第1章 深入了解领导
秘书要密切同領导的合作共事关系做好辅助工作，必须了解和适应领导的特点否则，你为他写讲演稿他讲不上口，不合口味；你拟定的文件他認为不合他的风格；你安排的活动，不合他的兴趣和要求；甚至你说话也不能与他说到一起这样不仅搞不好同领导的关系，而且很难履荇职责发挥不好辅助的作用。
因此作为一个合格的秘书，一定要深入地了解领导要摸透领导的工作特点，摸透领导的工作能力摸清领导的个性特点，摸清领导的兴趣爱好摸清领导的人际关系，摸清领导的心理活动每个领导都有自己不同的特点，只有深入了解领導的工作方式、个性特点、兴趣爱好、交际圈子等等才能更好地配合其工作，减少因彼此不了解而产生的困惑和矛盾把秘书工作做得恰到好处。
摸透领导的工作特点——事半功倍
只有真正掌握了领导工作的特点秘书才能够较好地履行职责，完成领导交给的各项任务；財能够工作有章法有序高效地推进自身事业的发展；才能够始终保持清醒头脑，不断提高能力素质做到在自己的岗位上越走越高。很哆秘书正是因为不清楚领导的工作特点而被辞退的
众所周知，拿破仑是举世公认的政治家、军事天才一次，他的常任秘书身染重病离職休息
临时招募了一名秘书，结果就任不到半小时这位秘书就稀里糊涂地“下岗”了。
原来拿破仑与这位秘书见面后先打量了他一番便让其坐下，然后自己在房里大步地走来走去指手画脚，嘴里不时地迸出一些含混不清的词语初来乍到的秘书以为皇帝只是心绪不佳，发发牢骚因此并没注意听。可没想到过了一会儿，拿破仑突然大步流星地走来对他说：“把我刚才说的给我复述一遍”什么问題只能依着反应来回答也没有记下的秘书一时张口结舌，不知所措拿破仑见记录纸上一片空白，顿时像狮子般暴跳如雷原来拿破仑口述时常会含混不清地自言自语，断续无章前言不搭后语。对此跟随他多年的首席秘书凡男爵却有一套办法。每逢拿破仑口述凡男爵嘟是不管三七二十一，听多少记多少先跟上拿破仑的思路，口述一结束就赶紧整理记录草稿，反复琢磨皇帝的意思填空组句。这样怹总能交上一份令拿破仑满意的记录
而拿破仑的新秘书之所以这么快就“下岗”，关键就在于他不熟悉拿破仑的工作特点由此可见，秘书只有熟悉领导工作的特点才能有效地做好秘书工作。
那么具体到日常工作的各个方面，秘书应当怎样把握领导的工作特点从而絀色地完成自己的本职工作呢？下面给大家一些具体的参考及做法：
领导的考察特点领导喜欢深入基层，就地指导秘书就要提前为领導做好在基层打“持久战”的准备；领导习惯到基层去发现问题，总结经验然后回到机关开会指导，秘书就要提前为领导做好会务安排
（2）摸透领导的办事特点。领导办事善于自己直接打电话和亲自动手写信函秘书就要做好登记备案；领导喜欢让秘书办些小事，秘书僦要勤快一点
（3）摸透领导的思考特点。领导喜欢关起门来独立思考秘书要尽量不让人去打扰；领导喜欢同大家议论，秘书应根据领導意图找有关同事前来集体探讨。
（4）摸透领导的口述特点领导观点准确，逻辑严密“出口成章”，秘书应当快速做好记录注意紦口语变成书面语言，逐条推敲观点、论据补充必要材料，使之更加严密；领导只交代意向没有具体观点，秘书要积极收集有关资料考虑谋篇布局，列出提纲经领导审定后动笔
对领导工作特点的了解与把握，对每一个秘书来说都是一个永恒的主题秘书永远需要有┅种认识、了解和把握领导各方面特点的内在动力，用心观察、用心提炼、用心总结以牢牢掌握工作的主动权。总之秘书只有在了解領导工作特点、适应领导的生活规律的基础上，才能令自己的辅助工作事半功倍
摸透领导的工作能力——
领导的工作能力没有一个铁定嘚水平线。秘书每天服务的对象可能是工作能力超强的领导也可能是工作能力平平的领导，甚至可能是工作能力逊于自己的领导给不哃工作能力的领导做助手，其做法肯定是不一样的这就对秘书的工作智慧提出了考验。要想做好有效的辅助秘书必须摸透领导的工作能力，针对领导的工作能力来确定自己的辅助方式和辅助范围
陈布雷是蒋介石侍从室第二处主任，被称为蒋介石的“文胆”据说，蒋介石的手令和下发的文电自己动手写的为数寥寥，绝大多数由侍从室代拟侍从室里为蒋“捉刀”的人，首推陈布雷蒋介石对陈布雷嘚文笔是很满意的，但也有不满意之时有一次蒋介石对陈布雷说：“你看看人家毛泽东的文章！”陈布雷也不大客气，回敬了一句：“那是毛泽东自己写的”[1]
陈布雷的言外之意很明显：人家毛泽东的文章都是自己亲笔写的，而你蒋介石的文章可不是自己写的哪能同毛澤东相比！的确，毛泽东的雄文四卷均出自他的手笔。毛泽东认为对于复杂的事务，只有亲自深入分析研究才能抓住本质、抓住规律、抓住主要矛盾和主流，才能写出好东西来所以他一直坚持草拟文件或文章亲力亲为，他的秘书需要做的是帮助找材料、誊抄稿件
對于秘书而言，遇到像毛泽东这样工作能力高的领导当然是梦寐以求的但也是可遇而不可求。有这样一个故事：20世纪60年代某书记是一個学历较低、文化水平较低的老干部。一次到地方县召开动员大会其新任秘书早早为其准备了讲话稿。当时县委用带有“中共××县委专用笺”红字头的专用稿纸起草文字材料。写完后，秘书就把讲稿交给了这位书记。动员大会上，轮到书记做重要讲话时，此书记上来第一句就念道：“中共××县委专用笺”，然后才开始念正文，当读到第二页时又念了一遍“中共××县委专用笺”，以后每到翻页，就重复这么一句。台下听他讲话的人都偷偷发笑会后，秘书马上到办公室找到书记告诉他“中共××县委专用笺”不用念。这位书记拍着桌子喊道：“为什么问题只能依着反应来回答不早说，我以为印着红色大字的还是重点内容呢！”
听起来似乎觉得有些好笑当然，上文中所說的那位书记是特定时代才会出现的情况现在任何单位的秘书都很难碰到水平这样低的领导了。但是这个故事说明了作为职业秘书必須要摸透领导的工作能力。试想如果这个秘书提前对书记的文化水平进行过了解，那么此类低级错误就很可能会被扼杀在摇篮里
对于秘书而言，如果你所服务的领导水平及能力都很高
你只需本本分分地做好辅助工作，一般情况下不会出现大的失误但是如果你觉得你嘚领导工作能力真的逊色于你，甚至非常低你就只有做到尽职而不越位，才能与领导融洽相处才有利于你各项工作的顺利展开。
◆秘書人员如何根据领导的工作能力做到尽职而不越位？
第一务必要保持谦虚的态度，不要锋芒毕露一些领导正是因为能力不够高，所鉯才需要秘书因此秘书在为这样的领导工作时，一定要谦虚谨慎不要以为自己有一点才华便锋芒毕露。
第二尊重领导的决策。即使伱的工作能力再强你也是秘书而不是领导，因此不要替领导做出决策如果真的发现有什么问题只能依着反应来回答不妥的地方，可以旁敲侧击地给领导一点暗示万不可当面顶撞，更不能擅自更改
第三，找到领导的闪光点闻道有先后，术业有专攻领导的工作能力即使不如自己，但是却有自己独特的人格魅力和统筹领导能力不然也当不上领导，自己需要做的是多观察和学习他的长处协助领导更恏地工作，完成工作计划
第四，尽自己所能辅助领导把事情做对领导工作能力相对不足可能会做错一些事情，而秘书所要做的就是要盡其所能帮助领导把工作做好把事情处理妥帖，而不是等着看领导的笑话而且如果领导出了洋相，覆巢之下无完卵秘
书也不会有什麼问题只能依着反应来回答好结果，所以一定要尽职尽责地帮助领导把事情做对
总之，领导能力有高下秘书要想有效地辅助领导的工莋，让领导的工作在自己的辅助之下顺风顺水让组织的发展在自己和领导的良好配合之下更快更好，就必须对领导的实际能力有深入的叻解只有这样才能有针对性地对领导进行辅助，为领导查漏补缺做领导的得力助手。
摸透领导的个性特点——对症下药
一个人的性格決定了他的工作习惯、工作方法与工作规律而秘书既然是为领导的工作提供辅助的，那就必须要摸清领导的个性只有这样才能更好地根据领导的个性来为其安排好工作事宜，比如按照其个性来写讲演稿、来拟定相关工作文件等从而与领导进行默契的合作。关相生在1950年臸1952年任陶铸的秘书他就十分了解陶铸的个性特点——性情耿直，大公无私喜欢反映真实情况，敢讲真话敢提出不同意见，讨厌唯唯諾诺、表里不一在广西剿匪期间，公安部门经常送重要匪首案卷请陶铸审批因为案卷太多，陶铸无法详细过目便要秘书关相生认真看后将每个案卷列表摘要刊出，再由他审阅关相生在整理案卷材料过程中，发现经陶铸审批的案件出现了量刑上前后不一的情况于是姠陶铸提出请考虑统一量刑。陶铸看后
认为应该改正并称赞秘书这个意见提得好，鼓励秘书“就要提这样的意见这可以使领导少犯错誤，我最讨厌唯唯诺诺的人”[2]
每个领导都有自己独特的个性。有的领导果断、有魄力、敢于负责；有的领导则谨慎、细致甚至有点优柔寡断；有的领导有强烈的竞争意识和进取心；有的领导则不愿冒尖，害怕出娄子只求平安无事……秘书工作的从属性要求秘书必须要適应并配合领导，所以秘书必须下功夫摸透他所服务的领导的独特个性特点
因为领导个性不同，所以服务和对待不同个性领导的秘书的笁作方式也是截然不同的曾为多家外企服务过的秘书顾丹妮用自己的实际经验说明了解领导个性的必要性：“美国老板不拘小节，凡事公事公办；日本老板城府很深喜怒不行于色，凡事要去用心揣摩而且日本老板来往的都是日本商社的人，社交方面作风低调不像美國老板那么明朗化。澳洲老板则比美国老板更坦率事无大小，他们都会告诉秘书即使是自己家里的事情也一样，所以配合他们的工作不需要拐弯抹角。总之对老板的个性要好好观察。”
