形式的不同，决定了管理方式的差异。不管是哪种形式存在的货币资金，管控的 关键都是通过建立相互牵制和分级授权审批制度，把握好货币资金使用过程中的流入流出的管控 点，最大限度地降低资金使用过程中的风险，确保资金的安全。 以下就组织货币资金的两种形式：银行存款和现金分别讲述如何对其进行管理。 4.1 如何管理银行存款 银行存款是指所有权归属组织但存放在组织对公银行账户的款项。银行账户又分为组织对公 账户及个人对公账户。对于已注册登记的组织，在办理完相关注册手续后，则可去注册所在地的 银行办理银行开户许可证，即办理组织的基本存款账户（银行对公账户），本手册简称为“对公 账户”。006NGO FRIENDS&&&&第一章 如何管理资金对于未注册的组织不得不采用个人银行卡来管理组织的资金，即个人对公账户。用个人银行 卡作为组织的公用账户是不得已而为之，是公益组织资金管理形式中一个没有办法的办法。 无论是对公账户还是个人对公账户，在管理时都需从账户开设、分开保管、清晰收支、定期 对账这四个环节相互牵制，通过合理的授权、建立取现和转帐操作的监管流程、定期的对账来保 障资金的安全。对公账户个人对公账户 全员讨论 签署承诺书开设完成注册 办理银行开户许可对公账户个人对公账户 银行卡 . 支取密码分开 u 盾 . 支付密码分开保管支付 . 授权 U 盾分开 支票与支票密码分开 财务章与人名章分开 对公账户 现金及时送存银行 支取现金：填写现金支票并获 得组织负责人审批 银行付款：通过网银进行或填 开转账支票收付个人对公账户 现金及时送存银行 现金：2 人共同支取 网银：转账对账对公账户 保留所有回单 日记账与对账单相符个人对公账户 保留所有回单 卡账相符 图 3 银行存款管理流程图4.1.1 账户的开设已注册（对公账户） 在完成相关注册手续后，即在注册所在地附近的一家银行办理银行开户许可证，开设对公账户（办 理转账结算和现金收付），在日常工作中，组织经营活动的日常资金收付以及工资和现金的支取 均可通过该账户办理。 在开设对公账户时，需在开户行预留银行印鉴，一般为财务章及法人的人名章（也有银行还 需预留出纳人名章），用于现金、转账支票以及办理银行其他相关事宜。银行预留印鉴在本手册 简称为“预留印鉴“。 未注册（个人对公账户） 由于是将组织公款存放在个人银行卡中，因此在开设个人对公账户需要通过相关流程，以及 合理的授权保障组织资金的安全。其开设流程图如下：007&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL● 保留开卡人身份证复印件全员讨论● 不能公开设为信用卡内部公开承诺该账户内资金 为组织所有及控制● 承诺此卡资金为组织所有及控制图 4 个人对公账户开设流程图个人对公账户的开设，首先需先经全员讨论确定以谁的名义开户（在日常工作中也有可能采 用原有账户继续沿用的，如因着急拔付项目款来不及全员讨论确定的），该卡在组织内部公开， 并保留开卡人身份证复印件。无论是哪一种情况，开户人都要签署承诺书，承诺该账户资金是组 织所有及控制，从而避免个人与组织的资产划分不清。【关键点提醒】：为了规避账户透支风险，用于开设个人对公账户的银行卡应为借记卡，不得为信用卡。如 开卡人离职，则需重新开设账户。另如果法人或出纳离职，需要办理预留印鉴变更手续。4.1.2 账户的保管已注册（对公账户） 组织为了保障资金的安全，需根据人员配置情况合理授权。对于动用银行资金所需要的印鉴、 支票、 密码、 U 盾等， 必须由两人分开保管， 共同操作完成， 即要有明确的岗位分工， 做到相互牵制， 相互监督。具体如下图所示：支取 现金财务章与人名章分开 现金支票与支票密码分开银行 转账支付 u 盾与授权 u 盾分开 转账支票与支票密码分开图 5 已注册组织印鉴、U 盾保管示图【关键点提醒】：建议 1000 元以上的大额支出采取网银转账付款，减少由于现金支付产生的风险，同时增 加可验证及可复核性。未注册（个人对公账户） 个人对公账户银行卡应做到持卡人与设置支付密码的人由不同的人来保管。 个人对公账户也可办理网银转账，目前网银转账一般通过 U 盾和支付密码完成，组织可以由 出纳保管 U 盾， 财务负责人 （或指定专人） 保管支付密码， 因此和对公账户一样可以做到相互牵制。 个人对公账户支付相关款项时也应尽量选择网银支付，以增加资金支出的可验证性及可复核性。008NGO FRIENDS&&&&第一章 如何管理资金4.1.3 账户的收支 收款组织的各项收入应直接汇入银行账户中。 收到现金也应及时送存到对公账户 （个人对公账户） ， 保障资金安全。对于现金收入的管理详见本章 2 现金管理内容。付款组织日常运营或者开展项目活动，从对公账户支取现金或者转账付款（如用于支付日常运营 的零星支出、员工工资、项目活动款等）主要有以下三种方式：资金 支出现金支票支取现金运营支出 . 项目活动款 . 工资等网银支付转账支票 第三方委托收款银行手续费银行代扣代缴税金 . 五险一金 . 账户管理费 . 手续费等图 6 资金支出类别下面将就已注册组织（对公账户）及未注册组织（个人对公账户）的资金支出分别重点介绍 取现以及转账。第三方委托收款及银行代扣手续费是由开户银行直接从对公账户划账，此章就不 予以介绍。 已注册（对公账户） 现金支票是从对公账户取现的主要途径，现金支票仅限于从对公账户支取现金。支取现金流 程如下：写清用途 , 正确填写金额 , 日期审核用途 , 金额 , 日期出纳填写 现金支票◆ 存根与支票内容一致机构负责 人审批◆ 在存根联上审批处签字加盖财务章和 人名章及支付密码◆ 在支票正反面均需加盖出纳去银行 支取现金◆ 出纳凭存根联登帐图 7 已注册组织支取现金流程图现金支票的填写和管理，将在银行账户介绍之后讲解，详见本章 1. 5 现金支票开具和管理部 分的内容。 未注册（个人对公账户） 个人对公账户的取现与组织的银行对公账户相比就简单些了。在取现时需要二人共同操作， 起到互相牵制、监督的作用。具体流程如下图所示：009&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL出纳填写 取现申请单◆ 写清用途、金额 图 8 出纳填写取现申请单机构负责人 审批◆ 审核用途、金额共同取现◆ 保管卡和密码人同去出纳登现金 银行日记账◆ 凭取钱银行回单 （ATM 小票）取现申请单由组织自制，最后与取钱的银行回单（ATM 小票）一起作为登账凭据。 取现申请单示样如下： 取现申请单日 期： 申请人： 年 月 日取款事由取款金额 申请人 :小写 ￥ 审核人：大写 ( 人民币 ) 审批人 :图 9 个人对公账户取现申请单银行转账在讲述完组织从对公账户支取现金后，下面就介绍另外两种组织常见的资金支出 --- 转账支 票及网银转账，即组织通过开具转账支票或网银转账的方式将相关款项支付给第三方。转账支票 　　　　　　只能用于转账，不能提取现金。在使用上有两种情况：一是由组织开具支付给 第三方承兑，即开给第三方，由别人承兑支票。如开具转账支票支付酒店住宿费等；二是组织收 到第三方开具，由组织自己承兑入账。如组织收到某企业捐赠款等。如下图所示：图 10 转账支票示图010NGO FRIENDS&&&&第一章 如何管理资金转账支票的流程、填写参照本章 1.5 现金支票管理的内容。 有 2 点特别需要注意的是： 一是在支付相关款项开具转账支票时只需在支票正面加盖预留印鉴并填上转账支票的支付密码。 二是在收到第三方开具的转账支票后，需在支票收款人处填写本组织的全称，背面加盖组织 的预留印鉴，去开户行填写进账单入账。如下图所示：图 11 进账单示图需要注意的是，有以下任一情况的，此支票为废票，银行将拒绝承兑支票，导致无法从对公 账户支取现金或转账成功：● ● ● ● ● ● ●未使用黑色签字笔填写 日期未按规定正确填写 票面有涂改 大小写金额填写错误 加盖的印鉴不清晰或加盖至支票大写金额栏的 收款人名称简写或有错字 开票日期超过 10 天对于发生上述 7 种情况的支票，直接在票面正面签注“作废”予以作废。作废的支票需要完 整保留（含存根联）并由出纳专门登记备案。 出纳在收到第三方开具的转账支票时，也需要复核上述 7 大注意事项内容，如有问题，及时 跟第三方沟通更换转账支票，让资金及时到账。【关键点提醒】：同现金支票一样，如将收到可承兑的转账支票丢失，也应立即向开具转账支票的单位联系， 提醒立即向其开户行挂失，防止资金损失。另需要注意的是，支票收款人名称与财务章的名称必须一致。011&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL　　　　　　是指通过登录组织的网上对公银行账户进行相关支付操作，直接可将对公账户 网银转账 资金转出。由于网上银行的普遍性，便利性、效率性受到很多组织的欢迎。它不但能节约往返跑 银行的时间成本，且通过网银转账的记录都有迹可寻，不会出现使用现金支付造成遗漏登记某些 费用支出。说的通俗点，就是让开户行帮忙记了一个准确度很高的流水账，可进一步增加相关费 用支出的可复核和可验证性。建议组织在使用网络比较方便的情况下，所有相关支出款项尽量选 用网银转账，特别是 1000 元以上的大额支出。 网银转账在为组织提供便利的同时，如果对其没有很好的监管程序，则存在很大的风险，容 易造成资金损失。