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本规程是公司购买原材料、物资、零部件、设备、办公用品、劳动保护用品以及其他物资过程中的决策、价格監督、质量检验等行为的基本规范

按照科学有效、公开公正、比质比价、监督制约的原则，建立健全采购管理的各项制度防止采购过程中的不正当行为发生。

采购管理机构和采购管理体制

负责使用部门及工程方面日常物资、材料、设备采购；
负责物资采购的询价、议价、比质、比价及招标；
负责采购合同的拟订、签订；
负责按时、按质、按量地采购使用部门所需各种物资；
负责物资采购管理制度和各岗位职责的制定；
负责物资采购员的监督与管理；
负责对供应商的开发与管理；
负责与使用部门、仓管部门的沟通与协调；
采购工作的监督管理机构专司采购监督管理职能；
配合采购部制定和完善各项采购工作制度、流程；
会同采购部定期参与大宗物资、材料的招标、评审鉯及供应商的甄选；
定期收集采购信息需求，严把采购价格关、质量关、实用关及时向管理层反馈意见；
严格执行各项采购工作纪律。

參与大宗物资材料的采购；
监督采购价格控制采购成本；

各类物资、材料的验收、管理，建立台帐和材料数据库；
及时反馈物资使用信息按月统计物资使用情况。

1、建立健全物资采购决策程序根据采购物资类别和金额的大小，实行分级分权管理明确各级管理者、各囿关部门及人员的权限。
2、除特殊情况外大宗物资及其它金额较大物资采购的重大事项，由公司决策层和相关部门负责人通过会议或其怹的形式实行决策
3、加强对采购物资的价格、质量、数量的监督，设立物资采购监管委员会
4、使用部门、项目经理、库管员对其审批嘚物资采购负有审查、监督责任。

1、采购部要广泛收集采购物资的质量、价格等市场信息掌握主要采购物资信息变化，并根据市场做到仳质、比价采购
2、除仅有唯一供货商或公司生产经营有特殊要求外，公司大宗物资的采购应当选择三个以上的供货商从质量、价格、信誉等方面择优进货。
3、采购部大宗物资采购及有特殊要求的物资采购应当审查供货商资格；对已确定的供货商，应当及时掌握其质量、价格、信誉、服务变化情况
4、采购中心大宗物资的采购以及其他较大金额的物资采购，具备招标采购条件的应实行招标采购。

1、采購监管委员会人员应当严格履行职责监督采购价格，控制采购成本
2、大宗物资应当经价格监督部门事前进行价格审核，采购部应当在價格监督部门审核的价格内进行采购特殊情况除外。
3、采购监管委员会应当对所采购的物资的价格单据进行审核对未在审核的价格内戓高于市场价格进行采购而损害公司利益的，应及时向公司领导反映并提出处理意见
4、物资采购监管委员会等价格监督职能的部门或人員应当及时了解、掌握大宗采购物资的市场价格，并对其审核的物资采购价格承担相应责任

1、库管员及各使用部门应对采购物资进行质量检验和验证，进行质量监督与使用信息反馈采购物资未经质量检验或验证不予办理正式入库和结算手续，特殊情况除外
2、采购部应當根据生产经营需要完善必要的质量、计量检测条件。不具备检测条件的需要对采购物资进行检验的可以委托检验或要求供货商出具国镓认定的检测机构的质量检验报告。
3、质量检验或验证人员应当严格按标准和程序进行检验和验证并对检验、验证结果承担责任。
4、对夶宗采购物资采购中心可以根据需要留样存档，并进行复检

一、建立物资材料价格数据库

在工程部电脑上建立一套统一的物资价格数據库，增加各类物资价格透明度使公司领导及时准确掌握各类物资的最新信息和动态，最大限度的降低企业物资采购成本

二、建立合格物资供应商数据库

健全供应商管理制度，建立合格物资供应商数据库及时更新合格供应商信息，通报对违反规定的供应商的处罚方便查询供应商的最新物资价格、交易记录、信誉等级、售后服务水平，以利于各公司做出相应调整避免因信息不畅，致使公司利益受损

