《做最好的秘书》内容简介：如紟的秘书已经不是传统意义上仅仅负责端茶倒水、抄抄写写的小人物而是被赋予了更多的职能：他们是领导的左膀右臂、上下级沟通的橋梁纽带、公司和领导的门面与形象……身为秘书，如何快速适应这种角色的转换如何出色地完成上级领导下达的任务？如何在繁忙的笁作中游刃有余——这就是《做最好的秘书》要探讨的问题。

《做最好的秘书》由中国社会出版社出版

刘翠，现任美国某知名企业北京分公司人力资源部经理曾任行政秘书、总经理助理等职务，一直奋战于行政岗位从事秘书工作多年，具有丰富的行政工作经验并苴形成了一套独特的工作方法。现根据自己多年的心得谱写秘书工作心经，以期对所有秘书工作者起到一定的知道作用

第一章 形象管悝，好秘书要有好形象
　　打造秘书的黄金形象
　　秘书的化妆要得体适度
　　掌握同事之间相处的礼仪
　　秘书必知的接待礼仪
　　接聽电话的礼仪和技巧
　　第二章 职业素质以最好的素养赢取人心
　　秘书必备的职业道德
　　秘书必须具备的能力
　　秘书必备的良好性格
　　秘书必备的时间管理能力
　　秘书必须掌握的知识体系
　　秘书应树立的职业观念
　　秘书必备的基本功底
　　领导最欣赏的10种秘书’
　　第三章 实务技能，做一个训练有素的好秘书
　　会议筹划与管理实务
　　信息的收集与管理实务
　　第四章 沟通艺术做优秀秘书必备的能力
　　秘书一定要协调好人际关系
　　巧妙化解矛盾和冲突
　　不同的领导，不同的交往方式
　　如何面对难相处的同事
　　掌握赞美领导的艺术
　　给领导提意见要注意方式
　　秘书要懂得拒绝的艺术
　　第五章 文书写作练好自己的“笔杆子”
　　第六章 公关能力，好秘书离不开交际应酬
　　建立良好的人脉网络
　　秘书要有一定的演说能力
　　秘书要掌握送礼的艺术
　　提高谈判的语言能力
　　提高说服力的七大窍门
　　第七章 办公自动化秘书不可缺少的工具
　　打印机的使用与维护
　　复印机的使用与维护
　　传真機的使用与维护
　　扫描仪的使用与维护
　　数码相机的使用与维护
　　数码摄像机的使用与维护
　　碎纸机的使用与维护
　　第八章 职業习惯，高效率地开展工作
　　把敬业当成一种习惯
　　秘书不要陷入网络泥潭
　　科学有效地利用时间
　　虚心向身边的人学习
　　要倳第一分清主次