对网银转账的相关牵制及监督参照本章 1.2 账户的保管内容。 已注册或者未注册组织的网银转账的流程基本一样，唯一区别在于已注册的对公账户是通过 2 个 U 盾完成转账操作；未注册的个人对公账户则是通过 1 个 U 盾及支付密码（或短信支付密码） 完成转账操作。网银转账流程如下：摘要注明付款事由、 确认金额无误收款人、事由、金额完成审批后◆ 费用报销单签字齐全 图 12 网银转账流程图出纳在网银 录入支付信息◆ 确认收款人账户信息授权通过或 录入密码◆ 依据签字齐全费用报销单出纳记录 登账◆ 将银行回单附在 费用报销单后如上图所述，不管是出纳还是使用授权 U 盾或保管支付密码（短信支付密码）的人（组织负 责人或专人）在录入或者授权审批时的依据都是审批签字齐全的费用报销单。出纳在网银录入转 账信息时要确认 3 点无误：● ● ●确认收款人账户信息无误 确认录入摘要付款事由清晰 确认支付金额无误 同样，使用授权 U 盾或保管支付密码的人要授权审批支付时要确认 3 点一致：● ● ●确认收款人与费用报销单上经手人名称一致 确认付款事由与费用报销单事由一致 确认支付金额与费用报销单一致4.1.4 账户的对账不管是已注册或未注册的组织都必须要定期对账，即由专人或组织负责人定期（每月）或不 定期（有需要或临时检查）与出纳进行核对组织对公账户或个人对公账户的金额。定期对账需要 牢记 3 点：定期、账单相符、账账相符。具体流程如下：012NGO FRIENDS&&&&第一章 如何管理资金对账前 准备出纳 对账出纳 或专人 对账后确认 出纳或专人●取每笔支付的银行回单（ATM 小票）及月度、年度汇总银行 对账单（银行卡交易汇总单）● ●核对银行存款日记账与明细账金额 核对银行存款日记账与银行对账单金额●确认金额无误双方签字确认图 13 定期对账流程图在核对过程中，如发现银行日记账的金额与银行对账单的金额不相符，需核对是否有漏记、 重记、错记情况；如可能漏记重记了某项费用支出及在月末相关款项支付划账由于跨行结算等原 因导致金额不符，而需要编制银行存款余额调节表。初创组织特别是未注册组织很少涉及需要编 制银行余额调节表的情况，本手册就不详细阐述银行余额表的编制。【关键点提醒】：对每笔支出均需要保留银行回单（ATM 小票），做好对资金支出的日清月结工作4.1.5 现金支票的管理说完银行存款以后，我们来介绍一下如何正确开具和管理现金支票。转账支票的管理可参照 执行。填写填写支票必须用黑色签字笔填写，票面严禁涂改，相关信息需按规定正确填写，如下图所示：图 14 现金支票示图013&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL一、日期正确的中文大写为：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾；需要注意的是如日期未按规定正确填写，银行将不予以承兑，即无法支取现金，相关要求如 下表所示： 日/月1-9月 或1-9日 10 - 12 月 10 - 19 日 20 - 29 日 30 - 31 日 图 15 支票日期填写示图填写要求必须在壹 - 玖月或壹 - 玖日前， 加上“零”字 需写成壹拾 X 月 需写成壹拾 X 日 需写成贰拾 X 日 需写成叁拾 X 日例子零壹月，零伍月， 零贰日，零肆日 壹拾月，壹拾壹月 壹拾日，壹拾捌日 贰拾贰日，贰拾柒日 叁拾日，叁拾壹日备注在壹拾 - 叁拾前 加“零”也认可， 具体按当地开户 行规定为准。二、人民币大写金额正确填写：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾； 万仟佰元角分整无角无分或有角无分的末尾应写“整”（也可“正”）字，精确到分则不用填”整“字；小 写金额在最高金额前空白格填写人民币符号￥。例：某组织发生以下支取现金业务：业务事项2014 年 1 月 7 日支取现金 8000 元， 2014 年 12 月 31 日，支取现金 32761.9 元 2014 年 5 月 7 日支取现金 7245.56 元 图 16 支票金额填写示图填写示例贰零壹肆 年 零壹 月 零柒 日；捌仟元整； 贰零壹肆 年 壹拾贰 月 叁拾壹 日；叁万贰仟柒佰陆拾壹元玖角整 贰零壹肆 年 零伍 月 零柒 日；柒仟贰佰肆拾伍元伍角陆分；三、收款人： 需填本组织的全称，不得为简写，错别字或者涂改。 四、用途： 需将取款事由填写清楚，如差旅费、备用金；备用金一般由开户行根据组织每月的实际运营 情况核定一个限额用于日常运转资金。如备用金超过限额，将无法以备用金的形式支取现金。五、付款人名称，出票人账号： 即本组织的开户行名称及开户账号。一般来说，在购买支票时，大部分的银行都将名称和账 号直接打印在支票上，无须手工填写。014NGO FRIENDS&&&&第一章 如何管理资金六、存根联：填完支票正面内容后，需要将左边存根联的内容一并填写，注意内容必须与正 面的内容做到 3 一致：即用途、金额、日期一致。审 批出纳按照上述内容正确填完支票后，需组织负责人签字审批，组织负责人在存根联的主管处 签字，以示同意支取此笔现金。盖 章保管印鉴的人见组织负责人签字后在支票正面空白处加盖预留印鉴（财务章和人名章），注 意不得加盖到大写金额栏，否则银行将退票，无法承兑。同时还需要在支票背面收款人签章处加 盖预留印鉴。如下图所示：图 17 现金支票背面示图另为了进一步保障资金的安全，大部分的银行在购买支票时，会有支票密码条或密码器，每 张支票号相对应一个支付密码， 在承兑时， 银行除了核对支票填写信息印鉴外， 还会核对支付密码， 如密码错误，也无法承兑支票。015&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL在正确填完的支票上加盖完印鉴及支票密码后，出纳带着撕下存根联的支票去开户行完成支 取现金。另要注意的是，如将可承兑的现金支票（填写正确，加盖预留印鉴及现金支票密码）丢失， 需立即去开户行挂失支票，防止他人冒领，造成资金损失。【关键点提醒】：严禁在空白支票上提前加盖预留印鉴及支付密码。支票需按支票号连号填写。记 录出纳取完钱后，将撕下的存根联作为记录凭据登现金银行日记账。具体记录详见本手册第五 章内容。 4.2 现金的管理 上述介绍完了对银行存款的管理，那接下来介绍现金管理。现金是指组织用于日常零星开支 的备用金及收到还未存入银行的现金收入。现金是流动性最强的资产，同银行存款一样，无论是 对公账户还是个人对公账户，现金管理从现金获取、安全保管及合理支出、定期对账这四个环节 相互牵制，也是通过合理的授权、建立现金使用操作的监管流程、定期的对账来保障资金的安全。 现金管理的流程图如下：获取● ●支取库存现金 现金收入保管● ●及时送存 专人安全保管支出● ●库存现金 借款●账账相符 账与手头现多相符 签字确认对帐图 18 现金管理流程图● ●4.2.1 现金收入的获取组织现金收入的获取常见的有 2 种：● ●从 对公账户支取的库存现金， 从外部获取的收入。016NGO FRIENDS&&&&第一章 如何管理资金如下图所示：对公帐 户提取 的现金组织运营库存现金 开展项目活动支取的备用金借款外部取 得的现 金收入提供服务现金捐赠 义卖收入（淘宝店） 销售商品 募捐箱图 19 现金收入获取类别图4.2.2 安全保管对上述的两类现金收入的保管需要遵循：及时、安全、清晰的原则。下面就分别介绍这两种 类别的现金保管。　　　　　　　　 其次， 要安全保管， 库存现金一般由出纳保管， 由其保障资金安全。 库存现金 要及时记账，最后是清晰，即库存现金需单独存放保管，严禁与私人资金混在一起，清晰公家与个人财产。　　　　　　　　 现金收入 对现金收入的保管要做到2 点：及时送存和完整确认。即保证组织整体收支的完整性和真实性，严禁坐支。那什么是坐支呢？打比方说，当天组织收到现金收入 1 万元，由于 开展项目活动花了 3 千元，只入账 7 千元，这种现象就是坐支。对所有的收入还需要开具相应的 票据，如发票、收据等，最后连同银行的回单一并登记入账。 关于票据管理的介绍请参照本手册第三章 ， 关于记录请参照本手册第四章 “如何管理票据” “如 何清晰收支记录”的内容。【关键点提醒：大额的现金捐赠需要签订捐赠协议，协议中有明确捐赠金额及用途（限定性或非限定性）以 增加可复核可验证性。】　　　　　　　　　　　　　　　 募捐箱收入 / 义卖收入 很多组织会因为开展活动或帮助服务对象而开展了义卖活动，对于义卖获得的收入或募捐箱的现金收入管理需要做到 2 点：现场清点和及时送存。募捐箱的钥匙 由专人保管，打开募捐箱或者清点义卖收入必须由 2 人以上的人在场，清点后要及时送存，严禁 坐支。　　　　　　　　　　　 第三方支付平台 随着电子商务平台的高速发展，很多组织选择在淘宝店开店或者公众捐款至支付宝、快捷通等第三方支付平台。对该账户的管理，以支付宝为例，应做到 3 点：专人管理、 登录与支付密码分开保管、定期转存，以保证支付平台里资金的安全。4.2.3 合理支出 对公账户的现金支取组织根据日常运营实际情况设置库存现金限额，即出纳手头的现金，建议库存现金限额控制 在 1000 元以下，避免手头现金过多产生安全隐患。