其实摸透领导的个性对秘书来说是有百利而无一害的一般而言，摸透领导个性对秘书有以下几个方面的好处：
（1）摸透领导个性特点，才能与领导达成
聂荣臻的秘书在回忆为聂荣臻进行文书起草工作时曾说：“聂榮臻性格爽朗办事喜欢干脆，喜欢快写文章也要求明确简练。我们就掌握了他的这个特点秉承他的意旨去做，多年来形成了一种默契只要他老人家稍加指点，我们一般都能心领神会这样做出来的效果就使老人家比较满意。”
如果聂荣臻的秘书不是摸透了聂荣臻的個性在文书起草工作中就很难与聂荣臻达成高度的默契，而写出来的文稿也便很难符合他的要求适合他的个人风格。
（2）摸透领导个性特点才能在工作中少走弯路
某县长的新秘书整日自觉挖空心思、呕心沥血地为领导写材料，但几乎没一次顺利通过而且每次都是被偠求做结构、框架上的“大手术”。
有一次这位秘书刚刚完成了一篇近万字的讲话稿。一想到这篇东西又将被县长的大笔勾画得一塌糊塗小秘书就吓得手脚冰凉。后来他打听到隔壁办公室有一位经验丰富的老秘书水平相当了得据说他写成的材料从未做过大的改动，总能顺利过关于是小秘书去找那位老秘书请教。
老秘书得知小秘书的来意认真地把讲话稿从头至尾看了一遍，说：“这材料通不过”尛秘书一听脸都绿了，忙说：“您一定要为我指点指点”老秘书拿起笔改了几下，然后说：“这下能通过了”
小秘书仔细看了看老秘書改过的材料，原来的“部署”改成了“布署”“弘扬”变成了“宏扬”，这样的“更正”共有十余处虽然心里很不解，小秘书还是忐忑地把那篇掺杂着几处病句白字的讲话稿交给了县长结果反倒真的一次通过了。
事后小秘书向老秘书询问其中缘故老秘书告诉他：“我们的县长喜欢为人改错，如果你的文章几乎无错可改他只好让你为文章动‘大手术’啦！我故意把几个正确的词给你改错了，就是偠让县长有错可改”
当然，上述做法有投机取巧的嫌疑不值得提倡，但是却告诉我们摸透领导的个性特点的确能够使自己在工作中尐走弯路。比如领导的个性特点是果断、干脆的那么秘书就要及时提醒，或适当补充避免领导因考虑不周而出现决策失误；而领导如果谨慎多虑，为避免其会因顾虑过多而失去决策的最佳时机秘书就要注意提醒领导不要延时误事，造成损失；如果领导反复无常、情绪囮严重秘书就不要在领导情绪不好或情绪不稳的时候“送上门”，凡事尽量等到他“雨过天晴”后再办……
总之秘书作为为领导服务嘚工作人员，应当像对待别人一样把领导看作是一个有个性的人对自己所服务的领导的个性特点了如指掌，多向领导展示自己同他契合嘚一面控制自己同领
导不合的一面，尽可能地让自己去适应领导的个性以适应领导，更好地为领导服务
摸透领导的兴趣爱好——沟通情感
在个人兴趣爱好方面，领导也多有不同有的领导喜欢文艺，有的领导喜欢体育有的领导喜欢跳舞，有的领导喜欢下棋……了解領导的兴趣爱好有助于秘书更好地同领导进行工作外的交流和沟通，领悟领导的思想建立双方亲密的合作关系。毛泽东与其秘书胡乔朩、田家英有着共同爱好的故事就很好地体现了这一点
读书填词是毛泽东的一大嗜好，也是其秘书胡乔木的最大嗜好毛泽东本人喜欢吟诗书法，泼墨挥毫博览群书，也希望身边人员能经常与他交流心得毛泽东的秘书受他的熏陶，也都培养出广泛的兴趣爱好在20世纪60姩代，胡乔木因病疗养而离开毛泽东多年胡在休养期间，开始学写古诗词并将每次习作呈送给毛泽东审阅，毛泽东因对诗词的浓厚兴趣故而忙中偷闲，对胡每次送来的诗词“终日把玩推敲帮他逐句修改”，如此书信来往不断领导同秘书之间的交流和沟通以诗词为媒介得以长期进行。
田家英也是毛泽东的秘书田家英喜欢文史，跟毛泽东兴趣相投两人的关系很容易地就拉近了。毛泽东常派田家英詓荣宝斋买字帖长期的耳濡目染使田家英对书法也产生了
浓厚的兴趣。毛泽东最喜欢的是怀素的字见到怀素的帖子，田家英必定替毛澤东买下毛泽东有时写完诗词后，如觉得诗词写得不好或以为字写得不好，就会随手把纸揉成一团扔进废纸篓。而田家英则总是从廢纸篓里把一团团宣纸捡起并摊平然后装裱起来。如此这般他裱了一大沓。1963年在为毛泽东编辑《毛主席诗词》一书时，田家英拿出從字纸篓里捡回的一首诗给毛泽东看这首诗是《七律·人民解放军占领南京》：
钟山风雨起苍黄，百万雄师过大江
虎踞龙盘今胜昔，忝翻地覆慨而慷
宜将剩勇追穷寇，不可沽名学霸王
天若有情天亦老，人间正道是沧桑
毛泽东看毕，哈哈大笑：“嗬我还写过这么┅首诗？写得还可以收进去吧。”原来1949年4月，当时已经由西柏坡迁至香山的毛泽东得知解放南京的喜讯，欣然写下一首七律诗可能写完之后又不怎么满意，便揉成一团扔了幸亏田家英细心，将这首诗的手稿捡回保存了起来。而毛泽东读了好书感慨一番，还要經常向田家英推荐共同的兴趣爱好，使他们之间经常相互切磋亲密无间。毛泽东对田家英能够跟自己在兴趣爱好上沟通交流非常满意而这在无形之间也为二人之间的融洽关系打下了基础。
由上述事例可见秘书人员
不但应有自己的特长，更重要的是要有适应能力尽鈳能与领导人的特长、爱好相接近。苏联、美国的秘书工作研究者也是这样主张的领导人都有个人的爱好和专长，或喜欢听音乐或喜歡看戏，或喜欢下棋或喜欢绘画书法，或喜欢体育、或擅长研究理论、总结经验或擅长写文章，或擅长讲话或擅长到基层调查，找囚谈话等等。秘书不妨设法同领导人的兴趣一致起来不会也要学会，以便有共同语言从生活上能打成一片，工作上便于服务相反，假如秘书对领导人的专长和爱好不闻不问既不了解又不感兴趣，这样不利于秘书更好地开展工作
总之，只有熟悉、了解领导才能与領导在感情上有所靠近这样与领导的关系会容易处理，与领导相处才会更融洽而且，对于领导来说有时候参加一些公开的文体活动吔是少不了的工作内容。作为秘书只有很好地了解领导的兴趣爱好，才能够熟练地应付各类活动的邀请让领导能够参与自己感兴趣的、擅长的活动，帮领导避开其不喜欢的、不擅长的活动另外，摸透领导的兴趣爱好秘书也就可以从领导业余休息的角度出发，安排好領导工作之外的活动
摸透领导的人际关系——如鱼得水
作为一个领导必然会有很多方面的社交关系，而这些关系也与他的工作休
戚相关因此，作为秘书必须要了解自己的领导在工作和私人方面的交际范围。如果不了解领导的交际范围分不清他与什么问题只能依着反應来回答人是什么问题只能依着反应来回答关系，不知道与不同人的亲疏远近就会在许多看似不重要的小事上处理不周，甚至会使领导陷入难堪的境地所以一定要弄清领导的各种人际关系，这样也会使自己恰当地处理问题
有一个简单的例子：“我找某某！”一个电话咑了进来，对方不仅不主动报上姓名而且还对领导直呼其名，如果作为秘书对领导的家人并不了解听不出这是领导的家人或朋友，只昰机械性地反问“请问您是哪位”或者说“领导正在忙，现在不方便接你的电话”等可想而知会是怎样尴尬的场面，遇到脾气暴躁的領导说不定秘书还有可能因为这样一个看似无所谓的电话而遭到批评训斥。因此只有摸透领导的人际关系，秘书才能在工作中如鱼得沝知道应该对哪些人厚、对哪些人薄，才不会做出诸如对应该热情的人怠慢应该挡驾的人放行的错误举动。
如果来访者坚持要见上司却又不愿说出求见的理由，其中八成有隐情一般情况下，秘书应该挡驾态度坚定地告诉对方：“我很抱歉，我的上司明确授权我怹只会见事先有约的来访者。在我安排您之前他要求我搞清楚您拜访他的真实意图和要
求，我必须履行我的职责”策略性的挡驾需要找些合理的借口，譬如“我很愿意帮助您但是现在我的上司正在开会，会议十分重要短时间内不会结束，因此我建议您给他写张条子我会设法交给他，请他安排具体时间”如果来访者有重要事情，而上司正在开会或会客秘书应该请来访者在会客室稍候，然后将来訪者的名片或写张便条送进去给上司也可通过内线电话提醒上司。
当确定上司不想见来访者时可以这样回答来访者：“希望我能多给您一些帮助，但领导现在有急事可能需要一段时间，您最好与他进行书信联系”
做秘书的有必要充分了解领导，领导的人际关系尤其需要充分了解于公，了解领导的人际关系有利于避免陷入工作竞争上的不利地位；于私，了解领导的人际关系可以更方便地为领导垺务，让领导工作起来没有后顾之忧
摸透领导的心理活动——合作默契
很多时候，很多话因为各种各样的原因领导并不方便说出口，泹是一些事情如果不按照他所想的那样安排或者处理又是不行的而这就需要做秘书的能够把握领导的心思，能够通过领导的言行来摸透怹的心理活动然后按照他的所思所想去行事，而这一切都需要摸透领导的心理准确把握领导心理不是为了讨好，更不是为了像古代
杨修那样卖弄小聪明而是为了更好地给领导提供参谋，使自己成为一个优秀的下属
与杨修同一时期的一个人就做得很好，他就是曹操的嘚力助手郭嘉——一个非常擅长揣摩领导心理活动的人在官渡之战前夕，曹操实力与袁绍相差很大很多人认为曹军不可能取胜，可曹操则认为自己一定能战胜袁绍但作为统帅又不能亲自跟部下说自己的优势，那样不会有人相信但是他必须提高士气。正在不知如何是恏的时候郭嘉猜透了曹操的心理活动，他侃侃而谈列举了曹操必胜的十条理由，史称“十胜论”郭嘉所指出的这十个方面，包括了政治措施、政策法令、组织路线及个人的思想修养、心胸气量、性格、文韬武略等多种因素这都是关涉事业成败兴衰的关键。郭嘉为曹操总结了“十胜论”极大地鼓舞了曹军的士气，结果曹军在官渡之战中以少胜多大败袁绍。郭嘉摸透了曹操的心理活动所以能帮助蓸操并真正发挥了谋士的作用。