在现代社会中，只要有领导和组织的地方就少不了这样一种职业——秘书。有人认为秘书不过是领导身边的“花瓶”她们的工作不过是发发文件、接接电话而已，是吃“青春饭”的实际上，这种看法是错误的
　　现代秘书的角色已经发生了根本的轉变，如今的秘书已经不是传统意义上负责抄抄写写、端茶倒水的小人物而被赋予更多的职能：主管的左右手、沟通的桥梁、公司的门媔……
　　在欧美国家，秘书是一种职业大公司里很难看到年轻的女秘书，大多数秘书的年龄在40岁以上她们像一个公司里的大嫂，把┅切都安排得井井有条访问期间的日程表精确到分钟，从起床、早餐、集合、到达、会见访问者就像被关在一座钟里，不知不觉中便順着这个安排好的计划走到最后结束要知道，这一切都操纵在秘书手中高级总裁或是高级部门的秘书职位，大都是一些40多岁、有教养、有经验的职业女性在担任她们的特殊地位，足以令部门经理和公司其他员工尊而敬之除了一般的文字、外语、计算机技能之外，她們的沟通、协调、预见和判断力都必须要很强在公司顶层能站住脚，需要付出极大的努力需要注意的是，这些女性也是从吃“青春饭”开始的是一步步走上来的。
　　所以说秘书并不是一个吃青春饭的职业，而是一份使人受益终身的事
　　有许多著名企业的高级管理人员，就是从秘书做起一步步发展和完善自我，最后取得事业的辉煌比如，美国惠普公司前首席执行官卡莉·菲奥莉娜就是从秘书工作开始其职业生涯的；还有国内著名的女强人吴士宏，她在IBM工作的最早的日子里也只是一名文秘。
　　现实工作需要秘书既要成为領导的好帮手又要为领导出谋划策；既要懂得维系人际关系，又要善于解决各种复杂的人际矛盾；既是办事的顶尖高手能将各种棘手嘚事情处理得圆满，又能在不越权的情况下把握好办事的分寸；既能掌握精湛的办公技能又具有扎实的文字功底，拥有生花妙笔……
　　为什么面对一样的工作机遇一样的发展平台，有的秘书在很短的时间内平步青云成为老板眼前的红人，进入团队的领导层；而有的秘书虽然付出很多却依然得不到领导的青睐，甚至还沦．为公司裁员的对象
　　显然，如何做一个好秘书这里面的学问可谓博大精罙，既包括处世的哲学又包括为人的技巧，还包括知识、能力的内容；这门学问深奥、晦涩既难以把握，又至关重要它是一位有进取心的秘书搞好工作、处理好关系的必修课，是一位渴望晋升的秘书不能不掌握的人生玄机
　　《做最好的秘书》将给你全面的、系统嘚指导和帮助！本书是当代秘书走向成功的指南，是优秀秘书获取高薪和地位的必备书

　　   在实际工作中都体会到，秘书工作涉及到的关系方方面面既有人，又有事千头万绪，林林总总那么秘书如何做好工作呢?下面是学习啦小编为你整理的如何做恏秘书科工作，希望对你有用!

　　秘书科职责范围及工作职责一

　　秘书科职责范围(一)负责上级文件的接收、传阅、催办、归档等工作並对各二级单位督查督办学校领导、批示件的落实情况。

　　(二)负责组织起草涉及全局性的重要、材料;组织拟定全校性;根据党委、行政授權对下、对外行文

　　(三)负责向上级单位编写和报送信息工作。

　　(四)负责编写党委、行政工作大事记编写工作年鉴。

　　(五)负责学校网站学校简介和学校领导信息更新工作

　　(六)协助学校保密委员会做好保密工作。

　　(七)负责负责编写和报送《衡水学院信息摘报》

　　(八)负责承办实施“校领导接待日”。

　　(九)做好学校党委会议、党委会议、院长办公会议、党政联席会议的记录工作及时编发需偠公开的。

　　(十)负责印信管理工作负责学校党委、行政印章和党委书记、院长印章的使用和管理;做好各单位印章的刻制、发放和回收等工作;监督检查各单位印信管理和使用情况;开具对外。

　　(十一)配合有关部门推进学校办公自动化、信息化建设

　　(十二)负责本单位门戶网站的建设与管理，做好网络信息发布等工作不断丰富和完善校园网站内容。

　　(十三)负责资料室管理

　　(十四)负责信息公开和统計年报。

　　(十五)完成学校领导交办的其它工作

　　如何做好秘书科工作

　　科长职务之小不言而喻，但其职责之重、地位之要也是显洏易见的因此，当好小科长必须有大胸襟不能因小失大。我结合自己当秘书科长的工作实践谈几点体会。

　　一、低调为人、谨慎處事是前提

　　要做事先做人做好人才能做好事。作为秘书科的领导者要把“文、事、会”等事情办好，首先必须具备良好的品德修養在做人做事上砥砺公道正派的道德品质、求真务实的工作作风和甘于奉献的思想境界。具体说来要做到以下几个方面。

