江南大学现代远程教育第三阶段测试卷；考试科目:《秘书学》第十一章至第十五章（总分10；时间：90分钟学习中心（教学点）批次：层次：专业；一、单项选择题（本题共5小题，每小题2分，共10；1.工作环境是秘书业务活动的（）；A.综合要素B.主导要素C.中介要素D.外在要素；2.秘书职能环境的信任度主要体现在（）；A.办理文书的职能中B.信息管理的职能中；C.协调
江南大学现代远程教育 第三阶段测试卷
考试科目:《秘书学》第十一章至第十五章（总分100分）
时间：90分钟
学习中心（教学点） 批次：
身份证号：
一、单项选择题 （本题共5小题，每小题2分，共10分）
1.工作环境是秘书业务活动的
A.综合要素
B.主导要素
C.中介要素
D.外在要素
2.秘书职能环境的信任度主要体现在
A.办理文书的职能中
B.信息管理的职能中
C.协调工作的职能中
D.职能活动的全部领域中
3.秘密的本质属性决定了保密工作的
4.应变能力是秘书的一种综合能力，所属的范畴是
A.智慧和才干
B.作风和能力
C. 才能和修养
D. 智力和水平
5.在下列各项中,不属于秘书工作能力组成部分的是
A.表达能力
B.办事能力
C.应变能力
D.执政能力
二、判断正误（本题共5小题，每小题2分，共10分。分别用“√”或“×”表示）
）秘书在精力、知识、能力、思维等方面给予领导者一定的补偿，这是秘书与领导者
辩证矛盾关系的必然要求。
）要求秘书做到严守机密，是秘书工作的特殊性决定的，它体现了秘书的法纪观念和
道德素养。
) 秘书职业道德范畴是秘书职业活动中普遍的本质的道德关系和调节行为方向的体
）秘书对领导、对群众要因人而异，亲疏有别，这是由秘书职业性质决定的。
）秘书工作方法如果从其运用的历史划分，可分为基本工作方法和新型工作方法。
三、名词解释（本题共4小题，每小题5分，共20分）
1.秘书职能环境
2.环境信任度
3.协调能力
4.办公自动化
四、简答题（本题共2小题，每小题2分，共20分）
1.秘书应恪守哪些职业道德规范？
2.秘书的应变能力主要表现在哪些方面？
五、论述题（20分）
在办公自动化环境下秘书应怎样提高自身的素质？请联系实际谈谈你的看法。
六、案例分析题（20分）
小李：我们领导今天对我发了一通脾气，说我目无领导，让他难堪。
小张：什么事你让他下不来台？
小李：他刚进外事处工作，没有谈判经验，但又不虚心向即将离任的老处长学习，撇开老处长
自己另搞一套，结果外方不想跟我们合作了。老外希望跟原来的处长谈。我把外方意见翻译给他听了，他说，不谈拉倒，抬起腿就要走。我提醒他这次谈判是在前两次谈判基础上进行的，要珍惜前两次谈判成果，要注意自己的社交礼貌。他马上说我目无领导??。连ABC都不懂，还当外事处领导？
小张：你很傻，不管他有没有本事，懂不懂ABC，他是领导，你就听他的，你是秘书，领导怎
么说，你就怎么干，这样能讨领导喜欢，不会下岗??。
请问秘书小李应如何处理协助领导谈判这件事？作为秘书应如何正确处理与领导的关系？
附：参考答案：
一、单项选择题 （本题共5小题，每小题2分，共10分）
二、判断正误（本题共5小题，每小题2分，共10分。分别用“√”或“×”表示）
4.（ × ）
5.（ × ）
三、名词解释（本题共4小题，每小题5分，共20分）
1.秘书职能环境
秘书的职能环境或者说职能作用对象，就是广义机关的领导集团或领导人、职能部门或部门负责人、执行具体任务的群众个体。概言之，即机关领导、职能部门与基层群众。
2.环境信任度
环境信任度是指秘书职能活动对象（即机关领导、职能部门与基层群众）对秘书人员的 信任程度。
3.协调能力
秘书人员根据领导者的意图和授权，进行工作协调、人际协调以增强组织活动协同性的 能力。
4.办公自动化