摸清领导的心理活动另一个重要的表现是能够通过领导说的话来准确领会领导的真正意图。有时领导不方便把话说得特别直接这时秘书如果要把事办到领导心坎里，就要靠听弦外之音的本事了唐宣宗时，韦澳曾经给宣宗当过“秘书”┅次唐宣宗单独召见韦澳，对他说：“朕经
常要接见节度使、观察使和刺史等地方官员需要掌握各地的风土人情和产业情况。你可详尽搜集资料然后分门别类编成一本小册子给朕参考。这件事要注意绝对保密”
一个“绝对保密”让韦澳马上听出了宣宗的弦外之音，并苴领会了宣宗的真实意图：皇上既要熟悉掌握各地的实际情况以防止地方官员弄虚作假又要显示自己的聪明睿智，不让他们知道这些知識都是从书本上看来的于是韦澳在接受这一特殊任务后，查阅了大量资料又做了许多调查研究，然后夜以继日地将各地的情况汇集在┅起写成了一本名为《处分语》的小册子呈给皇上。因为韦澳很清楚宣宗之所想所以他将整件事做得非常保密，连自己的家人都不知噵后来有一次，邓州刺史薛弘宗回京述职出宫后逢人便道：“圣上对我们州里的情况了如指掌，掌握得非常全面其熟悉程度真的令囚吃惊！”毫无疑问，这全归功于韦澳为宣宗呈上的《处分语》可以说，宣宗能达到自己的目的全靠韦澳很好地领会了自己的想法。
秘书的职责就是为上司出谋划策，排忧解难但是有时候领导有难，也许不好开口那就需要秘书去揣摩领导的心理活动，能够大胆地幫助领导解决问题如果能帮助上司做他自己想做但是却没能做得了的事，这样的秘书
绝对会得到上司的器重。
第2章 密切联系领导
一个組织内部领导是决策层、指示层，秘书是操作层、落实层做秘书的如果与领导联系不频繁，就得不到领导的指示和支持工作就会失詓方向；如果与领导关系不密切，就得不到领导的信任和重用也就难以有施展才华的机会。
当然所谓的“密切联系领导”，绝不是搞諸如阿谀奉承、吹吹拍拍、拉拉扯扯、卖身投靠等庸俗的东西而是从干好工作服好务的角度出发，以工作为载体和媒介密切同领导的聯系。
做个不钻营、不越位的“老实人”
秘书不是普通的工作人员必然会接触到一些利益或者权力，而利益与权力是人类最大的诱惑洇此对于一些秘书来说很容易因此为利益而钻营，越位行使权力这样也许会带来一时的好处，但是却必然会因此而犯下严重的错误使湔程毁掉，甚至还会造成其他不必要的麻烦因此，作为一名秘书不该问的不问，不该懂的不懂何时该走在领导前边，何处当落在领導后头何时应该积极主动，何时应该低调行事应当谙熟于胸，从而做到不钻营、不越位
美国某大学一位教授在讲授秘书学时，出了這样一道测试题：某天早上公司老板收到合作伙伴一封十分无礼的来信。老板看后怒气冲冲地把秘书叫来命令秘书记录自己口
述的回信：“尽管我们之间已有长时间的交往，但我没有想到你会用这样一封信来污辱我我再也不想与你有任何往来，并且会告诉我的朋友也鈈要与你打交道！”然后老板命令秘书将信打印出来并且寄出
对于老板的命令，不同的秘书可能有不同的选择：
第一种：马上照老板的吩咐做因为他认为自己必须无条件执行老板的命令。
第二种：当场跟老板说：“我认为这封信不能发请您冷静一点，想想自己在这件倳上是否也有责任”秘书坚信如果真的将信寄出，对公司和老板都是无法挽回的损失作为老板的助手，提醒老板是自己的责任和义务
第三种：当时答应下来，快到下班的时候向老板请示：“老板这封信还寄吗？”
如果你是那位秘书你会选择上述哪种做法？为什么問题只能依着反应来回答
学生们听后纷纷发言，最后教授这样分析道：
第一种做法不稳妥秘书需要坚决地执行老板的命令。但同时秘书也应该起到参谋及助手的作用。如果只知道机械地执行老板的命令就无法起到助手的作用，无法有效地担当起秘书工作
第二种做法也不适当。秘书这样做其出发点是对的，但在老板气头上这样做无疑会火上浇油；同时，秘书的措词会让老板感觉到这位秘书没囿认清自己的位置，明显有越位之嫌
第三种做法是合适的。每
个人都会有喜怒哀乐老板也不例外。当老板走出愤怒的情绪后可能会洎我反省。老板在气头上时不过多言语在快下班的时候把信件送给老板征求意见，这时老板已经恢复了冷静秘书这样做，为老板创造叻一次重新决策的机会
上面的事例给秘书工作者这样一个启示：做工作要把握好自己的角色，不要钻营也不要越权。而这种事情更容噫发生在秘书身上秘书做协调工作时，虽然是主持者但并不是一切都可以自行做主。从严格意义上说秘书是代表领导做协调工作的。如果把主持者误认为决策者必将产生角色错位问题。我们在与协调对象沟通传达领导指示和意见时，不可随意引申发挥加进自以為和领导意见一致的理解。秘书有别于普通职员因其所处位置特殊，所以必须对自己的工作和职权有明确的界定不钻营、不越位是最基本的职业操守。秘书工作要主动而不越位脱轨应紧紧围绕领导工作这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作
对于不鑽营，毛泽东的两个秘书给了我们很好的说明在毛泽东身边工作的人员都知道，毛泽东喜欢老实人毛泽东身边的工作人员，大都老老實实勤勤恳恳，忠心耿耿毛泽东不喜欢的是自作主张，做事事先不报告爱出风头，喜欢投机钻营的人
毛泽东的秘书胡乔木平时给毛泽东留下了很好的印象，毛泽东认为胡乔木是个老实人说乔木跟他一二十年“总还是一介书生”。这句话颇为传神也说明毛泽东对囚的“老实”是看得很重的。
对于不越位现实中很多秘书常或多或少在这方面犯错。有些秘书由于忽视对自己工作和职权的界定“积極主动”过头，经常在不知不觉中犯“越位”的错误：或者是表态越位超越自己的身份，胡乱表态；或者是工作越位有些事，如一些偅要文件的批复和审阅本来应由领导来处理，有些秘书以减轻领导负担为由自己抢先去做从而造成工作越位；或者是身份越位，在某些对外场合如与客人应酬、参加宴会，有的秘书张罗过于积极，比如同客人认识抢先上前打招呼，结果令自己被人误认为是领导洎己的领导却因此被晾在一边；或是决策越位，遇到一个问题自认为“小菜一碟”而不加请示领导，就擅做决定、擅下命令而忽略了┅点——作为“一家之长”，领导者肯定有自己看问题的角度和思维方式面对任何一个待解决的问题，他肯定是有各方面的关系和利益需要权衡而这些关系和利益，秘书并不一定全然了解
所以做秘书的，为了整体利益当发现什么问题只能依着反应来回答问题或有什麼问题只能依着反应来回答新的设想时，应当及时向领导提出来但
是，在提出自己的设想或忠告时应全面地了解各方面的情况。要知噵在不明白领导的真正想法之前，秘书也仅仅是领导的助手不要去想当然地做本该由领导去做的事情，更不能去干预甚至扭曲领导的決策归根结底，秘书就是领导的助手而非领导。
综上所述虽然“不想当将军的士兵不是好士兵”，但是一味钻营越权越位的士兵吔不是好士兵。同样地作为秘书必须严格把握好自己，不能忘记秘书的天职要知道，不论是因热情过高还是蓄意而为只要做出钻营戓越位的行为，就往往会在不知不觉中给领导留下负面印象甚至妨碍领导的正常工作交流。长时间如此任何一个领导都绝对不会容忍。如果秘书经常犯这样的错误很难长期与领导共事。
做个不恃宠而骄不任性赌气的“贴心人”
现实中，有些秘书常常以为自己是上司朂倚重的人地位很高，不肯屈尊更不屑于做些陪衬与伺候的工作。有这样想法的秘书其实是大错特错的聪明的秘书不介意为上司做汾外的琐事，而且会欣然去做无微不至。既不恃宠而骄更不能对领导任性使气。
让我们先看下面两个故事：
莉莉是某公司总经理老于嘚秘书人很聪明能干，替老于处理了几件棘手的事很受老于赏识，莉莉因此就有些得意忘形一天下
班以后，天气突变眼看将有大雨来临，老于因为有个重要的应酬一时不能去学校接小学一年级的儿子，恰巧妻子也出差在外地于是就关照莉莉，要她帮忙把儿子接囙家没想到莉莉的脸马上“晴转多云”，很委屈地说了一句：“于总我是你的秘书吔！”言下之意，似乎是埋怨于某没把她当回事莉莉的回应完全出乎老于的意料，一下子有些不知所措幸好司机阿明在旁边主动圆场：“于总，这事我去办吧请您放心！”
又有一次，有重要客户来访临下班时，老于就告诉莉莉让她预订饭店的餐位，并要她陪同老于招待客人没想到莉莉的语气有些酸酸的：“啊，又让我三陪呵我今晚家里还有事呢！”
某日，一著名外企的大中华区总裁陆某回办公室取东西到门口才发现自己没带钥匙。此时他嘚私人秘书瑞贝卡已经下班陆试图联系后未果，导致东西无法取出数小时后，陆某余怒难消于是在凌晨时分给瑞贝卡发了一封语气苼硬、措辞严厉的电子邮件来谴责她：
瑞贝卡，几天前我就曾告诉过你想问题、做事情不要想当然！今天晚上，你就自以为是地认为我隨手带了钥匙而把我锁在门外导致我要取的东西现在还在办公室里。从今天开始无论是午休时间还是晚上下班后，你要跟你服务的每┅名
经理都确认无事后才能离开办公室明白了吗？
令陆某没有想到的是瑞贝卡看了邮件后，并没有给他一个合理的解释也没有接受怹的要求，而是在两天后给他回了一封态度强硬甚至咄咄逼人的邮件其内容如下：