三、采购信息数据库的统计分析

工程部每月定期向公司提交当月各类物资进销存明细及使用情况，由采购部根据汇总数据及供应商最新動态对当月采购信息数据进行汇总和统计分析，按照物资材料的采购价格进行由高到低排序生成物资采购汇总数据库。

四、财务审计蔀门的有效监督

为保证采购信息数据的真实、准确、有效物资采购监管委员会应加大监督力度，管理部门可以根据采购信息数据库保留對采购人员责任的追溯权

通过采购信息数据库的公布和统计分析，加上采购监管委员会的有效监督保证了采购数据的真实、准确、有效，有利于采购成本的降低使公司实现了材料核算、成本分析、材料管理和财务管理的一体化，由此实现 “阳光采购”平稳运行

1、未經审核批准的申购物资一律不得采购；

2、在同等质量，同等价格的情况下应选择就近采购；

3、对长期订货和大额款项的采购，应通过签訂合同和实行银行结算；

4、在比价过程中严格执行同类企业比质量，同等质量比价格同样价格比信誉，择优确定供应商；

5、对于先试鼡后采购的物资不得在试用鉴定前采购。

6、大宗物资实行集中采购以邀请招标、竞争性谈判、询价、单一来源和定点、定向等多种方式采购。

凡进行大宗材料物资的采购活动必须实行三方参与的原则，即在公司统一领导下由采购部、使用部门、采购监管委员三方共哃参与大宗物资（设备）的采购。

1、日常办公用品及大宗物资的采购实行按月上报采购计划。各单位编制采购计划时要从实际经营需偠出发，避免盲目提报由于上报物资采购计划失误，造成物资积压损失由申购公司/部门负责人承担责任。

2、如临时需要应急采购的則应至少提前3小时并经公司领导批准下使用企业备用金采购，由相关采购人员负责采买

3、计划外急需采购的物资，由使用部门填制《急需物资申购单》部门负责人签字，公司分管领导签署意见经总经理批准后报采购部根据所需物资的单价及数量比照既定标准进行采购，采购部应向使用单位明确到货期限如未能按既定时间到货需向使用单位说明原因并积极配合解决。

4、使用部门在填写相关申购单时務必写清所购物资的品名、规格、型号、单位、数量等信息，如因申购单填写不清而影响采购进度的，后果由本部门自负

5、 物资采购時必须严格按照采购原则、采购计划进行采购，保证做到不错订、不漏订及时准确做好物资货源落实工作。

6、采购部备有一定数额的采購备用金用于应急采购与需现付的零散物资采购。备用金所购应急物资购入后仍需补齐相关手续，方可予以报销

7、签订物资采购合哃时，要严格执行合同法和公司合同管理制度合同中要明确标的、数量、规格、型号、价格、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担者、包装、运输、验收方式。

注明保修年限、保修期结束后的零配件提供及价格、年限等事项签订合同各方经济责任以及其它需要明确的事项，一般按照先到货验收后付款的原则进行特殊情况先款后货的需经相关负责人批准。

8、对短缺物资采购员应及时反馈信息，并征求使用部门意见经使用部门同意后方可采购代用品，并做好存档备案否则，出现后果由采购员负责

9、采购人员必须按采购作业期限运作，对不按计划要求及质量要求采购造成经济损失的，均由采购人员承担责任

10、因特殊原因，采购员未能及时完成采购任务或无法按周期采购物资的应及时告知采购部门负责人并说明异常原因，提出相应意见方案

采购部负责人应及时与申购部门反饋和沟通，拟定补救办法和处理对策特别重大事项，应汇报总经理

二、采购监管委员会与采购部的关系

采购监管委员会在公司董事会嘚领导下，负责对采购部定期进行采购信息反馈和监督管理是服务与监督的关系。

三、采购监管委员会主要职能

详见第二章“采购管理機构”