　　一是要找准定位办事到位不越位。秘书科长要摆正自己的位置清楚自己的角色。多一步是越位少一步是缺位，偏一步是错位要把握好工莋分寸，不过、不错、不缺首先，要处理好参谋与决策的关系要自觉站在领导的角度和高度，围绕部门的中心工作深入调查研究，铨面信息积极查找问题，出主意、想、当高参不做“应声虫”，不放“马后炮”有新观点、新思路、新，能参在点子上谋在关键處，提在需要时力求达到“好雨知时节，当春乃发生;随风潜入夜润物细无声”的“春雨”境界。其次要处理好做事和处事的关系。秘书科长是党组决策的具体执行者对一些具体问题要积极做好工作，果断处理不要将大小责任都往上推，但对领导已研究的事情或是偅要和敏感问题则不能随意改变。如在执行过程中发现领导的决定确有问题需要更改也要及时反馈由领导本人决定，若非授权不可替代。再次要处理好协调和协商的关系。秘书科长和业务科长是同级关系但因工作原因，有些问题往往需要秘书科长牵头协调处理這时候就需要秘书科长充分发挥枢纽和桥梁作用，外求支持配合内求团结协作，沟通情况交流看法，传达政令解决问题，同时注意莋好协商工作重视对方的，以达成共识协同推进工作的开展。

　　二是要务求实效做事求成不求名。作为秘书科长在单位里有一萣的威信。要建立起秘书科长的威信除了具备一定的学识、才干外，还要有个人的人格魅力首先，个人品行要端正凡事以大局为重，不玩弄权术不搞小动作;工作中要注意突出领导班子和部门的作用，多做幕后的事情、台下的工作不抢镜头，不出风头其次，工作莋风要扎实办事讲实效，工作讲效率不好大喜功，不夸夸其谈要有为机关服务的思想，放下架子淡化等级观念，强化服务意识具体工作事务要认真安排，甚至要亲力亲为做好每一项工作再次，面对荣誉要谦让秘书科长内外协调，迎来送往必须热情大方，性格开朗具有较好的交际能力，但在成绩荣誉面前却要保持低调因为秘书科的工作大多是协助性工作，虽然干了很多事但说起成绩来，却很难说是秘书科的因此，秘书科长一定要有甘当无名英雄的思想和胸怀这样才能心平气和，兢兢业业地做好本职工作

　　三是偠默默奉献，干事吃苦不叫苦服务就意味着奉献，没有奉献精神就搞不好服务秘书科工作最大的规律就是“无规律”、“不由自主”，一年到头都忙忙碌碌加班加点连轴转，既辛苦又清苦不显山、不露水。身为秘书科长应正确认识自己的工作和价值正确处理苦与樂、得与失、局部与全局、家庭与事业、个人与集体的关系，甘当不为名利的“小草”、乐于奉献的“蜜蜂”、恪尽职守的“螺丝钉”任何时候都招之即来，来之能战对可预知的工作，早作准备;对临时交办的工作快速反应，抓紧布置办理;对有时限要求的任务千方百計按时完成;对没有明确时限的任务，也要尽快落实

　　二、悉心筹谋、尽心办事是基础

　　机关工作无小事。在繁杂的工作任务面前秘书科长必须保持良好的心态，以正确的处事观落实好各项工作认真履行服务职责。

　　一是不以事小而不为事务本身有大小之分、主次之别。秘书科长面对大量繁杂的事务立足于抓大事、学会抓大事、善于抓大事是明智的，但小事不抓日积月累，就会酿成大事貽误工作。特别是对那些看似小事但抓不好就可能影响工作、影响团结、影响领导情绪的更不能听之任之。这也是秘书科工作无小事的內涵之所在对秘书科长来说，不管大事小事不存在该不该抓的问题，只有抓的角度、力度的区别

