1 / 64 单位公函格式 单位公函格式 一 公函格式范文 函 ,即信函 ,或称书信。公函 ,即处理公务所用的书信公函是党政机关、人民团体、企事业单位间商洽 和联系工作时使用的┅种文体。 公函的使用范围很广 ,平行机关或不相隶属机关间联系工作时可以使用公函 ,上下级机关之间联系、询问、答复工作时 ,也可以使用公函 公函根据内容和性质 ,可以分为很多种类 ,如 用于商洽的商洽函、用于询问的询问函、用于答复的复函、用于 委托的委托函等。 公函在結构上一般由标题、正文、落款三部分构成 2 / 64 1标题 跟一般的信函不同 ,公函的标题 通常要包括发文机关、事由和文种类别 函 有时可省写发文機关 ,但事由和文种类别不能省略。另外 ,标题的右上方要有编号 2正文 正文的开头顶格写受文单位 ,然后另起一段写发函的原因、联系的事项 ,朂后一般要用“请研复”、“请协助”等字样提出具体要求 ,结束 正文。 3落款 法定作者、日期 ,并加盖公章 公函的写作要求是 一事一函 ,语言規范、明了 ,语气合乎内容要求。 范文一 3 / 64 市人民政府关于在铁路压煤改线 站建立交桥的函 [ ] 委员会 铁路压煤改线工业站 ,位于我市县镇由于该站的建设 ,原有的站西侧的平交道口按设计要求将要封闭。这样就阻断了沟通南北三乡一镇的交通要道 ,给乡镇企业和商品经济的发展造成了困难另外 ,铁路以南五个村的大面积耕地在路北 ,由于铁路所阻 ,给群众的生产生活造成了很难克服的困难。工业站在设计在 93 处虽有一座净高米 ,宽 6 米 ,长 220 米的单孔立交兼排水涵洞 ,但因纵深太长 ,宽度较窄 ,高度很低 ,农机车辆不能通行 ,农忙秋收人畜难以通过为此 ,请贵委员会给予照顾 ,在30 處 原站西侧的平交道口处 建立交桥一座 ,以适应当地生产和需要。可否盼复 市人民政府 4 / 64 年月日 范文二 关于商洽代培统计人员的函 金融管理幹部学院 得悉贵院将于 3 月份举办统计人员讲习班 ,系统培训统计工作人员。国务院关于加强统计工作的决定下达后 ,我厂曾打算集训现职统计笁作人员 ,但由于力量不足 ,未能实现现在贵院决定办讲习班 ,我厂拟派 15 名统计人员随班学习 ,请你们代培。如同意 ,将是对我厂统计工作的有力支持代培所需费用由我厂如数拨付。盼于复函 此致 敬礼 机床厂 公章 5 / 64 年月日 单位公函格式 二 一、函的涵义和用途 函，适用于不相隶属机關之间商洽工作询问和答复问题，请求批准和答复审批事项 函的使 用范围极广，使用频率极高可谓公文中的 轻武器 。具体来说函嘚用途主要包括四个方面 1、平级机关或不相隶属机关单位之间的公务联系，往来 2、向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。 3、業务主管部门答复审批无上下级隶属关系的机关请求批准的事项 4、机关单位对个人的事务联系，如复群众来信等 二、函的特点 6 / 64 1、使用廣泛性。函的使用不受级别高低单位大小的限制，收发函件的单位均以比较平等的身份进行联系上至国务院，下至基层组织企事业單位，社会团体都广泛地使用函 2、行文多向性。函可以上行下行，但大多数函作平行文 3、用语谦敬性。不论什么类型的函用语皆嘚注重谦恭有礼，尊重对方力求得到对方更多的理解和支持。函是最注重使用文言词汇的公文函是公文中最富有文学性的文种。 三、函的类型 1、商洽函即不相隶属机关之间商洽工作，联 系有关事宜的函如人员商调，联系参观学习等 2、询答函。即不相隶属机关之间楿互询问和答复有关具体问题的函询答函实际上又可分出 询问函 和 答复函 。有些不明确的问题向有关机关和部门询问用询问函。对机關和部门所询问的问题做出解释答复用答复函。询答函涉及的多数是问题而不是具体的工作 3、批请函。即用于不相隶属机关之间请求批准和答复审批7 / 64 事项的函批请函实际上又可以分为 请批函 和 审批函 。请批函用于向不相隶属的主管部门请求审批事项而审批函则用于主管部门答复不相隶属机关单位的请批事项。 4、告知函即告知不相隶属机关有关事项的函。 以上是按内容和用途对函所作的分类若按照文面格式分类，函可以分为公函和便函若按照行文去向分类，函又可以分为去函和复函 四、函的结构和写法 一 标题 函的标题一般由發文机关，事由和文种构成有时也可以只由事由和文种构成。 二 正文 1、开头写行文的缘由，背景和依据 一般来说，去函的开头或说奣根据上级的有关指示精神或8 / 64 简要叙述本地区，本单位的实际需要疑惑和困难。 复函的开头引用对方来文的标题及发文字号有的复函还简述来函的主题，这与批复的写法基本相同继而，有的复函以 现将有关问题复函如下 一类文种承启语引出主体事项即答复意见。 2、主体写需要商洽，询问答复，联系请求批准或答复审批及告知的事项。 函或去函和复函的事项一般都较单一，可与行文缘由合為一段如果事项比较复杂，则分 条列项书写 3、结语。不同类型的函结语有别如果行文只是告知对方事项而不必对方回复，则结语常鼡 特此函告 特此函达 。若是要求对方复函的则用 盼复 ， 望函复 请即复函 等语。请批函多以 请批准 请大力协助为盼 ， 望能同意 望准予是荷 等习惯用语收束。复函的结语常用 特此复函 特此回复 ， 此复 等惯用语也有的函不写结语。 五注意问题 1、注意批请函与请示嘚区别，向有隶属关系的上级机关请9 / 64 求指示批准事项用请示，而向没有隶属关系的业务主管机关请求批准有关事项则用请批函。主管機关答复请求审批事项用审批函。 2、开门见山直奔主题。无论去函还是复函都不要转弯抹角，切忌空话套话和发空泛的议 论。 3、┅文一函简洁明了。 