办公自动化是一门综合性的科学技术。它是将计算机技术、通信技术、系统科学与行为
科学应用于处理办公事务的一项综合技术。目的是充分利用信息资源，提高工作效率和质量。
四、简答题（本题共2小题，每小题2分，共20分）
1.秘书应恪守哪些职业道德规范？
秘书应恪守的职业道德规范包括：（1）忠于职守 。（2）严守机密。（3）善于合作。（4）恪守信用。（5）文明礼貌。（6）廉洁奉公。
2.秘书的应变能力主要表现在哪些方面？
（1）善于观察，能够捕捉变化着的新情况、新问题；
（2）思维敏捷，能够对新情况、新问题迅速作出判断、分析、综合与概括；
（3）善于谋划，遇事能想办法、找对策；
（4）预见力强，能够把握住事物发展的趋势和可能出现的结果；
（5）随机应变，能在不丧失原则的前提下，灵活变通地处理各种非常性工作。
五、论述题（20分）
在办公自动化环境下秘书应怎样提高自身的素质？请联系实际谈谈你的看法。
〖答题要点提示〗
办公自动化是在办公室内进行的一场革命，它需要秘书人员从思想、工作、技术三个方面都加以改进，因此如果仅仅把它理解为购置使用一些先进的办公设备，是不准确、不全面的。
在办公自动化环境下，因为办公设备和办公技术的不断改进，办公室内的组织机构、 管理形式等都发生着巨大的变化。因此，秘书不仅要具有丰富的社会科学和自然科学知识，熟知本部门、本行业的专业基础知识和各环节的一般运行规律，而且要能够熟练地掌握和运用各种现代化办公设备，熟练操纵电脑，加工信息，编制程序，成为使用微电脑和电视终端设备的
内行，这样才能适应办公自动化的要求。
六、案例分析题（20分）
请问秘书小李应如何处理协助领导谈判这件事？作为秘书应如何正确处理与领导的关系？
〖答题要点提示〗
1.尽管此案例中的外事处新领导在与外方的谈判中暴露出自身的缺点与不足，但小李作为秘书在谈判的整个过程中也存在明显的问题。
2.小李当着外方谈判对手的面提醒新处长：这次谈判是在前两次谈判基础上进行的，要珍惜前两次谈判的成果，要注意社交礼貌。虽然小李的“提醒”出发点是好的，但作为秘书，如此“提醒”显然是越位了。
3.小李应当在新处长与外方谈判前，详细汇报前两次谈判的情况与成果，提出自己的建议，协助领导做好这次谈判工作。
4.小张对小李的劝导，在秘书应当服从领导这一点上虽然是正确的，但让秘书为了自身利益而唯唯诺诺、放弃原则的观点是不可取的。
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论文题目：浅谈现代办公自动化环境下对秘书能力的要求指导教师： 韦 伟专 业： 文秘与办公自动化班 级： 09 级文秘一班学 号： 姓 名： 聂 家 芬 浅谈现代办公自动化环境下对秘书能力的要求 （班级：文秘 200901 班 姓名：聂家芬）摘要：办公自动化，英文 Office Automation，简称 OA，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成。&&&&面对竞争日益激烈的社会，传统的、手工的秘书工作的办公模式，已经远远不能适应现代社会发展的需要。&&&&“办公自动化”概念的引进，并在其秘书工作之中的应用，使得从事秘书工作的人员从繁琐的日常工作中脱离出来，节省了许多时间来考虑工作中的其他问题，不断提高工作效率。&&&&本论文将通过介绍现代办公自动化知识、办公自动化对秘书工作能力的要求及秘书工作能力提高的途径提出了自己的看法。&&&&关键词： 办公自动化；秘书；工作能力 办公自动化，是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是信息化社会的产物，它利用先进的技术，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备及各种人机信息系统来协助完成，达到了充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。