浅谈现代秘书的素质要求
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浅谈现代秘书的素质要求
摘 要：现代秘书在行政管理工作中发挥越来越重要的作用，既是工作助手，也是参谋人员，还有协调管理、公共关系等职能。这些工作对秘书人员的素养要求越来越高，现就秘书人员应具备的素质，做一些探讨。关键词：秘书；素质；知识；能力；道德；礼仪随着知识经济时代的到来，我国社会主义市场经济体制的建立和我国加入世界贸易组织，给现代秘书人才的培养提出了许多新问题和新要求。现代秘书在机关中处于中心的位置，是贯通上下的咽喉，是联系左右的纽带，是传递信息的枢纽，又是协助领导处理日常工作的手足，也是对外联络的形象代表。要胜任这些工作，秘书人员必须具备相当的素质，在知识结构、专业技能、职业道德和礼仪修养等方面，都有一定的要求。 一、秘书的知识结构当今是知识经济时代，知识量剧增，浩如烟海。秘书工作是综合性和专业性的统一，要求秘书人员必须具有较宽广的知识面，既要掌握与秘书工作有关的社会科学和自然科学的基础知识，又必须具备深厚的专业知识。1. 专业知识专业知识是指所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，包括：公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识，办公室管理知识，调查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，信息科学知识，行为科学知识和公共关系知识等等。秘书人员所在的行业、系统也有其行业的专业知识，如政府机关的秘书必须具有行政管理知识，在工商企业工作的商务秘书必须具备企业管理知识、市场营销知识。其他在教育、军事、外事、科学、文艺、医疗等行业系统的秘书人员，也应分别掌握各自的行业知识。2. 相关知识为了适应时代需要，做好工作，秘书人员除了掌握一定的社会和自然科学基础知识、专业和行业知识外，学习经济学、法学、社会学、心理学、传播学、领导科学、统计学等相关知识，有助于秘书人员从更广阔的领域去从事秘书工作。在当前市场经济条件下，各项改革措施不断发展，不管是什么行业的秘书人员，都需要懂一些经济学、统计学的知识。而学习社会学、心理学，可以为秘书人员增强人际交往能力提供指导，还有助于秘书人员认识自己的社会地位和社会价值，调整自己的心理状态，运用科学的方法更自觉、更有效地适应秘书工作和秘书活动。二、秘书的能力要求秘书人员服务能力的高低，是秘书工作能否做好的关键。随着社会工业化、信息化、国际化的不断发展，秘书工作越来越表现出复杂性、多样性、丰富性和广泛性，这对秘书人员的服务能力提出了更高要求，特别要在以下几种能力上下功夫。1. 听说读写的综合能力首先，秘书必须掌握较好的写作能力，具体是“公文和事务应用文的写作能力”[1]。秘书人员要写好公文和应用文，应具有语法、修辞、逻辑知识，掌握大量的词汇和句式，熟悉公文和应用文文体知识，并通过长期实践将这些知识综合起来转化为写作能力。写作能力不仅仅是文字表达能力，还反映了一个人的思维能力、观察能力和语言组织能力，这些同样需要加以锻炼。其次，现代秘书不仅要会写文章，还要能说会道。这是对口头表达能力的要求，秘书应会说一口标准流利的普通话，符合语言规范，口齿清晰，简明扼要，有条有理。再次，秘书要善于倾听和理解别人的发言，从中提取有效信息加以记录或转述，这是对听知能力的要求。同时，如果能掌握多一种方言、民族语言或外语，对秘书来说，也是多了一样交际工具，多了一条信息渠道。另外，秘书除了要会写、会听、会说之外，还要会读。阅读又分精读、快读和泛读。比如快读和泛读，领导常常要审阅下级送来的计划、报告和总结等长篇的文件，为了节省领导的时间，需要秘书先阅读，然后提炼浓缩，写成提纲或摘要，再呈给领导。所以，秘书掌握阅读概括能力是十分必要的。2. 协调能力协调能力指的是“人们通过对事物发展和人际关系的调整，使各项工作、各个部门和谐配合，步调一致，以便顺利完成既定目标的能力”[2]。