4、语言要规范得体并体现函的用语特色。发函要使用平和礼貌，诚恳的语言对主管机关要尊重，谦敬对级別低的单位要平和，对平行单位和不相隶属的单位要友善切忌使用生硬，命令性的语言复函，则态度要明朗语言要准确，避免含 糊籠统犹豫不定。 关于商洽委托代培涉外秘书人员的函 大学文学院 本集团公司新近上岗的秘书人员缺乏专门的涉外秘书知识 业务素质亟待提高。据报载贵院将于今年 9 月开办涉外秘书培训班，系统讲授涉外秘书业务公关礼仪，实用文书写10 / 64 作等课程这个培训项目为我集團公司新上岗的涉外秘书人员提供了一个难得的在职进修机会。为能尽快提高本集团公司涉外秘书人员的从业素质我们拟选派 8 名在岗秘書人员随该班进修学习，委托贵院代培有关代培费用及其他相关经费，将按时如数拨付 如蒙慨允，恳请函复为盼 集团公司 印章 二 00 x 年七月二十日 【提示】 这是一份商洽函。正文分六个层次 其一写本单位在岗秘书人员的素质亟待提高这是行文的 缘由，背景 ;其二写知悉對方开办秘书培训业务 ;其三，认为对方的培训是我方秘书难得的在职进修机会 ;其四以 目的句 写行文的目的 ;其五即为商洽的事项。最后請求对方答复。 文章思路清晰环环相扣，逻辑性强 贵院 ， 请函复为盼 一类具谦敬意味的词句体现了商洽函的语体特征。值得指出的昰 秘书人员 应简写为 秘书 ;随该班进修学习 与 委托贵院代培 应位置对调 ;如蒙慨允恳请函 复为盼 ，11 / 64 会导致对方不同意便不复函所以， 如蒙 應改为 是否 以求对方复函。关于给超市总公司商租商场一事的复函 上海超市总公司 贵公司关于商租商厦五楼的函 沪超函〔〕20 号 收悉经研究，现答复如下 贵公司欲租我商厦五楼闲置的楼面开设超市这是方便顾客的购买需求，有利于盘活我商厦的闲置资源扩大我商厦的經营规模与商品种类的好事，本商厦欢迎贵公司来我商厦五楼开设超市具体租金请贵公司来人面洽。 特此复函 上海商厦 200 x 年四月一日 【提示】 这是答 复对方商洽事项的函。正文开头引述对方来函标题及发文字号以作复函缘由，继而用 经研究现答复如下 一12 / 64 语过渡到主体蔀分。 主体部分先概括对方来函所商洽的事项及意义既是对来函的回应，又表达了自己的态度紧承这句，做出 欢迎 合作的表态并提絀面谈要求。 文章针对性强态度诚恳，表述严 单位公函格式谨行文规范。 关于请求解决我县枯水期用电指标的函 市供电局 去年以来峩县利用本地水力资源发展小水电，每年丰水期输入国家大电网的电达 3000 至 6000 万度每度电价 0。 25元而枯水期我县则严重缺电，以每度电价 0 50 え购进 1500万度电，仍然不能保证城镇居民生活用电目前有几间水泥厂，糖厂因缺电已停产为此，我县请求从今年起在每年 11月 1 日至次年 3 月 30 ㄖ的枯水期内每天能支持配送我县基数电 10 万度。 13 / 64 可否请予函复。 县人民政府 年七月一日 【提示】 这是一份请批函县人民政府与市供電局并没有隶属关系，但供电局是业务管理部门因此，请求批准解决用电指标应该用函行文 正文开门见山，直陈自去年以来我县为国镓电网输入的电力数额及价格这不仅说明了本县为国家做出的贡献，而且 使这一情况与枯水期我县外购电力及费用形成对比然后陈明即便这种低卖高买的形式也难以解决枯水期居民用电短缺和企业停产的局面。这样便把请求配给基数电的理由说得入情入理，充分可信为便于审批，文章将请求配给基数电的时间数额也写得明确具体。 文章不长但要求合情合理，理据充分陈述要求的关键处正确地鼡了 请求 两字，这是一篇语言得体的请批函 14 / 64 关于日野 卡车存在严重质量问题要求赔偿损失的函 广东省汽车贸易中心 我公司于年六月六日姠贵公司原业务一科购买附有商检合格证的日野 六吨卡车 15 辆，发票两张号码为 0671012， 0671022于年六月二十三日交货，九月中旬正式投入营运使用该批车使用后，陆续发现前后轮内侧胎不规则锯齿形磨损，以内侧内边缘为甚经有关技术专家及广州市公安局第七检测站检验，认萣此批车 存在严重质量问题与原供货资料标准不符。我公司已于十一月初暂停止使用为此，特向贵单位请求 一于本月三十日前，派員前来检验质量鉴证等问题 ; 二重新按质论价，赔偿经济损失或退货。 希贵公司讲求信用按国家有关法律，规定与我公司共同协商解決上述 商品的质量问题 附件一，购车发票两张 二广州市公安局检测站检验书。 15 / 64 联系人 电话 联系地址 广州市路号广东省公司汽车队 年┿一月十二日 【提示】 这是一则商 洽索赔的函。正文简要交代了行文的原委发现的情况，检验认定采取的措施等，这也是行文的背景而且是提出索赔要求的有力证据 ;要求写得有礼有节，要求合理并提出希望。最后附上证明材料写上联系方法，以便联系此函行文嘚体，表意明确证据具体，思路周密 温馨提示“人生与成才”提供的文章均来自于网友投稿、原创、整理，仅供学习参考使用请勿莋其他用途。其版权归原作者所有如有侵犯您的权 利，请及时通知我们我们会立刻删除。真诚的希望您积极上传推荐原创文章实现資源共享，让我们共同提高共同进步 16 / 64 单位公函格式 三 公司公函格式模板 一 函的标题、字号和主送机关 1．函的标题 作为正式公文的函，其標题和一般公文的写法一样由发文机关名称、主要内容 事由 、文种组成。较完全的写法如国务院办公厅对国家工商行政管理局关于贯彻〈食用盐加碘消除碘缺乏危害管理条例〉有关问题请示的复函、国务 院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函等也可以采用省略发文机關名称的写法，如关于请求批准市节约能源中心编制的函 2．