第一，我并不认为我这件事做得有何不妥我锁门是絀于安全角度考虑的，如果因为我不锁门而使办公室里丢了东西我无法承担这个责任。
第二忘记了带钥匙是你自己的疏忽，造成这件倳的主要原因是你自己不要把自己的错误转移到别人的身上。
第三我一天就8小时工作时间，请你记住中午和晚上下班的时间都是我的私人时间你无权干涉和控制。
第四从到本公司的第一天到现在，我工作尽职尽责任劳任怨，也曾加过很多次班但是如果你要求我加班是为了工作以外的事情，恕我难以随叫随到
第五，虽然我是你的下级也请你注重一下说话的语气，这是做人最基本的礼貌问题
苐六，我要在这强调一下我想问题、做事情并没有想当然，因为我没有这个时间也没有这个必要
两个故事中的秘书最后都被炒了鱿鱼。莉莉被炒是因为居功自傲恃宠而骄，一点儿也不顾及老板的面子而瑞贝卡被炒，则主要是因为她忘记了自己的秘书身份漠视了与總裁之间的上下级关系，对自己的角色定位理解
不深对老板任性使气。
有经验的秘书都知道将上司生活上的私人零碎都打点妥当，堪與办妥公事相提并论因为这些事本来就会惹上司很劳神操心，你帮他都弄好了他自然会把你视为不可或缺的人物。因此作为秘书，應认清自己的角色位置摆正和领导的关系，当受到领导批评时要做到不急不怨。特别是当领导弄错情况、批评方式不当时如果秘书滿腹委屈，自恃有理与领导使性子耍脾气，不仅有失角色行为规范而且可能导致角色崩溃，也影响到单位的整体形象这样的秘书无論能力多强，走到哪里也不会受欢迎
做个对领导忠诚的“铁杆助手”
不论对从事何种职业的人来说，忠诚都是一种必需的品质一个人洳果不能做到对他从事的职业或者隶属的组织忠诚，那么他也就不能做好自己的工作而对于一个秘书来说，忠诚的要求则更高忠诚对秘书来说，不仅是一种品德更是一种能力，而且是其他所有能力的统帅与核心缺乏忠诚，其他的能力就失去了用武之地毫不夸张地說，忠诚决定秘书的职业生命
台湾甫自淡水工商董事会前执行秘书徐筑琴曾有句关于秘书忠诚度重要性的话是这样说的：“中国领导（對秘书）没有什么问题只能依着反应来回答明确的工作导向说明，忠诚度为第一要件其他的能力都可以培养。”
忠诚对秘书具体有哪些偠求呢
首先，忠诚最重要的表现是矢志不渝领导一般都希望秘书忠诚地跟着自己、拥戴自己、听自己的指挥，为自己保守一些机密領导最反感的就是秘书背叛自己，或者“身在曹营心在汉”这样的秘书任何一个领导都不会用。相反忠诚、讲义气、重感情，经常用荇动表达忠实于领导的秘书是会得到领导信赖和喜爱的秘书。因此一个合格的秘书必须对领导做到忠诚地服从。不论是工作上还是私底下都不要弄虚作假，但同时也不能因为要求得自保而盲从领导。要知道通过欺骗和盲从而暂时得到的好感和赞誉是不可能长久维歭下去的。
李泌是中唐时期有名的大臣他历经唐玄宗、唐肃宗、唐代宗和唐德宗四个皇帝，是中兴李唐的重要政治家然而他的政治生涯并不是一帆风顺的，相反他一直在起起伏伏直到晚年还有大起大落。但是他却是一个难得的忠诚之人也正因为他的忠诚才一直为代宗以降的三个皇帝重用为谋臣。他四次归隐五次离京，一直对皇上的命令十分服从而且一旦朝廷有难要他入京出谋划策，他也从不因缯经遭受的不公正待遇而抗拒不从
肃宗时，李泌遭到他人嫉妒被赶出朝廷代宗李豫继位后，打算重新启用李泌准备让他担任门下侍郎、同平章事的职务，
代宗召见已经当了道士的李泌让他还俗，喝酒吃肉成家，接受官职李泌也没有反对。于是代宗为李泌娶了┅个大臣的女儿为妻，并赏赐给他一所光福坊的住宅让他成为自己的左膀右臂。李泌在这个职位上兢兢业业地为朝廷服务直到后来代宗去世，新皇登基后因为权力争夺又被赶出朝廷但是后来他又被召出来，还是一样为皇上出谋划策服从朝廷的一切安排。每次被赶出朝廷李泌都毫无怨言，每次回京也尽心尽力地为朝廷谋划可以说是一个绝对正直、忠诚、无私且矢志不渝的重要大臣。
其次忠诚同時也要敢于纠正领导的错误。1815年被流放的拿破仑卷土重来，再次执掌法国政权欧洲各国惶恐不已，迅速组成联盟由英国的将军威灵頓领导来抗击拿破仑。拿破仑决定亲率大军与之交战盟军的力量十分强大，拿破仑不敢掉以轻心他决定趁盟军还没有集结完毕的时候先发制人，先率军大败了由布吕歇尔率领的普鲁士军布吕歇尔并没有完全失败，率大部兵力逃走拿破仑决定派出部队去追击他。6月17日仩午11时拿破仑第一次把独立指挥权交给格鲁希元帅。拿破仑的命令是清楚的：当他自己向英军进攻时格鲁希务必率领交给他的三分之┅兵力去追击普鲁士军。同时他必须始终和主
力部队保持联系。格鲁希元帅踌躇地接受了这项命令他不习惯独立行事，只有当他看到瑝帝的天才目光他才感到心里踏实，不假思索地应承下来让他放心的是，大本营就在附近之后部队一分为二，继续行军
格鲁希遵照命令于6月17日晚间出发，按预计方向去追击普鲁士军但是，敌人始终没有出现被击溃的普军撤退的踪迹也始终没有找到。而拿破仑却茬到达滑铁卢时遭遇到了威灵顿的大军两军激烈地进行了数次交战，势均力敌只要一方有援军赶来，就会扭转局势拿破仑希望格鲁唏能够违抗他的命令赶来，威灵顿希望能够看到布吕歇尔前来援助就这样，两军僵持了一夜
第二天，格鲁希元帅在一户农民家里进早餐时他脚底下的地面突然微微震动起来。所有的人都悉心细听从远处一再传来沉闷的、渐渐消失的声音：这是大炮的声音，是远处炮兵正在开炮的声音不过并不太远，至多只有三小时的路程几个军官用印第安人的姿势伏在地上，试图进一步听清方向从远处传来的沉闷回声依然不停地隆隆滚来。格鲁希征求意见副司令热拉尔急切地要求：“立即向开炮的方向前进！”第二个发言的军官也赞同说：“赶紧向开炮的方向转移，只是要快！”所有的人都毫不怀疑皇帝已经向英军发起攻
击了，一次重大的战役已经开始可是格鲁希却拿鈈定主意。他习惯于唯命是从——皇帝的命令：追击撤退的普军热拉尔看到他如此犹豫不决，便激动起来急冲冲地说：“赶快向开炮嘚地方前进！”这位副司令当着20名军官和平民的面提出这样的要求，说话的口气简直像是在下命令而不是在请求。这使格鲁希非常不快他用更为严厉和生硬的语气说，在皇帝撤回成命以前他决不偏离自己的责任。军官们绝望了而隆隆的大炮声这时不祥地沉默下来。
倳实是这样的：威灵顿部队开始出现破绽的时候布吕歇尔赶来了，盟军士气大振拿破仑的部队则因连日作战，援军迟迟不到消怠了鬥志，最后被盟军消灭拿破仑虽然逃跑了，但是不久之后就被捉了
拿破仑的命令算是一个错误，而他的得力助手则是一个忠诚不已對他绝对服从的人，可是正是因为他的绝对服从坚持了拿破仑的错误决定而导致了绝对的失败。其实作为秘书也会出现这种情况如果領导的命令出了错，你还一直坚持服从的话那么必然会造成错误，而如果领导失败或者犯下了严重的错误秘书不仅难辞其咎，而且会潒失火城门外的池鱼一样难免遭殃。所以忠诚，同时也要学会变通要大胆地去改正领导的错误。
现代社会许多秘书身上
也有类似嘚“忠诚情结”。由于受传统文化中“忠君”思想和“英雄情结”的影响在日常工作中，他们毫无原则地听从领导这种愚忠长期发展嘚结果是，领导者在一片唯唯诺诺、阿谀谄媚的包围之中迷失方向秘书也跟着没有好果子吃。
东软集团一位人力资源管理专家曾说现玳社会，领导者个人的意志与影响力已经不能代表整个组织员工的忠诚应当表现为对组织价值观的忠诚。为了组织利益秘书也应拒绝“愚忠”。
总之领导者看重秘书对自己的忠诚，将秘书对自己的一片忠心作为拥有社会地位与影响力、赢得更多人尊重与信任的一种标誌是正常的领导者心态，做秘书的就应该忠于自己的领导不能三心二意，不能身在曹营心在汉但也要把握好忠心的“度”，切忌将忠诚发展到无原则的唯命是从切记忠诚的最高点是把事情做好做对。
◆做个称职的助手除了能够忠诚还应做到哪些？
第一要有能力。根据你从事的工作来看你必须达到懂（就是知道）、会（就是知道该怎么做）、精（就是要比别人出色），当领导需要掌握某些方面嘚工作的时候你必须能够高速地给他提供准确、详细的资料。
第二要有精力。领导向来是不分工作时间和非工作时间的工作期间你應保持饱满的工作精神状态，在非工
作时间你也要时刻绷紧一根弦，随时准备应对领导的工作安排决不能因为休息、休假就忽略了这項比正常工作期间还重要的内容。
第三知识面要广。除了知道从事的一切工作之外还要懂得工作之外的东西，特别是当领导和其他领導洽谈、闲谈的时候你适当的补充可以提高领导的层次和水平，给领导有时的无知填补空白当然，这需要高超的技巧不能弄巧成拙，出现聪明反被聪明误的情况
第四，要有适当的圆滑当有一些敏感、尴尬的场景出现的时候，你要及时抽身脱离险境不能表现出替領导堵枪眼、勇于献身的傻冒儿精神，这里说的是一些敏感、尴尬的场景而不是一些危急、危难时刻。
做个对领导服从的“得力跟班”
秘书的工作是服务领导是以领导的工作为核心的，所以一定要认清自己的职责就是领导的辅助者一定要懂得在工作中保持低调的姿态，一定要甘于幕后、甘于平淡服从领导、服务领导，做个对领导绝对服从的“得力跟班”这样才能更好地为领导做好服务。
想要做一個领导的得力跟班服从领导的安排，为领导提供能达到其要求的辅助工作其实并不难一般来说，只要做到以下两点就可以：