&&&&随着办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品不断的出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。&&&&在竞争日益激烈的社会 如何做好信息化社会大环境中的秘书工作如何提高秘书工作人员的能力，如何使秘书工作人员在本职岗位上发挥自身应有的作用已经成为一个不可争议的话题。&&&&办公自动化的导入使秘书工作人员可以从繁琐的日常工作中脱离出来有相对较多的时间去考虑工作中的其它事情从而提高了工作效率。&&&&本论文将围绕在办公自动化环境中秘书工作人员如何更好的提高工作能力展开讨论。&&&&一、办公自动化基础 办公自动化（Office Automation简称 OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，是信息化社会的产物，同时也叫办公自动化信息系统，是采用 Internet/Intranet 技术，以计算机为中心，采用一系列现代化的办公设备和先进的技术，广泛、全面、迅速地收集、整理、加工、存储和使用信息，使企业内部人员方便快捷地共享信息，高效地协同并完成工作。&&&& （一）办公自动化特征 1、高效率的秘书工作 办公自动化的广泛应用，为提高秘书人员的工作效率奠定了坚实的基础。&&&&通过健全的行政办公自动化管理制度，使秘书工作人员养成了及时查阅文件和办理相关事宜的良好习惯，对改进秘书工作作风会起到极大的促进作用。&&&&正是各种科学和技术的发展，才促使秘书工作效率不断提高，促使管理向科学化、规范化、自动化和高效化的高层次发展。&&&& 2、自动化的秘书工作 现代办公设备的引进和使用，是秘书工作任务的根本改变。&&&&随着科学技术的发展，工作逐渐高效化，特别是自动化的应用，给秘书工作带来了极大的方便。&&&&在现代化的办公过程中，某些工作已经全部自动化，秘书工作从此大量化、复杂化，更加快速化、方便化。&&&&在某种程度上讲，这不只是采用先进的高科技，使工作自动化，而是秘书人员对工作的态度，也有一个由被动到主动的发展过程，在工作中始终体现出自动，做好自己的本职工作，充分发挥主观能动性。&&&& （二）办公自动化在秘书工作中的作用 1、有利于秘书人员收集资料的及时性、准确性和广泛性 通常，领导会交代办公室秘书人员写调查报告或讲话稿，这就需要秘书人员广泛收集相关内容的资料并对其进行筛选。&&&&传统的信息收集工作费时费力，收集的信息还少而不全，但是办公自动化系统可使秘书人员快捷方便地获取大量相关资料，特别是互联网技术，为秘书人员提供了一个更加快捷有效的渠道和广阔的空间，秘书人员只需要在互联网计算机中输入要查资料的关键词，与之相关的信息就会显示在屏幕上，秘书人员把这些资料存储到计算机中就可在写时，随时调出来进行使用和参考。&&&&办公室也要向上级部门呈上请示或者报告之类的公文，这些公文的格式要求统一而且精确，这样即节省了时间，又保证了公文的规范性和正确性，为秘书人员减少了大量不必要的繁杂事务。&&&& 2、极大地提高秘书工作效率 办公自动化系统设置公文办理、会议通知、日程安排、信息发布等模块。&&&&使用办公自动化系统以后，上级单位下发的文件、交办的事宜，流转到了哪一个步骤、哪一个环节，都可以实施跟踪，并被记录下来。&&&&通过健全的行政办公自动化管理制度，使秘书工作人员养成了及时查阅文件和办理相关事宜的良好习惯，对改进秘书工作作风会起到极大的促进作用。&&&&从此秘书的工作不仅注入了生机与活力，也有力地促进了工作效率的提升。