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如何加强基建工程档案管理
作者：卢敏秀
来源：《中国管理信息化》2014年第24期
[摘 要] 随着我国社会主义市场经济建设不断发展，基建工程项目建设也得到了深入的发展，如何加强基建工程档案资料管理工作是提高基建工程质量的一项非常重要的工作。基建档案是单位档案的组成部分之一，反映了建设项目管理工作的真实过程，基建档案为单位事业发展提供了依据和条件。
[关键词] 基建；档案；管理
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 24. 063
[中图分类号] G275 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - ）24- 0091- 01
单位近几年基建工程项目建设也得到了发展，在基建工程档案管理中，也出现了新形势下的问题和困难，结合本人在基层档案室从事基建工程档案管理的体会，提出以下建议。
1 统筹规划，组织协调
（1）成立项目档案领导小组，负责统筹组织开展项目档案工作；
（2）参照《国家重大建设项目文件归档范围和保管期限表》制定本项目档案的归档范围，印发各参建单位遵照执行，要求各自负责收集整理；
（3）在与参建各方签订项目设计、施工及监理、供货等合同时，应设立专门条款，明确参建单位的收集、整理归档项目文件的范围、时间、套数和标准等，并预留部分工程款，保证项目档案的完整、准确及系统归档后的结算。
2 增强档案意识，转变传统观念，树立科学理念
基建工程档案管理正逐步社会化、市场化、信息化，积极宣传《档案法》，正确认识基建档案的重要性是提高基建工程管理和档案管理水平的关键和保证，基建档案人员应做好档案管理工作，变被动为主动，有为才有位，使档案人员和各级领导达成共识，齐抓共管，提供基建档案管理水平。
3 完善基建档案管理体制，建立健全基建档案管理规章制度
三亿文库包含各类专业文献、高等教育、各类资格考试、行业资料、外语学习资料、应用写作文书、幼儿教育、小学教育、如何加强基建工程档案管理70等内容。　
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基建工程档案管理重要性之管窥
基建工程档案管理重要性之管窥 基建项目工程档案是指在项目工程建设过程中形成的对单位有保存价值的文字、图纸、声像等各种载体的文件材料。它是项目工程建设过程中和竣工验收时必要的条件，也为项目投产后生产运行、检修、扩建等提供了重要的依据。如果档案工作不同程
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基建工程重要性之管窥
　　基建项目工程档案是指在项目工程建设过程中形成的对单位有保存价值的文字、图纸、声像等各种载体的文件材料。它是项目工程建设过程中和竣工验收时必要的条件，也为项目投产后生产运行、检修、扩建等提供了重要的依据。如果档案工作不同程度地滞后，造成应归档的文件材料不齐全、不完整；不准确；归档的文件材料不规范，文件材料纸张规格混乱，书写材料不耐久，以复印件代替原件归档；签字、盖章不齐全；检查验收、缺陷处理没有结果或验收人员签字有遗漏等等这些问题都将难以补救。　　一、加强基建档案管理工作的重要意义　　1.保证工程创先争优。基建档案管理作为基建工程建设的重要组成部分，既服务于的&今天&，更对建筑工程的&明天&有着深远的影响。我国工程建设领域的最高奖项&&国家优质工程奖以及建筑工程行业的最高荣誉奖&&建筑工程鲁班奖，是所有建筑工程趋之若鹜想得到的荣誉。而无论是创建国家优质工程奖，亦或是中国建筑优质工程奖，都离不开基建工程档案管理的辅助。特别是在工程竣工和工程验收阶段，所有参建单位都需要将全部工程档案作为工程质量验收的必备条件。　　2.提高企业工程质量。基建工程档案是整个企业基建工程的缩影，能够真实地反映工程项目的管理过程和工程实体，一个标准规范的基建档案可以为企业工程投产后的各方面工作提供可靠的凭证和依据。基建档案的归档、管理贯穿于整个基建工程的始终，能够真实反映工程质量。工程人员可以通过完善的基建档案加强工程技术手段和程序的管理，不断对工程事故的原因责任和技术等方面工作作出改进，有效维护工程人员的生命财产安全。从这一角度来说，能否做好基建工程项目档案管理，直接决定着工程项目的寿命。　　3.实现企业可持续发展。曾经有美国的一个核电站，由于前期档案资料收集不完善，后期又无法补齐档案，因而不得不在政府的压力之下将核电站改为常规电厂，给整个核电站带来了重大损失。