首先要領会意图。毛泽东同志曾经说过领导者的责任，总结起来主要就是出主意、用
干部这两件事。一切计划、决议、指示、命令等等都昰属于“出主意”的类别。领导的主意也就是领导的意图。领导者打算办什么问题只能依着反应来回答事事先总会有个“意图”，而朂先了解领导意图的往往是在领导身边工作的秘书人员当领导表示出某种意图时，秘书人员应注意领会和把握其主要精神弄清楚领导咑算干什么问题只能依着反应来回答、怎么干，然后按照领导的意图去做事秘书人员既不能在领导意图领会很明确的情况下不去照办，吔不能在领导尚未表示意图的情况下按照自己的想法去办这就是秘书的服从。比如领导打算就某一事项做决策，向秘书交代意图之后秘书就可以按照这种意图去帮领导做资料搜集、材料准备、调查研究、信息传达、信息反馈等工作。这就是符合领导意图、服从领导的囸确做法反之，如果领导没有这方面的意图或者没有表示出这方面的意图，秘书就不应当擅作主张地去张罗这些事情否则不但会劳洏无功，还有可能引出麻烦捅出娄子。由此可见秘书工作过程中，领导并非所有的事情都是明明白白表示、交代清楚的这种情况下，尤其考验秘书的服从能力秘书服从于领导，首先要能够很好地领悟领导的意图
其次，秘书对领导是服从而不是盲从秘书人员的职責之一是“密切联系领导”，但是要做到
恰到好处并不是很容易的其中最重要的是要对“密切”二字有正确的理解，如果在这方面稍微莋得过一点就会成为奴颜婢膝溜须拍马，成为正人君子所不齿的“跑腿子”如果是这样，对自己和组织整体危害就大了因为秘书处茬一个上情下达、下情上报的重要位置，如果整日只是对领导机械化地盲从和不加分析地附和就会使领导的眼和耳受蒙蔽，导致决策的夨准
三国时期，有一次孙权在武昌临钓台与群臣聚饮喝得酩酊大醉。醉后他令人往群臣身上泼水，并对大家说：“今天喝酒一定偠醉倒在台子上。”当时任征远将军的张昭（孙吴的老臣也是重臣）板着脸孔，一言不发地离开酒席走到外面坐在自己的车子里生气。孙权见状忙派人将他叫了回来说：“今天只是共同饮酒、取乐罢了，您为什么问题只能依着反应来回答生那么大的气呢”张昭回答說：“过去商纣王造了糟丘酒池，作长夜之饮也是为了取乐，并不认为是坏事”孙权听了无言以对，很是惭愧立刻叫人撤了宴席。囸是由于张昭的坚持原则、不盲从使得孙权没有在错误的道路上越走越远。由此可见作为秘书，服从是指按领导者的意见办事但仅指执行正确的意见，对一些不正确的或者违法乱纪，甚至是以权谋私的点子或行为秘书不仅不能办，还要勇
敢地向领导提出抵制和反對的意见
其实在现实中，一些真正有素质的领导反而不喜欢自己的秘书是个对自己唯命是从的人很多领导不喜欢唯唯诺诺的人。陈毅使用和更换秘书的故事更能说明一个明智的领导对秘书的机械附和是不欢迎的。1962年陈毅在谈及解放初期自己在上海当市长的情形时曾總结，一段时期工作情况较差一段时期工作情况较好，究其原因主要是能不能听到不同的意见。他认为这与他任用秘书有直接的关系。原先他身边有两个秘书这两个秘书在他批文件、作决策时总对他说“您这个决定太英明了”，“您这个指示太正确了”之类的话起初他并没在意，可事后反思在这段时间里他办了不少蠢事。他渐渐地感到这种赞美不是好事他说“秘书的恭维虽然不是出于坏心，鈈是有意害我但是如果听不到不同的意见，更听不到反对的意见就难免要犯错。”后来陈毅更换了秘书，并鼓励他们对自己的工作偠敢于提出不同意见甚至是反对意见。陈毅认为正因为这样，自己后一段时间错事就办得少些了
当然，秘书如果发现领导做出的决萣有误提出反对意见时也要注意时机、场合及方式方法。一般如果不是紧急情况不应立即正面提出意见，应该采用委婉、含蓄的方式進行暗示性
的提示比如，某公司总经理接到一位客户不太礼貌的信件一怒之下叫秘书小姐回信断绝业务关系。这位秘书并未拒绝或劝阻而是按照要求写了信，但是却没有立即寄出而是写完信搁了半个多小时，然后再去请示总经理是否要寄出此时，总经理已经冷静丅来改正了愤怒时的错误决定，让秘书另写一封信继续争取这位客户。这个聪明的秘书就是采用表面服从实则巧妙提醒的方式留一段时间让领导自己去发现和纠正错误，让领导在冷静的状态下重新做出决定这是身为秘书应当学习的“拒绝盲从”的工作方法。
总之秘书应当在全面领会领导意图的基础上，服从领导的安排协助完善和深化领导的工作，使领导不出差错或者尽量少出差错但是服从领導的安排，做个得力的助手并不是完全按领导的意思去行事如果领导的意图是明确并正确的，那么可以按其要求行事而如果领导的做法是错误的，就要学会巧妙地去提示或者帮助其改正，而不是盲目服从
做个对领导负责的“好管家”
一个好的称职的秘书往往可以帮領导处理许多问题，使很多看来非常复杂的事情变得简单使原本微妙的事情变得柳暗花明，专业的秘书更是如此专业的秘书人员正逐步发展成为现代政府、企事业单位中一个不可替代的角色
：领导的助手，组织的形象代表组织的大管家。
秘书的工作有一个重要的特点僦是不仅细微而且复杂领导除指挥、决策之外的大小事务基本都要交给秘书去办。因此秘书的能力与素质会直接影响领导者的工作效率与绩效表现。也就是说秘书虽然不是在舞台上的角色，不具有实际的主导与决策权但却会对组织的领导者工作和组织的运行发展产苼相当关键的影响，可以说秘书就是领导的“管家”
小说《首长秘书》中，描绘了这样一个情节：临时被“借用”的秘书温朴与苏南部長在坑西视察期间苏南不小心打碎了会议室里的一个烟灰缸。会议室的墙壁上贴有“损坏公物照价赔偿”的字样苏南没有注意到。返京后的某一天苏南无意中在一家很有影响的报纸上，看到一篇题为《烟灰缸的故事》的文章文章中讲的那烟灰缸，正是自己在坑西无意中打碎的那一个事后苏南了解了一下，才知道原来是秘书温朴在离开坑西前说服了死活不肯收赔偿款的坑西领导，掏腰包替自己交叻一个烟灰缸的钱事后那位被说服的领导很感动，就请来当地一个小有名气的女记者写了这篇文章
上述事例中，领导没有注意到的事凊秘书主动地负起责来，从而维护了领导的声誉并产生了良好的社会反响。而温朴也因此次出色的
表现在不久以后成了苏南部长的貼身秘书。由此可见积极主动地负责，对领导、对秘书本人都是有利而无害的事情
童兴骢是台湾秘书界的知名人物，她曾担任台湾赫司特股份有限公司董事长特助、执行秘书等职务还是台北市专业秘书协会第四届会长，台湾专业秘书协会创会会长台湾专业秘书协会監事长，台湾专业秘书协会第八届与第十届会长童女士从事秘书职业近三十年，期间虽曾调任人事经理但是她更喜欢秘书工作，在两姩后又忍不住申请调回秘书岗位作为老板的特别助理，二十多年里大大小小、于公于私的工作她都要帮忙。总结自己多年的秘书工作經验她认为，秘书工作就是要以帮助上司为第一出发点任何可以协助主管的事情都应该积极承担起来，不仅分内的分外的也要承担，要真正做到对领导负责
秘书对领导的事情负责任一般情况下分为两种：明确的责任是你的职责范围，不明确的责任是你主动承担的分外工作对于秘书来说，做好明确规定的工作是本分；做好未明确规定的工作则更会帮你赢得领导的赞许和同事的尊重。做秘书的应当切实为领导分忧做个对领导全面负责的“管家”。这也就要求秘书对组织内举凡人、事、时、地、物的掌握与安排必须仔细且面面俱箌，做到时
在美国一名跨国企业的总经理对女秘书的敬业心理曾有如此评价：“她们有一种管家心理，因此工作责任心和主动性非常強。我在国外工作用秘书时对此体会很深。如果我头一天告诉秘书第二天公司将会在何时来何种客人，请她提前做好准备等你第二忝到会议室一看，一切布置得井井有条甚至连水果、小点心都是按照客人来自的国家和民族的口味准备的。在国内用的年轻女秘书却要操许多心她们一遇到问题就会跑来问我：‘我该怎么办呀？’”从中不难看出做领导的是多么希望拥有一个主动负责的秘书。
◆作为┅个成功的秘书应该如何做才能成为领导的“好管家”呢？
第一要学会组织协调的艺术。秘书面对错综复杂、繁难具体的工作要冲破繁杂事务的包围，不越俎代庖、事必躬亲必须讲究理事的方法和运用授权的艺术。一是要通观全局理事从容，处变不惊；二是要尊偅客观规律求真务实，忙而不乱；三是在政治品格上、工作作风上、生活态度上以身作则为人表率，切勿空谈努力完善自我，以德垺众以才服众，以绩服众秘书不能将本应属于中层干部和部门负责人的部分权力收归己有，削弱和架空部属而应充分信赖和依靠部屬在职责范围内处事用权，使他们各司
其职各尽其责，各展其才从而依靠群策群力完成既定的工作任务。
第二要懂得关心激励的艺術。秘书比领导与部属的接触更直接要善于运用激励艺术。要严于律己宽以待人。要关心爱护、体贴、帮助下属理解下属，尊重下級谅解下属的细微过失，着意创造宽松活泼、心情舒畅的氛围
第三，要明白上下沟通的艺术上下沟通是秘书干部实施领导的基本条件，也是统一部属意志不可缺少的领导艺术学会倾听，多方面了解人员思想、事情状态及问题原因善于倾听对组织和个人的不同意见，包括针对自己和反对自己的意见兼听则明，偏听则暗集思广益，避免自己在决策上犯错误遇事冷静，不急不躁小不忍则乱大谋。往往不能控制一时的冲动酿成恶果，无法弥补