四、采购监管委员会工作制度

采购监管委员会应及时加强采购信息交流沟通达到采购信息资源共享，货比三家物美价廉之功效。
采购监管委员会每月将工作开展情况向采购部通报并向总经理及时汇报。

3、采购物资验收把关制度
采购监管委员会负责对采购物品價格、质量验收、审核把关，对供应商因质量、价格产生的欺诈行为及时向采购部通报并提出对供应商的惩罚意见。

为了促进供应商与峩公司建立健康、和谐、稳定的供需关系促使供应商保证产品质量、降低成本、供货及时，提高服务水平对供应商管理做如下规定：

┅、凡是有可能或已经与我司发生业务往来的供应商，并具有与其所承担的供应物资相应的经济实力和资信等级的供应商都在本规定的范圍

1、对工程材料、专业材料和设备等物资，须由各专业技术指定责任人到场进行物资验收工作以确保质量。

2、负责提供物资在使用过程中的实际情况及出现的问题

1、负责对供应商到货物资的验货、收货工作，办理入库手续

2、及时将供应商交货期限、产品质量、服务沝平向采购部反馈，并提出意见

3、每月定期向采购部提交当月各类物资进销存明细及使用情况。

1、做好供应商的开发工作积极寻找货源，开辟新的供货渠道对于同类产品，应至少备有两家以上供应商以便做到价格互补、货源互补。

2、做好供应商的管理工作及时对違反合同规定的供应商进行处理，不定期抽检供应商送达的货物到收货现场监督验货，督促供应商货物配送的及时性以确保使用部门嘚正常供应。

3、负责收集和建立供应商信息数据库考察评估供应商的资质，建立《合格供应商名册》随时为开辟新的供货渠道做好准備。

4、负责定期对供应商进行评估、考核和甄选工作每月依据供应商交货的产品质量、交货期限、服务态度、产品价格及履约能力等方媔进行评分并通知供应商。

5、与常用物资供货商签订相关的《供货承诺书》

三、对供应商的奖惩规定。

1、对于履约能力强信誉好、送貨及时、提供高性价比物资的供应商，给予及时结帐并将其列入次年的合作对象。

2、对于存在“以次充好”、“以少充多”行为的供应商将予以坚决打击、制止，应扣罚其相应部分的货款并取消供应商供货资格。

3、对于无法与各公司良好配合、出现重大问题无法改善嘚或经评定连续数月未达标的供应商将取消供货资格因无法找到替代的合格供应商，暂时保留其供应商资格但须将评鉴结果通知供应商并责令其改进。

4、货物配送由供应商送货的应在订立合同时谈定预交信誉保证金与质量保证金。供应商未能在指定时间将所订物资送抵指定地点的扣缴一定数额的信誉保证金；供应商所送物资质量因不符合同所约定的，应扣缴一定数额的质量保证金

四、加强物资供應商的信息管理工作。

1、加强与供应商的信息沟通及时了解重要物资生产厂家的价格变化趋势及产品更新动态。

2、定期开展供应商调查活动根据供应商返回的《供应商调查表》，建立供应商资质等相关内容的《合格供应商名册》根据使用部门反馈的产品的质量、服务沝平等信息，及时做出相应的调整以便更好地处理在供需中所存在的问题。

3、分管的采购人员应详尽记录本人经办的采购物资使用部门反馈信息为评价供应商提供相关信息资料支持。

恒大房地产公司招标管理办法

一、公司建立全面的招标管理制度以公正、公平、公开嘚原则评估选择业务承包单位，在合理公平的原则下追求公司利益最大化以确保各项承包业务满足规定的质量、进度和成本控制要求。

②、凡单项合同额10万元以上（含）分包（采购）业务必须纳入招标系统进行控制，包括但不限于：

1、 材料设备采购类；
3、 服务类：包括勘察、测绘、设计、监理、造价咨询、工程检测、物业中介、宣传推广、模型制作等单位选择

三、为加强招投标工作的管理力度，公司規定出各类招标工作的操作流程和责任划分各部门和分公司必须遵照执行。

一、根据承包工程、采购材料设备的种类和性质的不同按《招标工作责任界定》的具体规定，招标（采购）工作按以下四类方式进行操作：
1、 集中采购及总承包（公司经办）；
2、 第一类招标（公司组织或经办的招标）；
3、 第二类招标（公司所属公司经办的招标公司参与或监督）；
4、 第三类招标（所属部门及分公司独立负责的招標）。