函的发文字号 公函要有正规的发文字号，写法与一般公文相同由机关代字、年号、顺序号组成。大机关的函可以在发文字号中显示“函 ”字。 17 / 64 3．函的主送机关 函的行文对象一般情况下是明确、单一的所以多數函的主送机关只有一个。但有时内容涉及部门多也有排列多个主送机关的情况， 二 函的正文 1．发函缘由 这是函的开头部分主要用来說明发函的根据、目的、原因等。如果是复函则先引用对方来函的标题、发文字号，然后再交代根据说明缘由。这部分结束时常用┅些习用的套语转入下一部分。 2．事项 这是函的主体部分有关某项工作展开商洽、有关某一事件提出询问或作出答复、有关事项提请批准等主要内容，都在这一部分予以表达 3．希望请 求 18 / 64 这是结尾部分，向对方提出希望或请求或希望对方给予支持和帮助，或希望对方给予合作或请求对方提供情况，或请求对方给予批准等等最后，另起一行以“特此函商”、“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等惯用结语收束 函的写作要注意用语的 分寸，因是平行文语言要平和礼貌，但要避免阿谀逢迎还要注意针对性和時效性。 单位公函格式 四 公文函的写法和范文 函的结构、内容和写法 由于函的类别较多从制作格式到内容表述均有一定灵活机动性。主偠介绍规范性公函的结构、内容和写法 公函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部 分的格式、内容和写法要求如下 19 / 64 （一）首部主要包括标题、主送机关两个项目内容。 1、标题公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成另一种是由事由和攵种构成。 2、主送机关即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称其后用冒号。 （二）正文其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。 1、开头主要说明发函的缘由。一般要 求概括交代发函的目的、根据、原因等内容然后用“現将有关问题说明如下”或“现将有关事项函复如下”等过渡语转入下文。复函的缘由部分一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后洅交代根据以说明发文的缘由。 2、主体这是函的核心内容部分，主要说明致函事项函的事项部分内容单一，一函一事行文要直陈其事。无论是商洽工作询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等都要用简洁得体 的语言把需要告诉对方的问题、意见叙寫清楚。如果属于复函还要注意答复事项的针对性和20 / 64 明确性。 （三）结尾一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一問题或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等 （四）结语。通常应根据函询、函告、 函商或函复的事项选择运用鈈同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等有的函也可以不用结束语，如属便函可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼” （五）结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容 署名机关单位名称 ，写明成文时间年、朤、日；并加盖公章 撰写函件应注意的问题 函的写作，首先要注意行文简洁明确用语把握分寸。无论是平行机关或者是不相隶属的行攵都要注意语气平和有礼，不要倚势压人或强人所难也不必逢迎恭维、曲意客套。至于复函则要注意行文的针对性，答 复的明确性 21 / 64 其次，函也有时效性的问题特别是复函更应该迅速、及时。像对待其他公文一样及时处理函件，以保证公务等活动的正常进行 公攵函的分类 公文函可以从不同角度分类 （一）按性质分，可以分为公函和便函两种公函用于机关单位正式的公务活动往来；便函则用于ㄖ常事务性工作的处理。便函不属于正式公文没有公文格式要求，甚至可以不要标题不用发文字号，只需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可 （二）按发文目的分。函可以分为发函和复函两种发函即主动提出了公事事项所发出的函。复函则是为回複对方所发出的函 （三）另外，从内容和用途上还可以分为商洽事宜函，通知事宜函催办事宜函，邀请函、请示答复事宜函转办函，催办函报送材料函等等。 22 / 64 例文一商洽事宜函 中国科研究所关于建立全面协作关系的函 大学 近年来我所与你校双方 在一些科学研究項目上互相支持，取得了一定的成绩建立了 良好的协作基础。为了巩固成果建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作关系，特提出如下意见 一、定期举行所、校之间学术讨论与学术交流（略） 二、根据所、校各自的科研发展方向和特点，对双方共同感兴趣的课题进行协作（略） 三、根据所、校各自人员配备情况，校方在可 能的条件下对所方研究生、科研人员的培训予以帮助（略） 四、双方科研教学所需要高、精、尖仪器设备，在可能的条23 / 64 件下予对方提供利用。（略） - 图書资料和情报的交流 以上各项，如蒙同意建议互派科研主管人员就有关内容进一步磋商，达成协议以利工作。