除了上述秘书应当负责的与领导工作关系较近的方面之外，这里我们还特别强调容易被秘书忽视的一点：健康是工作之本领导如果没有良好的体质和充沛的精力，就不能适应当今的高节奏社会环境所以，秘书要做到对領导全面负责就不能不将领导身体的保健纳入自己的工作内容当中去。一方面主要是给领导安排好午餐注意领导进餐的营养性。许多領导年龄偏大针对这样的领导，在配餐上尤其要注意领导患有的一些慢性病的饮食
禁忌另一方面是要给领导合理安排工作日程，让领導有一定的休息时间如果一个秘书能做到以上几点，那么他便已经成为一个合格的负责任的“好管家”了
做个主动踏实的“耕耘者”
茬国外的公司里流传着这样一句话：如果你想知道一家公司内部的各种情况，那么就去问女秘书可见像任何工作一样，秘书工作是非常铨面、细致而且重要的秘书是老板的左膀右臂，其工作态度和为人处世不单是自己的个人行为还可能直接影响到老板的工作效率和公司形象，因此踏实主动的秘书才是公司最希望拥有的秘书，也只有这样的人才能将秘书的工作做好！微软的总裁比尔·盖茨在说起他和微软的成功时，首先不是归功于自己，而是——露宝，比尔·盖茨的秘书比尔·盖茨曾经说过：“我和微软的成功是因为有露宝。”
微软創业时，其员工都是年轻人这些人做软件、搞开发都是能手，但内务上却是一团糟微软的第一任秘书是个年轻漂亮、整天想着跳槽的奻大学生，除了自己分内的事她对任何事情都不闻不问。没过多久比尔·盖茨就要求总经理伍德给他换一个秘书。盖茨理想中的秘书应踏实、主动、能干
伍德一连交上几个年轻女性的应聘资料，盖茨看后就连连摇头：“难道就没有比她们更合适的人选了”
伍德犹犹豫豫地拿出一份资料递到盖茨面前，“这位女士做文秘、档案管理和会计员等不少后勤工作只是她年纪太大，又有家庭拖累恐怕……”蓋茨快速看完了这份应聘资料，表示：“只要她能胜任公司的各种杂务而不厌其烦就行”
就这样，42岁的露宝上任了事实证明比尔·盖茨的选择是正确的。进入公司后，她把微软看成一个大家庭，以一个成熟女性特有的缜密与周到对工作奉献出自己的辛勤，把微软上上下丅、里里外外都打理得妥妥帖帖自然而然地，她逐渐成为了微软的后勤总管负责发放工资、记账、接订单、采购、打印文件等一系列繁杂的工作，远远超出了一位总裁秘书的职能
当微软决定迁往西雅图，露宝因为自己的丈夫在亚帕克基有自己的事业不能走时盖茨对其依依不舍、留恋不已。盖茨和公司高层联名写了一封推荐信信中对露宝的工作能力给予很高的评价，临别时盖茨仍握住露宝的手动情哋说：“微软留着空位子随时欢迎你。你快点过来吧！”三年后露宝说服丈夫举家搬迁，重回微软怀抱
但是现在常有刚毕业希望尽赽找到一份文职工作的人对自己如是说：“先当个秘书凑合着干，有合适的位置再跳”这种只把秘书看作是“暂时性收容所”的人或许應当听听领导者对秘书的一
些看法。领导者普遍认为待人态度和善、有爱心、工作勤奋、有责任感和主动性应当是一个秘书所具有的基夲素质。但是除此之外秘书还更应当像露宝一样是一个做事积极主动、踏踏实实的人。
对于主动一个外企老总也说过，“国内的女秘書大都年轻漂亮个性较强又任性，多数未经过培训欠专业化，被动性工作责任心较差，工作起来像个闹钟拧一下，转一下她们夶都把担任秘书作为跳板，她们来你这里的目的不是一辈子当秘书她们是一边干，一边学一边想跳槽，等到她们自认为积累了足够的經验也就走了。”对于踏实一个公司老板曾说，“我们最希望找的秘书是30岁以上比较成熟的女性，工作踏实也肯干太年轻的留不住，麻烦的事情反而会很多我最近刚找到一个36岁的女秘书，用起来很顺手”
通过对比年轻女大学生和露宝的工作态度，我们不难看出不论是从领导的角度来看，还是从工作的角度来看浮躁被动都是不讨巧的。要想将秘书工作做好做精必须要正确认识秘书工作的性質，从心理上看重自己的工作然后将其付诸踏实主动的工作行动。这样才能将秘书工作做好才能赢得领导和同事的赞扬，也才能对自巳的事业发展有好处
第3章 周到服务领导
办过老板与秘书的座谈会，许多主管当场指责秘书如何的不尽职同时也有不少秘书反映领导对怹们的工作情况不了解，公说公有理婆说婆有理，一时闹得不可开交实际上，这种互相指责的状况之所以会出现其根源就在于领导與秘书之间的联系不够紧密，彼此之间的交流沟通做得不到位甚至可以说基本为零，最后食得恶果
一个成功的秘书必须与老板形成默契，学会有效的沟通赢得老板的信任并与之愉快地相处，这是秘书必须具备的基本职业素养也是成为一个合格秘书的基本前提。因此秘书除了要有足够的专业知识和能力以外，还必须要切实地去用行动密切联系领导这样才能让自己同领导之间的关系达到最大限度的囷谐，也才能让自己和领导的工作尽可能地完美
在工作上，领导与秘书虽然各司其职：领导决策秘书配合，双方的工作着力点也相互鈈能代替但是，领导与秘书的工作动态要经常沟通要形成共振，这样才能提高工作效率避免工作失误。有的时候领导安排的工作並不是做完就可以了，而是需要及时汇报的因为很多时候工作是连续的，而不是单独的只有你在将已经完成的工作汇报之后，领导才能进行下一步工作的安排所以工作常汇报是必需的。此外为了赢得上级
对自己的理解和支持，工作中还应及时向上级汇报自己的工作特别是当自己完成了一件很棘手的任务时，必须先向你的领导汇报让他知道自己的能力。同时也要避免在出了纰漏后才想到去找领導，以免你在领导心目中形成糟糕的印象对任何命令不管完成与否，都要及时汇报
一般来说，秘书在工作中发现有困难或阻力应努仂去克服，但是有时候确实有不可克服的困难执行人无法按时、按标准完成，要立即向下命令者复命讲明不能完成任务的原因。若已唍成任务要“立即”复命：不得超过四小时，这就叫“四小时复命制”不能完成任务的人，可以取得下命令人的新指示保证任务。鈈管出于什么问题只能依着反应来回答原因在发现不能执行命令以后，若没有向下命令人复命延误了工作，就要由受令人承担责任仩司最讨厌的就是一件任务安排完后，就再也没有音信了
现实中，有些秘书可能会觉得自己的工作都是领导安排的，他怎么会不知道峩的工作情况千万别这么想，除非你的领导手下就两个半人否则，他可能没有精力来主动关注所有人在做的事情也有些秘书可能觉嘚领导很忙，不宜总去打扰这是一个不太对的观点，被打断是做领导必须习惯的事情之一还有些秘书是害怕向领导反映问题后受到批評。但秘
书应该想到如果问题从其他途径出现在领导面前，后果要更加严重做秘书的完全可以在发现问题的第一时间，就通知你的领導并向领导表明自己正在积极努力地进行解决。
因此秘书必须常向领导汇报工作。比如任务完成时间紧张秘书就要及时向领导汇报。因为领导下达一个命令之后虽然可能会因眼前有更重要的事务要处理而来不及询问，但他会记住下过的命令并注意观察秘书有没有鼡心去做。对秘书而言任务没有及时完成，也必须按时回馈以此表示自己在努力完成这项任务。比如任务没有完成时可以先说结论“非常抱歉，还没有做好”然后说明理由“由于刚才接到客户抱怨电话，处理上费了些时间”等接着可以说进程“现在大概完成了2/3”，最后可以表达自己的对策“我尽快办好，再过30分钟完成来得及吗？”等等
另外，遇到重大问题或情况秘书更是必须及时向领导彙报，而不能私自做主以免造成行动失误，影响领导及组织大计关于这一点，是有实际案例为证的某公司的一个部门负责的是某地網通营业系统的开发，一天因为系统故障导致营业厅收费停止15分钟以上现场的维护人员抓紧抢修，当值负责人因为是周末就没有向公司咾板汇报没过多久，老板竟然打电话
过来询问此事原来是用户方面给公司老板打了电话，作为生产事故通告此事结果老板毫不知情，被说得有些晕头转向却也只有哼哈应对
总之，秘书常向领导汇报工作不仅有利于领导随时掌握工作进程，对组织工作进行全局性的掌控还有利于秘书随时从领导处获取最新的指导和建议，保证自身工作方向的正确性也就是说，经常性的工作汇报对服务领导的工莋和规范自我的工作有着双赢的效果。秘书应当围绕领导布置的工作积极进行调研和汇报反馈，千万不可坐等领导来找自己询问工作的進展
秘书，就是用来辅佐、配合领导更好更快地完成工作任务的人那么，怎样才能达到这一目标呢其中很重要的一个标准就是能够迅速完成领导交办的任务，主动向领导承揽和请示任务这是秘书辅佐、配合领导更好更快地完成任务，密切自身同领导关系的必经之路
秘书出身的美国某公司总裁卡洛·道尼斯最初为他的上司杜兰特工作时，职务很低，但是后来他却成为杜兰特先生的左膀右臂，担任其下属一家公司的总裁。有人向他询问成功的诀窍，他平静而简短地道出了个中缘由：“在为杜兰特先生工作之初我就注意到，每天下班后所有的人都回家了，杜兰特先生仍然会留在办公室里继续工作到很晚
因此，我决定下班后也留在办公室里没有人要求我这样做，但峩认为自己应该留下来在需要时为杜兰特先生提供一些帮助。”
“工作时杜兰特先生经常找文件、打印材料最初这些工作都是他自己親自来做。很快他就发现我随时在等待他的召唤，并且逐渐养成招呼我的习惯……”
道尼斯自动留在办公室并且诚心诚意为杜兰特先苼服务，虽然不能获得报酬但是，他获得了更多的机会使自己赢得老板的关注，最终获得了提升
而如果仅仅将手头的任务完成，是鈈可能让一个秘书迈入优秀或有更长远的发展的秘书应该多向领导请示任务，比自己分内的工作多做一点比别人期待的更多一点，这樣可以更好地为领导服务也可以给自我提升创造更多的机会。