如上所述，由于运营需要从对公账户支取的 零星支出的库存现金可参照本章 1.5 现金支票的管理里支取现金支票的内容， 在此就不再重复讲述。备用金017&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL备用金是对于组织内由于经常开展项目活动的项目人员，临时借给项目人员经常在手中周转 的限额资金，备用金有额度限制，组织可根据实际情况予以规定。其具体流程如下：借款事由、金额、 预计还款时间 还款时间 多退少补合法票据填借 款单图 20 备用金申请流程图负责人 审批出纳 付款经手人 报销出纳 清算借款如图所示，员工在借备用金时，需要填写借款申请单，注明借备用金事由、金额及预计还款 时间；组织负责人审批后，由出纳付款完成备用金借的手续。对备用金可采用季度、半年度、年 度期间定期清理。一般来说，在每年末必须要清理一次，待新的一年开始时，可重新规定限额和 审批。出纳需要注意备用金的清理时间，如未在规定时间内清理完备用金，相关费用不予以报销， 以避免组织资金损失。 借款申请单见下图：借款申请单日期：　　　年　　　　月　　　日 借款人： 借款事由 借款金额 审批： 备注：请事毕一周内结清借款 图 21 借款申请单示图 小写￥ 审核： 大写（人民币） 借款人： 预计还款时间：【关键点提醒】：出纳需要注意每笔借款的预计还款时间，及时提醒借款人在规定时间内清算借款。同时要 坚持前账不清，后款不借的原则，避免组织出现借款无法追回造成损失。借款除了备用金外，还可采取更为简单预支借款，即以员工个人名义通过相关的手续向组织预支 相关款项， 最后报销相关费用的票据来冲借款。 与上述的备用金流程一样， 唯一区别是清理的时间。 借款要及时清理，一般来说，借款可按借款某个事项完成后的 3 个工作日内清理，原则上借款最 晚应于每月末清理完毕。其具体流程与借款申请单参照上述备用金。4.2.4 定期对账现金同银行存款一样，不管是已注册或未注册的组织也都必须要定期对账，即由专人或组织018NGO FRIENDS&&&&第一章 如何管理资金负责人定期（每月）或不定期（有需要或临时检查）与出纳进行核对组织库存现金余额，即出纳 手中的库存现金。同时也需要牢记 3 点：定期、账金相符、账账相符。具体流程如下：对账 出纳或专人 对帐后确认 出纳或专人图 22 现金对账流程图● ●核对现金日记账与明细账金额 盘点现金日记账与手头现金●确认金额无误 双方签字确认核对时如果发现不符，出纳需要及时查找现金盈余或短缺原因，如是否已报销但未记录现金 银行账，或有先记录登账而未将款项支付相关报销人等。 在核对无误后，由专人及出纳在银行存款、现金核对表上签字确认银行存款及现金余额。核 对表如下： 银行、现金账的核对表 签字 科目金额 是否一致 会计（专人） 现金 银行存款 图 23 银行存款、现金核对表示图 出纳总而言之， 每月需由会计或专人与出纳核对组织银行存款、 现金的余额与明细账、 银行对账单、 手头现金的金额一致。 发现差异需要及时查找原因并做相应处理， 保障组织的资金的安全完整性。附：本章共提供 以下 4 个表格，请至财务电子工具包下载使用： 表 1、资金安全测试表 表 2、现金和银行存款核对表 表 3、取现申请单 表 4、借款申请单（同时适用于备用金申请单）019&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL第二章 如何管理物资？HOW TO MANAGE SUPPLIES?概 述　　对于收取和处置大量物资的组织， 物资的管理是非常重要的。 物资包括组织自行购置的、 外界捐赠的物资。 例如用于日常运营的办公设备，例如相机、电脑等，以及用于服务对象的物资，如图书、书包、文具等。 这一章主要是讲物资的获取、登记入库、出库、盘点、处置等流程和方法。一、什么是物资管理物资管理是组织对捐赠和采购物资的过程，以及物资的使用、保管、处置等行为进行的管理 和控制。二、物资管理的重要性● ●保证物资的安全 保证物资发挥最大的作用三、你的组织物资管理的如何说明：本测试满分为 40 分， 根据组织情况请选择 “是” 或 “否” ， 选择 “是” 可得 5 分， 选择 “否” 不得分。不同分值阶段，我们给出了不同的评价和管理建议。 序号1 2 3 4 5 6 7 8 是否有计划的按需采购 大额采购是否有采购申请（大额可根据各组织实情而定） 大额采购过程中是否进行货比三家，并有书面比价报告 是否有专人登记保管 是否定期盘点 出入库时是否有相关手续 是否有丢失现象 报废时是否有相关手续 你组织的得分 图 24 物资管理自评表指标是/否得分020NGO FRIENDS&&&&第二章 如何管理物资如果你的得分超过 30 分，说明收支记录做得不错，如果低于 20 说明很不好。 得分低于 20 的，请仔细阅读第四部分，如何做物资管理。四、如何进行物资管理：组织的物资应由专人保管， 也应有相应的流程。 主要有入库、 出库、 盘点、 报废、 处置 5 个事项。4.1 收到物资的流程按类别单独登记自行采购 外部捐赠图 25 收到物资流程图清点审核登记入库保管4.1.1 自行采购采购物资时应根据自身的需求有计划的进行采购。特别是有大额采购需求时（可根据自身实 际情况确定多大金额为大额采购），最好由采购人员填写采购申请单，列出采购原因、所需物资 的品名、配置、预算、三家以上供应商的报价等信息，经组织负责人审批同意之后再采购。例：某组织由于开展项目需要，需购买电脑一台。在其财务管理制度规定组织中采购 2000 元以 上的物品需递交比价报告，并经组织负责人批准后才能进行采购。采购人员填写采购申请如下：采购申请单采购需求 申请部门 申请理由 预算及配置 项目部 职业病防治项目宣讲 配置：i5-0G 2G 独显蓝牙 WIN8 预算：4000 元 品名型号 （服务需求） 笔记本电脑 ThinkPad E431（ 寸比价报告 根据项目部农民工职业病防治项目的需要，预计采购对以下符合条件的 3 家单位进 行询价，现将询价的结果汇报如下。并拟采购 A 公司 ThinkPad E431（ 寸 笔记本电脑，采购总金额 3950 元。请确认并批准： 1. 报价情况：（较为复杂的报价，请另附报价单）021&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL供应商 A 公司 B 公司 C 公司产品 / 服务描述 送货上门，保修三年 送货上门，保修一年 送货上门，保修三年计量单位 台 台 台单价（RMB 元） 0.00 4200.00联系方式 454 354434备注2. 附件：无 3. 参加采购的人员：江一 王五 4. 推荐：A 公司 5. 推荐理由：综合服务和报价考虑，A 公司的性价比较高，故推荐向 A 公司采购。审批：　　　　　　审核：　　　　　申请人： 日期：　　　　　　日期：　　　　　日　期：图 26 采购申请单及比价报告示图采购申请单经组织负责人的审批同意之后，便可进行采购。4.1.2、外界捐赠当接受到外界捐赠时，需和捐赠人明确捐赠数量、用途，最好是与捐赠人签订捐赠协议。 物资捐赠协议模板可去财务工具包下载。4.1.3 清点清点时需要关注数量，还需要关注物资是否完好。清点无误之后填写三联入库单。捐赠给云南省边远山区的贫困儿童。 经过清点， 例：某组织收到张小小捐来 50 个书包和 50 个水杯， 填写入库单如下图：写清楚是自行采 购还是由谁捐赠清楚采购目的 及捐赠目的XX 单位入库单单价 数量 50 50收到物资 的日期编号不能重复，从 001 开始往下编物资来源：张小小捐赠 　　用途：云南省边远山区贫困儿童　　日期：2013 年 1 月 10 日　　入库编码：001序号 1 2 3 合计物品名称 书包 水杯型号 迪士尼 M606031金额备注100单价和金额，有则写，没有划掉即可。采购人 / 捐赠人：张小小　　　　保管：张山　　　　主管：陆超图 27 案例入库单示图 1022NGO FRIENDS&&&&第二章 如何管理物资4.1.4 审核保管人填写好入库单签字确认，之后让采购人 ( 经手人 ) 或捐赠人签字确认，最后由本组织 行政负责人（项目 / 组织负责人）签字。行政负责人（项目 / 组织负责人）确认入库单的数量与 捐赠或采购物品的数量一致后签字确认即可。4.1.5 登记保管人凭签字完整的入库单记账联登记（共三联，第一联是存根联，第二联交给采购人或捐 赠人，第三联为记账联），应按物品类别设立登记表。例：根据图 27 开具的入库单分类登记：书包出入库登记表序号 日期 来源 供应商 品名 捐赠人 型号 迪士尼 M6060312 单 入库 出库 剩余 位 数量 数量 数量 个 50 50 用途 云南省边远山 区贫困儿童 保管人 出入库 签字 编码 张山 -10捐赠 张小小 书包图 28 案例书包出入库登记表示图 2水杯出入库登记表序号 捐赠日期 来源 供应商 捐赠人 型号 乐扣乐扣 1