协调是秘书工作的重要职能，协调能力是素质、才干、品质的综合体现。作为秘书，要善于发现机关与机关之间、部门与部门之间、机关与基层之间工作上的矛盾，善于发现文件、事务与政策法规上的抵触，善于发现机关内部人际关系的不和，并及时交易沟通协调。所以，秘书要提高协调能力，在提高政治素质、实际经验、业务水平、知识水平、认识问题和解决问题的能力上下功夫，以适应为机关和领导统揽全局、协调各方工作服务的需要。3. 应变能力应变能力指的是“人们根据客观情况和环境的变化，及时反馈、随机应变的能力”[3]。计划赶不上变化，秘书工作内容多有变化，常会出现意想不到的情况棘手问题，打乱原本的计划。例如，秘书小王的单位要召开一个大型会议，但会前半小时，原定好在会上发言的嘉宾突然病倒不能出席，那么小王该怎么处理？具备应变能力的秘书人员，才能做到沉着应对，果断处理。为了确保会议正常进行，案例中的小王应该立即告知会议的总负责人，重新找一名级别相当的嘉宾发言，并将发言稿送到嘉宾手中。有经验的秘书还会提前对可能发生的情况进行预测，未雨绸缪。案例中的小王如果事前考虑到可能出现的情况，就能掌握主动性，控制全局。这也要求秘书人员增强工作的主动性、预见性、创造性，增强对事物的感知力、洞察力、应变力，提高应变能力。4. 公关能力现代秘书的工作不再只是在办公室整理文件或撰写文书，在单位内部，是联系各方的枢纽；对外要联系工作，调查情况，收集信息，产假各种会议或宴会。秘书人员必须具有一定的公关能力，懂得各种场合的礼仪，善于待人接物，善于处理复杂的人际关系。通过必要公关活动，树立本单位的良好形象，搜集外部对本单位的印象、评价和建议，供领导决策参考。5. 其他能力现代秘书还应该掌握使用先进办公室器械的能力，诸如电话机、复印机、打字机、电子计算机、传真机和网络通讯设备等等。凡是办公室拥有的器械、设备，秘书人员都应学会使用，以备不时之需。此外，秘书在工作时要善于观察，善于发现“死角”，及时提请领导注意。不仅善于发现问题，而且要分析问题、提出解决问题的办法供领导择用、实施，这要求秘书人员须具备观察分析能力，才能把握工作的主动性。三、秘书的思想道德修养道德可以指用来评价人们思想言行善恶荣辱的标准，以及个人思想品质和修养的境界等。新时代的秘书，必须具备常人的道德修养和自己职业活动中的职业道德。1. 道德修养秘书首先要进行的是道德意识修养，最根本的是要树立正确的人生观和价值观，要有集体主义团队合作精神。然后是道德情感的修养，其内容包括树立正义感、责任感、荣誉感和幸福感。秘书的道德修养，还包括道德意志、道德行为的修养。我们很熟悉的《公民道德建设实施纲要》中的“二十字基本道德规范”是人人都要遵守的道德规范，更是秘书人员必须遵循的道德意识、道德情感、道德意志、道德行为的最好规范。这二十字是：爱国守法，明礼诚信，团结友善，勤俭自强，敬业奉献。2. 职业道德修养职业道德是人们在一定职业活动中的行为规范。各行各业都有自己特定的职业道德，如教师的职业道德是“教书育人”，医护人员的职业道德是“救死扶伤”，商业人员的职业道德是“买卖公平”等等。秘书的职业道德也可以概括为四个字“忠诚、保密”。优良的职业道德是秘书从事快捷奏、高效率工作的动力，是秘书的自我完善的必要条件，是秘书职业活动的指南。[4]根据国家劳动和社会保障部《秘书职业技能培训鉴定教材》中对秘书职业道德的要求和实际工作的要求，可以将秘书的职业道德概括为以下五点：第一，忠于职守，热爱本职。作为秘书，就要忠于自己的工作岗位，忠于本机关、本单位的政治利益和经济利益，自觉履行秘书的各项职责，服从领导，当好助手、参谋。第二，恪守信用，严守机密。恪守信用，是对秘书人员在工作和处理人际关系中要遵守时间，恪守诺言，“言必信，行必果”。包括约定会晤、安排会谈、组织会议、收发函件是要准时；接受任务如不能按期完成要及时汇报；安排会议时自己要提前到场做好准备工作。秘书工作与保密有着内在的联系，正所谓“秘书”，有一个显著地特点，就是掌握的机密较多。