&&&& 3、促进秘书工作职能的扩展 随着网络的发展，秘书工作与网络技术紧密结合在一起，为适应这一发展趋势，秘书人员要改变过去传统的模式，工作的内容也复杂化、大量化。&&&&秘书工作的职能扩展有两个相互对应因素： 一是领导工作中的需要。&&&&领导是机关或单位中的首脑，处于决策地位，相应的领导的事务也必定会繁多杂乱，网络的发展扩大了领导的需要。&&&&比如一些技术性难题，领导没有精力甚至没有能力去解决，就需要秘书及时处理。&&&&如果这些事务，由于领导的能力或精力不够等原因而得不到处理，势必造成很大的影响和损失，以至影响到领导的形象，为了领导工作中的不足和需要，就要促进秘书工作职能的扩展。&&&& 二是秘书工作的可能性。&&&&由于计算机技术与网络技术的发展，大量新型办公软件与设备产生，秘书可以借助这些新事物来扩展职能。&&&&如为了扩大企业的公共影响力，搞好公共关系，秘书要承担本单位网站的主导职位，把本单位的简介和发展概况等放在网站上供公众，还要及时有效地在上发布最新消息，并定期编制简报等。&&&&二、办公自动化环境下对秘书能力的要求 （一）办公自动化应用能力 随着社会的发展，办公自动化在秘书工作中有着重要的地位。&&&&所以对秘书人员来说，注重办公自动化应用能力非常重要。&&&&首先要提高汉字的录入速度，其次要学会简单的 Word 文字排版、Excel 数据处理、PPT 等办公软件操作能力，三是要熟练地操作复印机、打印机、扫描仪、数码摄像机等办公设备，从而适应社会的需求。&&&& （二）档案信息化管理能力 档案管理也称档案工作，指用科学的原则和方法管理档案，为党和国家服务的工作。&&&&它有三个性质：一是服务性，是通过提供原始材料来为机关各项服务的工作；二是从属性，主要体现在档案服务具有被动性；三是有管理性，对档案工作自身来讲，它属于一种科学性的管理性的工作，但是它的自己独特的管理对象和范围。&&&&随着网络时代的到来，文书档案管理正经历着一场前所未有的变革，从管理理念、管理方式到管理手段，都经受着新的考验，因此秘书人员面临着很大的挑战。&&&&档案信息化是指档案管理模式从过去的以档案实体保管为重点向以档案实体这种主要形式向社会提供服务为重点的转变过程。&&&&其包括四个方面的内容：第一，实现档案信息的数字化和网络化；第二：，实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；第三，实现档案信息高度共享；第四，必将引发档案管理模式的变革。&&&&档案管理功能是对准备归档的公文或者企业各类合同、协议、文件、指示、资料等的一个合理存储与查阅功能，针对于复杂的分类和查阅权限，实现合理存取的基本操作。&&&& （三）文书拟制处理能力 文件是机关办事的工具，又是文书工作者的工作对象，文书拟制的形成是全部文书工作的开端，直接影响机关工作的质量和效率。&&&& 办公自动化是信息化社会最重要的标志之一，在秘书工作过程中，通过互联网、电话、Email、QQ 等方式对涉及到的信息进行收集。&&&&随后将其进行处理，文书处理的过程一般可以分为三个阶段。&&&&一、酝酿阶段：确定主题、选定文种、准备文件；二、起草阶段：编写提纲、拟稿（把握文件主题，选择有用的材料、运用文字表达要简练准确，问题要交待清楚；三、修改阶段：要对文件的主题、观点、材料、结构和语言进行检查并对其进行修改。&&&&再将整理好的文件资料进行归档，或是下发到各部门等，并对其进行进一步的处理。&&&& （四）办公室事务处理能力 办公室是基本的事务处理主要包括日程安排、公共信息管理、邮件管理、表单管理、档案管理、公文管理、人事管理等。&&&&在一个组织机构中，事务处理的主要内容是执行例行性的日常办公事物，涉及到大量的基础性的工作。