捐赠 张小小（lock&lock） HLC634g(77ML)单 入库 出库 剩余 位 数量 数量 数量用途保管人 出入库 签字 编码个5050云南省边远山 区贫困儿童张山001图 29 案例水杯出入库登记表示图 3023&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL4.1.6 入库保管物资保管人登记之后，按物资分类放到相应的、利于该物资存放的位置。4.2 出库流程：需要领取人员签字确认申请出库图 30 出库流程示图审核发放登记4.2.1 申请当需要领用物资时，领用人应先向物资保管人提出申请，物资保管人填写三联式出库单，由 申请人签字确认出库单的事项与申请的事项是否一致：XX 单位出库单出库目的：捐赠　　　出库日期：2013 年 2 月 15 日　　　 序号 1 2 物品名称 书包 水杯 型号 迪士尼 M606031 乐扣乐扣（lock&lock）HLC634g(77ML)出库编码：002 数量 50 50 备注出库原因 捐赠给云南山区贫困学生 捐赠给云南山区贫困学生合计100申请人：李欢　　　　　　　主管：　　　　　　　保管人：　　　　　　　　领取人：　　　　 图 ３1 出库单申请示图4.2.2 审核保管人将申请人签字确认后的出库单交给行政负责人（项目 / 组织负责人）审核，行政负责 人（项目 / 组织负责人）签字确认该物资确实属于当期应发放的物资。4.2.3 出库物资保管人员依据申请人、行政负责人（项目 / 组织负责人）签字确认的出库单清单物资， 将物资交接给物资领取人，双方签字确认。将三联出库单中的其中一联交给物资领取人。024NGO FRIENDS&&&&第二章 如何管理物资XX 单位出库单出库目的：捐赠　　　出库日期：2013 年 2 月 15 日　　　 序号 1 2 物品名称 书包 水杯 型号 迪士尼 M606031 乐扣乐扣（lock&lock）HLC634g(77ML)出库编码：002 数量 50 50 备注出库原因 捐赠给云南山区贫困学生 捐赠给云南山区贫困学生合计100申请人：李欢　　　　　　　主管：陆超　　　　　　　保管人：张山　　　　　　　　领取人：李欢　　　　 图 32 出库单示图【关键点提醒】 ：如果是发放给服务对象的物资，需要项目人员编制物资领用表（主要信息要有领取人的姓名、 联系方式等），服务对象在收到物资后签字确认。4.2.4 登记当物资出库之后，保管人员根据出库单的记账联上的信息，将相应的出库数量登记在相应的 登记表中。书包出入库登记表序号 日期 来源 供应商 品名 捐赠人 型号 单 入库 出库 剩余 位 数量 数量 数量 用途 保管人 出入库 签字 编码捐赠 张小小 书包迪士尼 M6060312 迪士尼 M50xx 省边远山 区贫困儿童 xx 省边远山 区贫困儿童张山-10捐赠 张小小 书包个500张山002图 33 案例书包出库示图 1025&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL水杯出入库登记表序号 捐赠日期 来源 供应商 捐赠人 型号 乐扣乐扣 1
捐赠 张小小（lock&lock） HLC634g(77ML)单 入库 出库 剩余 位 数量 数量 数量用途保管人 出入库 签字 编码个5050云南省边远山 区贫困儿童张山001乐扣乐扣 2
捐赠 张小小（lock&lock） HLC634g(77ML)个500XX 省边远山 区贫困儿童张山002图 34 案例水杯出库示图 24.3 盘点组织可根据自身物资情况按月、季度或半年盘点一次，盘点由物资保管人和行政负责人（项 目 / 组织负责人）共同进行。盘点的主要目的是清点物资的数量和质量，及时发现异常现象，防 止物资丢失或损坏。 盘点时，先将组织的各个登记表中的物资汇总编制盘点表，物品保管人根据盘点表清点物品， 并做如下记录：XX 单位物资盘点表序号 1 2 物品名称 投影仪 笔记本电脑 规格型号 爱普生 CB-WO3 ThinkPad E431( 先科 (SAST)906 世达 SB225 单位 台 台 登记表 数量 1 1 盘点 数量 1 1 物品 状态 完好 完好 已无法使用， 需报废 备注3 4 ……音响 足球组 个1 101 10损坏 完好盘点人：张山　　　　　　　监盘人：陆超　　　　　　 图 35 案例物资盘点表对于物资的种类、数量及状态双方签字确认。如在盘点中，发现物资短缺或损坏，应及时查 出原因，找出责任人，并做出补救、赔偿等处理。026NGO FRIENDS&&&&第二章 如何管理物资4.4 报废处置当组织发现有不能使用的物资时，应及时作报废清理，以免引起组织做出错误的判断，影响 物资的使用。 报废处置的流程：申请报废图 36 报废处置流程图审批处置登记4.4.1 申请报废当物资保管人发现物资无法使用时，应及时填写报废申请单，申请做出报废处理。4.4.2 审批行政负责人 （项目 / 组织负责人） 接到报废申请之后， 确认该物品报废属实之后进行签字确认。XX 单位报废单报废日期：　　　　　　物资来源：自行采购 序号 物品名称 音响 型号 先科（SAST）906 报废编码：003 报废原因 已无法使用，需报废 单价 组 数量 1 备注 损坏合计 经手人：张山
图 37 报废单示图1 审批：陆超4.4.3 登记物资保管人依据审批之后的报废单，登记物资表中的减少。音响出入库登记表序号 捐赠日期 来源 自行 采购 自行 采购 供应商 捐赠人 京东 型号 先科（SAST） 906 先科（SAST） 906 单位 入库 出库 剩余 数量 数量 数量 1 1 用途 保管人 出入库 签字 编码 张山 -1组日常办公京东组10损坏，报废张山003图 38 案例音响出入库登记表示图027&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL【关键点提醒】：各组织可根据组织人员配置实际情况，可简化物资入库、盘点、出库的流程。原则上物资出 入库都应由 2 人共同完成。如共同清点，经手人申请，负责人审批。附录：本章共提供 以下 8 个表格，请至财务电子工具包下载使用： 表 5. 物资管理自评表 表 6. 物资捐赠协议 表 7. 采购申请单及比价报告 表 8. 入库单 表 9. 出库单 表 10. 物资出入库登记表 表 11. 盘点表 表 12. 报废单028NGO FRIENDS&&&&第三章 如何管理票据第三章 如何管理票据？HOW TO MANAGE BILLS?概 述　　根据公益组织的实际情况，本章所说的票据仅仅是指发票、收据等收支票据。从组织的整体财务管理体 系来看，对于已注册的组织，票据为财务之根本，无票无账，无账无财务管理体系。对于未注册的组织来讲， 虽无法律法规硬性的要求，但保留所有的票据痕迹资料也是以后搭建组织基本财务管理体系的根本，同时也 是重要自证清白依据之一。 　　在组织整体财务管理体系中，合格的票据 - 严格的审批 - 清晰的记录 - 定期的财务报告，这是一个组织 基本的账务处理过程，做好了这四个环节，我们组织的基本财务框架就建立起来了。 此章我们着重介绍第一个环节：票据管理。一、什么是票据管理公益组织的票据分为以下两种收入 票据税务发票 捐赠收据 会费收据支出 票据外部 内部 白条图 39 公益组织票据类别票据管理是指对上述票据进行确认、整理、审批、保管等事宜。二、票据管理的重要性票据是一个公益组织资金流入和流出的依据和凭证，也是组织运营的痕迹资料，更是依法纳 税的依据。做好票据管理，便能打好：● ●严格的资金管控的基础； 清晰记录的基础。例：某组织，由于平常不太注重票据保管，有很多项目支出都没有取得票据，项目结束后资助方 委托第三方对其进行项目审计。由于部分项目支出没有发票等票据支撑，审计对项目中部分支出029&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL的真实性提出质疑， 并出具审计调整项目款的审计意见， 对未有票据支持的项目款退还给资助方。 资助方更因此而中断了后续与该组织的合作。从中可以看出，如果日常缺少对票据的管理，对于公益组织来讲：● ● ●无法反映项目或组织相关支出的真实性， 对于项目的第三方审计或组织年检都存在一定风险， 不利于核算项目或者组织运营的真实成本 。所以对组织中发生的所有费用支出需取得相应可验证、可复核的票据，这是对每笔费用支出 的真实性、合理性支出的有力证据；也是已注册的组织顺利通过年终审计、年检的重要基本依据 之一， 对于未注册的组织来讲是组织保留各项支出的痕迹资料， 为将来组织注册打好规范化基础。三、你的组织票据管理的如何说明：本测试满分为 40 分， 根据组织情况请选择 “是” 或 “否” ， 选择 “是” 可得 5 分， 选择 “否” 不得分。不同分值阶段，我们给出了不同的评价和管理建议。 序号1 2 3 4 5 每一笔收入都开具相应的收据或发票 按收入票据或发票的编号顺序开具 收入票据与财务专用章，发票专用章由两人分别保管 每一笔支出都有相对应的支出票据 每一笔支出都填写费用报销单指标是/否得分6支出票据都有相应的辅助证明信息资料（如明细单，小票，流水单等）7 8组织支出无大量白条现象 保留所有收支票据并后附在装订成册的会计凭证里 你组织的得分图 40 票据管理自评表如果你的得分超过 35 分，说明票据管理做得不错，如果低于 30 说明很不好。 得分低于 20 的，请仔细阅读下述第四节：收支票据如何管理。030NGO FRIENDS&&&&第三章 如何管理票据四、如何进行收支票据的管理因为收支性质不同，收入和支出票据的管理也略有不同。