因此，秘书人员必须具备严守机密的职业道德，不该说的绝对不说，不该知道的绝对不问，不该看的绝对不看，不该记的就对不记，秘密文件、资料等物品要做好保管工作。第三，遵纪守法，廉洁奉公。这是秘书人员职业活动能够进行的重要保证。秘书人员必须严格遵守和执行职业纪律和与职业活动相关的法律、法规，要坚持原则，不以权谋私，不接受贿赂，以自己的实际行动抵制和反对不正之风。遵纪守法、廉洁奉公的秘书，既是协调机关、企事业单位高效运转的得力干部，又是帮助领导廉正清明的有力助手。第四，谦虚谨慎，办事公道。秘书在领导身边工作，不能因此而自命不凡，自以为是，要平等对人，公平办事。待人一定要文明礼貌，尊重他人，虚心倾听他人的意见，无论对领导和对下级、对群众都要一视同仁；办事要公道正派，所谓“心底无私天地宽”，正确对待个人的利害得失，胸襟宽广，才能在工作中充满朝气和活力。第五，其他应具有的职业道德修养。秘书工作还要求秘书人员不断地学习，具有良好的心理素质，有高尚的情操、坚强的一致、良好的性格和气质。现代社会科学技术的发展突飞猛进，知识更新速度加快，因此，从发展的角度看，新时期的秘书人员，必须善于学习，提高素质，转变观念，开拓创新。[5]四、秘书的礼仪修养我国自古就是“礼仪之邦”，古人崇尚礼仪蔚然成风，大到“修身、齐家、治国、平天下”，细节处包括衣着、贪图、举止，无不讲究礼仪。荀子《修养篇》云：“人无礼则不生，事无礼则不成，国无礼则不宁。”英国哲学家约翰?洛克也说过：“礼仪是加在他的一切别种美德之上的一层藻饰，是他们对他具有效用，为他去获得一切和他接近的人的尊重和好感。没有良好的礼仪，其余的一切就会被人看成骄傲、自负、无用和愚蠢。”[6]可见礼仪的重要性。作为新时期的秘书，要深刻理解礼仪的内涵，把握其实质，自觉遵守礼仪准则，做有礼仪修养的秘书。礼仪修养主要表现在语言、举止、仪容、服饰和礼节等方面。1. 语言前面的专业能力已经讲到秘书的口头表达要规范化，同时，在运用语言上还应该讲究文明礼貌, 两者必须有机地统一起来。俗话说“ 马好在腿上, 人好在嘴上” , 可见说话的重要性。秘书的工作离不开说话，如何说好要看场合、分对象、选内容，但都要表现出热情、和悦、耐心，掌握分寸，注意语速，还要懂得使用礼貌用语。礼貌的语言是有声的行动，如使用“先生”、“小姐”等敬语，或“欢迎”、“恭候”、“指教”等敬语；对来访者主动微笑、鞠躬或问候一声“您好”，及时让座、敬茶等，会让人觉得你彬彬有礼。1. 举止人的举止礼仪是其本人气质内涵的外在表现，哲学家培根有句名言：“相貌的美高于色泽的美，而秀雅合适的动作美又高于相貌的美。这是美的精华。”[7]《林肯传》中有这样一件事：一天，林肯总统与一位南方的绅士乘坐马车外出，途遇一老年黑人深深地向他鞠躬。林肯点头微笑并也摘帽还礼。同行的绅士问道：“为什么你要向黑鬼摘帽？”林肯回答说：“因为我不愿意在礼貌上不如任何人。”可见林肯深受美国人民的热爱是有其原因的。1982年美国举行民意测验，要求人们在美国历届的40位总统中挑选一位“最佳总统”时，名列前茅的就是林肯。[8]从林肯的故事可以看出，举止是一种展示自己才华和修养的外在形态。在与他人交往中，秘书的举止尤为重要。秘书的举止总体要求落落大方、优雅得体、恰到好处。作为秘书，要时时注意礼仪的细节，如走路尽量走成一条直线，就座时只坐椅子的一半或三分之一，等等。要使对方产生尊重和依赖，首先必须注意自己的形象举止，这是不仅有助于建立融洽和睦的人际关系，而且有利于环节或避免某些不必要的冲突。3. 仪容秘书在工作中的形象代表的是企业、单位的形象。因此，在日常工作中应特别注重自身形象的设计与维护，给人留下第一印象，从而为今后的交往奠定良好的自身形象。仪表清洁，修饰得体，往往影响着秘书工作的效果，因而绝不能忽视。职业秘书形象中，需要注意的细节很多，中国人民大学的金正昆教授在仪容；；礼仪方面的标准就是干净、整洁、卫生、简约、端庄，具体要求与职业相称，与年龄相符，与体型相配。比如头发保持整洁，发型根据脸型而定；脸部保持清洁，女士化妆要化淡妆；不蓄长指甲，等等。