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B5纸是多大?
老师要求B5复印纸大小复印证件,
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B5纸尺寸是：176×250mm。一般的复印店都能复印A4、A3、B5等尺寸的证件。
B5复印纸:176×250mmA4纸:210×297mmA5, 148×210mm, B5, 176×250mm, C5, 162×229mm. A6, 105×148mm B6, 125×176mm, C6, 114×162mm. A7, 74×105mm, B7, 88×125mm, C7, 81×114mm . 要注意B5纸张有2种，一种是182× 257mm ，一种是176× ...
B5复印纸:176×250mmA4纸:210×297mmA5, 148×210mm, B5, 176×250mm, C5, 162×229mm. A6, 105×148mm B6, 125×176mm, C6, 114×162mm. A7, 74×105mm, B7, 88×125mm, C7, 81×114mm . 要注意B5纸张有2种，一种是182× 257mm ，一种是176× 250mm A4最常用
B5复印纸大小： 182 X 257 毫米 所有的打字复印点都能复印证件。
比A4纸小一圈
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应用软件选讲第1章
Office的高级应用第四篇
应用软件选讲 .........................................................................................................209第1章
Office的高级应用 ..........................................................................................2091.1
利用Word进行版面设计 .............................................................................2091.2
使用Excel处理学生成绩单 .........................................................................2361.3
利用PowerPoint设计简历 ...........................................................................247
Microsoft Office 2003是人们在学习和工作中经常用到的办公自动化软件，其中包含了Word、Excel、PowerPoint、Access、InfoPath、Publisher等几个主要的工具。一些教材和书籍以各种各样的形式讲解和演示它们的一些基本功能，本章以案例的形式详细介绍Word(文字处理)、Excel(表格处理)和PowerPoint(演示文稿设计)3个常用办公软件的功能。1.1
利用Word进行版面设计Word是一款文档处理与排版软件。本节通过对一篇毕业论文版面的设计案例，详细阐述了集成运用Word功能，完成既定编排要求的方法。论文是在校本科生、研究生和所有科研工作者都离不开的任务，也是对自己学习、科研成果的有益总结。论文除了有实质性内容外，还需要有好的表现形式，故遵循写作规范至关重要，论文规范要求即论文基本要素(如标题、目录、插图、表格、公式、参考文献)的排版格式。在完成一篇论文时，一般要综合使用Word的多种功能，下面将逐一介绍。1.1.1
页面设置与页眉页脚1. 纸张选择A4是最常见的纸型，大小为210mm×297mm。B5 有两种规格：B5 (JIS) 为182mm×257mm，B5(ISO)为 176mm×250mm。国内市场上B5纸主要是B5(JIS)。约张大小也可以自定义。2. 页边距新建一个Word文档，选择“文件”→“页面设置”命令，在弹出的“页面设置”对话框中选择“纸张”选项卡，在“纸张大小”属性中选择“A4”，选择“页边距”选项卡，在“上”、“下”、“左”、“右”4个边距属性中根据要求进行设置，如需要装订，选择“装订线位置”为“左”，“装订线”设置可根据要求进行设置，“方向”设为纵向。各高校的论文格式要求不尽相同，例如：大连民族学院学士学位论文的页面要求为：(1) 纸
型：A4纸，单面打印；(2) 页边距：上3.5cm、下2.5cm、左2.5cm、右2.5cm；(3) 页
眉：2.5cm，页脚：2cm，左侧装订；如图1-1所示。3. 文档网格一些论文格式对每页的行数和每行的字数也会有限制。文档网格可以对行数和字数进行设置。文档网格主要有行网格和字符网格，一般只设置行网格即可，如图1-2所示。例如：选择“文档网格”选项卡，在“网格”属性中选择“指定行和字符网格”单选按钮，将“字符”设为每行“
41”，将“行”设为每页“37”。
设置页边距 图1-2
文档网格文档网格一般是以五号(10.5磅)字为基础的，因此，对于大多数学位论文正文所采用的小四号(12磅)字体需要进行换算。如果想直接将文档正文(字号为小四号)每行字数设置为41字，则需先单击图1-2下方的“字体设置”按钮，将字号设置为小四号。如果指定行和字符网格，会导致无法调整文档内段落的行间距和字间距，需要检查“文档网格”选项卡中的选项。4. 页眉页脚在学位论文中，页眉一般奇偶页不同，有些部分(如封面)还不需要页眉。页码也不完全一致，如封面不编入页码，将摘要、Abstract、目录等前置部分单独编排页码，正文按阿拉伯数字单独排序。(1) 页眉制作学位论文正文每章的页眉一般是：奇数页一般是章的题目，偶数页一般是“××大学毕业设计论文”等字样。设置奇偶页不同。执行“视图”→“页眉和页脚”菜单命令，弹出如图1-3所示的“页
眉和页脚”工具栏，进入页眉，单击“页眉和页脚”工具栏上的“页面设置”按钮，在弹出的“页面设置”对话框中选择“版式”选项卡，在“页眉和页脚”选项组选中“奇偶页不同”复选框，如图1-4所示。
“页眉和页脚”工具栏
选中“奇偶页不同”复选框● 输入页眉文字。若为奇数页，则输入标题，如“第一章 绪论”，偶数页输入“××大学学士学位论文”字样。另外，奇数页页眉处的文字是变动的，一方面它随着每章的题目不同而异，另一方面作者还会继续修改章的题目。如果文档设置了大纲(标题样式)，则可以使用“交叉引用”的方法实现该变动项的同步。进入奇数页页眉后，执行“插入→引用→交叉引用”菜单命令，弹出“交叉引用”对话框，在其中的“引用类型”下拉列表框中选择“标题”，在“引用内容”下拉列表中选择“标题文字”，在“引用哪一个标题”选项组单击希望引用的标题，例如“Word的高级应用”，最后单击“插入”按钮即可，如图1-5所示。● 去除页眉上的横线。默认插入页眉后，在页眉中会有一条横线，有时会影响页眉的显示效果。选中页眉中的文字和段落标记，选择“格式”→“边框和底纹”命令，选择“边框”选项卡，并将“设置”设为“无”，页眉上的横线就没有了。(2) 添加页脚页码论文中封面是不需要编排页码的，中英文摘要和目录的页码采用单独编排，从正文第一章开始用阿拉伯数字单独编排页码。
单击“页眉和页脚”工具栏上的“在页眉和页脚间切换”按钮，把光标移动到页脚上。选择“插入”→“页码”命令，在弹出的“页码格式”对话框中设置页码的“位置”、“对
齐方式”以及页码格式。如图1-6所示。
“页码格式”对话框 图1-5
奇数页页眉文字的交叉引用1.1.2
大纲(标题)、正文及模板文档里的大纲就是各级标题，如章、节等。Word里的大纲好比图书的目录，可方便查看修改文档和制作目录等，因此，学位论文必须使用大纲。默认情况下，Word的标题1~9样式与1~9级大纲是一一对应的，但用户可以修改两者之间的对应关系，可在“段落”对话框中调整大纲级别。本案例针对学生毕业论文中各级标题及正文样式的设置，使学生掌握大纲、正文及模板样式的设定。Ⅰ. 常见大纲的制作1. 标题排版规则学位论文中的标题层次比较多，最大的标题为一级标题，其次是二级标题、三级标题等。一级标题是章，二级是节，三级是条，四级是款，五级是项。大小标题的层次，表现出正文内容的逻辑结构，通常采用不同的字体、字号、行距来加以区别，使整篇论文章节分明、层次清楚，便于阅读。以大连民族学院的学位论文对标题的要求为例：每章的章标题选用模板中的样式所定义的“标题1”，居左；或者手动设置成字体：黑体，居左，字号：小三，1. 5倍行距，段后11磅，段前为0。每章另起一页。章序号为阿拉伯数字。在输入章标题之后，按回车键，即可直接输入每章正文。如图1-7所示的是一位学生的毕业论文依照标题设定的要求对章标题的设置。2. 常见大纲的制作
常见大纲不需要转行，后文不接排。如图1-8所示。
每章标题的设定 图1-8
大纲视图假设二级标题的要求为每节的节标题选用模板中的样式所定义的“标题2”，居左；字体：黑体，居左，字号：四号，1.5倍行距，段后为0，段前0.5行。可直接在Word内置的“标题2”样式上进行修改，也可以新建一个样式。方法是：执行“格式”→“样式和格式”命令，在弹出的“样式和格式”任务窗格(如图1-9所示)中单击“新样式”按钮，弹出如图1-10所示的“新建样式”对话框，按如下步骤进行设置。
“样式和格式”任务窗格