下面，我们就一一讲解收入与支出 票据的内容。 4.1 收入票据的管理 收入票据主要有《公益事业性捐赠收据》、《社会团体统一会费收据》、《税务发票》。 由于各地法规政策不一样，各类的收据版本也略有差异。图 41 收入票据类别示图收入票据的管理流程：开具票据整理票据填写收款确认单出纳负责图 42 收入票据管理流程图4.1.1 收入票据的开票和保管031&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL样票● ●开具由出纳连号开具 ； 不能涂改； ● 大小写金额应一 致； ● 抬头与付款方名 称一致； ● 三联票据所有内 容一致 ● 记账联留存记账。● ●保管收据由出纳保管 ； 印章由出纳以外 的人保管； 在开错的票据票 面标注“作废”， 并完整保存三联 票据。仅限于收到货币捐赠时开具仅限于按章程收到会员费时开具仅限于提供服务收入或销售商品时开具 图 43 收入票据开具和保管图【关键点提醒】：● 资助方要求提交资助项目款“回执”的，应予提供，同时也要开具收据或发票。 ● 各类空白票据在正式开具前不得加盖财务章或发票专用章。 ● 对获得所有收入应全部开具收据，不得遗漏。4.1.2 整理票据收到款项之后，填写收款确认单，并将记账联附在收款确认单后面（如通过银行转账，还需 附银行回单）。032NGO FRIENDS&&&&第三章 如何管理票据例：某组织出纳于 2014 年 1 月 15 日确认收到北京市河流基金会用于环境建设项目的第一次拨款 10 万元整后，应作如下处理：● ●向北京市河流基金会开具金额为 10 万元的捐赠收据 用黑色签字笔填写收款确认单，向组织负责人审批。图 44 收款确认单4.1.3 审批出纳将整理后的收款确认单递交给组织负责人签字确认，让其知晓组织的收款情况。具体审 批流程见本手册第四章“如何建立审批流程”。4.1.4 记录最后，出纳依据组织负责人签字确认过的收款确认单登记现金或银行存款日记账，完成整个 收款的流程。见本手册第五章“如何清晰收支记录”。【关键点提醒】：由于此手册针对的是初创组织中不具备专业财务知识的工作人员，故不涉及会计记账的工 作内容。4.2. 支出票据的管理 说完收入票据，下面介绍与公益组织日常工作中最为重要的支出票据。 组织中的每个人在开展项目活动及日常运营中所产生的费用，凭相关支出票据进行报销。 支出票据的管理流程：033&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL获取 / 制作合法的票据及时整理票据填写报销单为组织所有人经手人图 45 收入票据管理流程图4.2.1 如何获取合法的票据对于公益组织来讲，如何获取可复核、可验证的合法支出票据呢？首先介绍支出票据的类别， 它主要有以下几类：外部票据内部票据税务发票 财政收据 合法票据 银行单据 火车票、汽车票等 境外购物票据 …… 工资单 劳务费 补贴表 ……三联收据 购物小票 不合法票据 出库单 收条 …… ---图 46 支出票据类别图外部合法票据外部合法票据是在开展项目活动及日常运营中所产生的费用时，从外部获取的票据，常见的 为发票，火车票、汽车票、银行单据以及政府相关部门出具的财政收据，如证书工本费。一般来说， 项目人员经手的票据比较多，当从外部获取票据时，需重点核对以下几个要点，避免由于票据不 合法导致无法报销。034NGO FRIENDS&&&&第三章 如何管理票据发票抬头必须为本单位全称内容必须与付款目的一致必须加盖开票 单位发票专用章 票面金额必须与实际付款的金额一致图 47 收到外部发票示图常见的类型：公益组织在开展项目活动或组织运营工作中，常见的外部票据有：●交通费 （飞机票、 火车票、 出租车票、 汽车票） 、 餐费、 办公用品、 会议费、 住宿费、 制作费、印刷费等。●项目人员因为开展项目活动因路程较远需乘坐飞机， 其报销的票据为机票行程单， 如图所示：需将登机牌作为辅助凭证附在机票后面图 48 机票行程单示图035&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL●若因退飞机票所产生的改签费、退票费，一定要有改签、退票费发票。如下图所示：图 49 退票费发票示图●日常工作中比较常见的还有手撕定额发票：如汽车票、地铁票、餐票等，如图所示：图 50 定额发票示图036NGO FRIENDS&&&&第三章 如何管理票据●支付购买办公用品费图 51 办公用品发票示图●支付场地费的会议费：图 52 会议费发票示图037&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL●支付住宿费图 53 住宿费发票示图●支付制作费图 54 制作条幅、易拉宝、动画制作等制作费发票示图：038NGO FRIENDS&&&&第三章 如何管理票据除了以上正规发票，还有一些票据如银行出具的票据、财政收据、火车票等也属于合法票据。 工作中常碰到的包括：●银行出具的相关票据：图 55 网银支付手续费回单图 56 网银支付社保银行回单另外需要注意的是， 以下几种虽然属于正规发票，但由于发票抬头开具的为个人及加盖的为 非发票专用章，属于无效票据，不能作为支出票据入账：039&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL图 57 废票示图[ 关键点提醒 ]: 一般来说税务发票加盖发票专用章，收据加盖财务专用章，但有些地方如去政府部门代开发票 或收据的需加盖公章，具体根据当地实际情况为准。如何验证发票真伪当收到发票时，通过以上方法您还无法识别该发票的合法性，您可以联系当地税务机关：区 号 +12366，或去当地税务局网站查询发票真伪。 建议组织 2000 元以上的大额支出均需查询票据真伪， 避免假发票给组织带来诚信及税务风险。获取外部票据的注意事项经手人员在发生以上费用取得合法发票的同时，还需附有一些辅助票据证明（明细单、收据、 出库单、流水单等）或对票据做一些相应的备注（如事由、何人等信息），进一步验证该笔支出 的真实性、可复核性。具体的相关事项如下图所示： 支出类别打车费 机票附件及注意事项在票面注明打车人 . 打车理由 . 从哪到哪 附登机牌作辅助证明040NGO FRIENDS&&&&第三章 如何管理票据汽车票 培训（会议）场地费 . 餐费 培训（会议）住宿费 一般餐费 印刷费 . 制作费 办公费 图书采购 图 58 发票辅助信息示图在票背面注明乘车人 . 乘车事由 附参与者签到表 附入住人员清单 . 酒店消费明细单 写明用餐人员 . 用餐事由（如工作会议餐） 附合同 . 明细单（纸型 . 单价 . 数量 . 金额）. 印刷成品等 附明细单或出库单（品名 . 单价 . 数量 . 金额等） 附明细单（图书名称 . 数量 . 单价 . 金额等）4.2.2 内部自制合法支出票据 如何制作自制支出票据，是指组织在执行或完成某项活动时，内部制作的支付给个人工资、劳务费、 补贴等支出票据。 自制的票据必须具有领款人姓名、 支付事由、 应付金额、 代扣个税、 实付金额、 联系电话等信息， 领款单（劳务费、补贴）还需登记领款人身份证号码，以增加支出的真实性、可复核性。常见的自制票据类型工资表： 工资表一般由人事制作，初创组织一般由出纳制作，组织负责人审批，出纳负责支付。工资 表的格式基本如下：2014 年 3 月份工资表等于前面三 列累计金额 代扣标准以当地 实际情况为准序号 姓名1 2 3 陆超 李欢 张山 合计工资工龄 补贴交通通 讯补贴200.00 200.00 200.00 600.00应付 工资0.00 00.00代扣代缴住 代扣代缴 代扣代 实际支 支付 领款人 房公积金 社保 缴个税 出金额 方式 签字720.00 480.00 420.00 .00 411.00 360.00 .50 5013.50 网银 3409.00 网银 2920.00 现金 51.50 .00 200.00 .00 .00附银行回单.00现金支付必须 领款人手签字制表人：复核人：审批人： 日　期：