特此函达务希研究見复。 中国科研究所（盖章） 单位公函格式 一九九五年月日 例文二通知事宜函 国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函 国办函 [1993]2 号 国家計委、经贸办、农业部、商业部、经贸 部、纺织部、技术监督局 为进一步发展我国羊毛生产搞活羊毛流通，提高羊毛质量根据国务院領导同志的批示，现就有关问题通知如下 24 / 64 一、要切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作（略） 二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和檢验工作。（略） 三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍卖市场（略） 四、为了促进国内养羊业的发展，支持纺织工业生产和扩大出口创彙（略） 上述有关政策，请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认真研究落实执行中的问题，由国家计委和经贸办协调并督促落实。 国务院办公厅（盖章） 一九九三 年一月三日 例文三征求意见函 国务院办公厅关于征求国家行政机关公文处理办法（草案）意见的函 25 / 64 国办函 [**]号 各省、市、区人民政府、国务院各部门办公厅（室） 现将我们草拟的国家行政机关公文处理办法（草案）送给你们请组织有关同志討论修改，并将修改意见于十一月底前告诉我们 国务院办公厅（盖章） 一九九九年月日 例文四请求批准函 广州局销售公司 请求批准函 局銷办函 [**]5 号 广州局 我销售公司从去年十月成立以来，国内商务活动日益增多经常有许多文件、合 同、契约、技术资料需要复印，为便于26 / 64 工莋我们拟购买一台复印机，请给予批准 可否，请批复 广州局销售公司（盖章） 一 九九六年一月十日 例文五答复事宜函 市人民政府办公厅关于临时工、合同工能否执罚问题请示的复函 市政办函 [**]40 号 市市容环境卫生管理局 你局关于明确临时工、合同工能否执罚问题的请示收悉。现复函如下 中华人民共和国行政处罚法于 **年 10 月 1 日起执行该法对行政执法主体及执法人员作出了明确而严格的规定。27 / 64 按照行政处罚法囷国务院关于贯彻实施〈中华人民共和国行政处罚法〉的通知从今年 10 月 1 日起，合同工、临时工再不能从事行政处罚工作 ?? 你局应按照上述精神，对 全市市容卫生执罚人员进行清理理顺执罚体制，保证行政处罚法的贯彻实施促进市容卫生管理工作。 此复 市人民政府 ┅九九 六年十月七日 例文六报送材料函 关于上报公司二期改造项目评估报告的函 工银商字 [199 ]号 市分行 28 / 64 现呈报〈公司二期改造项目评估报告〉请审阅。 附件公司二期改造项目评估报告（略） 工商银行（盖章） 一九九年十一月五日 例文七转办函 省人民代表大会常务委员会关于轉办提案的函 人函 [**]2 号 省人民政府 省九届人大三次会议已经闭幕。会间省人民代表以主人翁精神，对改进省人民政府的工作提出了许多宝貴建议同时提出了一些应当解决的问题和要求。根据大会决定现将责成省人民政府研究办理的二百二十七件提案转去望抓紧认真处理，并及时将处理结果报来在处理社会治安等有关提案时，可请省高级人民法院和人民检察院密切配合 29 / 64 附〈省第九届人民代表大会第三佽会议提案及审查意见〉（抄送单位附件各二册） 省人民代表大会常务委员会（盖章） 一九九九年月日 附件（略） 例文八催办函 交通部广州救捞局催办函 造船厂 贵厂年为我局建造的 2640 马力拖轮“穗救 202”轮，出厂至现在已经三年了可是当时欠装的拖缆机至今尚未安装。为此我局曾多次去函催贵厂尽快给予解决但贵厂一直未明确答复。 该轮由于缺少拖缆机长期无法正常执行生产任务，经济上已造成了很大的損失为此特再次函请贵厂尽快为我局“穗30 / 64 救 202”轮安装拖缆机，以免再延误该轮的正常生产 敬礼 交通部广州救劳局（盖章） 年月日 例文⑨邀请函 关于出席研讨会的邀请函 秘书长 最近，国家部科学研究院批准关于课题研究的项目经商议，定于三月下旬在省市召开该项课题苐一次研讨会现将有关事项函告如下 一、会议报到时间（略） 二、会议地址（略） 三、联系人及电话（略） 31 / 64 特邀请您届时出席。 研究中惢（ 盖章） 二○○年三月日 单位公函格式 五 商务公函格式和范文 1 商务公函的概念 商务公函是用来商洽工作、联系业务、询问和答复有关具體实际问题的一种公文 2 商务公函的结构及写作方法 公函是平行文。在写作时一般包括四大部分标题、行文对象、正文、落款。 ① 标题┅般采用公文规范标题法即标题由发函机关、事32 / 64 由、受函机关和文种组成。 也有的只有事由和文种 ② ③ 行文对象是指公函受文者，写茬事由之下的第一行左边顶格，后面加冒号 正文是公函的内容即事项，是发函者要告诉对方的具体事情由三部分组成，即 发函因由发函事项以及结语等，事项部分基本上是叙述和说明的方法如有要求部分则要根据行文内容来安排，不可过多结语多使用“特此复函”。 ④落款包括发函单位的名称和主要负责人的签名以及日期。 商务公函范文 公函 公司 33 / 64 贵方有关保险事宜的 6 月 25 日来函知悉特函告如丅 一、综合险。在没有得到我们顾客的明确指示的情况下我们一般投保水渍险和战争险。如贵方愿投保综合险我方可以稍高的保费代保此险。 二、破碎险破碎险是一种特别保险，需收取额外保费该险现行保险费率为 2％，损失只赔超过 5％的部分 三、保险金额。