“新建样式”对话框(1) 手动输入样式名称，如“2级大纲”。在“样式类型”下拉列表框选择“段落”，在“样式基于”和“后续段落样式”下拉列表框均选择“正文”。(2) 单击“格式”按钮，在弹出的菜单中有8个选项，可分别打开“字体”、“段落”、“制表位”、“边框和底纹”、“语言”、“图文框”、“项目符号和编号”、“自定义键盘”等对话框，在这些对话框中可进行相应的设置。(3) 在“字体”对话框中，将字体设置为四号，中文黑体。(4) 在“段落”对话框中的，“对齐方式”下拉列表框中选择“两端对齐”，“大纲级别”下拉列表框中选择“2级”，无缩进，间距为段后为0，段前0.5行，1.5倍行距，如图1-11所示。如果希望样式能随着用户的修改而自动更新，则可以选中“新建样式”对话框中的“自动更新”复选框，如果希望样式保存到模板中，则可以选中“添加到模板”复选框。3. 题序自动添加及更新功能的实现各级大纲前一般都有题序，如一级大纲前的题序形如“第1章”、“第2章”等，二级大纲前的题序形如“4.4”、“5.2”、“5.3”等，三级大纲的题序形如“5.2.1”、“5.2.2”、
“5.2.3”等，如图1-12所示。
二级大纲的段落设置
大纲题序题序可以手工录入，但手工录入的题序是固定的，不能视情况而自动变动。可以采用“域”来实现，利用“域”制作的题序能够很好地支持用户，省却了手工录入题序后还需要手工修改。实现题序自动编号(可自动添加、自动修改)的方法如下：(1) 单击“新建样式”对话框中的“格式”按钮在弹出的列表中选择“编号”选项，如图1-13
所示。打开“项目符号和编号”对话框，在“多级符号”选项卡中找到与排版规范相似的多级符号，如图1-14所示。
选择“编号”选项 图1-14
二级大纲题序添加(2) 然后单击“自定义”按钮，打开如图1-15所示的“自定义多级符号列表”对话框进行修改完善。以二级标题为例，“级别”选项区域选择“2级”，查看“编号格式”文本框中点“. ”的位置和数量是否符合要求，“起始编号”选项设为“1”。在“制表位位置”和“缩进位置”选项根据标题字号大小进行修改设置，如都设置为“11毫米”。在“将级别链接到样式”下拉列表中选择“标题2”，这样2级编号格式就会链接到二级标题。选中“在其后重新开始编号”复选框，并在其后的下拉列表框中设置为“级别1”，这样在每一个“级别1”标题(即一级标题)后面的二级标题题序会重新从数字“1”开始编号，即第1章后面的二级标题从数字“1”开始，形如“1.1”、“1.2”，第2章后面的二级标题也从数字“1”开始，形如“2.1”、“2.2”。在图1-15中，在“编号位置”选项的下拉列表中选择“左对齐”，“对齐位置”设置为“0毫米”。将“文字位置”选项的“制表位位置”和“缩进位置”文本框均设置为“11毫米”，说明如下：(1) “编号位置”采用“左对齐”、“对齐位置”为“0毫米”，即表示该标题采用左对齐方式，且题序是顶格的。(2) “制表位位置”决定了制表符右侧的位置，即制表符后的文字位置起始于“11毫米”，这个设置是为让题序与后面的“二级标题”等文字留有空隙，相当于空格的作用。“缩进位置”中的“缩进”在这里是指悬挂缩进，设置为“11毫米”，与“制表位位置”的设置相同，是为了让换行之后的文字与第一行文字对齐。另外，一级标题的题序在制作上稍有不同，“级别”选项要选择“1”，在“编号格式”文本框，手动添加“第”、“章”二字(
根据各学校的毕业论文排版要求酌情添加)如图1-16所示。
二级大纲的题序修改 图1-16
一级大纲的题序4. 转行大纲的制作一级标题一般是居中的，二级以下标题是顶格的，更小级别的标题是首行缩进二字的。在编排过程中，会遇到有些标题过长而转行的情况，如图1-17所示。标题转行的排版要求一般是：转行后的题文与上一行的题文左端对齐，且上下行间距要小于标题的占行(段前段后)行距。首先将光标置于标题上，执行“格式”→“段落”→“缩进和间距”命令，打开“段落”对话框的“缩进和间距”选项卡，如图1-18所示，进行如下操作：(1) 在“常规”选项组将“对齐方式”由原来的“居中”改为“两端对齐”。(2) 在“缩进”选项组根据标题长度和转行位置调整左右缩进。转行位置不能拆分词语，而且要美观。左右缩进最小单位是0. 01字符，一般到小数点后一位即可满足。(3) 在“缩进”选项组的“特殊格式”下拉列表中选择“悬挂缩进”，手动输入调整，直至鼠标选中题文后上下两行对齐。(4) 如果上下两行间距过大，可在“间距”选项处调整行距，如设置为固定值。
标题转行 图1-18
标题转行的编排
调整后的转行大纲如图1-19所示。
调整后的标题转行大纲Ⅱ. 正文这里所说的正文，是Word里采用“正文”样式的部分，典型的应用为段落。与大纲不同，正文中元素众多，如各种文字、符号、公式、插图、表格等，正文在学位论文Word文档中所占比例是最高的。各学校对正文格式的要求不尽相同，以大连民族学院为例，对正文格式要求如下： 正文选用模板中的样式所定义的“正文”，每段落首行缩进2字；或者手动设置成每段落首行缩进2字，字体：宋体，字号：小四，行距：多倍行距1.25，间距：段前、段后均为0行，取消网格对齐选项。正文部分除图、表、公式和章结尾处，其他地方不得有空行。在设置时，选择“格式”→“段落”命令，打开“段落”对话框。“对齐方式”选项选取“两端对齐”，如果段落首行需缩进，则在“特殊格式”选取“首行缩进”，度量值为2个字符。分别对段前、段后进行设置，“行距”选取“多倍行距”，“设置值”为“1.25”，并取消网格对齐选项。如图1-20所示。段落编排时注意以下几种情况：(1)
数字或字母与汉字距离太近，视觉上数字或字母被压缩了，解决方法是：执行“格式”→“段落”命令，弹出“段落”对话框，打开“中文版式”选项卡，选中“自动调整中文与西文的间距”和“自动调整中文与数字的间距”复选框，如图1-21所示。
段落的设置 图1-21
中文版式字符间距的调整(2) 对于有些不确定，需要以后继续查看修改的文本，可以进行强调注释。例如，改变字体颜色、突出显示等。(3) 选择“格式”工具栏中“样式”下拉框内的“清除格式”，会清除所有的字体格式。如图1-22所示。
(4) 段落文字过于紧密或过于稀疏。解决方法是：执行“文件”→“页面设置”命令，打开“页面设置”对话框，选择“文档网格”选项卡，适当修改文档网格参数，如图1-23所示。
清除格式 图1-23
修改文档网格参数(5) 先选取格式化好的一段文本(或将光标定位于文档中)，然后单击或双击“常用”工具栏上的“格式刷”按钮，这时鼠标指针变为一个刷子，再用鼠标选取一段文本后，选取的文本立即复制了刚刚选中的格式。单击“格式刷”按钮表示只使用一次“格式刷”；双击“格式刷”按钮则可以连续使用多次“格式刷”，直到再次单击“格式刷”按钮使之复原为止。模板学位论文的写作与排版过程一般有两种：①先将内容录入后再行排版(内容优先原则)；②先行设置好格式、样式和模板后再进行录入(模板优先原则)。两种处理方式要根据情况而定，在写论文前的准备阶段，暂不需要进行排版时，可以不使用模板，但至少要使用大纲。如果需要制作较大文档，要符合正式排版要求时，最好先行制作模板。模板是各种元素(如页面设置、大纲等)的样式合集，模板是需要经常更新的，会有新的样式需要添加到模板里，或者修改完善原来的样式。另外，撰写论文时借鉴已有模板(如论文Word文档)并适当修改也是常见的选择。1. 使用并修改现有模板执行“文件”→“新建”命令，弹出“新建文档”任务窗格，如图1-24
所示。单击“模板”选项组中的“本机上的模板”超链接，弹出“模板”对话框，如图1-25所示。
“新建文档”任务窗格 图1-25
“模板”对话框这里所有模板已经分门别类放置好了，有常用、报告、备忘录、出版物、其他文档、其他英文模板、信函和传真、英文模板、邮件合并等几类模板，可以单击相应选项卡打开，其中会有相应模板文件名及模板描述信息，并可预览。选中所需要的模板，然后单击“确定”按钮即可打开已经套用该模板的新文件。Word本身带有大量各式各样的文件模板，但有些在使用时可能并不尽如人意，用户可以修改已有的文件模板，使之更符合使用要求。2. 利用文档作模板如果说希望将某个Word文档制作为模板，执行“文件”→“另存为”命令，打开“另存为”对话框，在“保存类型”下拉列表中选择“文件模板”，输入文件名后保存到默认的模板文件夹下即可。1.1.3
制作目录和摘要目录一般是论文写作最后完成的工作，因为在没有成稿前，目录也是不确定的。学位论文目录一般只允许到三级标题。同时从论文写作的角度，应该先制作目录草稿，以便于从宏观上把握，起到提纲挈领的作用。目录要反映出论文的主要思想和核心内容，能体现出作者的主要工作。目录格式要求目录常为通栏排，目录中一级标题顶格排。各标题名与页码之间加连点。目录中章节与页码之间至少要有两个连接点，否则应另起一行排。非正文部分页码可用罗马数字编排，而正文部分一般均用阿拉伯数字编排。各学校对目录格式要求也不尽相同，例如，大连民族学院学位论文目录格式如图1-26所示。单/多文档模式下自动生成目录1. 同一文档内的目录制作执行“插入”→“引用”→“索引和目录”命令，如图1-27所示。在弹出的“索引和目录”对话框中选择“目录”选项卡，并进行相关设置即可。相关设置包括：制表符前导符；“显示级别”设置为“3”，
因为四级以下标题一般不列入目录。单击选项和修改按钮可以进一步进行修改设置，如图1-28所示。
目录格式示例
打开目录 图1-28
“索引和目录”对话框单击“选项”按钮，
弹出如图1-29所示的“目录选项”对话框，可以设置进入目录的样式及其级别。
“目录选项”对话框单击“修改”按钮，弹出“样式”对话框，如图1-30所示。可单击该对话框中的
“修改”按钮，弹出“修改样式”对话框，可以设置目录中各级标题的字体字号、行距等格式，如图1-31所示。
“样式”对话框 图1-31
“修改样式”对话框2. 多文档模式下自动生成目录对于章节分开编写的多个文档，如果不想合并文档，如何自动生成并能更新目录呢？ 与单文档模式不同，在多文档模式下制作目录时，目录文档没有其他文档的信息。因此将其他文档标题信息读过来是关键所在。Word的RD域即引用文档域，可以先利用RD域将其他文档的信息引用过来，然后再按单文档目录制作方法添加目录。下面介绍RD域的插入方法。假设在F:\毕业论文要求文件夹下有：“1正文格式说明”和“2图表及公式的格式说明”两篇文档需要按先后顺序合并目录。在单独的目录文档中插入域命令：RD域的插入方法是采用Ctrl+F9组合键插入。在出现的域大括号“{}”内输入“RD 1正文格式说明. doc\f”，RD与后面的字符要留有空格。使用RD域时的注意事项如下：(1) 一般学位论文的目录文档和各章节在同一文件夹下，可按上述方式编写域代码。若当目录文档和正文文档不在同一文件夹下。例如正文文档在文件夹“毕业论文要求”下，而目录文档在文件夹lunwen下，则可用下面的域代码：