等于应付工资金额 减去各项代扣金额图 59 工资表示图041&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL各组织可以根据实际情况对工资表的内容做一些调整，但人员姓名、应付工资、实付工资、 代扣款项（未注册组织可不代扣社保及个税 ）、支付方式、制表人，审批人等这些基本信息不能 缺少。 另针对有些组织的人员工资同时有两个以上的项目分担，在财务工具包里也有工资分配表供 大家下载选择使用。 劳务费支付表 在支付劳务费时，可采取多人集中支付或是单个人单独支付的方式，根据不同的支付方式制 作用于单个人单独支付的领款单、劳务费支付表。 领款单是用于支付给单个人的劳务费、补贴的票据，具有一次性和临时性的特点。例如因某 次讲座需要支付给某专家的劳务费。 领款单的格式如下图：图 60 单次劳务费领款单劳务费支付表适用于多人集中支付，具体格式如下图：图 61 多人次劳务费汇总表042NGO FRIENDS&&&&第三章 如何管理票据图 62 多人次补贴领用表以上三种支付表单，各组织可以根据际情况做一些调整，但同工资表一样最基本的人员姓名、 身份证号码、应付金额、代扣个税（未注册组织可不代扣个税）、实付金额、支付事由联系方式 等这些基本信息不能缺。大额支出最好与领款人签订相关协议，明确支付事项和金额，以增加该 支出的真实性和可复核性。【关键点提醒】：如用现金支付，需有领款人签字确认；如通过网银转账，需附银行回单。如有领款人不识字， 也不能通过网银汇款，可以采取摁手印确认领款。4.2.3 外部不合法票据不合法票据俗称白条，包括超市小票、普通三联收据、收条、出库单等。图 63 不合格票据043&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL白条不能作为合法的支出凭证，应尽量避免白条作为支出票据入账。项目人员由于在偏 远山区开展项目活动无法取得相关票据（如在老乡家住宿及用餐），可按天以出差补贴的 形式发放给项目人员，但值得注意的是出差补贴的标准不宜太高，金额应与实际发生的 费用相符。4.2.4 如何整理整理支出票据有三个要点：及时、分类、清晰记录。及时整理：因为支出票据种类繁多，数量也多，尽量在某一事项结束之后及时整理。如果不及时整理， 往往会忘记。及时整理能够记录清楚支出的事由及辅助信息，避免因为工作太忙，丢失相关票据， 影响费用报销及支出的真实性。分类整理：原则上项目与非项目的支出票据分开，同一项目同一性质的票据粘贴在一起报销。 票据分类完毕之后，便是粘贴票据。 步骤 样图 说明1、 将票据分类， 并计算出各类 票据的金额。同一个项目 的支出可贴 在一起。2、将票据稍稍 错位排列，在 票根涂上胶水。不要将整张 票据涂上胶 水， 一 般 以 粘贴票据的 左上角即可。044NGO FRIENDS&&&&第三章 如何管理票据3、将涂好胶水 的票据正面朝 上贴在粘贴单 上。确保每张票 据粘贴在票 据粘贴单上， 防止脱落。4、根据票据纸 张 的 大 小， 将 剩余的票据由 右至左贴在粘 贴单上。确保每张票 据都能显示 完整的信息， 如 金 额、 内 容等。5、在粘贴单的 左上角涂上胶 水045&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL6、对齐粘贴填 好的费用报销 单。图 64 粘贴票据示意图[ 关键点提醒 ]：有些国外资助方会要求将所有票据一张一张平铺贴在 A4 白纸上，组织需要提前知晓资助方 票据管理要求来粘贴票据。填写报销单获取相关费用的票据并整理完成后，便是填写报销单。常见的报销单有两种：《费用报销单》 和《差旅费报销单》。一般组织内大部分的费用支出，都是填写《费用报销单》；《差旅费报销单》 仅限于报销出差所产生的交通费、住宿费、支取出差补贴等 。填写费用报销单费用报销单可以外购也可以自制，一般来说需要具备以下 3 点： 即报销基本信息、报销明细 信息及审批信息。图 65 费用报销单示图046NGO FRIENDS&&&&第三章 如何管理票据[ 关键点提醒 ]：当项目产生费用时，根据预算申请表将预算编号填至费用报销单上的项目细项，便于记录项目 辅助信息，通过筛选汇总，抓取数据至项目预决算对比表中的实际支出累计额，最终出具项目预决算对比表。 详情见第六章 如何管理项目预算例：本组织项目人员李欢执行环境建设项目时发生市内交通费 195 元，条幅制作费 150 元，宣传 册印刷费 1000 元。按票据类型分类整理票据后填写《费用报销单》如上图。如何填写差旅费报销单差旅费报销单可以外购也可自制，差旅费报销单至少需具备下几点：图 66 差旅费报销单示图例：李欢从 3 月 9 日从北京到成都拜访当地环保组织，产生相关费用 , 另根据组织的财务制度规定 , 出差补贴为 50 元 / 天。基于此，李欢根据行程、费用类型分类整理票据，并填写《差旅费报销单》如上图。【关键点提醒】：报销单必须用黑色签字笔亲手填写，字迹要工整；金额不能有涂改。填好《差旅费报销单》或《费用报销单》后，将报销单与贴好票据的粘贴单对齐贴上，便形 成完整的报销单。如有的票据比较大，如 A4 纸大小，可采取折叠成与差旅费报销单大小，防止 裸露在外磨边损坏票据的完整性。4.2.5 支出审批形成完整的报销单后，由经手人签字确认票据的真实性、合法性，之后将粘贴完票据的报销 单交给项目负责人或组织负责人审批， 审批结束之后由出纳付款并登记现金日记账或银行日记账。 （具体审批流程参见第四章）。047&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL4.2.6 支出记录最后，出纳依据组织负责人签字审批完成的报销付款，付款后登记现金或银行日记账，完成 整个报销的流程。见本手册第五章“如何清晰收支记录”。 五、保管 出纳记录完毕后，月末将所有的收入、支出票据交给会计记会计账，记完之后由会计装订成 册并保管，保管期限为 15 年。 附录：本章共提供 以下 7 个表格工具，请至财务电子工具包下载使用： 表 13. 票据管理自评表 表 14. 收款确认单 表 15. 工资表 表 16. 领款单 表 17. 劳务费支付表（多人） 表 18. 补贴领用表 表 19. 费用报销单 表 20. 差旅费报销单048NGO FRIENDS&&&&第四章 如何建立审批流程第四章 如何建立审批流程HOW TO MANAGE BILLS概 述　　获取 / 制作的收入、支出票据，经过整理并填写收款确认单和报销单后，便是对其严格的审批。 　　初创组织的收入款项不是特别多，组织成员对每一笔收入都比较清楚，而支出的款项笔数较多且较零碎， 所以最关键的是对每笔支出进行监管，因此本章简略介绍收入审批的流程，着重介绍支出审批流程。一、什么是审批流程公益组织常见的收入主要有捐赠收入、会费收入、政府补助收入、销售商品、提供服务收入、 利息收入等。收入审批是指对这些收入的来源、用途、金额进行确认、监管的过程。 组织的支出是指组织日常运营中的资金流出，可能是为执行项目或提供服务产生的支出，也 可能是运营管理产生的支出，还可能是为募款而产生的支出。 支出审批是指对这些支出的原始票据、支出事由、金额、归属项目进行确认、监管的过程。二、审批流程的重要性完整严格的审批流程，是明确收入、支出责任的重要依据，是资金监管的重要手段。 例：某组织没有对支出做任何审批， 导致大量支出不知由谁经手， 为什么支出， 由谁同意支出， 甚至有员工质疑支出的真实性。 从中可以看出缺少审批无法明确责任人，相关人员无法自证清白。三、你的组织审批流程做得如何说明：本测试满分为 35 分， 根据组织情况请选择 “是” 或 “否” ， 选择 “是” 可得 5 分， 选择 “否” 不得分。不同分值阶段，我们给出了不同的评价和管理建议。049&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL序号1 2 3 4 5 6 7 收入是否填写收入确认单 支出是否填写费用报销单 报销单和收入确认单是否有审批签字指标是/否得分收款确认单或费用报销单是否有相应合法票据 收入确认单或费用报销单的金额是否与票据金额一致 报销单上是否写清楚支出的所属预算 收入确认单或费用报销单的摘要是否清晰 你组织的得分图 67 审批流程管理自评表如果你的得分超过 25 分，说明收支记录做得不错，如果低于 20 说明很不好。 得分低于 10 的，请仔细阅读下述第三节：如何进行审批。四、如何建立审批流程4.1 收入审批的流程：公益组织的收入主要有捐赠收入、会费收入、政府补助收入、提供服务收入、利息收入等。 不管什么收入，审批的流程均一致：名称、金额一致 即将到账 款项到账加盖专用章 开具相符的票据业务人员告知 出纳记录登日记账 收款票据银行回单出纳确认 负责人审批知晓出纳开票 填写收入确认单实际收到款项图 68 收入审批流程图4.2 支出审批流程公益组织的支出主要分为组织运营的行政性支出和项目运行支出。所有的支出审批流程是相 同的。具体流程如下：050NGO FRIENDS&&&&第四章 如何建立审批流程1. 项目信息是否正确 2. 是否项目期内 3. 是否超预算 经手人证明人（如有） 项目负责人 机构负责人填写报销单 登记日记账出纳审核 付款出纳 1. 现金支付需领款人签字 2. 银行付款需附银行回单审批 复核出纳 1 票据是否正规，齐全 2 填写是否完整，正确 3 票据与报销单金额是否一致 4 报销是否及时 5 审批签字是否齐全，正确 6 是否符合本单位财务制度图 69 支出审批流程图【关键点提醒】：组织负责人应避免担任财务工作（如会计、出纳），其直系亲属不能相互证明及审批】五、记录审批流程结束后，出纳依据组织负责人签字审批完成的报销付款，付款后登记现金或银行日 记账，完成整个报销的流程。见本手册第五章“如何清晰收支记录”。附录：本章共提供 以下 1 个表格工具，请至财务电子工具包下载使用： 表 21 审批流程自评表051&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL第五章 如何清晰记录HOW TO CLEAR RECORD概 述　　收支记录的依据是经过审批完成的收入确认单或费用报销单。日常收支记录也是资金管控的手段之一。 本章着重介绍如何编制电子版的收入、支出的日常记录方法和注意事项。