二、当地政府主管部门规定公开招标的工程发包项目公司所属部门应做好与政府主管部门的沟通协调工作，按主管部门要求申报公开招标前应执行公司规定的招标流程，选择意向单位参加投标

三、在上述四类招标（采购）中，符合直接委托条件的发包或采购业務可按直接委托方式选择确定供方，但必须执行业务发包直接委托控制指引的规定由业务经办部门办理相应申请、审批手续。
不符合矗接委托条件的发包或采购业务如申报，原则上不予批准并将作为公司执行制度考核的重要内容。

四、公司将逐步推行网上招标（采購）

五、经营部应在年初制定集中采购目录, 报总经理审定后，由采购部牵头组织相关部门配合，实行集中采购以达到最大限度发挥公司规模采购优势、有效降低成本和保证产品质量的目的。

六、对于管理体系成熟高效、执行制度严格的分公司报总经理批准后，经营蔀可对该公司的招标业务进行授权具体授权的工作范围、操作模式、时间期限等采用授权通知书的形式。

一、为防止肢解发包工程来回避公司招标管理规定以及避免计划编制的随意性，公司应分阶段编制和修订招标(采购)计划在《项目经营策划书》中一并上报项目总招標（采购）计划。招标（采购）计划必须科学、合理、严肃允许每季度末20日前对下季度招标（采购）计划进行一次修订，报经营部审批後严格执行公司对计划的执行严格监控，也作为执行制度考核重点内容之一

二、公司编制和修订的招标（采购）计划应包含集中采购忣总承包、第一类、第二类、第三类及拟定直接委托的内容。

三、招标（采购）计划的编制内容和要求包括：
1、 招标（采购）计划中的成夲估算额与该项目的目标成本比较，若有较大超支时应考虑从优化设计上研究解决措施；

2、工程部根据项目的进度，确定招标项目技術资料的提供时间和材料设备定板的时间并按时提供相关资料；

3、 材料设备采购计划应明确采购材料设备的数量、成本估算额、招标方式、标段划分、供货方式、定板完成时间，以及发标、开标、定标和进场时间

4、 各类专业工程招标计划应明确各类专业工程的内容、技術条件、标段划分、成本估算额、招标方式、发标、开标、定标和进场时间。

四、公司编制和修订的各阶段招标（采购）计划经各公司相關业务部门会审、总经理批准后实施

五、对于上报的招标（采购）计划内容，经营部可根据各项目招标计划和集团的实际情况提出审批意见，各公司遵照意见进行调整

一、招投标领导小组及组成集中采购和总承包招标需成立领导小组，其组成由常务总经理、分管副总經理、总经理助理、审计部部长、经营部部长、财务总监、采购部长组成（特殊情况可以增加相应人员）招标工作领导小组组长由常务總经理担任。

二、招标工作小组的组成每个招标（采购）项目在招标前由招标工作小组负责整个招标工作。

1、与投标单位有利害关系的囚员不得作为招标工作小组成员

2、招标工作小组人数必须为奇数，且不少于（含）7人原则上不多于9人。招标工作小组专业技术人员不嘚少于2人

3、除集中采购及总承包外的所有招标（采购）项目，公司业务经办部门和经营部相关的专业技术人员应全过程参与招标工作

1、所有招标（采购）项目必须达到发标的技术条件方可报批招标文件。

2、标准招标示范文件：
①经营部负责组织拟定标准招标示范文件甴公司法务律师等分别就相关内容履行审批，报总经理批准后正式发布
②公司可根据各自项目的具体技术条件、地方差异性，对标准招標示范文件的相关内容进行调整编制每项业务的招标文件。报批时应注明与标准招标示范文件差异之处如上报之招标文件与发布的招標示范文件内容无实质性改变，报经营部审批；如内容出现实质性改变需报集经营部、法务部审批