{RD“/毕业论文要求/1正文格式说明.DOC”\f}{RD“/毕业论文要求/2图表及公式的格式说明.DOC”\f}(2) 默认情况下，RD域被设置成隐藏属性。要查看域，需单击“常用”工具栏中的“示/隐藏编辑标记”钮。(3) 文档扩展名doc不能省略，文档名中不能有空格。(4) 引用文档中的顺序必须和最终文档中的次序一致。(5) 如果出现“错误！无法打开页面上引用的文件。”一般是由于路径或文件名(包括扩展名)不匹配导致的。RD域制作完毕后，后面的步骤跟同一文档内的目录制作是相同的，可执行“插入”→“引用”→“索引和目录”菜单命令来插入目录，并对目录格式进行修改，如图1-32所示。摘要摘要是毕业设计(论文)的缩影，文字要简练、明确。内容要包括目的、方法、结果和结论。单位制一律换算成国际标准计量单位制，除特殊情况外，数字一律用阿拉伯数码。文中不允许出现插图，重要的表格可以写入。
Word提供自动编写摘要的功能。执行“工具”→“自动编写摘要”命令，弹出“自动编写摘要”对话框，如图1-33所示。
多文档自动生成目录 图1-33
“自动编写摘要”对话框Word本身提供了4种摘要类型可供选择，下面分别说明：(1) 突出显示要点：选择该项后，Word将论文进行分析摘录，将其中的中心句和关键词语用反白形式在原文档中突出显示。特点简明扼要，重点突出。(2) 在文档顶端插入摘要或摘录文字：由Word自动摘录论文要点，并将摘要自动放置于论文之前，正文部分保持不变。特点是适用于论文摘要制作。(3) 新建一篇文档并将摘要置于其中：用摘录的关键词句自动生成一篇新文档。原文档无任何形式的改变。(4) 在不退出原文档的情况下隐藏除摘要以外的其他内容：将Word搜索到的关键语句和重点词语单独留下，自动隐藏文档中其他内容。特点是更适合阅读长篇文档，文章的主要观点一目了然。在选择完“摘要类型”之后，可根据需要对论文摘要的细节进行调整。在“摘要长度”选项组中可以设置论文摘要的长短，单击下拉箭头，有3种选择：按句数、字数和所占比例。用Word完成论文摘要的自动编写后，还需要人工进行修改、斟酌和润色。对于摘要格式的要求，各个学校的要求也不尽相同，但基本上都一页为限。并在摘要正文后，列出3个以上的关键词。“关键词”是关键词部分的引导，不可省略。关键词请尽量用《汉语主题词表》等词表提供的规范词。关键词与摘要之间空一行。关键词词间用分号间隔，末尾不加标点。下面是大连民族学院毕业论文格式中针对“摘要”部分的格式要求。“摘要”是摘要部分的标题，不可省略。标题“摘要”选用模板中的样式所定义的“标题1”，再居中；或者手动设置成字体：黑体，居中，字号：小三，1. 5倍行距，段后11磅，段前为0。摘要正文选用模板中的样式所定义的“正文”，每段落首行缩进2个汉字；或者手动设置成每段落首行缩进2个汉字，字体：宋体，字号：小四，行距：多倍行距 1. 25，间距：前段、后段均为0行，取消网格对齐选项。篇幅以一页为限，字数为300字左右。摘要正文后，列出3~8个关键词。“关键词：”是关键词部分的引导，不可省略。关键词请尽量用《汉语主题词表》等词表提供的规范词。关键词与摘要之间空一行。关键词词间用分号间隔，末尾不加标点，3~5个，黑体，小四，加粗。1.1.4
插图的编排插图可以形象直观、简明扼要地表达所陈述的内容。一个插图可以使某些内容的描述简洁、清晰，可省略大段文字，有利于紧缩篇幅。插图的种类比较多，主要有：曲线图、点图、直方图、构成图、示意图、照片图和三维图等。插图排版要求每幅图前都应有相应的引出或介绍文字。图形应保证线条清晰，图形大小应适应版面要求，合理布局，图内如有标注或说明性文字时应清晰可辨。还要注意线条类型、粗细、文字的字体、字号等。文中插图应统一用阿拉伯数字连续编号，同一幅图有多幅分图时，分图号用(a)、(b)等字母表示，并应有相应的分图名。各图均应有图序图题，图题在图序之后空一字。图序图题置于图下居中显示。论文中引入插图之前，必须有该插图的提示语，如“如图1-1所示”等。若提示语后面的版页不够排放该图时，则可将图后部分文字提前到图前排版，将该图移到次页最上端或次页首段末。插图在Word中的处理方法向Word文档中插入图片的方法有多种方式，可以使用绘图工具在文档中创建图形对象，也可以插入图形文件中的图片。论文中的插图尽量采用“嵌入型”。插图可以用Word自带的绘图工具绘制，也可以用专门的绘图软件绘制。1. 使用“绘图”工具栏绘制图形在页面视图或打印预览方式时，选择“视图”→“工具栏”→“绘图”命令，打开“绘图”工具栏。可以使用“绘图”工具栏上的按钮绘制图形。操作方法是：首先单击“绘图”工具栏上的一个按钮，然后拖动鼠标便可以绘制出相应的图形。单击“自选图形”按钮，打开图形类型菜单，其中有7个命令，分别为“线条”、“连接符”、“基本形状”、“箭头总汇”、“流程图”、“星与旗帜”和“标注”。这7个命令各包含一组图形。在绘制自选图形时，只需在菜单中单击需要绘制图形的工具按钮，然后按下鼠标左键拖动即可。单击“直线”按钮，可以画直线，如果要画水平线、30°线、45°线、60°线、垂直线等特殊类型的直线。可在按住Shift 键的同时拖动鼠标。单击“矩形”按钮2. 媒体剪辑Microsoft剪辑管理器中包含图形、照片、声音、视频和其他媒体文件，统称为剪辑，可将它们插入Word文档、演示文稿和其他Office文件中。在 Word中，可通过以下方式查找、添加和组织媒体剪辑。(1) 剪贴画：单击“绘图”工具栏上的“插入剪贴画”按钮，也可以选择“插入”→“图片”→“剪贴画”命令，打开“剪贴画”任务窗格，如图1-34所示。用户可根据描述关键词、文件名、文件格式和剪辑收藏集来搜索媒体文件。它查找的是媒体剪辑，而非文档。单击搜索结果窗口所需的媒体剪辑，相应媒体剪辑出现在插入点。(2) 剪辑管理器：“管理剪辑”按钮位于“剪贴画”任务窗格的底部，它是指向“剪辑管理器”的链接，单击它可打开“剪辑管理器”主窗口。可使用“剪辑管理器”来浏览剪辑收藏集、添加剪辑或对它们进行分类。例如，可创建一个收藏集将最常用的剪辑组合在一起，或让“剪辑管理器”自动在硬盘上添加和分类媒体文件。(3) 网上剪辑：如果打开了Internet连接，剪贴画搜索结果将自动包括来自 Microsoft Office Online 网站的内容。或者，也可通过单击“剪贴画”任务窗格底部的链接，自己访问站点。
，可以画矩形。若要画正方形，则在按住Shift键的同时拖动鼠标。插图的排版方法论文中插图一般采用3种排版方法。即：插图单排、插图并排和图文混排。(1) 插图单排
该行只排一个插图，要求插图和图解居中，左右均无缩进。如图1-35所示。
“剪贴画”任务窗格 图1-35
插图单排示例(2) 插图并排当遇到插图有多个分图并排布局时，可以采用表格来实现定位。基本思路是：将图片放在不同单元格中，根据图片大小调整各列的宽度，根据图片垂直对齐方式调整单元格的垂直对齐方式，可将图题或分图图题放在图片所在的单元格或其下方的单元格，最后将表格设置为无框线即可，如图1-36所示。(3) 图文混排图文混排与前面两种排版方式相比，操作相对复杂，其制作思路是：首先，执行“插入”→“文本框”→“横排”命令，会出现画布，直接拖动鼠标制作文本框。然后将图片粘贴到文本框内。双击文本框打开“设置文本框格式”对话框，在“文本框”选项卡中选中“重新
调整自选图形以适应文本”或通过鼠标拖动调整文本框的大小，并调整文本框的位置，最后将文本框线条设置成“无颜色线条”，“文本框”选项卡如图1-37所示。图1
Logo2图1-36
插图并排示例 图1-37
“文本框”选项卡 Word提供了文本对图片的7种环绕方式，即嵌入型、四周型、紧密型、浮于文字上方、浮于文字下方、穿越型和上下型。“嵌入型”是系统默认的图片插入方式。设置图片的文字环绕方式的方法是：方法l：用鼠标右击图片，在弹出的快捷菜单中选择“设置图片格式”命令，打开“设置图片格式”对话框，选择“版式”选项卡，选择环绕方式，最后单击“确定”按钮。方法2：用鼠标右击图片，在弹出的快捷菜单中选择“显示‘图片’工具栏”命令。单击“图片”工具栏中的“文字环绕”按钮，在打开的下拉式菜单中选择一种文字环绕方式。除了可以通过设置图片的文字环绕方式来改变文字与图片的关系之外，也可以使用Word 的即点即输功能，在图形旁边快速插入文字。文本框与文字方向在文字排版过程中，有时需要将文档中的某一段内容放到文本框中，有时需要为图片或图表等对象添加注释文字。操作步骤如下：(1) 选定需要放到文本框中的文字。(2) 单击“绘图”工具栏中的“文本框”按钮线型、线条颜色、填充颜色所示。如果要将文档中的某一段文字放到竖排文本框中，可选定文字后单击“绘图”工具栏中的“竖排文本框“按钮即可。 ；也可以在已完成文本框的基础上进行修改，选定该文本框后选择“格式”→“文字方向”命令，出现如图1-39所示的“文字方向”对话框，选择其中的方向，再利用绘图工具栏中的虚线线形、等工具按钮，对文本框的填充或边线进行设置，如图1-38白日依山尽，黄河入海流。欲穷千里目，更上一城楼。
横排文本框 图1-39
“文字方向”对话框1.1.5
表格制作及修改方法表格是文字处理的重要组成部分。表格可以简洁、直观地将一组相关数据组织在一起。Word提供了较强的表格处理功能，包括表格的建立、编辑、格式化、排序、计算和将表格转换成各类统计图表等功能。创建表格在Word中创建表格的方法有以下3种：1. 使用工具栏按钮创建表格用户可以单击“常用”工具栏的“插入表格”按钮，在表格图框上从左上角单元格向右下方拖动鼠标，以选定表格的行数与列数。图框中的蓝色背景表示选中的行数与列数，行数值与列数值在图框底端显示出来(如5×3 表格)。释放鼠标后，便在插入点位置生成所指定的表格框架。2. 使用菜单命令创建表格操作步骤如下：(1) 将插入点移到要建立表格的位置。(2) 选择“表格”→“插入”→“表格”命令，出现“插入表格”对话框，如图1-40所示。(3) 在“列数”、“行数”文本框中分别输入列数、行数。(4) 在“固定列宽”文本框中可选择“自动”，也可输入列宽数据。如果选择“自动”, Word 将根据纸张的左右页边距建立相等列宽的表格。如果单击“自动套用格式”按钮，出现“表格自动套用格式”对话框，如图1-41所示。