我方紸意到贵方欲为装运给贵方的货物按发票金额另加 10％投保我方当照此办理。 我方希望上述答复将满足 贵方的要求并等候贵方的答复。 公司 年月日 单位公函格式 六 各种函件范本 情景导入 据了解省人才市场此次拿出十个岗位面向毕业生34 / 64 招聘经据了解省人才市场此次拿出十个崗位面向毕业生招聘经过筛选过筛选 8080 多位入围其中南京某知名大学新闻系的一位女生多位入围其中南京某知名大学新闻系的一位女生特别絀众自荐材料反映不仅几乎每年都获得奖学金而且特别出众自荐材料反映不仅几乎每年都获得奖学金而且年年获奖的各种荣誉证书的复印件就有十几张尤其是她在年年获奖的各种荣誉证书的复印件就有十几张尤其是她在数学报社实习发表的厚厚 一摞作品更令她“高人一筹”数学报社实习发表的厚厚一摞作品更令她“高人一筹”。招聘人员告诉记者他们当时决定如果这名女生考试通过招聘人员告诉记者他们當时决定如果这名女生考试通过就录取她专门从事宣传工作结果大出人意外。考试中有就录取她专门从事宣传工作结果大出人意外。栲试中有一题是根据素材写一则邀请函这名女生在正文部分将素材一题是根据素材写一则邀请函这名女生在正文部分将素材罗列了一下不僅题目没有“邀请函”字样文章也没有抬罗列了一下不仅题目没有“邀请函”字样文章也没有抬头时间、地点则被移到“备注”里面这樣一份 “别出心头时间、地点则被移到“备注”里面。这样一份“别出心裁”的邀请函令招聘人员“大开眼界”裁”的邀请函令招聘人員“大开眼界”。情景导入 据了解参赛的据了解参赛的 8080 多名考生拟出的邀请函绝大部分都缺胳多名考生拟出的邀请函绝大部分都缺胳膊少35 / 64 腿招聘人员无奈的说拟邀请函是小学时就应该学习膊少腿招聘人员无奈的说拟邀请函是 单位公函格式情景导入 据了解省人才市场此次拿出┿个岗位面向毕业生招聘经据了解省人才市场此次拿出十个岗位面向毕业生招聘经过筛选过筛选 8080 多位入围其中南京某知名大学新闻系的一位女生多位 入围其中南京某知名大学新闻系的一位女生特别出众自荐材料反映不仅几乎每年都获得奖学金而且特别出众自荐材料反映不仅幾乎每年都获得奖学金而且年年获奖的各种荣誉证书的复印件就有十几张尤其是她在年年获奖的各种荣誉证书的复印件就有十几张尤其是她在数学报社实习发表的厚厚一摞作品更令她“高人一筹”数学报社实习发表的厚厚一摞作品更令她“高人一筹”。招聘人员告诉记者怹们当时决定如果这名女生考试通过招聘人员告诉记者他们当时决定如果这名女生考试通过就录取她专门从事宣传工作结果大出人意外。考试中有就录取她专门从事宣传工作结果大 出人意外。考试中有一题是根据素材写一则邀请函这名女生在正文部分将素材一题是根据素材写一则邀请函这名女生在正文部分将素材罗列了一下不仅题目没有“邀请函”字样文章也没有抬罗列了一下不仅题目没有“邀请函”芓样文章也没有抬头时间、地点则被移到“备注”里面这样一份“别出心头时间、地36 / 64 点则被移到“备注”里面。这样一份“别出心裁”嘚邀请函令招聘人员“大开眼界”裁”的邀请函令招聘人员“大开眼界”。情景导入 据了解参赛的据了解参赛的 8080 多名考生拟出的邀请函絕大部分都缺胳多名考生拟出的邀请函绝大部分都缺胳膊少腿招聘人员无 奈的说拟邀请函是小学时就应该学习膊少腿招聘人员无奈的说拟邀请函是小学时就应该学习掌握的这次考这个题只是因为平时工作中常常会用到由掌握的这次考这个题只是因为平时工作中常常会用到。由于应聘的大多是文科考生他们本以为这个题目没什么问题于应聘的大多是文科考生他们本以为这个题目没什么问题没想到结果会是这樣没想到结果会是这样。由此看来不能正确写作与使用函有时会给日常交往和工由此看来不能正确写作与使用函有时会给日常交往和工莋带来了损失与不便因此我们有必要学会写作函以免作带来了损失与不便。因此我们有必要学会写作函以免 “尴尬”事发生在我们身上“尴尬”事发生在我们身上。五函一函的概念、类别和特点 1、概念背景知识函本义指书信封套后来引申为“书信”作为正式公文是 1921 年鉯后的事通常又称为“公函”与“函件”。不具有指令性主要起“桥梁”与“纽带”作用在公务中使用“函”这一文体极为简洁、方便。概念函是用于不相隶属机关之间商洽工作询问和答复问题请求批准和答复审批事项时使用的公文函的适用范围 1 平行机关或不37 / 64 相隶属机關之间的商洽性、询问性、答复性公务联系 2 向无隶属关系的业务主管部门请求批准有关事项。 3 业务主管部门答复或审批无隶属关 系的机关請求批准的事项 4 机关单位对个人的公务联系如答复群众来信等 5 上级机关向下级机关询问有关情况上级机关向下级机关催办有关事宜如要求下级机关呈报有关报表或材料时也可以用函下级同样要回以报告。 2 函可以从不同角度分类 1 按性质分可以分为公函和便函两种公函用于機关单位正式的公务活动往来便函则用于日常事务性工作的处理。便函不属于正式公文没有公文格式要求甚至可以不要标题不用发文字号呮需要在尾部署上机关单位名称、成文时间并加盖公章即可 2 按发文目的分。函可以分为发函和复函两种发函即主动提出了公事事项所發出的函。复函 则是为回复对方所发出的函 3 另外从内容和用途上还可以分为商洽事宜函通知事宜函催办事宜函邀请函、请示答复事宜函轉办函报送材料函等等。 2 商洽函用于互不相隶属或平级机关之间商洽工作联系有关事宜有的是要求对方予以协助有的是向对方提出某一問题的处理意见和要求。如商调干部联系参观学习洽谈业务、查询或了解有关人员或事情等知照函把需要知照的情况通知对方可以不要求对方答复。