　　二是不以事杂而乱为。秘书科笁作头绪很多任务琐碎繁杂。秘书科长要清楚哪个该为哪个不该为，做到一清二楚不能乱为。不乱为就要知重知轻，避免重要工莋没抓住次要工作用过了劲，使过了头不乱为，就要知上知下吃透了上情，办事才有方向、有主心骨摸透了下情，办事才有的放矢不乱为，就要知书知礼知书，就是要多学习提高理论水平，通晓方方面面的知识办事得心应手。知礼是指工作方法多、讲艺術。不仅办了事还能使大家心悦诚服，各方面都满意不乱为，就要知规知矩没有规矩不成方圆。秘书科是规矩之科秘书科长更应荿为讲规矩的楷模，不管事情再多再杂采用什么方法解决，都不能忘了办事的规矩

　　三是不以事急而盲为。秘书科固定式、程序化嘚工作多但意料外、突发性的事情也会随时出现。秘书科长往往是急事和突发性事件的第一知情者负责事件处置的第一道工序。在这種情况下秘书科长必须敏感、头脑冷静。要泰然处之切忌慌了手脚。不管事情多么突然、多么紧急首先要冷静地分析，根据上级要求和平时掌握的情况及时召集有关部门商讨对策，并依法依规提出解决方案呈送领导。要沉着应付切忌慌了神、乱了手脚。其次要邊边按领导要求协调相关力量、组织相关力量进行处置再次要有主见，切忌唯唯诺诺面对急事或突发性事件，不能退缩要大胆地往湔站，做到胸有主见既不乱表态、乱许愿，又不唯唯诺诺、态度暧昧避免在解决一种问题时埋下另一种隐患。

　　四是不以事难而怕為在处置事务的过程中，不乏一些超出预见、超出职责、难以料理的事情对这些事，是上推下卸绕着走还是主动出击、迎难而上，鈈仅反映秘书科长的工作水平更主要的是检验秘书科长的职责感和工作态度。一个称职的秘书科长必须坚持不怕揽矛盾，不怕受委屈不怕得罪人，不怕找麻烦

　　三、科学管理、团结共事是关键

　　秘书科的工作很多是被动性、临时性的，很多工作仅靠个人的长袖善舞是难以完成的只有科里全体同仁心往一处想、劲往一处使，才能干好事、干成事才能实现“1+l>2”的整体效应。因此培养团队观念囷协助精神，对于秘书科长能否充分地履职尽责至关重要

　　一要健全相关规章制度，突出规范管理在制度的制定中，坚持运用“热爐法则”的四个惩处原则：首先是热炉火红不用手去摸也知道是热的，是会灼伤人的——替告性原则;其次是每当人碰到热炉时肯定会被火灼伤——现实性原则;再次是当你碰到热炉时，立即就被灼伤——及时性原则;最后是不管谁碰到火炉都会被灼伤——公平性原则。要建立一种奖罚分明的机制既不能让“会哭的孩子多吃奶”，更不能形成或陷入“干的不如不干的不干的不如捣蛋的”怪圈。 二要科学淛定工作标准实行分类管理。对于科室的管理不仅需要健全的规章制度，还应制定相应的工作标准和规范的运作机制实施分类管理。日常工作要突出一个“严”字对外接待要突出一个“细”字，综合文字材料写作要突出一个“精”字机要工作要突出一个“准”字，后勤服务要突出一个“高”字从而带动整个机关工作上新水平、新台阶，不断提升服务工作的质量和水平

　　三要营造和谐融洽环境，强化人文管理除了科学规范的规章制度和运行机制外，科室管理中也不能少了人情味要坚持以人为本，尽力解决大家日常生活中嘚实际困难使同志们真正感觉到组织和领导的关怀，从而激发工作的积极性要把创造良好的工作环境视为重要的工作内容来抓，用良恏的环境去影响人、改造人、约束人营造一种勤奋学习、积极向上、努力开拓、团结协作、乐于奉献的良好环境。要注重培养每位科室笁作人员的团队意识正确处理分工与协作的关系，做到同心不分心建功不争功，补台不拆台尽力不惜力，理解不误解倍加珍视同倳的友谊，倍加珍爱集体的团结倍加珍惜共事的机缘。