对话框中列出Word提供的多种表格格式，从“表格样式”列表框中选择一种表格格式，在预览框中可看到选择的表格效果。
“插入表格”对话框
“表格自动套用格式”对话框(5) 单击“确定”按钮，生成所指定的表格框架。如果已建立了一个表格，要使它套用特定的格式，则首先将插入点置于表格的任一单元格中，选择“表格”→“表格自动套用格式”命令，在“表格自动套用格式”对话框中选择一种表格格式即可。3. 手工绘制表格除了自动生成的表格外，Word还提供绘制表格的功能。利用绘制表格功能不但可以做出一般简单的表格，还可以绘制出复杂的表格。操作步骤如下：
(1) 选择“表格”→“绘制表格”命令，同时打开“表格和边框”工具栏，如图1-42所示。
“表格与边框”工具栏(2) 鼠标变为一支笔的形状，此时可以进行表格的绘制。 工具栏已经在窗口中出现，单击画笔就可以绘制表格。可以从屏幕提示中知道，这个工具栏中不但有“绘制表格”的画笔，还有“擦除”、“线型”“边框颜色”、“外侧框线”、“底纹颜色”、“粗细”、等各种命令。利用这些命令，可以擦除框线、选择线型、设定线的粗细、设定边框颜色、选定框线位置、设置底纹颜色等。表格的格式化处理1. 移动插入点在表格中编辑数据时，必须在表格中移动插入点。可以用鼠标单击单元格移动，也可以用键盘移动。用键盘移动的组合键如表1-1所示。
2. 选定操作(1) 选定整个表格：将鼠标移到表格的左上角，单击“全选”标志，也可将插入点置于表格的任一单元格中，选择“表格”→“选择”→“表格”命令，即可选定整个表格。(2) 选定单元格：将鼠标指针移到要选择的单元格左下角，当鼠标指针变为向右倾斜的箭头时，单击鼠标即可选中该单元格。在单元格中的文本上任意位置三击鼠标，便可选中该单元格内容。也可将插入点置于要选择的单元格中，选择“表格”→“选择”→“单元格”命令，该单元格即被选中。(3) 选定行：将鼠标指针移至表格外某行左侧位置(选定栏)，此时鼠标指针变为向右倾斜的箭头，单击鼠标，该行即被选中，拖动鼠标便可选定多行。也可将插入点置于某行任一单元格，选择“表格”→“选择”→“行”命令，该行即被选中。(4) 选定列：将鼠标指针移到表格外某列的上端，此时鼠标指针变为竖直向下的箭头，单击鼠标，该列即被选中。也可将插入点置于某列的任一单元格中，选择“表格”→“选择”→“列”命令，该列即被选中。(5) 选定多个单元格：按住鼠标左键，拖过所要选定的行或列，所经过的单元格即被选中。也可在表格中按Shift键的同时按方向键选定单元格。3. 插入行和列要在表格后增加一行，可将插入点置于表格右下角的最后一个单元格中，按Tab 键，在表格下方增加一个空白表格行。要插入行，首先必须选中插入行的位置，然后执行下列3种方法之一：(1) 选中行后，在选中的行中单击鼠标右键，选择快捷菜单中的“插入行”命令。 (2) 选中行后，选择“表格”→“插入”→“行”命令。(3) 选中行后，单击“常用”工具栏上的“插入行”按钮。会分别变要插入列，方法与插入行的方法类似，不同之处在于插入列之前选择的不是行，而是列。 当在表格中选中行、列或单元格后，“常用”工具栏上的“插入表格”按钮成“插入行”按钮对象。4. 删除行和列删除行和列操作有多种方式：(1) 选定要删除的行或列，然后单击“常用”工具栏中的“剪切”按钮。(2) 选定要删除的行或列，选择“表格”→“删除”→“行”或“列”命令，即可完成对选定的行或列(包括其中的内容)的删除。(3) 如果只删除行或列中的内容，而不删除表格行或列，则首先选定要删除的行或列，然后按Delete 键，即可将选定行或列中的内容全部删除。5. 插入和删除单元格首先要选定单元格，然后单击“常用”工具栏上的“插入单元格”按钮；或者选择“表格”→“删除单元格”命令，出现“插入单元格”或“删除单元格”对话框，如图1-43
和图1-44所示。选择单元格的插入或删除方式，单击“确定”按钮，即可插入或删除指定的单元格。 、“插入列”按钮或者是“插入单元格”按钮，具体取决于选中的
“插入单元格”对话框
“删除单元格”对话框6. 修改列宽和行高(1) 用鼠标拖动列框线改变列宽。将鼠标指针停留在要更改宽度的列边界上，鼠标指针变为双向箭头，左右拖动表格的列框线，便可修改该列框线两侧的列宽。(2) 拖动水平标尺上列框线标记也可以改变列宽。(3) 如果按下Alt 键，用鼠标拖动列框线时，可看到调整过程中列宽尺寸的变化。(4) 若要将列宽改为一个特定的值，可选中要编辑的对象，然后选择“表格”→“表格属性”命令，在打开的“表格属性”对话框中选择“列”选项卡。在“尺寸”框架中选中“指定宽度”复选框，并在其后的框中输入或选择宽度值。使用同样的方法可以对行高进行调整。如果要使表格中的列根据内容自动调整宽度，可以选择“表格”→“自动调整”→“根据内容调整表格”命令。如果想统一多行或多列的尺寸，可先选定要统一的行或列，然后选择“表格”→“自动调整”→“平均分布各行”或“平均分布各列”命令。7. 拆分表格将一个表格拆分为上下两个表格的操作方法如下：将插入点移入要将表格拆分的行上任一位置，选择“表格”→“拆分表格”命令，便将原表格拆分为由插入点以上各行和包含插入点在内的以下各行所组成的两个表格。如果将上下两个表格之间的段落标记删除，便将两个表格合为一个表格。8. 合并和拆分单元格将多个单元格合并为一个单元格，首先选定要合并的单元格，然后选择“表格”→“合并单元格”命令即可。如果要拆分某个单元格时，先选定要拆分的单元格，如果要拆分多个单元格，则选定这些单元格。然后选择“表格”→“拆分单元格”命令，打开“拆分单元格”对话框，如图1-45所示。在“列数”和“行数”数值框中分别输入或选择要拆分的列数和行数值。如果要拆分的是多个单元格，则当选中“拆分前合并单元格”复选框时，Word将先合并所选单元格，然后将“行数”和“列数”数值框中的值应用于整个所选内容；否则，在“行数”和“列数”数值框中的值分别应用于每个所选单元格。9. 删除表格要删除表格，首先选定整个表格，然后选择“表格”→“删除”→“表格”命令，即可将表格删除。如果按Delete 键，则只是将选定表格中各单元格中的内容删除，继续保留表格的框架。10.
对齐在默认情况下，Word 根据单元格的左上方对齐表格中的文字，可以更改单元格中文字的对齐方式。单元格中文字的对齐方式有水平对齐和垂直对齐两种：水平对齐有左对齐、居图1-45
“拆分单元格”对话框中对齐和右对齐，垂直对齐有顶端对齐、居中对齐和底端对齐。要更改单元格中文字的对齐方式，首先要选定单元格，然后单击鼠标右键，在弹出的快捷菜单中选择“单元格对齐方式”命令，再在子菜单中选择合适的选项即可。11. 表格的边框和底纹首先将光标置于表格中，然后选择“格式”→“边框和底纹”命令，在“边框和底纹”对话框中选取“边框”选项卡，分别设置边框的类型、线形、颜色、宽度及应用范围，用同样的操作设置一种底纹颜色及样式。1.1.6
公式录入及编排Word 提供了两种数学公式的编辑方法：一是域的等式和公式输入方法，它能编辑简单的数学公式；二是数学公式编辑器方法。等式和公式Word通过“域代码”的方法，提供了多种“域”的操作对象。其中“等式和公式”专用于简单数学公式的输入，具体操作步骤如下：(1) 将插入点放在要插入公式的位置。(2) 选择“插入”→“域”命令，打开“域”对话框，如图1-46所示。(3) 在“类别”下拉列表框中选择“等式和公式”，在“域名”列表框中选择“Eq”，再单击“选项”按钮(如果没有“选项”按钮，可单击“域代码”按钮使其出现
)，打开如图1-47所示的“域选项”对话框。
“域”对话框 图1-47
“域选项”对话框(4) 在“域选项”对话框中，根据需要输入数学公式，在“开关”下拉列表框中选择域代码。例如\F是创建一个分数；\R是创建一个根式。每次选择一个开关后单击“添加到域”按钮，将其调入“域代码”栏，提示：该栏中的“EQ”不能删除。(5) 按照所需数学公式组合好代码后，单击“确定”按钮返回“域”对话框，再单击“确定”按钮返回文档，则相应的等式和公式自动生成。例如，在“域代码”框内“EQ”右侧以英文数字输入：150+\F(2,50)\R(10+\F(15,100) 则输出后在文档窗口中生成的等式如下：2150+ 50公式编辑器公式编辑器配有丰富的公式样板和符号，利用它可以输入一些结构很复杂的公式，从而方便了用户的操作。公式编辑器的操作方法如下：(1) 将插入点放在要插入公式的位置。(2) 选择“插入”→“域”命令，打开“域”对话框，在“类别”下拉列表框中选择“等式和公式”；在“域名”栏选择“Eq”，再单击“公式编辑器”按钮，此时打开公式编辑窗口，同时弹出“公式”工具栏，如图1-48所示。也可选择“插入”→“对象”命令，打开“对象”对话框。在“对象”对话框的“新建”
选项卡中选择“Microsoft 公式3.0”选项，单击“确定”按钮，启动公式编辑器。 10+ 100
“公式”工具栏(3) 在给出的方框中编辑数学公式。其中“公式”工具栏上一行是符号，可以插入各种数学字符；下一行是样板，样板有一个或多个空插槽。在其中可以插入一些积分、微分、矩阵公式等符号。(4) 数学公式建立完毕，在Word 窗口单击，即可回到文本编辑状态。如果对公式进行编辑，可以双击该公式重新对公式修改。公式的编排格式公式有排在行中(即公式不单独占行)及单独占行两种排法。串文排是指串排于正文行中间的公式。结论性公式或较长公式，则单独占行，并排在每行中间，这种公式一律居中排。对于学位论文、科技图书，由于公式较多，为明确公式编号与篇、章、节的对应关系，则常在公式编号前加上篇、章、节的序号。学位论文中公式的编排格式如图1-49所示。??RLRI?1/?????s????2??R????S??? ?2其中，μR，μS分别为抗力和载荷效应的均值，??。图1-49