其作用相当于通知多用于平行机关上级机关告知下级机关某些事项也可用知照性函商洽函例文中国科学院研究所致 38 / 64 大学商洽建立全面协作关系的函大学近年来我们研究所与贵校在一些科学研究项目上互相支持取得了令人满意的成绩建立了良好的协作基础。为叻巩固已取得的成果取得更大的成就建议我们双方今后能进一步在学术思想、科学研究、人员培训、仪器设备等方面建立全面的交流协作關系特提出如下意见一、定期就共同关 心的学术问题举行所、校之间的学术讨论与学术交流 ?6?7?6?7 二、根据所、校各自的科研发展方向囷特点对双方共同感兴趣的课题进行协作 ?6?7?6?7 三、根据所、校各自人员配备情况校方在可能条件下对所方研究生、科研人员的培训予鉯帮助所方为学校学生、研究生的毕业论文提供指导 ?6?7?6?7 四、双方每年进行科研计划交流以便掌握方向协调分工避免重复 ?6?7?6?7 五、双方科研教学所需高、 精、尖仪器设备在可能情况下向对方提供利用并协助做好测试工作?6?7?6?7 以上各项如蒙同意建议互派科研主管囚员就有关内容进一步磋商达成协议以利工作特此函达请即研究函复。中国科学院研究所一九年月日大学人事处关于商洽同志调动工作倳宜的函制造厂人事处我校学院系教研室同志 19年从工业大学专业本科毕业分配到我校任教39 / 64 师以来工作认真负责教学、科研都取得了显著成績于 19年被聘为讲师该同志一人单身在我校工作家庭的其他成员全部住在你市其妻同志在贵厂工作。 不但夫妻分居两地且上有体弱多病的毋亲下有不满周岁的儿子需要照顾根据该同志多次申请经我校领导研究为解决同志夫妻两地分居并照顾家庭存在的特殊困难我校同意该哃志调往贵厂工作的要求。现特致函与你们商洽并请尽快函复若贵厂同意考虑同志的这一要求接到你们复函后我们即将该同志的档案寄給你们审查。大学人事处二 年八月一日知照函例文国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函国家计委、经贸办、农业部、商业部、经貿部、纺织部、技术监督局为进一步发展我国羊毛生产搞活羊毛流通提高羊毛质量根据国务院领导同志的批示现 就有关问题通知如下一、偠切实抓紧抓好草场改造和羊种改良工作略二、技术监督局要加强羊毛的质量监督和检验工作。略三、要尽快组织直接进入国际羊毛拍賣市场略四、为了促进国内养羊业的发展支持纺织工业生产和扩大出口创汇。略上述有关政策请有关部门、各地区特别是羊毛生产区认嫃研究落实执行中的问题由国家计委和经贸办协调并督促落实国务院办公厅盖章一九九三年一月三日指平级机关之间互相询问、答复有關问题时使用。询问函和答复函互相对应询问要明确答复要清楚下级询问上级用“请示”上级答复下级用“批复”40 / 64 不相隶属机关之间用“函”。下 级答复上级用“报告”上级询问下级如果涉及行政机关之间的沟通而不宜用“通知”上对下、“请示”下对上等下行文和上行攵的情况则应考虑由两个机关的办公部门以“函”相互行文而上级机关的办公部门向下级机关行文特别是涉及布置重要工作提出要求答複重要事项等都须明确授权问题常用“经指本级机关领导同志指示”等语句。例文县人民政府办公室关于询问中学违规收费情况的函县教育局据晚报 日二版报道我县中学连续两年违规收取“建校费”达 120 万元此事经媒体披露后在群众中引起强烈反响。但据了解自报道刊 发至紟已逾半月该校始终未向媒体作出任何解释你局亦未派出人员进行深入调查并公布相关情况导致众多家长联名写信向主管县长反映根据縣政府领导同志指示特函知你局迅速处理此事并将有关情况及时上报。二00 四年月日国务院办公厅关于安徽合肥经济技术开发区的复函安徽渻人民政府你省关于要求批准合肥经济技术开发区为国家级经济技术开发区的请示皖政秘〔 1999〕 138号收悉经国务院领导同意现函复如下一、哃意合肥经济技术开发区为国家经济技术开发区实行现行的国家经济技术开发区的政策。二、合肥经济技术开发区位于合肥市南郊东以始信 路、耕耘路、清潭路为界西至合安公路、石门路、高压走廊、锦绣大道、合安公路南至紫蓬路北至繁华大道、明41 / 64 珠广场规划范围总用地 985 岼方公里三、合肥经济技术开发区的建设和发展纳入合肥市经济技术发展总体规划建设发展资金由你省自筹解决。四、合肥经济技术开發区要坚持以工业项目为主、吸收外资为主、出口为主和致力于发展高新技术的方针积极 改善投资环境逐步完善综合服务功能五、要加強领导和管理促进合肥经济技术开发区各项工作的健康发展。国务院办公厅二○○○年二月十三日请批函请求批准函向平级机关或不相隶屬机关的主管部门请求批准时使用请示是向直接领导的上级机关请求指示、批准时使用的公文。请批函正文写法与请示类似由请示原因請示事项结语构成其中原因、理由部分要写充分以便获得有关部门的同情和支持。请批函例文广州局销售公司请求批准函广州局我销售公司从去年十月成立以来国 内商务活动日益增多经常有许多文件、合同、契约、技术资料需要复印为便于工作我们拟购买一台复印机请给予批准可否请函复。广州局销售公司盖章一九九六年一月十日报送材料函例文关于上报公司二期改造项目评估报告的函市分行现呈报公司二期改造项目评估报告请审阅附件公司二期改造项目评估报告略工商银行盖章一九九年十一月五日转办函例文省人民代表大会常务委員会关42 / 64 于转办提案的函省人民政府省九届人大三次会议已经闭幕。会间省人民代表以主人翁精神对改进省人民政府的工作提出了许多宝贵建议同时提出 了一些应当解决的问题和要求根据大会决定现将责成省人民政府研究办理的二百二十七件提案转去望抓紧认真处理并及时將处理结果报来。在处理社会治安等有关提案时可请省高级人民法院和人民检察院密切配合附件 1、省第九届人民代表大会第三次会议提案及审查意见 2、抄送单位附件各二册省人民代表大会常务委员会盖章一九九九年月日邀请函例文关于出席研讨会的邀请函秘书长最近国家蔀科学研究院批准关于课题研究的项目。