一、什么是收支记录此处所指的日常收支记录是组织的出纳依据审批完整的收款确认单、报销单登记现金日记账 和银行存款日记账。 现金日记账是用来逐日、逐笔反映手头现金流入、流出及结余情况的记录； 银行存款日记账是用来逐日、逐笔反映组织银行账户内资金的流入、流出及结余情况的记录。 未注册组织的银行存款日记账记录的是经过组织认可的，以某个人名义开设的专门用组织资金收 付结算使用的私人账户。为了与该个人的私人款项严格分开，该私人账户开设后不得收付任何与 组织无关的资金，且从账户的开设到保管应有专门的管理办法，具体见本手册第一章如何管理资 金第四节“如何管理银行存款”内容。 一般来说，现金日记账、银行存款日记账在文具店便可买到。不过，由于电算化越来越普及， 以及公益组织的项目特性，我们这里主要介绍以 EXCEl 电子版记录的现金日记账、银行存款日 记账，Excel 记录更便于日后编制项目财务报告及编制组织财务报表抓取数据。二、收支记录的重要性在初创公益组织的财务工作中，最基础的工作便是做好日常的收支记录。做好收支记录，一 是便于实时了解资金来源、去向和结余情况，做到每一笔收支都有理有据；二是便于日常清点， 进行资金核对。 如果日常记录没有做好，你将不清楚账户上还剩多少钱，你的钱从哪来到哪去了，甚至有可 能忘记自己收到某一笔拨款或是某一笔支出，或是被挪用也不知道。三、你的组织记录的如何说明：本测试满分为 30 分，根据组织情况请选择“是”或“否”，选择“是”可得 5 分，选择“否”不得分。不同分值阶段，我们给出了不同的评价和管理建议。052NGO FRIENDS&&&&第五章 如何清晰记录序号1 2 3 4 5 6 是否登记现金、银行存款日记账指标是/否得分是否依据完整合规的收入确认单或费用报销单来记录？ 收入确认单或费用报销单的金额与记录的金额是否一致。 记录摘要是否清晰 是否每月进行现金、银行存款核对 是否存在现金、银行存款余额与实际不相符的情况 你组织的得分 图 70 收支记录管理自评表如果你的得分超过 25 分，说明收支记录做得不错，如果低于 15 说明很不好。 得分低于 10 的，请仔细阅读第四节部分，如何做收支记录。四、如何进行记录如前文所述，组织的收支记录主要是记录两个账： 现金日记账：当收到或支付现金时，请记录在现金日记账上 银行存款日记账：当银行账户收到或支付款项时，请记录在银行日记账上 因为现金日记账和银行存款日记账的记录方法一致，两者之间还相互有一些关联（如从银行 取出现金， 不仅要登记银行存款日记账的支出， 还要登记现金日记账的收入） ， 所以放在一起讲述。 4.1 现金日记账、银行存款日记账的格式 常见的现金日记账账页格式一般采用三栏式，即：借方（收入）、贷方（支出）和余额。具 体格式如下：现金日记账收到或支 出的日期 日期 将记录的 依据编号 凭证号 对收支业务内容的说明， 简繁程度以说清事项为度， 摘要 上年结转
XJ001 XH002 XJ002 XJ003 XJ004 XJ005 江一预支职业病防治讲座费 取现 江一还 2013 年 1 月 12 日借款 报销江一举办职业病防治讲座师劳务费 报销江一举办职业病防治讲座讲餐费 报销江一举办职业病防治讲座讲场地费 本月合计 本年累计 反映当月现金流入，流出 的总额，及当月月末持有 的资金金额 ￥6,200.00 ￥6,200.00 反映截止当月，本年现金 累计流入、流出的金额以 及持有的现金余额 ￥2,000.00 ￥4,200.00 ￥1,200.00 ￥900.00 ￥1,800.00 ￥8,100.00 ￥8,100.00 ￥4,200.00 资金 流入 借方 （收入） 资金 流出 贷方 （支出） 截止至当日所持 有的资金额 余额 ￥5,000.00 ￥800.00 ￥2,800.00 ￥7,000.00 ￥5,800.00 ￥4,900.00 ￥3,100.00 ￥3,100.00 ￥3,100.00 备注图 71 现金日记账示图053&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL常见的银行存款日记账账页格式与现金日记账格式大致相同。具体格式如下：银行存款日记账日期 凭证号 支票号 上年结转
YH001 A 基金会拨付农民工职业病防治项目首款 ￥100.000.00 摘要 借方 （收入）上年 12 月 31 日余额 贷方 （支出）余额 ￥122,000.00 ￥222,000.00备注YH002 现支 0034 提取现金 YH004 转支 0988 职业病防治项目购投影仪 YH007 本月合计贷方 （支出）￥2,000.00 ￥220,000.00 ￥4,500.00 ￥215,500.00 ￥2,500.00 ￥213,000.00 ￥100.000.00 ￥9,000.00 ￥213,000.00 ￥100.000.00 ￥9,000.00 ￥213,000.00 本年借方（收入）累计数 本年贷方（支出）累计数 本年累计余额支付 1 月份职业病防治项目志愿者劳务费 本月合计 本年累计根据支票类型登记 支票号码后四位本月借方（收入）合计数图 72 银行存款日记账示图相关公式： 余额 本月余额 本年累计借方 （收入） 本年累计贷方 （支出） 本年累计余额 前日余额 上月余额 上月借方 （收入）累计 上月贷方 （支出）累计 上年结转余额 当日借方 （收入） 本月借方 （收入）合计 本月借方 （收入）合计 本月贷方 （支出）合计 本年累计收入计 本年累计支出 当日贷方 （支出） 本月贷方 （支出）合计4.2 怎么记录 现金、银行存款日记账通常由出纳根据审核后的收入确认单和费用报销单，逐日逐笔顺序登 记，即按照收支业务发生的日期顺序登记。需要做到日清月结（当日账务必须当日记录，并结出 余额），余额必须与手头实有现金或银行存款的金额一致。 需要注意的是，用现金支票从银行账户支取现金时，需依据现金支票存根联，同时登记现金 日记账（借方）和银行存款日记账（贷方）。关于支票的使用，请参见第一章如何管理资金。 具体的记录方法，我们以下列案例说明：例：古清社区中心 2014 年 3 月发生以下现金收支，截至 2014 年 2 月现金余额为 1407 元。054NGO FRIENDS&&&&第五章 如何清晰记录日期2014 年 3 月 4 日 2014 年 3 月 5 日 2014 年 3 月 9 日 2014 年 3 月 9 日 2014 年 3 月 15 日 2014 年 3 月 21 日 2014 年 3 月 22 日 2014 年 3 月 22 日 2014 年 3 月 28 日 2014 年 3 月 31 日内容1、支付打印纸、文件夹（10 个）等办公用品 2、从银行支取现金 3、支付沙头村丁香招待所场地费 4、支付沙头村丁香招待所住宿费（3 晚） 5、支付胡秦环境建设项目讲师劳务费 6、支付 HP31 打印墨盒费（2 个） 7、收李同捐赠款（非限定性） 8、存李同捐赠款入银行 9、支付李欢评估调研往返交通费 10、支付沙头村培训项目学员餐费金额378 0 0 图 73 案例现金业务发生示图据此，当月出纳所记录的现金日记账如下：按业务发生时间 顺序序时记录机构名称：古清社区服务中心日期 凭证号 支票号码古清 2014 年现金日记账摘要 上年结转（收入）与报销凭据中摘 要、金额一致 贷方 余额 ￥828.00 ￥800.00 ￥1,407.00 ￥1,407.00 ￥1,407.00 ￥1,029.00 ￥5,029.00 ￥1,000.00 ￥720.00 ￥1,200.00 ￥440.00 ￥4,029.00 ￥3,309.00 ￥2,109.00 ￥1,669.00 ￥9,669.00 ￥8,000.00 ￥150.00 ￥900.00 ￥1,669.00 ￥1,519.00 ￥619.00 ￥619.00 ￥619.00 与手头现金 金额一致 逐笔记录不能空行借方（支出）5#存贺卡义卖款 登记支票号 码后 4 位 本月合计 本年累计 ￥2,800.00 ￥9,300.00￥2,344.00 ￥8,721.00 ￥378./4