公式常见编排格式公式排版中常见的基本要求是：(1) 公式居中，编号居右。公式要求另起一行且居中放置，在正文各章中顺序编号并在前面加上章的序号，编号用小括号括起来放在右边末。(2) 公式中变量说明可采用“其中”的形式。“其中”二字顶格，不用破折号。编辑公式时的常见问题(1) 无法输入空格在编辑公式中，仅仅使用Space键无法键入空格。要使用空格键，必须选择“文字”样式后，按Space键才可以输入空格。当输入法处于全角状态时，也可以按Space键入空格。(2) 模板使用问题例如，矩阵输入时务必使用矩阵模板，以方便调整对齐；切勿采用回车或其他方式。同理，其他类型的复杂公式，也一定要模板来输入，如求极限、求和等。在公式编辑中，一些特殊符号(如⊙、§、∵、⊥)无法直接输入，可先在Word正文中插入某个特殊符号，然后再粘贴到公式中。文本公式混合排版的问题1. 行距不美观段落中若有文本和公式混合排版，有时会出现行距过大或行距不均匀不美砚的问题，如图1-50所示。
文本与公式混合排版原始图由于段落中的公式高度大于文本
(如有分式)，可以选择“段落”→“缩进和间距”命令，取消勾选“如果定义了网格，则对齐网络”复选框，设置完毕后的效果如图1-51所示。图1-51
文本和公式混排调整后的效果2. 公式与文字水平方向不齐有时会出现用公式编辑器录入的公式与文字不齐，可选择“格式”→“段落”→“中文版式”命令，在弹出的对话框中将“文本对齐方式”选择为“居中”。另外，还要选择“格式”→“字符位置”命令，在弹出的对话框中查看位置是否设置成了“降低”或“提高”。1.1.7
序号变动项的处理方法序号变动项在文档中体现在大纲标题题序、图表题序、公式编号，以及表格中的序号。序号手动录入并不复杂，但能让序号根据某种规律自动变化是非常重要的，即让序号在增减后仍能保持自动编排。Word中的题注功能可以实现这类序号的自动编排。下面以图的编号为例说明具体的作法。自动编号可以通过Word的“题注”功能来实现。按论文格式要求，第一章的图编号格式为“图1-×”。将图插入文档中后，选中新插入的图，选择“插入”→“题注”命令，新建一个标签“图1-”，编号格式为阿拉伯数字，位置为所选项目下方，单击“确定”按钮后Word就插入了一个文本框在图的下方，并插入标签文字和序号，此时可以在序号后键入说明，例如“用户登录界面”，还可以移动文本框的位置，改动文字的对齐方式等。如图1-52所示。再次插入图时题注的添加方法相同，不同的是不用新建标签了，直接选择即可。Word会自动按图在文档中出现的顺序进行编号。在文档中引用这些编号时，比如“如图1-1所示”，在需要引用它的地方，将光标放在插入的地方(上例中是“如”字的后面)选择“插入”→“引用”→“交叉引用”命令，在弹出的“交叉引用”对话框，“引用类型”选取在题注中新建的标签如“图1-”,“引用内容”选取“只有标签和编号”如图1-53所示。
Word就将文字“图1-1”插入到光标所在的地方。
新建标签 图1-53
“交叉引用“对话框至此我们就实现了图编号的自动维护，当在第一张图前再插入一张图后，Word会自动把第一张图的题注“图1-1”改为“图1-2”，文档中的“图1-1”也会自动变为“图1-2”。表格编号的作法与图相同，唯一不同的是表格的题注在表格上方，且要求左对齐。 这里顺便说一下，交叉引用、书签和题注都是Word的域。域是文档中可能发生变化的内容，Word使用域来进行文档自动化。注意：题注中新建标签时，Word会自动在标签文字和序号之间加一个空格，看起来不那么舒服，用户可以在插入题注后将空格删除，然后再将文字做成书签。书签名最好用图(表、公式)的说明文字，尽量做到见名知“图”。1.1.8
参考文献的编号及其引用参考文献的标注本不是一件麻烦的事情，但当参考文献数量达到两位数以上，手工维护这些标注编号是一件费力而且容易出错的事情，目前，参考文献的标注大致有以下几种方法：(1) 手工录入标注编号，繁琐费事，尤其是修改正文时，还需手动调整标注编号。这种方法适用于文献数目极少的情况。(2) 利用第三方软件提供的参考文献管理功能。(3) 利用Word尾注功能实现。这里主要介绍利用Word尾注功能实现参考文献的添加及自动编号。Ⅰ. 利用尾注引用利用Word“编号”功能设置参考文献的编号，如“[1]”、“[2]”。将光标放在引用参考文献的地方，输入一对中括号，即“[”和“]”，并将光标放在左右中括号中间，在菜单栏上选“插入”→“脚注和尾注”命令，在弹出的对话框中选择“尾注”，单击“选项”按钮修改编号格式为阿拉伯数字，位置为“文档结尾”，如图1-54所示。确定后
Word就在光标的地方插入了参考文献的编号，并自动跳到文档尾部相应编号处键入参考文献的说明，在这里按参考文献著录表的格式添加相应文献。参考文献标注要求用中括号把编号括起来。
“脚注和尾注”对话框在文档中需要多次引用同一文献时，在第一次引用此文献时需要制作尾注，再次引用此文献时选择“插入”→“交叉引用”命令，在弹出对话框中“引用类型”选“尾注”，引用内容为“尾注编号(带格式)”，然后选择相应的文献，插入即可。插入尾注后，在正文和尾注文本处同时出现编号值相同的尾注引用，其特征是：高度自动功能。如果含有尾注引用的正文进行调整(如删除、复制、粘贴、移动等)，则正文中的尾注引用仍会连续编号，而且尾注文本处的尾注引用及其后面的文本也会自动跟踪，进行对应的调整。快速切换功能。单击尾注文本中的尾注引用编号，可以返回到正文中的尾注引用编号位置，反之亦然。尾注编号支持复制功能，会自动编号。因此，只要插入一次尾注即可，其他采用复制，并在尾注文本处修改文献即可。在复制尾注时，可以连同中括号一起复制。Ⅱ. 使用尾注文本制作参考文献如何将尾注文本中的参考文献制作成满足格式要求的参考文献。一般情况下，论文格式要求参考文献在正文之后，参考文献后还有发表论文情况说明、附录和致谢，而Word的尾注要么在文档的结尾，要么在“节”的结尾，因此可参考以下方法来制作。首先将文档视图调整为普通视图，其次删除尾注文本中所有的编号(格式不对)，如图1-55所示。然后选中所有尾注文本(参考文献说明文本)，选择“插入”→“书签”命令，命名为“参考文献文本”，添加到书签中，如图1-56所示。这样就把所有的参考文献文本做成了书签。在正文后新建一页，标题为“参考文献”并设置好格式。光标移到标题下，选择“插入”→“交叉引用”命令，弹出“交叉引用”对话框，“引用类型”选择“书签”，选择“参考文献文本”后单击“插入”按钮，如图
1-57所示。选中刚刚插入的文本，按格式要求修改字体字号等，并用项目编号进行自动编号，如图1-58所示。
将尾注文本编号删除
制作参考文献文本书签
插入参考文献标签 图1-58
修改编号格式打印文档时，尾注页同样会打印出来，而这几页是不需要的。可以通过设置打印页码范围的方法不打印最后几页。还有另外一种方法，选中所有的尾注文本，选择“格式”→“字体”命令，在弹出对话框的效果栏中选择“隐藏文字”选项，切换到普通视图，选择“视图”→“脚注”命令，此时所有的尾注出现在窗口的下端，在“尾注”下拉列表框中选择“尾注分割符”，将默认的横线删除。使用同样的方法删除“尾注延续分割符”和“尾注延续标记”。1.1.9
小结论文编排操作原则1. 要克服以下一些常见的不规范操作习惯靠空格控制文本位置、缩进；增加空行来调整段落间的间距或换页；不使用、不显示文档标记；不使用自动编号，而是手工录入编号；全文只使用“正文”样式。2. 版式(模板)先行，大纲优先，注意效率学位论文一定要使用样式，除了便于查看编辑文档、便于生成目录之外，还便于交叉引用。工作开始时，由于考虑的格式规范不一定周全，可以选建一些常用的样式，如大纲标题等，随着撰写工作的深入，要不断补充更新样式。除了Word内置的标题、正文等样式外，还可以自定义样式。注意使用Word的高级功能，如交叉引用、域、尾注、项目符号和编号等。3. 注意论文基本元素的录入及编排方法论文是由标题、正文、插图、表格、公式、参考文献等基本要素组成的。因此，基本元素的录入和编排的效果、效率关系到整本论文。例如：公式编辑、录入和排版都有许多技巧。参考文献的编辑和管理一定使用尾注。应该养成看文章的同时就整理参考文献的习惯。想自动按一定要求完成某些功能，而非手工修改，一定要使用域。1.2
使用Excel处理学生成绩单通过学生成绩处理案例的学习使学生掌握Excel 2003的基础知识，掌握如何管理单元格、工作表和工作簿，掌握在工作表中输入数据，掌握如何使用公式与函数，掌握对数据进行管理与分析，掌握如何形成数据图表。案例中用到的素材为计算机课程期末考试成绩单，原始成绩单中包含的学生信息为学号、姓名、成绩、班级、系、学院。1.2.1
利用工作表补录成绩单信息Excel的工作簿对应一个文档(. xls)，每个工作簿可以包含若干工作表(默认3个，默认命名方式为sheet#)，每个工作表由若干行若干列的单元格组成，每个单元格使用列标题和行标题组合标识，它们是Excel中数据组织的基本单位。“单元格格式”对话框提供了更为丰富的格式设定选项，可以设置数据的数字类型、对齐方式、字体、边框样式和填充图案等项目。通过在成绩单中输入学生学号和平时成绩，使学生掌握单元格、工作表和工作簿的基本概念和基本操作。1. 新建工作簿每个Excel文档都是一个工作簿，默认包含3个工作表，名称为sheet1、sheet2和sheet3。有3种方法可以新建工作簿。● 启动Excel 2003时，系统会自动建立一个新的空白工作簿Book1。● 单击工具栏上的“新建”按钮。● 单击“文件”菜单上的“新建”菜单项，系统会在窗口右侧显示“新建文档”任务窗格，在任务窗格中选择“空白文档”命令，如图1-59所示。2. 在工作表中输入数据(1) 打开“原始成绩单. xls”素材文档，将原始成绩单复制到工作簿Book1的工作表sheet1中。(2) 为工作表重命名。右击工作表sheet1表名，在弹出的菜单中选择“重命名”命令，或双击工作表名，使工作表名处于可编辑状态，输入“学生成绩单”。(3) 插入新列。