&&&&目前，一些大型企业和政府部门在工作流程里面采用计算机控制，实现了自动化办公事务处理系统，既可以方便地与过程控制相互交换信息，又可以同各部门内部原有的计算机网络连接，形成计算机一体化的处理系统，实现了办公事务处理的计算机控制与信息管理一体化。&&&& （五）会议策划与实施能力 在传统办公的社会，电话、互联网都很有限，有时，秘书部门会通知一些事项，在某些情况下，只会通知部门经理并请他通知其他工作人员，由于经理从事的工作很繁琐，难免会有忘记和通知不全的现象发生，现在自动化的社会，移动电话、互联网、Email 不断普及，秘书可以通过这些先进设备快速地完成并及时地通知与会人员。&&&&就减少了这类事情的发生，从而节约了时间，提高了办事效率。&&&& 在办公自动化产生之前，与会人员都是用笔签到，从而使与会人员浪费了时间，或是人多忘记了，或是造成人员拥挤，制造混乱场面等一些会扰乱了秩序。&&&&在办公自动化环境中，与会人员签到有了签到机，也不必浪费人力、物力了。&&&&同时会中秘书人员要做好会议记录，以前，设备有限，秘书只是凭着自己的直觉和印象记录一些重点，导致有些信息也不是十分全面，而现在有了摄像机、照相机、投影仪、录音笔、速录机等先进设备的出现，让这些问题都变得简单，并能让信息准确化、快速化。&&&& 会议结束以后，秘书要整理资料并向领导请示，做出相应的整理后并归档保存。&&&&同时秘书人员也应该通过会议记录的内容进行后期的处理，为以后的音像、图像制作提供了很大的方便，也为后期处理字幕显示提供了一个很重要的依据。&&&& （六）沟通协调能力 要做好领导的参谋和助手，就必须拥有较强的协调能力。&&&&秘书人员在以前的工作中，向领导汇报一件事情的时候，大部分都是要找到领导本人，如果领导不在办公室，秘书可能白跑一趟了，就耽误了秘书的工作。&&&&而在办公自动化环境中，只需要打个电话询问一下就可以了，不必要浪费过多的时间，并且也有足够的时间去做其他的事情。&&&&三、秘书能力的提高途径 （一）办公自动化应用能力的提高 一是利用现代办公自动化设备，提高速录入文字的速度。&&&&多数单位在时，都把打字速度要求放在突出的位置。&&&&要求 120 字每分钟的不在少数，最低要求也在 80―100 字／分钟。&&&&所以秘书人员必须强化录入文字技能的训练。&&&& 二是熟练操作 Office 软件的能力。&&&&秘书人员每天都要和大量的应用文书打交道，而大多采用计算机输出 Word 文档的形式。&&&&企业的报表现在也都是由 Excel 文档的形式来实现。&&&&所以秘书工作人员应达到能够熟练操作 Word、Excel 等 Office 软件的要求。&&&& 三是熟练操作办公室常见的其他现代化设备的能力。&&&&如复印机、打印机、扫描仪、传真机等办公自动化设备，要求秘书人员能够熟练操作。&&&& （二）档案信息化管理能力的提高 秘书对档案的管理具有被动性，就要努力计算机网络技术，以便能够针对办公自动化提出建设性的文书档案管理建议：信息技术人员也必须全面了解相关的档案管理知识，掌握电子文件归档管理的要求，以便能够更好地与管理人员沟通。&&&&同时，秘书工作人员应该认真分析工作中所需要的信息处理功能分清轻重缓急把有限的办公自动化设备与软件用在刀刃上切实取得成效和经验。&&&&现实中公文撰写、公文办理和档案管理以及大量的会议会谈的组织安排是秘书人员最经常的工作所以有必要优先引进使用文字处理、档案信息管理软件、会议技术软件优先解决秘书日常工作中最经常处理的事务这样就可以有效地最大限度地提高秘书人员行政工作的效率。&&&& 随着网络的发展，秘书人员在计算机上制作，接收文件，电子档案便应运而生。&&&&电子档案包括磁盘、软盘和光盘等储存介质，秘书人员在保管诸如此类的信息时，首先要将信息文件分门别类，建立一个文件夹，将这些内容保存在适当的介质上；然后确定的标识全宗名；再划分全宗群；最后进行编号和排列。