# 2# 5# 6# 7# 9# 12# 13# 16# 17#支付打印纸文件夹（10 个）等办公用品 支 0781 支取现金 支付沙头村丁香招待所场地费 支付沙头村丁香招待所住宿费（3 晚） 支付胡秦环境建设项目讲师劳务费 支付 HP31 打印墨盒费（2 个） 收李同捐赠款（非限定性） 存李同捐赠款至银行 支付李欢评估调研往返交通费 支付沙头村培训项目学员餐费 本月合计 本年累计 ￥12,000.00 ￥21,300.00 ￥8,000.00 ￥4,000.00￥12,788.00 ￥21,509.00 余额不能 为负数图 74 案例业务现金日记账示图055&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL【关键点提醒】：收到现金收入时，应及时送存至银行，不得将收款和付款合并登记，也不得将收支相抵后 以差额登记，即分收支 2 笔记录。如下图所示：古清 2014 年现金日记账机构名称：古清社区服务中心日期 凭证号 支票号码 上年结转 摘要（收入）借方（支出）贷方余额 ￥828./22 2# 13#收李同捐赠款（非限定性） 存李同捐赠款至银行￥8,000.00 ￥8,000.00￥9,669.00 ￥1,669.00图 75 案例现金收入记录示图银行存款日记账记录方法与现金日记账相同。接上述案例子来说明如何记录银行存款日记账。例：古清社区服务中心在 2014 年 3 月发生以下银行存款收支，截至 2014 年 2 月银行余额为 173,363.00 元日期2014 年 3 月 5 日 2014 年 3 月 6 日 2014 年 3 月 6 日 2014 年 3 月 15 日 2014 年 3 月 20 日 2014 年 3 月 22 日 2014 年 3 月 22 日 2014 年 3 月 23 日 2014 年 3 月 25 日 2014 年 3 月 31 日 2014 年 3 月 31 日 2014 年 3 月 31 日 2014 年 3 月 31 日 2014 年 3 月 31 日 2014 年 3 月 31 日 1、从银行支取现金 2、购买佳能相机（NLS-1） 3、缴纳五险一金 4、收华发超市垃圾分类项目款 5、支付环境建设项目宣传册印刷费 6、收银行第一季度利息收入 7、收李同捐赠款 8、支付李欢参加成都公益中心培训费 9、支付李欢成都项目管理培训差旅费 10、支付员工 3 月工资 11、支付陈令环境保护项目宣传单设计劳务费 12、支付李琼培训手册翻译劳务费 13、付兼职会计汪玲 3 月工资 14、支付朱迪、张翔等 5 人 3 月 17 日培训餐费 15、支付办公室 4-6 月房租内容金额00
12000图 76 案例银行存款业务发生示图056NGO FRIENDS&&&&第五章 如何清晰记录出纳根据发生时间的先后顺序，逐笔记录银行存款日记账如下：根据支票类型登记 支票号码后四位古清 2014 年银行日记账摘要 上年结转（收入）机构名称：古清社区服务中心日期 凭证号 支票号码 借方与报销凭据中摘 要、金额一致 贷方（支出）余额 ￥74,000./2816#支付员工 2 月工资 本月合计 本年累计 ￥60,800.00 ￥166,800.00￥13,500.00 ￥27,292.00 ￥67,437.00 ￥4,000.00 ￥4,500.00 ￥5,400.00 ￥10,000.00 ￥2,000.00 ￥90.00 ￥8,000.00 ￥2,000.00 ￥2,305.00 ￥1,120.00 ￥2,560.00 ￥800.00 ￥900.00 ￥13,500.00 ￥12,000.00 ￥18,090.00 ￥184,890.00 ￥51,085.00 ￥118,522.00￥173,363.00 ￥173,363.00 ￥173,363.00 ￥169,363.00 ￥164,863.00 ￥159,463.00 ￥169,463.00 ￥167,463.00 ￥167,553.00 ￥175,553.00 ￥173,553.00 ￥171,248.00 ￥170,128.00 ￥167,568.00 ￥166,768.00 ￥165,868.00 ￥152,368.00 ￥140,368.00 ￥140,368.00 ￥140,368./5
# 3# 4# 8# 10# 11# 13# 14# 15# 18#19# 20# 21# 22# 23#支 0781 支取现金转 7216 购买佳能相机（NLS-1） 缴纳社保公积金 收华发超市垃圾分类项目款 支付环境建设项目宣传册印刷费 收银行一季度利息 存李同捐赠款至银行 支付李欢成都公益中心培训费 支付李欢成都项目管理培训差旅费 支付陈令环境建设项目宣传单设 计劳务费 支付李琼培训手册翻译劳务费 付兼职会计汪玲 3 月工资 支付朱迪、张翔等 5 人 3 月 17 日 培训餐费补贴 支付员工 3 月工资 支付办公室 4- 6 月房租 本月合计 本年累计金额需与银行对 账单金额一致最后一笔余额与月合 计、年累计余额一致图 77 案例银行存款日记账示图【关键点提醒】： ● 所记载的摘要和金额必须与收支凭证相一致 ● 日记账应按时间顺序逐笔分行记录，余额不能为负数 ● 记录不得有空行4.3 对账 。 每月应有专人与出纳核对现金、 银行存款余额。 具体操作请参见本手册第一章 “如何管理资金”057&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL五、保管根据我国《会计档案管理方法》规定，现金、银行存款日记账本保管期限为 25 年。 注 ：使用 EXCEL 电子版记录现金和银行日存款记账的， 每年应打印装订成册按上述规定保管。 未注册的组织虽然不受《会计档案管理办法》的约束，但我们仍然建议财务档案参照该办法执行， 特别是打算在未来注册的组织。附录：本章共提供 以下 2 个表格，请至财务电子工具包下载使用： 表 23 现金日记账 表 24 银行存款日记账058NGO FRIENDS&&&&第六章 如何管理项目预算第六章 如何管理项目预算概 述HOW TO MANAGE THE PROJECT BUDGET　　凡事“预则立，不预则废”。在公益组织的财务管理中，预算管理是非常重要的一环，而其中的项目预 算管理又是重中之重。对于初创期公益组织，编制项目预算、出具项目财务报告是最基础、必不可少的财务 管理工作。本章主要介绍如何进行项目预算的编制、项目预算执行的监控、决算等项目预算管理中最常遇到 的问题。一、什么是预算及项目预算管理1、什么是预算？ 预算顾名思义，是预先估算的意思。组织为了实现其使命而制定相应的行动计划，预算对行 动计划里的活动内容以货币形式进行量化。预算是组织未来开展活动的重要依据。 2、什么是项目预算管理？ 公益组织的预算一般包括组织总体预算、业务预算、行政经费预算等等；其中业务预算常见 的又可分为项目预算和服务预算。 项目预算管理就是对组织所开展的项目活动进行预算申请、 执行、 监控、报告等一系列管理过程。 3、项目预算管理流程项目活动设计 和资金需求图 78 项目预算管理流程图项目 申请执行项目（监控、 阶段性报告）结项（活动报告和 财务报告）二、管理项目预算的重要性初创期组织一般从做项目起步，项目收支一般占组织总体收支的比例很高，因此项目执行的 好坏、效果如何会直接影响组织的声誉。要确保完成项目目标，达到既定的效果，对项目预算全 过程的监控管理就必不可缺了，其必要性体现在以下几方面： 立项前， 编制合理的项目预算， 是向资助方展示运营项目能力， 也是顺利立项的重要组成部分。 科学合理的预算是项目计划顺利完成的有力保证。059&&&&中国初创公益组织财务管理手册CHINESE INITIAL PUBLIC WELFARE ORGANIZATION FINANCIAL MANAGEMENT MANUAL执行中，在预算项目执行过程中，监控并及早发现项目进度或预算差异等问题，并进行分析， 必要时与资助方进行沟通做出预算调整，避免结项时突击花钱等情况。 结项时，通过实际执行与项目预算的对比表，出具项目财务报告，能够对项目进行考核分析， 总结经验，为以后的项目预算提供借鉴。三、你的组织项目预算管理的如何说明：本测试满分为 30 分， 根据组织情况请选择 “是” 或 “否” ， 选择 “是” 可得 5 分， 选择 “否” 不得分。不同分值阶段，我们给出了不同的评价和管理建议，供参考 序号1 2 3 4 5 6 组织是否编制过项目预算 预算是否由项目人员与财务人员共同编制 是否按照预算执行 预算与实际执行情况是否有 20% 的差异 差异超过 20% 是否与资助方沟通 每月是否编制预算与实际支出对比表 你组织的得分 图 79 项目预算管理自评表指标是/否得分如果您的组织得分超过 25 分，说明项目预算管理做得不错，如果低于 15 分说明管理很不好， 请仔细阅读本章第四部分内容。四、如何进行项目预算项目预算管理的基础工作一般由项目预算的编制、预算的执行监控及财务报告三部分组成。 下面就一一介绍：4.1 预算的编制编制项目预算有多种格式，有的是根据资助方提供的固定模板，有的则是由组织自行编制， 无论采用何种格式， 一般由三部分内容组成 ： 活动内容、 费用标准及预算金额。 组织可根据实际情况， 进行合理的编制。 以古清社区服务中心环境建设项目预算申请表为例，如下图所示：060NGO FRIENDS&&&&第六章 如何管理项目预算项目财务预算申请表项目基本信息项目执行单位：古清社区服务中心 项目名称：环境建设项目 项目期间：2014 年 1 月 - 2014 年 12 月（共计 12 月）预算 编号项目活动费用详细说明合计预算金额343,249.73 70,000.00 5,000.00 6,000.00 4,000.00 16,000.00 15,000.00 4,000.00备注1 1.1 1.2 1.3 1.4 1.5 1.6项目执行成成本 项目推广传播 培训手册翻译费 培训调研交通费 讲师讲课费补贴 参训学员补贴 材料及会务费小计 设计费摄像费等 1000 元 / 天 *6 天 200 元 / 次 *10 次 *2 人 800 元 / 人 *2 人 *10 期 60 元 / 天 *25 人 *10 次 400 元 / 期 *10 期，学习资料打印及 X 展架制作、茶点、运输会务物资 项目组成员参加能力建设培训，含培 训费，外地差旅费 1000 元 / 天 *10 次 小计1.7 1