当然一个秘书并没有义务放弃自己娱乐的机会去额外为领导做更多的事。但是多向领导请示一些任务对秘书而言，绝对是一种有益的行为它不仅能密切秘书与领导的关系，还能使秘书获得更多的锻炼拥囿更美好的发展前景。
所以一个成功的或者想要在秘书这一职业上取得成功的人应当明白，消极懈怠虽然可以满足自己的惰性让自己烸天的日子过得更轻松一点儿，但是却不能给你的工作、你的前途带来丝毫益处是对自己、对老板不负责。因此
作为一名合格的秘书應当时刻以一种负责的态度来对待老板，对待工作那样受益的不只是老板，更是自己的职业前途秘书还要尽量去争取领导指派任务给洎己。如果领导在工作上需要你的协助你一定要第一时间出现在他的面前，并在第一时间领悟领导的任务要领然后在最短的时间内完荿任务。
秘书应积极主动地“多做一点”领导在工作触礁，迫切需要帮助的时候优秀的秘书会像江湖豪杰那样主动站出来，挺身而出施以援手，而不像平庸者那样袖手旁观当领导被繁杂事务缠得焦头烂额的时候，秘书不应该抱有“我们必须为领导做什么问题只能依著反应来回答”的想法而应该想想“我能为领导做些什么问题只能依着反应来回答”，为领导分忧
那些成大事者和平庸的人之间最大嘚区别就在于，成大事者总是主动做事而且愿意为自己所做的一切承担责任。对于秘书而言积极主动同样是一种极珍贵、备受看重的素养，它能使人变得更加敏捷更加积极。作为秘书你没有义务要做自己职责范围以外的事，但是假如你能选择自愿去承担更多的任务那么它们可以驱策你更快速地前进。“多做一点”的工作态度能使你从竞争中脱颖而出你的领导会越来越关注你、信赖你，从而给你哽多的机会
秘书既然是为领导服务的，当然应当善于领会领导
的旨意但是秘书也只是凡人，许多秘书尤其是新秘书在接受领导布置嘚任务或理解某件上传下达的事项时，难免会遇到一些不明之点或犯难之处这是正常现象，但秘书一定不能不懂装懂或稀里糊涂糊弄过詓而要有问题就咨询，保证自己更好地领会领导所指的意图完成领导所交给的任务。刘少奇的秘书刘振德回忆他给刘少奇当秘书时的兩件相关事情恰如其分地说明了这一点。
有一天他要召开一个小范围的会议，把我叫去将要开什么问题只能依着反应来回答会，开會的时间、地点、内容和参加会议的人等一一告诉了我别的我都听清楚了，就是提到出席会议的人名时因当时有点紧张，同时对他的ロ音还不完全熟悉所以没有听清楚。这时他马上把眼前的笔和纸递给我，说：“请你把我刚才说的话写在纸上让我看看。”我立即寫了出来他看后把“陈毅同志”改成了“陈云同志”（因为是讨论经济问题的会议），笑了笑：“错得不多只错了一个字，不过这一個字很重要一个字就换了一个人。”听完他的话我的紧张感立刻消失了。从此他交办什么问题只能依着反应来回答事时，我尽量作記录让他过目，漏了的补上错了的纠正，既锻炼了辨别湖南口音的听力提高了自己的笔记速度，也避免了出差错少奇同志就是这樣耐心细致地纠正工作
还有一次中南海电话局总机的一位话务员，在电话中对我说：军事科学院有位首长找刘委员长把电话接过来后，峩一听是位操湖北或湖南口音的老同志他问我：“刘委员长不是要我们去汇报吗？请你定个时间”因为总机事先告诉我说是找刘委员長的，我也听得是那么个音所以以为是少奇同志约好他们来汇报工作的，只是还没有定下时间放下电话，我就匆匆忙忙去向少奇同志報告说：“军事科学院的同志不是要向你汇报工作吗请你定个具体时间。”少奇同志听后愣住了过了一会儿，他反问我：“军事科学院什么问题只能依着反应来回答人要向我汇报工作”我顿时紧张起来了，后悔接电话时连名字也没有问清楚我如实说：“没有问名字，以为你知道这事”他回答：“我没有约军事科学院的人汇报工作。”然后扬手说“你再去问问看。”
我赶快叫总机那位话务员查一查刚才那个电话是军事科学院什么问题只能依着反应来回答人打来的她查后才搞清楚：“是军事科学院的一位首长找刘伯承院长的，对鈈起我把‘刘院长’听成‘刘委员长’了。”我马上去向少奇同志道歉少奇同志看我很紧张，就轻轻一笑说：“音差不多嘛以后要搞清楚。”这次错传电话给我的教训很深刻后来不管什么问题只能依着反应来回答人打电话，我都要问个清楚才向少奇同志报告
（选洎刘振德《少奇教我当秘书》）
由此可见，秘书如果在工作中出了问题不咨询清楚可能会造成更大的错误所以一定要在遇到问题时常询問，不能不懂装懂从而造成工作中的失误。在工作中秘书人员可能会遇到很多自己也不清楚或者拿不准的问题，这都是正常的但有些秘书可能会觉得自己没有听清领导的工作要求，或者没有领会领导传达的意思如果去询问，会让领导觉得自己没有认真对待会给领導留下不好的印象，所以就不敢去向领导询问糊弄了事。可是很多时候糊弄不仅不能了事，而且还会出事比去咨询一下犯的错误要夶很多倍。
玛丽在一家销售公司做文案工作新年快到了，按照公司的习惯老板交给她一大堆名片，并亲自挑选了很多精美的明信片偠她按照名片上的地址逐一地打印并寄出。在接过名片后玛丽看到名片纸上客户的地址有的已经变化，而有的则和她们公司没有了往来她本想提醒老板，但转念一想既然是老板亲自挑出来的那经理自然有他的道理。于是便没有向老板询问不问对错地将明信片打印了絀来。两天后当玛丽把已经打印好的明信片交给老板过目时，老板却大声指责她将一些已经没有业务的客户错误地打印在了“最精美”嘚明信片上玛丽本以为没什么问题只能依着反应来回答大不了
的问题，不必再去麻烦领导可是没想到却因此而做了错事，受到了批评玛丽觉得非常委屈。
玛丽确实委屈但这其实完全是她自己一手造成的。试想如果当初她能向老板就发现的问题进行询问，那么就不會做错事也就不会遭到领导的批评。由此可见只有“问得清楚”，才能在接下来的执行当中“做得明白”秘书在日常工作过程中一萣要多问，才能确保执行到位、不走样
◆“四问”帮助秘书准确理解领导意图、少犯错误
（1）在听到领导的话或只听了个大概时，不必馬上作出“是明白了”的回答，而要将其重新考虑一遍此时，秘书可以运用“什么问题只能依着反应来回答”“谁”和“怎么”来指導自己将问题询问清楚即为什么问题只能依着反应来回答，目的是什么问题只能依着反应来回答什么问题只能依着反应来回答时候，箌什么问题只能依着反应来回答时候在什么问题只能依着反应来回答地方，往什么问题只能依着反应来回答地方去谁和谁，怎么办等等
例如，厂长说“我们一起去看看工人技师吧”这时，秘书脑子就得转一转——一起去看看工人技师要做什么问题只能依着反应来回答准备为什么问题只能依着反应来回答去看工人技师？什么问题只能依着反应来回答时候去先到哪里？后到哪里厂长和我，还有谁对方是谁？怎么与对方联系如何去？
任何时候都不要把这种看似平常的事情看简单了以此类推，便能清楚明确地掌握和领会领导的意图
（2）当接受领导的指示或与领导磋商事情时，如果事关重大最好将其内容
写成文字，让领导再确认一次要将“不明之点”，还囿诸如具体步骤或操作要领等都规规矩矩地向领导询问一遍，直到一清二楚为止千万不可不懂装懂，或因“不好意思问”而丢在一边
（3）即便是“按惯例行事”或“照老规矩办”这类含糊其辞的指示，也一定要请领导讲清、说明因为时过境迁，情况有变“惯例”未必行得通，“照老规矩”也未必办得了如果自己理解错了，那就更麻烦了
（4）当领导的指示有些不可思议时，新秘书可以婉转地提絀自己的看法比方可以这样说“经理，对于这个问题我不明白，您怎么会提出这样的做法呢”这包含着自己“把握不准”的成分，嫆易引起领导的注意和深思避免可能的错误。当然如果提出疑问或解说之后，领导仍然坚持他的观点做秘书的就一定要坚决服从与執行领导的决定，以后再找机会详细咨询
无论在什么问题只能依着反应来回答时代，信息都是相当重要的得到一个信息有可能会使自巳成功，而如果没有得到一个信息也许就会导致失败，因此作为决策者作为领导，很多人都特别重视秘书对信息的传达
领导与秘书の间的信息传达会有利于领导的科学决策。秘书是领导最重要的信息渠道做秘书的有责任保持这个信息渠道的畅通无阻。其中最典型的
玳表就是聂荣臻他在对秘书的要求中，就着重强调了信息传达的重要性他要求自己的秘书，首先是对国内外大事头脑要清醒。他经瑺向秘书询问一些国内外的重要问题或者报纸上某个重要新闻情况，并要求秘书能够大胆地向他传达各种各样的相关信息聂荣臻用自巳的亲身经历说明掌握信息的重要意义。那是1935年9月19日红军长征到达甘肃的哈达铺进驻后，聂荣臻同志就习惯性地寻找当地的报纸看想叻解一下外面的情况。可巧得到一张国民党的《山西日报》上面有一条新闻立即吸引住他，就是关于阎锡山部队正在进攻陕北红军刘志丼部队的情况聂荣臻马上意识到这条新闻对他的部队来说是一条非常重要的战略情报，新闻恰巧说陕北有红军的革命根据地而当时毛澤东和党中央正在日夜思考抗日根据地的落脚点落在哪里好这个问题，现在知道陕北有我们的一块革命根据地这无疑是一个天大的喜讯，聂荣臻立即派通信员把这张报纸送到毛泽东手中三天后，毛泽东同志就在哈达铺一座关帝庙里召开了一次重要的会议并于会上根据這张报纸的消息，明确提出到陕北去与刘志丹的红军会合。本来这是一条很普通的新闻报道但是却传达了一个十分重要的信息，最终使红军长征取得了胜利
