把Email当作最好的“省时”工具

* 少发感谢性质的邮件

* 拒绝内容不完整的邮件

* 不发可以在网上找到信息的邮件

怎样高效地处理接收到的邮件

* 步骤1　领会电子邮件传达给你的信息

* 步骤2　决定采取何种回应措施

* 步骤3　用专业的工作态度来处理问题

只有清楚自己该发什么样的Email，不必要发什么样的Email，该处理什么样的Email，忽略什么样的Email，才能最大限度地节省你花费在电子邮件上的时间。

Email是终极大杀器

为了确保电子邮件不会成为你工作中的大杀器，需要注意以下几点：

* 第一，电子邮件仅仅是一种交流工具，并不是非它不可，

* 第二，自己需要明确什么时候检查邮件，隔多长时间检查邮箱。

* 第三，标注那些已经阅读过但尚未处理的电子邮件。阅读完一封邮件，可以将已经阅读但没有解决的邮件单独建立一个邮件文件夹

Email是最好的“呈堂证供”

若你真的碰到大忙人，也不要傻里傻气地守株待兔。在给对方打过电话之后，自己再整理一封邮件，将刚才谈话内容记录下来，发到对方的邮箱请对方确认。在谈话当中就要提及这封邮件，跟对方确认答复的时间。有了这样有诚意的电话沟通，再加上周到的邮件服务，即便对方已经忙得四脚朝天了，也不好意思拒绝配合你的工作。

你的专业形象，全靠Email

打招呼是人际关系的第一步

不知道如何称呼，先称“老师”

知晓对方的职务，以职称为后缀

不要在我面前说英文，OK？

写中文邮件，一般使用五号宋体或者新宋体。写英文邮件，就用10号字体，Verdana或Arial格式。这是经过统计，最符合人们阅读习惯的字体和字号。

及时回复是给对方最好的尊重

理想的回复时间是2小时内

不要反复讨论同一个问题

对于一些比较复杂的问题，有很多个收件人会发来回复，发表自己的看法，将“邮件大楼”越堆越高，会导致太过冗长而影响阅读。这个时候有必要对之前的讨论结果用一封新邮件做个小结，归纳出真正有用的信息。

要区分单独回复和回复全体

有技巧地控制邮件的往来

标题：给你的Email画龙点睛

邮件标题要尽量简短，不要啰嗦冗长。

加入公司名称或自己的姓名

在发送对外邮件的时候，加入公司的名称；在发送对内邮件的时候，加入自己的姓名，可以有效地增加邮件的打开率。

不要在标题中直接使用收件人的姓名

适当地在邮件标题上注明截止日期

如果你的邮件比较紧急，想要让对方尽快看到，就可以适当地在邮件中使用一些“紧急”之类的字眼，并注明截止日期

写正文之前的“六连环”

在邮件发送之前最好再通读一遍整封邮件，包括收件人、抄送人、内文、称谓、落款，以及附件中的相关信息。

结尾不只“问候”这一招

您的合作。 如果你需要收件人帮你做某件事，那就需要事先表示感谢。 Thank you for your attention to this matter．感谢您关注这件事。 与上一个句子类似，这句话包含着你对将来对方可能给予你的帮助的感谢之意。 Thank you for your understanding．谢谢您的理解。 如果你的邮件中有写到任何会对收件人产生负面影响的内容，那就使用这个句子。 Thank you for your consideration．谢谢您的考虑。 如果是你在找寻机会，或者是在求职的话，可以使用这句话作为结尾。 Thank you again for everything you have done．再次感谢您所做的一切。 如果你在邮件开头已经道谢，在结尾可以

用这句话再次表示谢意。

不要仅仅只有一个签名档

你有必要在邮件中多设置几个签名档，看对象使用。

签名档文字要和正文相匹配

签名档的文字尽可能与正文保持匹配，使用简体、繁体或者英文，字号可以稍微比正文的字体小一点。

但一定要分清楚收件人和场合，记住要得体，符合你的身份。

写作最有效的Email

怎样写一封有效的邮件？

正文一定要简明扼要，行文通畅

而是要将以下几点信息传递清楚： ①这是一件什么样的事情（工作）？（what） ②我们计划在什么时间做这个工作，有什么特殊的原因？（when and why） ③作为收件人，对方需要做什么？（action） ④对方要在什么时间做？有最后期限吗？（deadline） ⑤如果对方不做会产生什么样的后果？做

了会带来什么样的价值？（value）

在一封邮件内将内容交代清楚

对重要的信息进行合理的提示

。在邮件中的合理提示是有必要的，但过多的信息提示很容易让人抓不到重点，影响阅读的质量。若是有必要，可以使用表格、图片等形式来进行辅助性说明。尤其是对于那些技术性的邮件，单纯用文字很难描述出具体的内容。如果配上图片和表格加以阐述，收件人就一目了然，也会赞扬你的细致和体贴。

Email看得雾煞煞，主要问题出在哪？

表达是本能，而表达明白则需要有技巧。

当邮件中带有多个附件的时候，发件人应该对各个附件的内容作简单的说明，在附件的名称上也要有所区别，这样方便收件人查看和管理。附件的数量最好不要超过4个，数量较多的时候可将附件压缩在一个文件包里。如果附件的格式比较特殊，发件人应该在正文中说明需要的打开方式。