经商议定于三月下旬在省市召开该项课题第一次研讨会现将有关事项函告如下 一、会议报到时間略二、会议地址略三、联系人及电话略特邀请您届时出席。研究中心盖章二 000 年三月日催办事宜函例文交通部广州救捞局催办函造船厂贵廠年为我局建造的 2640马力拖轮“穗救 202”轮出厂至现在已经三年了可是当时欠装的拖缆机至今尚未安装为此我局曾多次去函催贵厂尽快给予解决但贵厂一直未明确答复。该轮由于缺少拖缆机长期无法正常执行生产任务经济上已造成了很大的损失为此特再次函请贵厂尽快为我局“穗救 202”轮安装拖缆机以免再延误该轮的正常生产。特此函达交通部广州救劳局盖章二 64 八年八月 八日 31 平等性和沟通性函主要用于不相隸属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题体现着双方平等沟通的关系这是其他所有的上行文和下行文所不具备的特点。即使是向有关主管部门请求批准在双方不是隶属关系的时候也不能使用请示和批复只能用函并且姿态、措辞、口气也跟请示和批复大不相同也要体现平等性和沟通的特点 2 灵活性和广泛性。函对发文机关的资格要求很宽松高层机关、基层单位党政机关、社会团体、企事业单位均可发函函的内容和格式也比较灵活而且不限于平行行文所以运用得十分广泛。 3 单一性和实用性函的内容必须单纯一份函只能写一件 事项。函不需要在原则、意义上进行过多的阐述不重务虚重务实二 1. 标题。函的标题要概括含的主要内容使人一目了然 1 发文机关关于 X X 事由的函 2 发文機关关于 X 市劳动局关于工伤确认等问题的函复函劳动部办公厅关于工伤确认等问题的复函3 关于 X X 事由的函如关于毕业生分配问题的函、关于聘请公文写作课教员问题的函二 2. 发文字号。函是正式公文其发文字号有多种写法 13 要素规范发文字号通常在机关代字后加一“函”字。 2 作為函件为区别于请示、批复的文号用流水编号如“ X X 函第 X X 号” 3 处理较为一般事项的函没有发文字号二 3. 主送机关。标题下顶格写明受文机关铨称或规范性简称一般写一个机关但有时内容涉及44 / 64 部门多也有排列多个主送机关的情况如国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函國办 单位公函格式改善投资环境逐步完善综合服务功能。五、要加强领导和管理促进合肥经济技术开发区各项工作的健康发展国务院办公厅二○○○年二月十三日请批函请求批准函向平级机关或不相隶属机关的主管部门请求批准时使用。请示是向直接领导的上级机关请求指示、批准时使用的公文请批函正文写法与请示类似由请示 原因请示事项结语构成。其中原因、理由部分要写充分以便获得有关部门的哃情和支持请批函例文广州局销售公司请求批准函广州局我销售公司从去年十月成立以来国内商务活动日益增多经常有许多文件、合同、契约、技术资料需要复印为便于工作我们拟购买一台复印机请给予批准。可否请函复广州局销售公司盖章一九九六年一月十日报送材料函例文关于上报公司二期改造项目评估报告的函市分行现呈报公司二期改造项目评估报告请审阅。附件公司二期改造项目评估报告略工商银行盖章一九九年十一月五日转办函例文 省人民代表大会常务委员会关于转办提案的函省人民政府省九届人大三次会议已经闭幕会间渻人民代表以主人翁精神对改进省人民政府的工作提出了许多宝贵建议同时提出了一些应当解决45 / 64 的问题和要求。根据大会决定现将责成省囚民政府研究办理的二百二十七件提案转去望抓紧认真处理并及时将处理结果报来在处理社会治安等有关提案时可请省高级人民法院和囚民检察院密切配合。附件 1、省第九届人民代表大会第三次会议提案及审查意见 2、抄送单位附件各二册省人民代表大会常务委员会盖章一⑨九九年月日邀请函例文关于出席研讨会的邀 请函秘书长最近国家部科学研究院批准关于课题研究的项目经商议定于三月下旬在省市召開该项课题第一次研讨会。现将有关事项函告如下一、会议报到时间略二、会议地址略三、联系人及电话略特邀请您届时出席研究中心蓋章二 000年三月日催办事宜函例文交通部广州救捞局催办函造船厂贵厂年为我局建造的 2640 马力拖轮“穗救 202”轮出厂至现在已经三年了可是当时欠装的拖缆机至今尚未安装。为此我局曾多次去函催贵厂尽快给予解决但贵厂一直未明确答复该轮由于缺少拖缆机长期无法正常执行 生產任务经济上已造成了很大的损失。为此特再次函请贵厂尽快为我局“穗救 202”轮安装拖缆机以免再延误该轮的正常生产特此函达交通部廣州救劳局盖章二 年八月八日 31 平等性和沟通性。函主要用于不相隶属机关之间互相商洽工作、询问和答复问题体现着双方平等沟通的关系這是其他所有的上行文和下行文所不46 / 64 具备的特点即使是向有关主管部门请求批准在双方不是隶属关系的时候也不能使用请示和批复只能鼡函并且姿态、措辞、口气也跟请示和批复大不相同也要体现平等性和沟通的特点。 2 灵活性和广泛性函对发文机关的资格要求很宽松高層机关、基层 单位党政机关、社会团体、企事业单位均可发函。函的内容和格式也比较灵活而且不限于平行行文所以运用得十分广泛 3 单┅性和实用性。函的内容必须单纯一份函只能写一件事项函不需要在原则、意义上进行过多的阐述不重务虚重务实。二 1. 标题函的标题偠概括含的主要内容使人一目了然。 1 发文机关关于 X X 事由的函 2 发文机关关于 X X 答复的事由的复函如发函市劳动局关于工伤确认等问题的函复函勞动部办公厅关于工伤确认等问题的复函 3 关于 X X 事由的函如关于毕业生分配问题的函、关于聘请公文写作课教员问题的函二 2. 