基建工程作为一项重大而庞杂的工程，耗资大、历时久、专业面广、涉及的单位和人员多。而基建档案作为工程项目建设的第一手资料，能够有效维护企业权益，为建筑工程的设计施工、设备维修、技术创新等提供重要依据，减少不必要的重复劳动和人事物的浪费。　　二、项目工程档案管理中存在的问题　　1.项目工程档案利用率较低。项目工程档案对施工单位和建设管理单位以后的工作能够起到指导和借鉴作用，使档案发挥&存史鉴今&的功能。但目前项目施工管理中仍然存在很多问题，如施工现场材料清点不清楚，施工机械由于缺乏检修影响使用等，这些问题的产生与项目工程档案管理未能发挥其&借鉴性&的服务作用相关，档案管理服务性低，是目前档案管理水平落后的表现形式之一。　　2.档案管理方式落本文由毕业论文网收集整理后。目前项目工程档案资料多为纸质，项目工程的施工计划、每日的施工管理报告、阶段质量验收报告是主要的档案资料组成部分，这些纸质资料仅仅能够提供基本的项目工程施工材料，并不能够对项目施工进行完全的、细节性的描述；另外，大量的纸质档案保存起来十分繁琐，搬运困难，而使用效率并不高，大多数项目工程档案因此成为&废纸&，这是由档案管理方式落后造成的。　　3.档案管理风险高。有些项目工程的档案具有机密性，例如涉及到工程中的技术攻关问题的资料等，对这些档案进行严密的管理和保护是必要的，但实际上，项目工程档案管理工作人员在日常工作中并没有表现出对重要档案的&保护意识&。除了在纸质档案保存方面的疏漏之外，很多采用信息化档案管理方式的单位也做不到对档案的严密保护，由于档案工作人员不熟悉信息化档案管理工作流程、不能妥善处理系统问题或者对档案系统疏于备份，导致档案资料丢失，给项目工程档案管理造成巨大风险。　　三、基建工程档案管理的具体措施　　1.完善基建档案的基础设施设备。基建档案管理人员应不定期主动向领导汇报档案工作出现的问题以及配备必要设备设施的重要性，争取各级领导支持，积极完善符合档案保管&八防&要求的档案库房，改善基建档案工作环境条件。　　2.过程管理同步化。基建档案管理工作和基建工程项目要同步。项目申请立项，就要开始基建文件的收集整理和审查工作；项目竣工验收，就要完成基建档案工作的验收移交工作。从工程建设源头来控制基建档案管理质量。签订时就明确需要移交的基建档案数量、套数、归档时间和质量要求并且设立基建档案归档的保证金，不提交完整的基建档案不验收不付款，有效的监督、控制档案的质量。落实&三纳入四同步&即基建档案要纳入基建工程的计划中，纳入基建工程的中，纳入岗位责任中；确保基建档案与基建工程立项同步，与基建工程的建设进度同步，与基建工程的工作检查同步，与基建工程的竣工同步，使基建档案工作顺利进行。　　3.做好基建档案验收工作。任何施工单位，都必须严格按照国家档案局颁布的《建设项目（工程）档案验收办法》以及相关法律法规的要求，加强基建档案资料的管理，贯彻执行基建档案的备案制度、验收制度，完成工作检查、预验收步骤。基建档案必须经城建档案管理部门验收合格后，才可进行基建工程的竣工验收，工程竣工验收后一个月内要完成基建档案的移交工作，通过基建档案验收环节，提高基建工程管理和档案管理水平。　　4.完善基建档案管理机制，加强监督管理，制定考核标准。要完善基建档案归档管理机制，加强监督管理并制定考核标准，同时要切实做到基建档案管理三同步。即下达项目实施计划与对档案工作提出要求同步；检查项目进度与检查项目文件材料形成、积累同步；验收、鉴定项目与检查、验收相关档案同步。　　5.运用合同手段加强对各参建单位的要求和管理。要在合同中明确各方在档案管理中的义务与责任，并采用保证金制度及付款联签制度加以落实。即在合同中预定合同金额的一部分作为工程资料及竣工资料的担保，领取工程款必须有档案管理人员确认该期资料齐全好签字认可方能生效，籍以加强对设计方、监理方及施工方的约束。　　6.档案部门人员要全过程参与，跟踪工程建设项目，加强建档指导工作。档案部门工作人员首先是通过会议纪要、项目进度计划等有关依据性文件，及时掌握工程项目的建设进度，及时跟进，并指导工程参建加强工程建设档案的建档工作。　　7.信息软件等的运用。信息化时代，给基建档案工作带来了新的课题，基建档案管理应推行管理技术，适应基建工程项目现代管理模式，探索基建档案信息资源体系，根据基建工程和单位信息化管理实际情况，使用档案管理软件，实行基建档案网络远程传输、查阅、保管，逐步实现电子档案的收集、保管、利用工作规范、有序，建立电子档案数据库，提高基建档案管理效率。　　综上所述，基建档案工作是一项管理性极强的工作，是一项对历史负责，为现实服务，替未来着想的工作，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现基建档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。只有保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，才能提升单位管理水平和基建工程建设水平，真正实现基建档案的利用价值。