写好商务Email，让客户变朋友

为了避免造成日后业务上的不平等起点，商务Email中只需要保持得体就足够了

别随便在商务Email中道歉

邮件轰炸：我得罪谁了？

避免泄露自己的Email地址

使用反垃圾邮件的专门软件

谨慎使用“自动回复”功能

收件人一栏，放的应该是那些参加会议的人，只要参加了，他们就应该收到会议记录。而“抄送”一栏，放的应该是那些需要知道会议内容的领导级人物，以及那些因为某些事务而没有参加会议的人。

发送一些通知性的文件，收件栏里应该放被通知人，之后在抄送栏中放上总经理、老板、行政部门经理之类的人员

给其他部门发邮件要抄送谁？

抄送”一栏里，就有必要放上你的直属上司。

。除此之外，在抄送栏中还应该放上对方上司的邮箱，这道理是相通的。

当需要发送邮件给别人的时候，别忘了抄送主管、上司、老板

越级Email不是你想发，想发就能发

在跟高层发送邮件的时候，切忌“密报”，要在知会了直属上司的情况下，给上级发邮件，同时应抄送给直属上司。

除此之外，越级发Email之前，还要考虑你所在企业的企业文化，以及直属上司和大

boss的性格和为人。

* 对待这样的人，在邮件中要先对其表示尊敬和肯定。这样的人有时候不一定会表现自己，但却特别希望自己的团队重视自己，尤其是关于工作发展方向方面的意见。想要让他们对你的邮件有所回应，就需要拿出诚恳的态度来。

* 对于这样的人，在邮件中不要反复强调事情本身，而是要注重提高他们的信心。一旦他们觉得自己的意见被接受，他们就会把这当成职场中迈出的一大步，并对接下来的工作热情高亢。

* 在跟这样的人发邮件的时候，不要有太多废话。邮件内容要有一定的深意，比如整个项目的发展目标、阶段进展等，要努力让他们在阅读的过程中产生共鸣，调动积极性，参与进来。

* 在给这样的人写邮件时，要注重建立起彼此的信任、共识以及责任感，不要用自己单方

* 面的思维来告诉别人应该怎么做，注意阐述事实本身，慢慢与对方建议信任。

尽量不用古文、俚语和难懂的缩写

使用破折号、数字、粗体字、项目符号

在发送之前，停顿1分钟

给上司发邮件不能没有分寸

首先，不要带着情绪来写邮件，原本微不足道的事情，经过情绪的渲染之后可能就会变得复杂起来。 其次，在发送邮件之前一定要再仔细确认一下，看自己的发送对象、措辞、时机等是否适合，确定无误之后再发送。 再次，在发送邮件的时候，最好先发给自己一份，评判一下你收到这封邮件时的感觉。

总而言之，作为职场人士，不管是发邮件还是做其他的事情，一定不要带着情绪，要对自己的工作职责有清晰的了解，尊重他人，也捍卫自己的权利。

Email不是八卦大本营！

对别人的八卦兴趣过于浓厚很容易影响到自己的职业发展

想要摆脱八卦，最直接的方法就是拒绝接受八卦邮件，在收到了之后即刻删除。

平常在办公室里也要注意自己的言行，不要随便泄露自己的隐私。同事之间的聊天要有分寸，别搬弄是非，揭人疮疤。当八卦邮件主动找上门的时候，坚持“不回复、不评论”，别将别人的八卦当作笑料。

按下“回复全部”，才发现收件人里有“炸弹”

第一，一定要记住，当你在给一个以上的人发邮件的时候，你正在建立一种关系。在群发邮件的时候，应想清楚是单向互动，还是群体讨论。

第二，如果只需要收件人单独知晓某件事，或者你作为收件人对发件人提出异议，一定要记住单独回复给发件人。

如果你对发件人的要求做出了总结性的内容，可以使用“回复全部”。

第三，一定要思考之后再回复。试着想一想，如果我们在现实生活中说话不经大脑，很可能会得罪很多人。

将当天的工作任务写下来

严格按照邮件的轻重缓急去工作

Email写得好不好，升迁大不同

在职场上打拼的人，奋斗目标无非两种：升职、加薪，但这两者人们总是不好意思开口。你需要冷静地思考，精确地衡量，制定出适合自己的升职计划。

跟你的老板站在同一阵线

恰如其分地提出升职要求

非常感谢您能听我把话说完，我知道这样的要求可能有些冒昧，但我还是坚持提出升职的申请，希望您能考虑一下。

光知道埋头工作不行，还需要技巧性地让别人知道你在工作。可以将你平常的工作邮件、阶段性总结文字、曾经完成过的项目等列出来，只有出色的成果才是能力的最佳证明，也可以把平时的工作记录、阶段性总结等列出来。

这样一来，在升职邮件的书写中就会比较顺理成章。精确地概括自己的工作成果，尽量做到坦率而自然，这会让老板对你的观感提升一个层次。

别用“不升职就辞职”来要挟老板

求职Email也有“潜”规则

一个是简练，还有一个是朴实。

不用把自己的能力描述得天花乱坠，但一定要围绕招聘的具体要求来有选择性地展开阐述。

现在教大家怎么写简历的书不计其数，其实有一个最简单的窍门，就是对照着用人单位的招聘条件来写邮件。

选择一个好的发送时机是一门学问

通常一周之内最佳的时间就是在周一早上8：30之前发送你的求职邮件到目标公司，或者是在长假期之后的第一个工作日早上8：30将邮件发出。在这之前，最好将你的邮件草稿准备充分，直接点击发送就可以了。

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