社交中，良好的仪容既能体现秘书人员的自身修养，又能体现对社交活动和交往对象的尊重和重视，会产生积极的作用。日本有家大型企业准备在上海浦东新区投资3000万美元，与某企业合资。前期准备工作进展十分顺利，但签约前日本总裁与该企业的法人代表见面后却临时变卦，原因非常“惊人”，他说：“你没看见中方代表戴的眼镜上有许多污垢吗？连自己眼镜都管不好的惹嗯，怎么可能管好我们的3000万美元呢？”[9]案例中的中方代表因自身仪容的疏忽错失了一宗大的生意。因此，社交场合一定要注意自己的仪容。4. 服饰秘书的职业服装要注意风格淡雅、扬长避短。选择服装要遵循TPO原则，T表示时间（time），P表示地点（place），O表示目的（object）。[10]在着装、化妆和佩戴首饰时，要兼顾时间、地点和目的，三者必须协调一致。此外，服饰要符合整体性和整洁性原则，着装整体协调，保持整洁，看起来就显得衣冠楚楚。5. 礼节除了塑造自身的形象，秘书在日常交往中，必须掌握一些常用的礼节。例如，介绍、递名片、握手、致意、鞠躬、送礼、接待、送别等，都是秘书日常工作和社会交往中必不可少的环节，不懂礼节的话容易失礼。以上这些修养、知识、能力和道德，有的可以通过理论知识学到，而更重要的是在工作实践中体会、巩固、完善和提高。经济的迅速发展和知识的日益更新，党政机关、企事业单位、商贸系统对新型秘书人才的需求，以及文秘工作的综合性、事务性、从属性、机密性等性质，都要求从事这项工作的现代秘书人员必须是高素质、创新性、综合型、国际化的人才。只有立足实际，认真学习，勇于实践，不断提高自身素质，才能真正成为领导的好参谋、好助手。参考文献：[1] [2] [3] 刘东华. 秘书人员应具备的几种能力[J]. 秘书工作，2009 (7): 31[4] [10] 范立荣. 现代秘书学教程 [M]. 北京：首都经济贸易大学出版社，[5] 劳动和社会保障部，中国就业培训技术指导中心 [M]. 北京：蓝天出版社，1.[6] [7] [9] 王维强，职场玫瑰：秘书的礼仪基础和礼仪修养 [J]. 辽宁公安司法管理干部学院学报，2005 (4)：3[8] 张 .载点网.整理岩松，现代交际礼仪 [M]. 北京：中国社会科学出版社，2006，26. 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浅谈秘书应具备的素质和修养
关键词：素质与修养
今天人们谈到秘书，往往与文牍、领导的助手、智囊、参谋等联系在一起，有的联系得更广泛一些。因此，秘书素质的强弱直接关系到工作质量与效率的高低，关系到党和国家方针政策的正确贯彻与各项事业的兴衰成败。因此，秘书人员必须具备较高的政治、思想、品德、智能、身心等方面的素质。但仅有其基本素质显然是不行的，欲达到完成秘书使命的优化标准，还应有自己特殊的知识素素素素素素素素素素素素素观察和创造能力秘书人员要“眼观六路、耳听八方”，即目光要敏锐，善于捕捉信息。事实上，由于现代组织机构自身和面对的外部环境都是错综复杂构成的统一体，这种千丝万缕、不可分割的关系决定了秘书应有较为敏锐的观察能力，以便比较全面深入地了解各种社会经济活动中的矛盾。培养和提高秘书敏锐、深刻的观察能力，首先要以科学的世界观为指导，以丰富的知识为基础，以培养观察兴趣为条件，用客观的、全面的、一分为二的眼光观察一切，在观察的基础上，秘书要在思想上有新的认识、才能上有创造性，工作上有新突破。秘书在工作中要树立主人翁思想，大胆开拓，从新的角度分析、处理面临的新情况、新问题，从而产生新成果，新突破，真正起到参谋助手的作用。秘书人员的分析能力，主要指秘书对本单位和相关单位政治经济活动中存在的各种矛盾、问题，经过细致的分析、对比、研究，发现本单位的优、劣势。秘书人员只有具备了较强的综合分析能力，才能自觉地应用正确的立场、观点、方法去观察、分析、综合处理单位各项活动中的矛盾问题，才能更好地为领导提供决策服务。素素素　　　
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