&&&& 同时，秘书人员也应该加大统筹规划实现规范化、加大投入实现服务网络化、加强科研实现保护标准化、尊重规律实现管理科学化、强化培训实现素质专业化。&&&& （三）文书拟制处理能力的提高 在办公自动化环境中，秘书人员必须具备扎实的文字功底，不仅要精通语法、修辞和逻辑知识，还要掌握一定的写作规律。&&&&写作是一种综合能力的表现，要做到内容与形式的统一，既要有好的表现形式，又要有充实的内容。&&&&这就要求秘书人员加强写作实践，熟练掌握各类公文的特点、写作要求和语言表达技巧，随时注意积累资料，不断提高写作水平。&&&& （四）办公室事务处理能力的提高 办公事务办公自动化中，最为普遍的应用有文字处理、电子排版、电子表格处理、文件收发登录、电子管理、办公日程管理、人事管理、财务统计、报表处理、个人数据库等。&&&&这些基本的办公事务处理的内容可作成应用软件包，包内的不同应用之间可以互相调用或共享数据，以便提高办公事务处理的效率。&&&&这种办公事务处理软件包应具有通用性，以便扩大应用范围，提高其利用价值。&&&& 此外，在办公事务处理级上可以使用多种办公自动化系统，如电子出版系统、电子文档、光学汉字识别系统、汉语语音识别系统等，对秘书的工作起到了重要的作用。&&&& （五）会议策划与实施能力的提高 在会务工作方面可以用办公自动化系统辅助完成。&&&&由于会务工作极其复杂，千头万绪，所以秘书安排会议起来常常力不从心，然而，利用办公自动化系统中的电子日程表安排会议，仅需 2―3 分钟就安排好了，秘书能轻易应付大量会议。&&&& 办公化自动化系统不仅能科学地分配会议室、交通工具、声响设备等，并能进行会议记录，编辑会议简报等，能自动检索会议内容，归集会议提案，统计会议讨论或者选举结果等等，并能及时修改和删除。&&&& （六）沟通协调能力的提高 当前，社会交往已成为社会各阶层的一项“热门”活动，社交对于秘书人员来说同样重要。&&&&秘书人员作为企业联系上下左右内外的中心枢纽，比上司更了解员工，可根据员工的兴趣爱好安排工作，在授予一定责权的过程中充分发挥目标激励、信任激励的作用，可及时疏导员工的不良情绪，调动其工作的积极情感，采用措施实行情感激励。&&&& 同时秘书人员经常要和客户打交道，要会区分和确认不同的客户与需求，通过现代化先进设备及时发现客户的需要，并及时协调与不同客户之间的关系，促进双方更好地合作。&&&& 办公自动化是利用先进的技术，并在其秘书工作中广泛的应用，使得秘书工作人员从繁琐的日常工作中脱离出来，节省了许多时间来考虑工作中的其他问题，达到了充分利用信息，提高工作效率和工作质量，提高生产率的目的。&&&&由于受到现有条件的约束，有些结论具有一定的片面性。&&&&总之，随着办公自动化环境的不断壮大，对秘书的工作能力也相应地提出了新的要求，秘书工作人员应该注重社会发展形势，不断地掌握更多的办公自动化相关知识，从而适应社会的需求。&&&&参考文献 1袁维国.秘书学.高等教育大学出版社20069. 2傅荣校.论办公自动化环境中的秘书工作.秘书20016. 3张浩.新编秘书工作必读全书.光明日报出版社20039. 4杨洪山.办公自动化与秘书工作.上海：上海交通大学出版社20074. 5 周 贺 来 . 办 公 自 动 化 技 术 与 应 用 . 中 国 水 利 水 电 出 版社20086. 指 导 教 师 评 价 意 见 指导教师签名： 年 月 日 等级 优秀 良好 合格 不合格 综合定等 得票 （共票） 评语：论文答辩及定等情况 ： 答辩小组组长（签名） 年 月 日
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