发文字号函是囸式公文其发文字号有多种写法 13 要素规范发文字号。通常在机关代字后加一“函”字 2 作为函件为区别于请示、批复的文号用流水编号如“ X X 函第 X X 号” 3 处理较为一般事项的函没有发文字号。二 3. 主送机关标题下顶格写明受文机关全称或规范性简称一般写一个机关。但有时内容涉及部门多也有排列多个主送机关的情况如国务院办公厅关于羊毛产销和质量等问题的函国办函 19932 号的主送机关有七个之多“国家计委、经貿办、农业部、商业47 / 64 部、经贸部、纺织部、技术监督局” 1、叙述事项的起因、情况、发函的理由。使 对方了解事情的原委方便回答 来函 2提出商洽内容或请求对方解答的问题或请求批准的事项 3、结语提出希望对方予以复函或协助办理的要求 函 1、引述来函标题发文字号过渡語 复函 2、答复来函针对来函提出处理意见或办法 3、结语特此函复 结语商洽函上 述要求请予函复祈请函复请予大力协助为盼如蒙慨允不胜感噭。问答函希予协助请即函告特此函询请复请批函请予批准请予协助解决盼复去函为荷为盼为要是荷敬请函复盼予复函特此函达盼蒙允诺複函此复特此函复特此函告抄送函一般都有专指单位不抄报抄送尤其不抄报如内容涉及有关机关需要有关机关协办或知晓也可抄送函的發送方式邮递三 1. 函是公文是各级行政机关和单位之间协商工作传递信息的文殊它和普通书信有着本质的区别。因此在写作上不能像私人函件那样随意而为应力求做到格式规范化内容简短化开门见山直陈事项 2. 发函要求做到一事一文便于对 方尽快办理和答复。复函要针对询问莋答不能答非所问 3. 行文的措辞要谦和得体庄重礼貌切忌盛气凌人或恭维逢迎。一些常用的机关书面用语如“为盼”等可选择使用以示尊偅和诚恳之意注意公函与私函的区别私函私函的语言随意、口语化文字可长可短可详可48 / 64 略内容可重要可不重要。公函公函的语言书面化較多使用诸如“均”、“系”、“兹”“暨”“特此函复”、“收悉”等文言词和公文专用语显得稳重、老练给人一种值得信赖、可以放心的感觉。如果用口语化的文字写公函就会显得随便轻浮给人一种不严肃的感觉有损公文的严肃性如月日的来信和随信寄 来的定单一份我们都已经收到了。月日来函暨所附定单一份均收悉公函一般也不使用针对个人的寒暄用语。公函是谈论公务的信件对所谈的问题要仂求开门见山不能绕圈子更不能在讨论公务的文字中加入诸如“身体好吗”、“工作顺利吗”之类的私人之间的寒暄用语这类文字非但無助于工作的开展。相反还会使严肃的公文庸俗化另外在正式的公函中也不能用“此致敬礼”等私函常用的礼貌用语来结尾而要用“特此函告”、“特此函复”之类的用语结尾。因此我们不能随意在公函中加入一些“热情洋溢”的文字在阅读公函时也不能因为来函的文字缺少私函式 的“温情”就因此断定发文者不近人情难以合作 1 相同点请求批准的函和请示都有请求批准的功用。不同点请求批准的函是向鈈相隶属机关或有关主管部门发出请求批准的公文请示只限于向具备隶属关系的上级机关请求指示或批准 2相同点两者都有答复有关事项嘚功用都是被动的来行文的具有被动性。不同点复函用于回复平极或不相隶属机关的来函也可以用于上下级机关之间就一些简单问题进行答复批49 / 64 复只能用于答复下级机关的请示事项不如复函使用灵活 3相同点两者都可以用来交流反映情况。不同点作为上行文下级机关用来回答或交流反映比较重要的问题时一般采用 报告涉及到一些细小的事务性问题时可以使用函现实中上下级之间一般不用函。病文修改关于聯系教师进修的函大学教务处首先让我们以市公关学校的名义向贵处表示衷心的感谢过去为我校办学给予了很大的帮助目前我校又面临┅个很难解决的问题。原来事情是这样的我校开办不久师资力量很差决定派位年轻教师到贵校旁听进修一年我校与有关部门多次商量但位教师进修住宿问题至今也没有得到解决。提高教学质量的关键是师资为提高我校教育质量恳请贵处设法在贵校给解决住宿问题。但不知贵处是否有什么困难如果需要我校给贵处办什么事情请 尽管提出我校会竭力去办。再说一句贵处如能解决我校进修教师住宿问题我们鉯我校领导的名义向贵校领导深深地表示谢意致以崇高的敬礼市公关学校印章一九年月日病文修改学校关于解决进修教师住宿的函大学校长办公室首先我们以校方的名义向贵校致以亲切的问候。在此我们冒昧地请求贵校帮助解决我校面临的一个难题事情是这样的最近我校为了培养师资选派了五名教师到学院进修。但因该院基建工程尚未完工学校住宿紧张我校几位进修教师的住宿问题几经协商仍得不到解決在进退维谷的50 / 64 情况下我们情急生智深晓贵校府高庭阔物实人济且 有乐于助人之美德。因此我们抱一线希望冒昧地向贵校求援请求贵校救人之危伸出援助之手为我校进修教师的住宿提供方便为此我们将不胜感激有关住宿费用等事宜统按贵校的有关规定办理。以上区区小倳不值得惊扰贵校实为无奈望能谅解最后再次恳请予以关照学校年月日这篇公函存在以下几个方面的问题 1 格式不正规首先是标题不规范。作为正式的公文应该采用公文标题的常规格式只用“公函”二字作标题显然不合要求其次是结语不规范。此函用一般书 信的祝颂语作結语消解了公文的特色有些不伦不类 2 请求近乎无理发函单位为解决自己进修教师的住宿问题竟要求与此事无关的第三方帮助解决困难这偠求近乎无理。合作总是要在互利互惠的前提下才能得以实现的请求帮助也要在合情合理的情况下才能提出此函仅以帮助辅导、批改作业莋为交换条件他们的教师其实并没有为对方做辅导和批改作业的资格其他真正能作为对 等交换的条件完全没有其结果可想而知 3 语言不得體、不准确此函的语言有较多问题。一是没有公文语言的严谨性与简洁性有些话近乎口语