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如何提高基建工程档案归档的完整性和规范性
[摘 要]在基建工程各个环节里，基建工程档案直接体现了基建施工过程中的所有内容，与工程后期的使用、维修等工作有着密切相关联系。所以，在进行基建工程档案归档工作时，要努力提高档案资料的完整性和规范性。但是在具体的实践里怎样提高基建工程档案归档的完整性和规范性又成为档案归档人员面临的难题。本文立足现实，具体分析了保障基建工程档案材料完整性和规范性的措施，为相关档案归档者和管理者提供参考。
　　[关键词]基建工程；档案；归档；完整性；规范性 　　doi：10.3969/j.issn.1673 - .000 　　[中图分类号]G647 [文献标识码]A [文章编号]（-02 　　对于基建工程来说，基建工程档案工作是十分重要的工作。对于大多数企业来说，它们关注的仅仅是基建工程的开展状况，却忽略了对在工程的具体实施过程中涉及的工程施工质量的记录、会议资料、技术材料等的归档，导致与工程有关的材料散落在工程的各个部门，容易丢失档案材料，不利于基建工程档案资料归档的完整性和规范性，不利于工程未来的发展。因此，保证基建工程档案的完整性和规范性至关重要。 　　1 基建工程档案材料要完整整齐 　　1.1 要跟踪整理基建工程档案材料 　　对于基建工程来说，要想提高档案材料的完整性，必须在基建工程开始申报立项时就设立专门的人员对基建工程项目的相关材料进行统一管理和整理，在从申报立项到工程竣工验收的各个环节中，通过基建工程档案材料的跟踪整理，不断提高基建工程档案资料的完整性。 　　在具体的工作实践里，从工程项目申报、审批、勘测、设计、施工、竣工和验收等多个环节，由于缺乏专门的档案资料管理人员整理档案，导致档案材料整理工作难以有序进行。基建工程的档案归档过程中，由于档案文件的分布比较松散，不仅在工程的规划部门和管理部门里有工程资料，在文书管理部门也有相关资料，这非常不利于基建工程档案工作保存的完整性。随着工程建设时间的不断推移，加上档案相关人员的工作调动，导致资料丢失现象时有发生。因此，在工程项目进展的不同环节里，要通过专门的档案归档人员对资料进行实时跟踪，及时整理档案材料，这样能保证档案的完整归档。 　　1.2 要加强基建工程档案资料分发过程的监控 　　对于任何一个基建工程来说，在施工阶段中，建设单位的管理部门任务都很繁重，他们不仅要分发资料和图纸，还要管理建设单位工作的各个环节，因此很容易出现工作失误。在这一背景下，要想在根本上保障档案资料的完整性，就要对基建工程档案资料分发过程实施全面监控。在进行工程图纸等资料分发时，要记录好分发资料的人员情况，以便于对资料进行去向控制。另外，对于一些地质详勘等重要资料，由于数量有限、内容重要，所以需要妥善保管，从而提高基建工程资料的完整性。通过监控工程档案资料，不仅可以保障资料不外泄，也可以保障档案资料的完整性，因此监控在基建工程中扮演着重要的角色，是加强基建工程档案管理工作的保障。 　　1.3 及时进行培训，明确归档要求 　　施工单位的员工是档案材料的直接接触者，因此，任何一个员工都要提高归档意识，了解建设单位的基本状况，只有这样才能保障档案材料的完整性。通过专业培训的方式，提高员工对基建档案管理意识，明确档案归档的目的和要求，这种培训要在档案归档人员接手这一工作之前开始进行。不过，在具体的工作实践中，很多单位往往忽视基建工程档案的管理培训工作，因此要在建设单位、施工单位和监理单位中聘用档案管理人员，从源头上解决档案归档人员匮乏问题。由于基建工程的不同，基建工程资料自然存在差异性，所以在档案文件的归档上也会存在一定的差异，这样一来，在推动施工单位建档工作发展时，也要按照单位的具体要求建立档案资料，避免工程档案资料受到影响。 　　2 基建工程档案材料要准确规范 　　2.1 基建工程档案资料在基建工程验收时扮演着重要的角色 　　档案资料整理的准确规范，为基建工程的验收工作提供了便利的条件，提高了工作效率，并能为以后的工程维修提供重要的参考数据和资料，节省了工程时间和经费支出。