方法一：右击“成绩”列，在弹出的菜单中选择“插入”命令，弹出“插入”对话框，选择“整列”单选按钮，如图1-60所示。
“新建文档”任务窗格
“插入”对话框方法二：右击“成绩”列的列标题D，在弹出的菜单中选择“插入”命令。在“成绩”列的左侧生成新列，单击选中该列第一行的单元格C1(C为单元格所在行的行号，1为单元格所在列的列号)，输入文本“学号”。重复以上操作，在“班级”左侧插入新列“平时成绩”和新列“总成绩”。
(4) 利用自动填充输入学号。成绩单中学号大多数情况下是连续排列的，可以利用自动填充，连续输入若干学号，节约输入数据时间。 单击选中待输入连续学号的第一个单元格，使其成为活动单元格“’”，其中英文单引号作用是使输入的数字作为文本处理充数据的单元格，然后释放鼠标按键。至此连续学号自动填充完毕。(5) 输入平时成绩。单击要选定的单元格或按方向键(←、↑、→、↓)移动光标到要选定的单元格，输入平时成绩。(6) 添加学生信息。成绩单中有时会缺失某个同学的信息，需要插入新行完成数据输入。 方法一：右击待输入行的下一行，在弹出的菜单中选择“插入”命令，弹出“插入”对话框，选择“整行”单选按钮。 。 。输入鼠标指向单元格右下角的小黑方块，鼠标指针更改为黑十字形状，向下拖动经过需要填方法二：右击待输入行的下一行行标题，在弹出的菜单中选择“插入”命令。在新行中输入学生信息。在每个单元格中，“文本”类型的数据自动左对齐，“数值”类型的数据自动右对齐。(7) 删除学生信息。右击待删除的行标题，在弹出的菜单中选择“删除”命令。注意，若按键盘上的Delete键，将会删除行的内容，但不会删除行。3. 设置行高和列宽方法一：通过拖动行标题的下边界来设置所需的行高。也可以选择所有需要更改行高的行，然后拖动所选行标题的下边界，等量更改所有行的行高。方法二：右击行标题，在弹出的菜单中选择“行高”命令，弹出“行高”对话框，输入数值完成行高的设置。右击列标题，在弹出的菜单中选择“列宽”命令，弹出“列宽”对话框，输入数值完成列宽的设置。4. 设置单元格格式使用“格式”工具栏可以快速设置工作表的格式，但是它不能满足所有操作的需要，此时就需要使用“单元格格式”对话框设置。首先，选取要进行设置的单元格，选择“格式”→“单元格”命令，弹出“单元格格式”对话框，如图1-61所示。在对话框中可以对单元格的字体格式、数字格式、对齐方式、边框样式、填充方案等项目进行设置。例如：将“成绩”、“平时成绩”和“总成绩”列的单元格选定(使用拖动左键的方法或使用Shift键可以选定连续区域的单元格)，在“单元格格式”对话框中选择“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“数值”，然后将“小数位数”更改为
1，如图1-62所示。
“单元格格式”对话框 图1-62
设置数值类型5. 保存、关闭和打开工作簿保存工作簿，命名为“学生成绩单. xls”。保存、关闭和打开工作簿的操作方法与Word文档的操作方法基本相同，这里不再赘述。1.2.2
利用自动筛选整理各院成绩在Excel中，数据清单是包含相似数据并带有标题的一组数据工作行。可以把“数据清单”看成是简单的“数据库”，其中行作为数据库中的记录，列作为字段，列标题作为数据库中字段的名称。借助数据清单，就可以实现数据管理功能，如自动筛选、高级筛选、排序、分类汇总、数据透视表和图表等。自动筛选可以帮助用户按列标题满足一定条件选择数据清单子集，有些类似于数据库中的查询功能。以经济管理学院为例，选出每个系的期末成绩。1. 打开工作簿“学生成绩单. xls”，单击左键选择工作表“学生成绩单”。2. 自动筛选。(1) 选中数据清单中的任意一个或多个单元格。
(2) 选择“数据”→“筛选”→“自动筛选”命令。数据清单标题变化如图1-63所示。
自动筛选后的数据清单标题(3) 单击“学院”下拉列表，选择“经济管理学院”，如图1-64所示。数据清单中只显示经济管理学院学生的信息，其余学生信息被隐藏。这里也可以通过选择“(自定义?)”命令，设置组合条件筛选学生。3. 选定当前数据清单。可以拖动左键或使用Shift键选定当前数据清单的所有单元格，也可以使用快捷键Ctrl+A全部选定数据清单。4. 复制数据清单。选择“编辑”→“复制”命令，或使用快捷键Ctrl+C复制数据清单。单击选择工作表sheet2，将数据清单粘贴到工作表sheet2的A1。表名，使工作表名处于可编辑状态，输入“经济管理学院”。6. 取消自动筛选。选择工作表“学生成绩单”，选定数据清单中的任意一个或多个单元格，选择“数据”→“筛选”→“自动筛选”命令，可以取消自动筛选设置，显示所有数据。1.2.3
利用高级筛选整理各系成绩以经济管理学院的会计系为例，使用另外一种筛选功能――高级筛选，选出学院各系中的若干班级的期末成绩，使学生进一步熟悉数据清单的概念，掌握高级筛选的操作方法。1. 打开工作簿“学生成绩单. xls”，单击左键选择工作表“经济管理学院”。2. 高级筛选。(1) 在可作为条件区域的区域创建筛选条件，如图1-65所示。创建列标签。在J1和K1中分别输入“班级”。创建条件值。在J2中输入“会计091”，在K3中输入“会计092”。(2) 选择“数据”→“筛选”→“高级筛选”命令，打开
“高级筛选”对话框，如图1-66所示。
自动筛选下拉列表 5. 为工作表重命名。右击工作表名，在弹出的菜单中选择“重命名”命令，或双击工作
高级筛选的筛选条件 图1-66
“高级筛选”对话框筛选方式：我们这里选择“在原有区域显示筛选结果”。列表区域：列表区域为待筛选的数据清单的区域。单击右侧“压缩对话框”按钮弹出“高级筛选-列表区域”对话框后，选择数据清单所有数据，单击右侧“确定”按钮此时“列表区域”文本框中的值为“经济管理学院!$A$1:$I$780”。条件区域：方法同上，此时“条件区域”文本框的值为“经济管理学院!$J$1:$K$3”。 单击“确定”按钮。此时数据清单中只显示“班级”为“会计091”或“会计092”的学生信息。3. 选定当前数据清单。4. 复制数据清单的数据至sheet3。5. 为工作表 “sheet3”重命名为“会计0912”。6. 取消高级筛选。选择工作表“学生成绩单”，选定数据清单中的任意一个或多个单元格，选择“数据”→“筛选”→“全部显示”命令，可以取消高级筛选设置，显示所有数据。高级筛选：使用高级条件筛选时需要注意以下几点：● 条件区域必须具有列标签。● 在列标志下面的一行中，键入所要匹配的条件。不同列的条件若在同一行，表示条件之间为“或”的关系，反之，若在不同行，表示条件之间为“且”的关系。●
如果要查找某些字符相同但其他字符不一定相同的文本值，则可使用通配符。使用方法如图图1-67所示。 ，。
通配符的使用及其说明前面高级筛选过程中涉及到这样的地址“经济管理学院!$J$1:$K$3”。叹号!之前的内容为工作表的名称，叹号!之后为从J1到K3的区域，其中冒号:表示引用一段连续的区域。值得注意的是，这里的美元符号$表示对单元格的绝对引用，关于绝对引用和相对引用的概念我们将在下一小节进行介绍。1.2.4
利用公式计算总成绩并按总成绩降序排序1. 公式概述在Excel中，公式是在工作表中对数据进行分析和计算的等式。公式要以“=”开始，用于表明其后的字符为公式。紧随等号之后的是需要进行计算的元素(操作数)，各个操作数之间用运算符分割。一个完整的公式(如“=SUM(A2:A5)+5”)由等号“=”、运算符、函数、单元格引用及常量几个部分组成。值得注意的是，引用运算符冒号“:”表示引用一段连续的单元格区域，而逗号“,”表示引用一段不连续的单元格区域。2. 公式的引用每个单元格都用行、列坐标来标记位置。在Excel中将单元格行列坐标的位置作为单元格的引用。通过单元格的引用可以标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用数据的位置。引用单元格数据以后，公式中的运算值将随着引用的单元格数据的变化而变化，即当引用的单元格数据被修改后，公式中的运算值将会自动修改。相对引用：单元格相对引用表示其引用会随公式所在单元格的位置变化而变化。使用相对引用后，系统将会记住建立公式的单元格和被引用的单元格的相对位置关系，使用自动填充时，新的公式单元格和被引用的单元格仍保持这种相对关系。例如，首行学生总成绩单元格公式为“=D2*70%+E2*30%”，下一行自动填充后的公式为“=D3*70%+E3*30%”，此时为向下自动填充，列号不变，行号递增。绝对引用：绝对引用的单元格的行号或列号前面添加美元符号“$”。单元格绝对引用表示在公式中引用的单元格地址与单元格的位置无关，单元格的地址不随单元格的位置变化而变化。例如，如果首行学生总成绩单元格公式为“=D$2*70%+E$2*30%”，向下自动填充后的公式仍为“=D$2*70%+E$2*30%”。注意，美元符号“$”添加到行号前面，表明保持行号不变；美元符号“$”添加到列号前面，表明保持列号不变。3. 数据清单排序在排序过程中，需要注意以下几点：(1) 数据清单的选定。建议读者在排序前，选定所要操作的数据清单，当然单击选定数据清单中的任意一个或多个单元格也可以完成后续的排序操作。但是，数据清单若有多列同时参与排序的情况下，建议使用高级排序功能，即选择“数据”→“排序”命令。(2) 根据实际情况选择“有标题行”或“无标题行”。(3) 排序选取的区域不能含有合并的单元格，否则系统将提示单元格大小不同。以经济管理学院的会计系为例，通过使用公式计算总成绩，而后按总成绩降序排序。1. 打开工作簿“学生成绩单. xls”，单击左键选择工作表“会计0912”。
2. 编辑公式。如图1-68所示。