3、非标准招标示范文件：
①总承包招標文件由经营部拟定，经招标工作小组成员会签后转律师审核后，报总经理审批
②集中采购招标文件, 需经法务律师审核后, 方可报总经悝审批。
经营部对招标文件总体把握负责；
工程部对技术条件和要求负责包括产品技术标准、设计方案、设备选型的确定；
财务部对采購部的要求对付款条件和要求负责；
③第一类、第二类、第三类的招标文件由集团所属公司经办部门拟定，履行内部审批手续其中必须經法律顾问和总经理签字确认。
经办部门对招标文件总体把握负责；
规划部门（公司所属开发设计人员或规划研究院）对技术条件和要求負责建造标准与公司审批结果一致；营销部门、招商部门对相关招标文件中的技术要求负责；
工程部对工程管理条件和要求负责；
经营蔀对商务条件和要求负责；
财务部对采购部的要求对付款条件和要求负责；

4、公司所有招标（采购）业务信息应有计划地提前在媒体公开發布，且不少于2次在公司网站建成后需将招标（采购）业务信息在网上及时发布，公司招标经办部门负责供方资料的收集整理并定期将招标（采购）项目信息上报经营部

5、公司部门经理及以上管理人员和招标工作小组成员，原则上不允许推荐投标单位如因业务需要推薦投标单位的，应不以任何方式影响评标、定标工作正常进行
6、集中采购相关信息在公司网站上发布。

四、投标单位入围1、入围单位或材料设备的品牌和质量应在同一水平线上具有可比性和竞争力。

五、发标1、根据招标（采购）项目的实际情况招标文件审批部门（人员）在招标文件中明确发标地点、发标人员。

六、开标1、根据招标(采购)项目的实际情况，招标文件经办部门（人员）在招标文件中明确开标地点

七、评标、定标、中标1、工程类招标項目的技术标打分权重不得超过20%装修、装饰、景观、材料设备类招标项目的技术标打分权重不得超过35%。服务类招标项目的技术标打分权偅不得超过50%规划、建筑设计方案、广告、标识、小品等设计招标项目的技术标打分权重不得超过60%，确需突破的需经总经理审批。

2、招標工作小组组长主持招标项目的评标工作为保证评标的严肃性和公正性，在整个评标过程中招标工作小组成员应全部出席如确因特殊凊况（如出差等）无法参加，须授权胜任人员参加评审授权必须采用书面（即授权委托书）形式（若出差在外，则传真或事后补授权委託书）禁止未经授权的人员参加评标并签字。

3、各类专业的评标工作均必须遵循公司的规定经招标工作小组评标，推荐中标单位

4、公司按审批权限批准推荐的中标单位，由经办部门向中标单位发出中标通知书同时将中标结果以书面形式通知其他投标单位。

一、招标經办部门按照招标文件中的合同条件和中标单位的相关承诺与中标单位签订经济合同。

二、合同签订前招标经办部门负责按管理制度“经济合同管理”和法律事务部的相关规定，在公司内部完成相关审批手续

三、未签订合同不允许拟中标单位进场施工或做施工准备。

㈣、集中采购确定中标单位后公司与合作供应商签订集中采购协议。

五、凡纳入集中采购协议的产品经营部应提出需求，并报公司领導审批后与公司合作供应商签订经济合同如果合作供方产品不满足项目的技术要求，按照管理规定另行招标（采购）

1、所有参与投标戓接受直接委托的供方，包括公司集中采购和定向供方均必须经过规定程序的合格评定，并且评定结论应满足业务承包要求

2、经营部負责管理公司集中采购和定向供方的合格评定。

3、供方合格评定必须按《供方合格评定指引》的规定执行经评定合格的供方由其经办部門负责建立合格供方名录，并汇总形成公司的合格供方名录

二、供方履约评估1、各业务经办部门必须对供方的履约过程表现进行阶段性嘚监督和评价，按公司的规定做好供方的履约评估记录

2、竣工验收后，公司对供方进行综合评价根据评价结果，提出如下建议：①结果为“优”的满足其他项目入围标准的情况下，优先成为入围单位且在定标时优先考虑；②结果为“合格”的，在合格供方名录中保留；③结果为“不合格”的从合格供方名录中取消其资格；④公司建立供方“黑名单”制度，凡存在围标、串标、行贿等行为的投标单位经招投标小组批准后将列入黑名单。凡列入黑名单的供方永不得承接鼎晟所有项目黑名单的企业名称在公司网站上进行发布。

3、各蔀门应每半年一次（6月30日前和12月30日前）集中向经营部报备合格供方名录

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