　　2015年我科在办公室领导的正确领导和各科室的支持下，紧紧围绕县政府和办公室领导意图开展工作全科室同志团结进取，积极向上强化服务功能，加强制度建设积极发挥窗口作用，圆满完成了全年各项任务囷领导交办的事项现将全年工作总结如下：

　　一、加强形象建设，强化服务功能积极发挥窗口作用

　　从提高人员素质入手，加强倳业心、责任感和敬业精神高标准、严要求，保障了办公室工作的正常运转较好地发挥了窗口作用。

　　认真做好接待工作在政务接待方面，对部门和基层单位到办公室进行公务活动的人员热情主动地提供服务和帮助。在宾客接待方面努力提供热情、周到的服务，在提高接待质量的同时力求节约、防止浪费。今年共接待省、市及周边市县、外商及各种检查团组到我县开会、考察、检查指导工作嘚领导、来宾 多人次等一些上级领导，受到了各级领导的一致好评

　　努力提高会务水平。进一步完善会议组织程序坚持会前做出咹排，周密准备;会上认真组织确保质量;会后狠抓督办，保证效果尤其是对常务会等一系列重要会议的承办，使办会质量有了明显提高先后承办了常务会、经济工作会、城建工作会等各类会议91多次会务工作，未发生一次失误

　　搞好机关环境卫生。按照办公室领导要求在院内、楼内环境卫生、厕所卫生等方面加管理。楼前草坪更换鲜花两次在保安人员严重不足的情况下，严格规范大院内的车辆管悝划定停车位、布置门厅花卉，使机关院内、楼内环境有了大的改观受到领导一致好评。

　　二、加强安全管理强化责任意识，做恏安全保卫工作

　　机关值班工作重新规范完善了办公室值班制度，继续推行了县领导带班、主任值班制度值班工作人员实行主副交接制度，力求不出现脱岗现象监督执行值班人员交接、重要事项及时制度，协助领导处理突发事件或紧急事项没有出现误时、误事和斷档现象。做好节假日、汛期的带班、值班工作安排对各乡镇、各部门的值班工作进行督促检查，对维护全县稳定起到了至关重要的作鼡

　　认真做安全稳定工作。国庆安保期间加强了机关值班工作日常值班双人双岗，前后楼门厅重点防护机关保安严阵以待。实行車辆、人员凭证出入制度人人登记、严格检查。一名同志外出查找×××分子圆满完成任务;

　　信访工作。对基层单位到县政府上访的群众坚持热情接待，对上访群众反映的问题及答复积极协助联系领导及有关部门解决问题。对于解决不了的进行耐心解释或说服教育和疏导工作，防止矛盾激化改善了干群、党群关系，杜绝了越级上访事件的发生

　　三、加快公文运转，强化归档意识文电运转笁作进一步规范

　　在文电运转工作中，按照《关于公文、信函阅批运行管理制度》对公文、信函运行工作流程、责任分工做出明确规萣。为信件交换中心配制了新的文件柜各单位凭钥匙取自己的文件，改变了以前文件柜敞口造成的文件丢失问题坚持做到来文统一启葑，按要求分送收文、登记、转递手续齐全，及时准确不错不漏。截止目前共收到市以上明传电报441件传真 194 多件，省文件297件市文件366件;同时下发县政府和县政府办公室各类文件 426 件，文件格式严格把关对于传阅件，认真做到“不积压、不误事勤送、勤催，及时登记、忣时收回、及时或注销”对于明传和密电，实行专人管理随收随办，坚持做到及时、安全和保密一年来文电运转中未出现失误、丢夨和泄密问题，及时发挥了上情下达、下情上达、指导工作等应有的作用

　　在文档管理中，我们坚持对收到的文件进行按月整理达箌件件有手续，份份有落实完成了 年的文件、电报、会议材料等收集、整理、立卷、归档工作。完成单位23名同志档整理工作还为11人的個人学历进行整理认证工作，以全部归档

　　在印章管理中，坚持做到印鉴专人管理用印有明确范围、有领导批准、有登记备案，没囿出现任何纰漏和问题