在进行档案归档时，施工单位必须明确归档人员相关要求，实施严格的制度管理，明确基建工程档案归档人员的责任和义务，加强监督力度。在进行基建档案材料归档工作监管的过程中，施工单位要通过基建工程内部监管和外部监督有效结合，进一步保障基建工程的准确性，提高档案资料的规范性。 　　2.2 要通过专门的考核机构进行管理 　　确定归档时间，严格要求档案归档工作。另外，要想切实提高档案材料的规范性，就要提高各个部门档案保管和整理的水平，确保各个部门提供的资料完整规范。在进行档案的归档工作时，档案材料要合理组卷，页码编写要准确，每个案卷的标题要标明，只有这样才可以实现档案归档工作的规范性。另外，如果档案资料外借，要严格执行约定档案资料归还时间，以此来保障档案资料的规范性。 　　2.3 贯彻落实统一领导的方针 　　在进行档案管理时，各个部门要实行统一领导，集中管理，通过严格的规则和要求构建完整的工程档案管理网络，实施具体规定，实现档案管理工作的有序性、规范性。 　　3 归档立卷的材料要符合基建档案要求 　　对于基建工程来说，要开展其档案的管理工作，关键的就是要实现档案管理的完整性，提高档案的准确性和规范化程度。 　　3.1 由基建管理部门或基建工程人员提供准备相关的基建工程资料 　　对于档案管理人员来说，要对基建管理部门的人员进行相关规定的宣传，通过及时的沟通建立有效联系。相关基层管理人员提供的资料必须和工程的实际状况相符合，以此为档案归档工作减少不必要的麻烦，使归档立卷工作符合规范要求。 　　3.2 基建档案人员要懂得基建工程内容和相关基建知识
　　对于任何基建工程来说，不管是在项目立项环节还是审计和验收环节，都需要档案归档工作人员参与。一个完整的工程项目档案材料都是通过不同部门和系统共同完成的，其中负责基建档案人员是关键、重要的部分。因此，基建档案人员不仅要懂得基建工程的内容，还要掌握基建工程的相关知识，不断提高自身专业素养。如果不理解基建工程内容和相关基建知识，档案归档人员的责任意识和工作意识都会降低，不利于基建工程档案材料完善，因此，档案归档人员要通过培训提高自身知识水平，保证工程档案资料的质量。 　　3.3 严格规范执行基建档案的要求 　　在基建工程的具体施工过程中，由于工程项目是通过不同基建行业共同参与完成的，因此在进行工程建设时，所有参与工程人员都要树立档案意识、具有档案管理能力，同时严格执行基建档案的要求，实现基建工程档案管理工作完整性、规范性和准确性。具体来看，有关基建档案的法律法规有《中华人民共和国档案法》和《关于印发〈建设项目工程竣工验收办法〉的通知》，通过上述要求可规范基建工程人员的行为，实行有效的管理方案，使基建档案管理人员的行为更加规范，为工程后续开展奠定档案基础。 　　在建立相关规章制度时，要把基建档案管理工作纳入其中，才可以有效规范档案管理工作，主要体现在以下几方面。第一，明确档案管理人员的职责和义务，通过专人管理，监督档案资料管理工作。通过认真记录和收集工程技术资料，可真实掌握施工项目的相关数据。在基建工程进行时，档案管理人员要跟随工程进度进行数据收集和档案资料的处理。对于基建处（室）来说，要通过专门的人员对于技术资料进行管理，实时跟踪每一项具体工作任务，做好档案材料收集工作，真实记录各项目和部门的质量评定情况，从而推动资料整理和整个工程共同发展，增强工作内容的连贯性。第二，如果收集资料比较及时，在工程完成以后，资料归档工作也基本完成，不会缺少资料。对现场的技术人员来说，必须及时登记每一天施工项目的技术方面的资料，若是施工项目的资料堆积到一起时再登记，就会容易出现资料信息错误或遗漏等情况。对项目部来说，必须规定人员以月份为单位进行资料收集，在发现漏项或者缺项时，通过及时补充保证档案材料的准确性、完整性。在发现档案资料的错误时，要及时改正，以保证基建档案材料的真实性。 　　4 结 语 　　对于基建工程档案来说，其作用主要体现在以下几个方面：第一，基建工程的档案有利于基建项目质量评定；第二，基建工程的档案有利于分析事故原因；第三，基建工程的档案对于工程验收和管理等多个环节发挥重要作用；第四，基建工程的档案工作影响着项目工程的管理工作。这样一来，保障档案材料的完整性和准确性显得尤为重要。只有充分保障其完整性和准确性，才可以实现企业的可持续发展。 　　主要参考文献 　　[1]付钰.浅谈工程档案管理存在的问题及解决策略[J].办公室业务，2015（24）.百度搜索“就爱阅读”,专业资料、生活学习,尽在就爱阅读网,您的在线图书馆!
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