输入公式后的【编辑栏】方法一：直接在编辑框中输入“=D2*70%+E2*30%”。方法二：选定编辑栏上的编辑框，输入“=”，而后，单击单元格D2，编辑框中自动输入单元格的引用“D2”，同法输入“E2”，其他符号手工输入。注：编辑公式的确定与取消。方法一：按Enter键用于确定当前的编辑，按Esc键用于取消当前的编辑。方法二：单击编辑栏上的输入按钮4. 排序。(1) 选定当前数据清单。(2) 选择“数据”→“排序”命令，弹出“排序”对话框。(3) “主要关键字”选择“总成绩”，排序方式选择“降序”。因为数据清单中有标题行，所以“我的数据区域”选择“有标题行”。(4) 单击“确定”按钮确定当前的排序设置。1.2.5
利用条件格式标识总成绩分布情况使用条件公式将总成绩标识为不同颜色，了解总成绩的分布情况。1. 打开工作簿“学生成绩单. xls”，单击左键选择工作表“会计0912”。2. 选定“总成绩”下面的数据单元格区域。3. 选择“格式”→“条件格式”命令，弹出“条件格式”对话框。如图1-69所示。(1) 条件1：参数设置为“单元格数值”、“大于或等于”、“60”。单击“格式”按钮，在“单元格格式”对话框中选择颜色为“绿色”，单击“确定”按钮。(2) 条件2：单击“添加”按钮，增加一个条件。参数设置为“单元格数值”、“大于
或等于”、“60”。单击“格式”按钮，在“单元格格式”对话框中选择颜色为“红色”，单击“确定”按钮。 和取消按钮。 3. 利用自动填充完成所有学生总成绩的公式编辑。
“条件格式”对话框4. 单击“确定”按钮，及格的总成绩标识为绿色，不及格的总成绩标识为红色。利用条件格式功能按照不同条件设置单元格格式时，需要注意以下几点：(1) 数据单元格区域不应该包含标题单元格，否则可能改变该单元格的格式。(2) 最多只能添加3个条件，需要添加多个条件时，可以通过多次使用条件格式命令来完成。(3) 条件中的“介于”，指的是待判断条件单元格数值“大于或等于”“值1”且“小于或等于”“值2”。1.2.6
利用函数计算平均成绩在使用公式过程中，经常要使用函数。Excel为我们提供了大量的函数，使用函数一般有下面3种方法：(1) 常用函数。对于常用函数，如求和函数SUM、平均值函数AVERAGE、计数函数COUNT、最大值函数MAX和最小值函数MIN，可以使用工具栏常用函数命令来完成函数的插入。(2) 其他函数。对于一些较为复杂的函数，如逻辑函数IF等，可以使用“插入函数”查找该函数，使用“函数参数”对话框编辑函数参数。(3) 直接输入。如果读者已经熟悉函数参数的格式和含义，可以直接在单元格中输入包含函数的公式。以经济管理学院的会计系为例，使用平均值函数(AVERAGE)计算学生平时成绩、期末成绩和总成绩的平均成绩，使学生熟悉函数的使用方法。1. 打开工作簿“学生成绩单. xls”，单击左键选择工作表“会计0912”。2. 选定单元格D75，作为计算期末成绩平均值的单元格。3. 插入函数。方法一：使用工具栏常用函数命令。(1) 单击工具栏上的“自动求和”按钮选择“平均值”命令。(2) 按回车键或单击编辑栏上的“输入”按钮方法二：使用“插入函数”命令。(1) 单击编辑栏上的“插入函数”按钮，弹出“插入函数”对话框，如图1-70所示。(2) 在“插入函数”对话框中，选择类别“常用函数”，再选择函数
AVERAGE，单击“确定”按钮，弹出“函数参数”对话框，如图1-71所示。
，确定当前函数的插入。 右侧的倒立黑色三角形，在弹出的下拉列表中
“插入函数”对话框 图1-71
“函数参数”对话框(3) “函数参数”对话框中，“Number1”中默认值为“D2:D74”，或者单击右侧“压缩对话框”按钮，弹出“高级筛选-列表区域”对话框后，选择待处理的单元格区域，单击右侧“确定”按钮。(4) 单击“确定”按钮，确定当前函数的插入。方法三：直接在D75中输入公式“=AVERAGE(D2:D74)”。4. 利用自动填充的方法，为E75和F75插入函数。1.2.7
利用分类汇总统计学院各系成绩Excel数据分类汇总功能是对所有资料分类进行汇总，它能满足多种数据整理需求。要清除分类汇总，打开“分类汇总”对话框，单击“全部删除”按钮。以经济管理学院为例，使用分类汇总统计各系成绩分布情况。1. 打开工作簿“学生成绩单. xls”，复制工作表“经济管理学院”，重命名为“分类汇总”。2. 计算学生总成绩。3. 分类汇总。(1)
选定学生成绩数据清单，选择“数据”→“分类汇总”命令，弹出“分类汇总”对话框，如图1-72所示。
“分类汇总”对话框(2) 设置“分类字段”为“系”，“汇总方式”为“平均值”，“选定汇总项”分别为“成绩”、“平时成绩”和“总成绩”，单击“确定”按钮。1.2.8
利用图表分析各院期末成绩Excel能够在数据清单基础上生成各种图表，便于数据分析，使数据的对比关系更加鲜明。可以分别右击图标区、坐标轴、绘图区、数据系列、图表标题、图例等对象，选择相关命令修改其格式。可以右击图表，选择“图表类型”、“源数据”、“图表选项”命令修改相关参数设置。以经济管理学院为例，使用图表统计各系平均成绩。1. 打开工作簿“学生成绩单. xls”，复制工作表“经济管理学院”，重命名为“图表”。2. 制作学生平均成绩数据清单。(1) 选择性粘贴。分别复制“分类汇总”工作表的75行、199行、713行和784行的平均成绩单元格，在“图表”工作表中，右击A1单元格，在弹出的菜单中选择“选择性粘贴”命令，弹出“选择性粘贴”对话框，设置“粘贴”为“数值”。
(2) 插入标题行，调整列排列顺序，数据清单制作结果如图1-73所示。
学生平均成绩数据清单3. 插入图表。(1) 选定数据清单。(2) 选择“插入”→“图表”命令。弹出“图表向导-4步骤之1-图表类型”对话框。参数设置如图1-74所示。(3) 选择图表类型后，单击“下一步”按钮，弹出“图表向导-4步骤之
2-图表源数据”对话框，参数设置如图1-75所示。
“图表向导-4步骤之1-图表类型”对话
“图表向导-4步骤之2-图表源数据”对话框(4) 选择图表源数据后，单击“下一步”按钮，弹出“图表向导-4步骤之3图表选项”对话框，参数设置如图1-76所示。
单击“完成”按钮，生成图表，如图1-77所示。
“图表向导-4步骤之3图表选项”对话框 图1-77
生成“平均成绩分布图”1.2.9
利用数据透视表分析各院期末成绩Excel利用数据透视表工具实现按多个字段分类并汇总，布局分为页字段、行字段、列字段和数据项。可以右击数据透视表，选择“数据透视表向导”命令，修改布局参数。以经济管理学院为例，使用数据透视表分析学院各系总成绩分布情况，使学生熟悉数据透视表的建立方法。1. 打开工作簿“学生成绩单. xls”，复制工作表“经济管理学院”，重命名为“数据透视表”。2. 计算学生总成绩。3. 建立数据透视表。(1) 选定数据清单。(2) 选择“数据”→“数据透视表和数据透视图”命令，弹出“数据透视表和数据透视图向导―3步骤之
1”对话框，参数设置如图1-78所示。
“数据透视表和数据透视图向导―3步骤之1”对话框(3) 单击“下一步”按钮，弹出“数据透视表和数据透视图向导―3步骤之2
”对话框，参数设置如图1-79所示。
“数据透视表和数据透视图向导―3步骤之2”对话框(4) 单击“下一步”按钮，弹出“数据透视表和数据透视图向导―3步骤之3”对话框，参数设置如图1-80所示。
“数据透视表和数据透视图向导―3步骤之3”对话框
(5) 单击“布局”按钮，弹出“数据透视表和数据透视图向导―布局”对话框，参数设置如图1-81所示。
“数据透视表和数据透视图向导―布局”对话框
(6) 单击“确定”按钮后，单击“完成”按钮，建立数据透视表，如图1-82所示。
经济管理学院学生成绩数据透视表1.3
利用PowerPoint设计简历PowerPoint是Microsoft公司推出的Office系列产品之一，是制作和演示幻灯片的软件，它能够制作出集文字、图形、图像、声音及视频剪辑等多媒体元素于一体的演示文稿。PPT(PowerPoint的缩写形式)现被广泛用于会议、培训、大型论坛、甚至中小学和大学的教学中。本节通过利用幻灯片制作简历来说明幻灯片的制作过程。1.3.1
简历的定义简历是用于应聘的书面交流材料，它向未来的雇主表明你拥有能够满足特定工作要求的技能、态度和资质。简历就是你自己的一份广告，能把自己成功推销出去的广告。1.3.2
用人单位筛选简历的标准不同的用人单位根据岗位的不同筛选简历的标准也会有所不同。但是大部分用人单位在筛选简历时会着重考虑以下几个方面。1. 个人的人格品质很重要主要通过品行操守、个性、意愿、责任心、努力程度、勤奋等几个方面考核。2. 个人技能符合聘用要求一些用人单位在设置岗位需求会有一些硬性规定：比如说四六级外语证书、计算机二级等级考试证书、所学的专业背景、是否有过类似的工作经验、在校成绩、学校的名声等。不过这些硬性指标并不一定在招聘要求中注明，而是在遴选过程中经常用到。3. 外企更注重外语和学校中国的公司和外资企业的关注点有一定区别。总的来讲，外企更重视英语和学校名声，而中国公司更看重专业。越是热门的公司，其往往对在校成绩、社会实践、科技动手能力更关注。4. 总体印象重要，所学几门课程次要只有23%的人能在半小时后大体描述他所看过的简历上学生具体活动和职位。他们只有一个对学生性格的总体印象。很多简历上会列出自己的学习课程，只有4%的公司会仔细阅读。5. 好的简历增加录取机会符合要求的表达非常重要，常见的问题是：表达不简洁、用词带过多感情色彩、英语表达不规范、过长无重心、格式不规范。1.3.3
如何利用幻灯片制作单页简历简历的基本内容包括个人的基本信息、教育背景、英语水平、计算机水平、获奖情况、社会经验等等。下面通过如何利用幻灯片制作一份“吸引眼球”的简历。1. 个人基本信息的添加建立一个新的空白演示文稿，所建立的幻灯片不包含任何背景图案、内容，但包含了多种文字和内容版式供用户选择，如图1-83所示。这些版式中包含许多占位符，用于添加标题、文字、图片、图表和表格等各种对象。将个人的基本信息如姓名、学校、专业、电话、E-mail等添加到文本框中，最好将自己的免冠照片也添加到文本框中，如图1-84所示。
幻灯片版式 图1-84
插入文本内容、图片2. 教育背景的添加“教育背景”对于学生简历来说是排第一位的重要信息。时间要倒序，最近、最高的学历要放在最前面。3. 社会经验的添加添加
