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嗨,张总抱歉打扰了,你什么时候有空我们谈谈工作的事
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当今,已成为人们彼此和互通信息的重要工具,成为社交的重要渠道,所以我们一定要掌握打的技巧,注意打的礼貌。 我们中国人打语气不够婉转,常常是单刀直入,铃一响,拿起不是报自己的码或单位、姓名,而是问对方;“找谁呀?”如果对方找的不是本单位的人,可能串线了,就问对方:“你要哪儿啊?”对方回答后,一听错了,二话不说,“叭”地把挂了。如果通过向对方讲述一件事后,中国人习惯最后问对方:“你听明白了吗?” 有礼貌地打应当是,态度友善,语调温和,以自然的音量讲话,不要大喊大叫,也不要粗声粗气地讲话,因为打是看不到人的表情的,对方只有从你的语调上判断你的态度,不要给人以无礼的印象,甚至不自觉地得罪了人。 通话双方都要注意讲话缓慢些,清楚些。凡讲到人名、地名、数字,或关键的词句,最好重复一遍。当对方讲话时,应静静地认真地听,不要随便打断。为了表示自己在用心听对方讲话,或表示理解和同意,可以不时地发出回音“嗯”、“对”、“是”等。 打要选择好时间,早上8点以前,晚上10点以后,午休时间及用餐时间不要给别人打,以免影响对方的休息和用餐。有要事、急事,必须在这些时间内打的,通话开始首先向对方道歉,而且通话越短越好。 铃响了,拿起一声“喂”之后,接着报自己的姓名或码,这样好让拨的人知道他的是不是打对了。当你在中向对方讲述了一件事后,不要直通通地问对方:“你听明白了吗?”应婉转地说:“不知我是否表述清楚了。” 给人往家中打时,要让铃多响一些时间,至少响过六次还没有人接时,再挂,否则对方听到铃响,急忙放下手中的活,跑到跟前了,也挂了,那该让人多么扫兴啊! 二、怎样接办公 在办公室铃响时,应赶快接,接时应主动报自己的单位和姓名。如果你是经理的秘书,那么除了报你自己的名字外,还应报出经理的名字,如;“这是李经理办公室,我是王萍。”如果对方是找你的,马上就可以交谈起来了。如果是找你的经理的,这有两种情况,第一种情况,经理不在或你不想让不必要的打扰他,那么你可提出可否替来者转告,那么你可说:“他现在不在,我可以转告吗?”或“他正在开会,我可以帮您转告吗?”如果是第二种情况,你的经理在,你要叫他接,但你作为秘书,必须告诉他,谁给他来。如果按我们中国人的习惯就会直接问;“您是谁?”西方人一般问·的都很婉转,他们会这样提问:“我可以告诉他您是谁吗?”这样打的人就可告诉你他的姓名了。 如果有人来找你的一位同事,碰巧他不在,是你接的,你最好先告诉对方,他不在,然后再问:“请问是哪一位找他?”不能先问对方是谁后,再说他要找的人不在,这样会使对方怀疑他要找的人实际是在,而是不愿接他的,这样会造成不良后果。 如果是自己打找人,接通以后,就告诉对方你的单位和姓名,然后才可以说:“我要找XX先生讲话。” 如果你要打找人,礼貌的做法,应自己亲自拨,而不要秘书代劳。若不得已请秘书代拨,自己也应等待接通后,马上通话,否则叫对方等得太久,使人感到你是在摆架子。 在通时,不要同别的人谈话或干别的事情。如果不得已,必须暂时中断通话,应当向对方说明:“对不起,我必须处理一件急事,请等一会。”然后要用手捂住话筒,或一些有封锁声音设备的新式机,就可以按一下电钮不让对方听到声音,尽快把事情处理完,或接另一个。在恢复通话时,应向对方说一声“对不起”或“很抱歉”,再继续谈下去。如果你知道事情短时间内处理不完,你不能让对方拿着筒等上十几、二十分钟,就应当向对方说:“很对不起,我有件急事要办,不得不中断同你的谈话,过一会我给你去。” 如果通话中,突然中断,不管是由哪方造成的,即使中断是由接受的一方造成的,都应当由拨的一方重拨。 通话以后,一般规矩应由拨的人先挂断,而不应当由收话人首先挂断。 一边通一边吃东西,包括嚼口香糖,都是不礼貌的。 三、怎样处理打错的 如果是自己拨,不知什么原因错了,不要问对方的码是多少,而应该主动报自己拨的码问对方是不是这个码,如果确实是错了,不要马上把挂断,而要向对方表示歉意:“对不起,错了,打扰了。”然后再挂上。 即使是对方打错了,不要像过去我们中国人的习惯那样,对方在中说找某人,你一听你们单位没这人,显然是错了,我们往往会问:“你要哪里呀?”语气上有些责怪对方。礼貌的做法,应对人家也表示歉意,而且婉转地指出打错了,可以这样说:“对不起,您的可能打错了。” 四、怎样做邀请 打邀请朋友参加聚会,应怎样说,要有所考虑。要使客人根据自己的意愿进行选择,不要使客人无法转弯,处于尴尬的境地。如果主人一开始就问:“你星期六晚上有事吗?”客人可能顺口说:“没事。”主人接着就说:“那你来我家吃顿便饭,唱卡拉OK,杨小莉、XX、XX也来。”这位客人对唱不感兴趣,他尤其不想见杨小莉,可是他已经回答没事了,所以也不好拒绝了。 也可能出现这种情况,他一开始就回答他星期六晚上已有约会,可是当他听到你要邀请他去唱卡拉OK,他非常有兴趣,可是也不好改口了。 因此打邀请人时,开始应这样说,“星期六晚上我想邀几个朋友到我家来吃饭,唱卡拉OK,杨小莉、XX、XX都来,你们夫妇有空吗?一起来玩玩吧尸这种问法,就可以使被邀请人根据自己的意愿做出选择。如果他对唱卡拉OK有兴趣,星期六晚上又没约会,他就会答应赴约,或者他虽然无事,但不想见杨小莉,那他可以说:“非常抱歉,我们星期六很忙。” 在答复邀请时,如果一时决定不了,不能仅仅说“我以后告诉你”,这样是不礼貌的,你应该紧接着做出解释,“我得问一下周末有没有工作安排”,或者说,“对不起,我得问一下我的妻子是否有安排”。没有一定的理由,只说“我以后告诉你”,听起来好像你还要等待看看还有没有别的邀请,然后择优应邀。 五、怎样结束通话 有时候来的人讲个没完,你不愿花许多时间和他无休止地谈下去,遇到这种情况,也不要在对方没把话讲完,就把挂断,可以有礼貌地说:“我不想占你太多的时间,要同你说再见了。”也可找个理由,比如说:“我有个约会,要晚了。” 再—种情况,有人打来,你正好有客人在,伯:接后觉得这个一、两分钟讲不完,为了尊重来访客人,你应当客气地告诉对方;“我这里有客人,过一会儿我给你回好吗?”而不应当在上讲个没完,让客人在那儿久等。当然你也要记住,在方便的时候给对方回。
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