3个文本框，调整格式添加相关内容。对于在校生来讲，社会经验既包括社会工作又包括兼职或实习工作经验，如图1-85所示。
在校社会经验4. 外语、计算机及其他相关技能要在简历中列出最能反映你的英语水平的成绩和证书。要有一两个更有说服力的描述就更好，比如获得“校内英语演讲比赛最佳表现奖”，“曾担任XX团访问的口译”或“出席XX
学术会议”等就很能表现你较强的英语沟通能力。计算机能力中，少用“熟悉”这样的字眼，如果几个软件有的熟练，有的熟悉，建议只写软件名，而且只写目前最新版的名称，如图1-86所示。
相关技能5. 获奖情况奖学金表明学校或者某一团体对你在学习工作中成绩的肯定。一般可以用一句话概括。所获奖学金的情况，如果有多个，可以用数字概括，如图1-87所示。
如有图片，配上相应的图片，更具有说服力。下面是一份完整的单页简历模板。对于工作经验较少的刚毕业的大学生来说，这种类型的简历比较适合，如图1-88所示。图1-87
个人简历1.3.4
如何利用幻灯片制作多页简历要想制作一份多页简历，首先需要对幻灯片的每一页文稿进行精心设计布局，包括对图片的选取、版式的选择，字体颜色的搭配等都需要进行设置。1. 简历的第一页简历的第一页是“吸睛”之作，选好切入点。如图1-89所示，用象征性手法将自己比喻为一块砖，传达了自己踏实、肯干、勇于接受挑战。幻灯片提供了强大的图片处理功能，可以通过多种方式为幻灯片插入图片，并对图片进行编辑。执行“插入”→“图片”→“剪贴画”，在管理剪辑里按照分类用途可以查找所需的剪贴画，不过许多剪贴画由于年代久远，已经不适合当前大众的审美了，因此可以建立自己的剪贴画库并定期更新，这样做出的幻灯片效果更好。利用网络搜索剪贴画，在剪贴画窗口页面下方选择“Office网上剪辑”命令，在连接网络的情况下，可连接到微软的官方网站，通过此网站可以搜索或根据目录直接查找图片。根据幻灯片文本中的内容选取合适的剪贴画，例如，图1-89中选择了砖头作为图片背景，配合幻灯片文本中的内容，贴切自然。2. 简历的内容制作多页简历需要用到幻灯片的编辑。演示文稿的编辑主要是指在演示文稿中进行插入、删除、复制、移动幻灯片等操作。(1) 幻灯片的插入单击“格式”工具栏中的“新建幻灯片”按钮，或选择“插入”→“新幻灯片”命令，便在指定的位置插入一张新的幻灯片，然后在“幻灯片版式”任务窗格中选择合适的版式。(2) 版面设计先选中要更改版式的幻灯片，然后选择“格式”→“幻灯片版式”命令进行更改。(3)
幻灯片背景图案的设置选择“格式”→“背景”命令，打开“背景”对话框，可设置背景图案等，如图1-90所示。
“背景”对话框(4) 利用幻灯片设计简历，应避免长篇大论，而是提纲挈领地遴选出重点进行介绍。可按照教育背景、工作经验或社会实践(无工作经验的在校大学生)、个人能力、获奖情况等分别进行设计，设计模板不要千篇一律，就根据所编写内容来选择相应的模板。(5) 应用设计模板PowerPoint软件提供了大量已设计好的模板，可选择“视图”→“任务窗格”→“幻灯片设计”命令，打开“幻灯片设计”任务窗格，在“设计模板”中显示了PowerPoint提供的各种设计模板，如图1-91所示。在同一演示文档中可以有不同的设计模板，具体方法为：选择若干幻灯片，然后在“幻灯片设计”任务窗格的“设计模板”选择所需的模板即可。使用模板时注意，模板的背景是否影响内容的阅读，如果影响内容阅读，可以选择其他模板，微软的官方网站也提供了内容丰富的模板，通过此网站可以搜索或根据目录直接查找所需模板。(6) 简历内容的添加将简历的内容概括性地描述添加到幻灯片中。有4 种文本添加方法可以添加到幻灯片中：占位符文本、自选图形文本、文本框中的文本和艺术字文本。① 占位符文本占位符是指在幻灯片模板中，还没有实际内容但先用方框或符号留出位置，这些占位符用“单击此处添加文本”、“单击此处添加标题”等文字标出。占位符可通过复制粘贴添加，并且只有占位符中的文本才显示在大纲窗格中。② 自选图形中的文本通过“绘图”工具栏的自选图形按钮移动或旋转。③ 文本框中的文本 可在图形中输入文本，其中文本可随图形选择“插入”→“文本框”命令，可将文本框添加到幻灯片中。通过文本框可将文本放置到幻灯片的任意位置，并可对文本框格式进行各种设置。 ④ 艺术字文本单击“绘图”工具栏的“插入艺术字”按钮命令，可将艺术字添加到幻灯片中。(7) 幻灯片的配色方案在设计模板中，幻灯片的文本、背景、强调文字等对象已进行了协调的配色，用户也可通过配色方案对幻灯片需要强调的部分进行重新配色。在“幻灯片设计”任务窗格的“配色方案”中可选择预设的8
种配色方案之一，也可对选定的配色方案选择“编辑配色方案”命令，在弹出对话框的“自定义”选项卡中对各部分进行重新设置，如图1-92所示。 或选择“插入”→“图片”→“艺术字”
幻灯片设计模板 图1-92
配色方案在幻灯片设计中，常见的配色问题有3种：一是不好看，二是看不清，三是看不了。不好看主要是指字体颜色和背景颜色超过3种颜色，显得非常杂乱，因此在配色时，要用尽可能少的颜色。看不清是指背景与文字的颜色没有明显的对比，几乎融为一体，不能保证可读性。常用背景和文字颜色的搭配主要有以下几种，如图1-93所示。白底黑字是用得最广泛的搭配。蓝底白字广泛用于商业领域，因为很多公司的颜色是以蓝色为基调的，比如AIG(美国国际集团)、百事可乐等。灰底象征着高雅并且简单明了，白色的字尤为明显。黑底白字非常具有设计感，而且投影的效果很好。需要注意的是，与白底不同，蓝、灰、黑的底色在制作上因为有颜色，如果插入图片，可能需要将图片的底色去掉。看不了是指有些颜色的搭配会非常刺眼，比如红底配上白字或绿字，看时间长了，眼睛会花。另外，也尽量不要使用斜体字和不太容易辨认的字体。
常用背景和字的颜色搭配 (8) 去除图片底色当幻灯片使用其他颜色作为背景时，插入的照片会有白色或其他颜色的底色，如何将图片中的底色去掉呢，选中图片，然后右击鼠标，选择“显示图片工具栏”命令，在工具栏中单击“设置透明色”按钮，此时，鼠标光标会出现一个笔的图标，用鼠标单击图片的底色背景，如图图1-94所示右图便是最终效果。
去除图片底色(9) 完整的多页简历设计如图1-95所示是一份设计完整的多页简历，从这份简历可以看出，由于工作时间长，经验丰富，所以应聘者着重强调自己的职业生涯、个人能力、工作经验及自己的营销业绩等优势方面，简历的内容清晰、简洁，简历的设计简约、明快、突出重点。
多页简历的设计1.3.5
幻灯片的其他设置1. 插入超级链接和动作按钮超链接是从一张幻灯片跳到同一文档的某张幻灯片上，或者转跳到其他文件，如另一演示文稿、Word文档、Web 页或电子邮件地址等。选定要设置超级链接的对象(文字或图片等)，选择“插入”→“超级链接”命令或单击“常用”工具栏中的“插入超链接”按钮其中：● 原有文件或网页：链接到当前文件夹文档、浏览过的网页或近期文件。● ● 新建文档：链接到一个新演示文稿。● 电子邮件地址：链接到一个电子邮件地址。在进行了上述超级链接的有关设置后，在幻灯片放映视图中可以看到作为超级链接的文字或对象下面有一下划线，幻灯片放映时，可以用超级链接实现跳转。其中最主要的设置是：“超链接到”可以链接到2. 设置幻灯片动画用户可以对幻灯片上的文本、图片、表格等对象设置动画效果，如可以设置一段文本从屏幕的一侧飞入屏幕等。这样可以突出重点、提高演示的趣味性。“动画方案”是指系统提供的一组预设的动画，使用户可快速地设置动画效果。选择“幻灯片放映”→“动画方案”命令，出现如图1-97所示的“动画方案”任务窗格。 ，进入“插入超链接”对话框，如图1-96所示。
“插入超链接”对话框 图1-97
动画方案在“应用于所选幻灯片”列表框中列出了无动画、细微型、温和型和华丽型4类动画方案。对于这些预设的每一种动画样式，对不同的对象(如幻灯片本身、标题、正文)规定了动画效果。将鼠标指向某动画样式时，就会显示该样式的提示信息。用户可在其中选择一种所需的动画样式。如果要取消动画效果，先选择要取消动画的幻灯片，然后在“应用于所选幻灯片”列表框中选择“无动画”即可。在幻灯片放映时，只有单击鼠标、按回车键、按↓键或按PageDown键时，动画对象才显示。3. 自定义动画当用户要突出某对象的动画效果时，可以选择“幻灯片放映”→“自定义动画”命令，打开“自定义动画”任务窗格，如图1-98所示。“添加效果”子菜单的“进入”、“强调”、“退出”和“动作路径”4个选项用于对选中的对象添加某类动画效果。“开始”、“方向”和“速度”下拉列表框用于选择动画激发的动作、动画的方向和动画的显示速度。下方的列表框用于定义幻灯片中已定义动画的对象显示的顺序，可通过鼠标拖动来改变顺序。4. 设置幻灯片间切换效果幻灯片间的切换效果是指幻灯片放映时两张幻灯片之间切换的动画效果。例如，新幻灯片出现时以水平百叶窗、溶解、平滑淡出等方法展现等。选择“幻灯片放映”→“幻灯片切换”命令，可打开“幻灯片切换”任务窗格，进行切换效果选择，如图1-99所示。
“自定义动画”任务窗格
“幻灯片切换”任务窗格其中，“修改切换效果”可设置速度、选择声音。“换片方式”可设置为单击鼠标时切换，也可设置间隔时间实现自动切换。5. 设置幻灯片的放映方式PowerPoint提供了3种不同的放映方式，用户可根据需要进行设置。选择
“幻灯片放映”→“设置放映方式”命令，打开“设置放映方式”对话框，如图1-100所示。
“设置放映方式”对话框3种放映方式介绍如下：(1) 演讲者放映(全屏幕)：以全屏幕形式放映演示文稿。演讲者可以控制放映的进程，可采用自动或人工方式放映。(2) 观众自行浏览(窗口)：演示文稿会出现在浏览窗口内，在放映时可浏览、编辑幻灯片，可以使用滚动条从一张幻灯片移到另一张幻灯片，同时可打开其他程序。(3) 在展台浏览(全屏幕)：以全屏形式自动循环放映演示文稿。幻灯片按人工设置的幻灯片切换放映，或通过“幻灯片放映”→“排练计时”命令设置时间和次序放映，按Esc键终止。
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