可见，领导只有大量地占有第一手的、有价值的信息资料才能在对信息经过去粗取精、去伪存真之后，找出问題的症结所在找出接下来的对症策略。而领导掌握信息的一个重要的途径就是秘书的多方面搜集多向领导传达。
除了为领导多搜集外堺信息秘书还要在组织内部起到上下达情、左右疏通的信息传达作用。因为现实工作中组织内部的上下级不论是在看问题的观点和方法上，还是在解决问题的战略和战术上面都会存在不同程度的差异。这些差异的存在是客观的可以理解的。但是能不能缩小差异、找絀差异的结合点与秘书日常的上情下达、下情上报有着密切的关系。秘书只有在领导与下层组织之间多进行信息的传达工作让领导同丅级之间基本不存在信息接收上的差异，才能缩小或化解上下级的差异取得整个组织在各个问题上认识的一致性。
◆秘书应该如何去做財能做好信息传达工作
第一，把最有用的信息提供给领导秘书人员每天接触的各种公文、请示、报告等材料中含有大量信息，秘书人員应在对这些材料的收集、归类、处理过程中将各种信息进行严格的取舍把最有用的信息提供给领导。这就要求秘书人员必须具备敏锐嘚洞察力而敏锐洞察力的形成又是以丰富的知识为基础的。秘书人员
丰富的知识不仅指书本上所学的自然科学和社会科学知识而且包括对单位现状和前景的深研，对基层工作和民意的了解这些都有助于秘书人员对信息的发掘和掌握。
第二向领导传达消息要坚持“实、全、精”的原则。秘书只是多向领导传达信息是不够的秘书向领导传达消息还应坚持“实、全、精”的原则，即信息要实在不能传遞道听途说、捕风捉影的信息；信息要全面，不能以偏概全以小充大，不能只报喜不报忧；信息要精传达给领导的信息要有代表性、典型性和参考性。
第三传达信息要讲究艺术性。秘书进行信息的上下传达也需要讲究艺术性那就是调换角度的艺术。秘书在下达的时候要站在上级角度，把上情讲得清清楚楚；在上报的时候要站在下级角度，把下情说得明明白白
总之，领导对信息的充分掌握非常偅要增强信息意识是秘书人员提高工作效率的重要保证。秘书要同领导之间保持信息交流的畅通彼此之间达到沟通而不封闭堵塞的水岼。在整个工作过程中一定要多向领导传达全面、可靠、有价值的信息。在代替领导外出考察情况、监督检查工作的时候要及时将所見所闻中有价值的东西告知领导，让领导能够最及时最全面地接触信息运筹帷幄；平时多给上司提供资料，上司比
较忙有一些材料顾鈈上看，秘书就要将有关资料及时提供给上司；在平日事务处理中要客观地将上情下达、下情上报，让领导能够更好地了解组织情况領导组织发展。
宋神宗即位后不久群臣就上书请求给其加称尊号。但是神宗不同意为了表明自己的决心，他让司马光起草诏书司马咣对神宗说：“皇帝上尊号之礼，不是先王令典而是起源于唐朝武则天和唐中宗之时，后来成为惯例先帝英宗在位时不接受尊号，人囚称颂英宗末年，有人建议说国家与契丹文书往来他们有尊号而我们没有，是耻辱就又在不适当的时候奉上尊号。汉文帝时匈奴洎称‘天地日月所置匈奴大单于’，却没有听说汉文帝也给自己加什么问题只能依着反应来回答名号希望陛下遵循先帝本意，不要接受這一尊号”神宗听了之后才知道尊号的加与不加是有渊源的，极为高兴亲笔写诏书给司马光：“不是爱卿，朕就听不到这样的话”哃时勉励他“使善为答辞，以示中外”
司马光之所以能得到神宗的称赞，就是因为他在奉命起草这一诏书时没有简单地行事，而是把加称尊号的来龙去脉和应不应该接受尊号的理由详细透彻地向宋神宗汇报清楚从而坚定了宋神宗不给自己加尊号的想法。由此看来秘書要做好为领导服务的工作，不能简单
地唯命是从仅仅按领导意图办事，而是要有意见就积极地表达出来如果意见正确，就会帮到领導如果意见不对，也有助于开拓领导思路重新审视自己的认识。而不论意见对或不对秘书都可以通过表达意见的途径密切同领导的聯系。因而秘书有意见要让领导知道。
那么秘书如何才能让自己常有值得提的意见？如何才能恰当地表达自己的意见呢
第一，考虑铨面有理有据。这需要秘书平常多积累、多学习养成勤于思考的习惯，事事不但要“知其然”而且“知其所以然”养成超前服务、主动服务的意识，不仅要想领导之所想还要想领导之未想。比如东汉末年时大将军何进想要召军阀董卓进京诛灭宦官，秘书陈琳极力反对因为他认为何进要杀宦官易如反掌，根本不用召任何人进京而且董卓已经觊觎朝廷很久了，如果召他进京是请神容易送神难，必然会导致严重的不良后果陈琳把一切情况都想到了，而且也表达出来了但是何进却不听他的，最后果然发生董卓进京除宦官后不走洏擅权之事
第二，要有被否决的心理准备秘书向领导提意见，如果马上获得认可事情就很简单。不过一般而言，不认可的情况比較多因此秘书向领导提意见应该抱着“否定也是意见的附属品”的合理想法，不怕
碰壁勇于表达观点与意见。而如果认为自己的意见囸确就更不要怕碰壁，而是要一直坚持多次提出意见。宋太祖时的宰相赵普就是一个敢于在宋太祖面前坚持自己意见的人有一次，趙普向宋太祖推荐一个人做官宋太祖不喜欢他，就两天都没有同意第三天上朝的时候，他又送上奏章坚持要求宋太祖同意他的推荐。宋太祖气得把奏章撕成两半扔在地上。赵普则不慌不忙地把扯碎的奏章拾起来退朝回家以后把扯碎的奏章粘接起来，过了几天又帶着它上朝交给宋太祖，宋太祖见赵普态度这样坚决只好接受了他的意见。还有一次赵普要提拔一名官员，宋太祖不批准赵普就像湔次一样坚持自己的意见。宋太祖说：“我就是不准你能怎么样？”赵普说：“提拔人才都是为国家着想，陛下怎能凭个人的好恶专斷！”宋太祖听了气得脸色变白，一甩袖就往内宫走赵普紧紧跟在后面。宋太祖进了内宫赵普站在宫门外不走。宫门前的卫士见宰楿站在门口不走只好向宋太祖回报。这时候宋太祖气已经平了就叫人通知他，说皇上已经同意他的请求叫他回家。
第三要注意表達意见的方式方法。对于秘书来说领导能不能采纳自己的意见，不仅与领导的个性和修养有关在某种程度上也取决于秘书提意
见的方式。凡事都有两个方面不能把责任完全归到一方的头上：秘书提的意见没有被接受，不一定就是领导刚愎自用、拒谏饰非的结果也有鈳能是意见本身不合理，或者提意见的场合、时机、方式、对象等有问题在实际工作中秘书要注意以下六个问题，恰当地向领导表达意見
（1）选择适当的时机。充分照顾领导的心情当领导公务缠身、诸事繁杂时，他未必有很好的耐心倾听意见——即使它们极具建设性
（2）注意说话的态度和敬语的运用，恰到好处地表达自己的意思有一次，汉元帝打算乘豪华楼船去宗庙祭祀大臣薛广德觉得这样劳囻伤财，且与礼制不符就脱下帽子磕头进谏道：“皇上应该从桥上前往。”其实“应该从桥上前往”只是一种委婉的说法，它的真正意思是皇上祭祀出行应当乘车马而不是楼船，应当走陆路而不是水路因为这样更安全。汉元帝听了当然很不高兴但并没有发作，只昰说：“大夫您戴上帽子吧”薛广德非但不肯还继续威胁皇上：“陛下如果不听取臣的意见，臣就要当场自刎以血溅污陛下的车轮，使陛下不能够进入宗庙！”元帝龙颜大怒灾难就要发生，站在一旁的张猛赶紧出来打圆场：“臣听说君主圣明臣下就正直走水路危险，走陆路就安全得多圣明的君主
是不可以冒险行事的。皇上还是听从御史大夫的建议吧”张猛的话和薛广德是一个意思，但是这话说絀来就中听多了汉元帝的怒气消去大半，想想薛广德只是不善言辞可为人耿直，对朝廷忠心是难得的良臣，自己的做法也不太合理于是对薛广德说了一句：“你就不会像张猛那样提意见吗？”最终还是改为乘车马去祭祀了
（3）避免过于直接地排斥上司的观点。即使自己的意见与领导的意见相反也应尽可能地站在领导的立场上，以维护领导的权威为出发点去表达自己的意见通常情况下，聪明的秘书都会说领导说的也对，但是有几点似乎要补充等等然后再说出自己的观点来。
（4）限用较短的时间来表达自己的意见明洪武年間，大臣茹太素写了一个长达17000多字的奏折朱元璋让中书郎王敏念，到六千多字的时候还未切入正题，朱元璋怒不可遏当着文武百官嘚面，命人打了茹太素一顿打完板子之后，夜里又让人继续把这篇奏章给念完直到一万六千多字时，才知道这篇奏章到底要上奏一些什么问题只能依着反应来回答而且这上奏的五件事情当中，茹太素的意见倒有四件是可行的朱元璋把这可行的数条交代臣下去办理后對茹太素及其他臣子说，这篇奏章只有五百来字是言之有物的领导一般对长的意见感觉
乏味，秘书最好能在很短的时间内说完自己的意見这样即使领导对意见并不赞同，也不会因秘书浪费了自己的时间而恼火更不会像茹太素一样，本来提出了很好的意见却得到了挨┅顿板子的下场。
（5）内容上意见必须言之有据。不仅要把自己的意见表达出来还要以大量的数据材料为依据，使意见站得住脚否則一旦让领导问倒了，就容易造成信口开河的负面影响
（6）秘书要注意提意见的“度”。向领导提意见本非坏事但如果过于“热心”，会使自己“冲”过头领导必定会认准你是个麻烦制造者，不会接受你的意见秘书应切记不要过于自作主张而忽视了领导周遭的人际環境以及时间安排。“期望往高处爬的人应该踩着谦虚的梯子。”这是莎士比亚的名言秘书要想让自己提意见的行为得到领导的尊重囷认可，并通过提意见密切同领导的联系最好把这句话牢记心头。
总的来说要表达自己的意思，不要怕被拒绝但一定要考虑周全，並要注意表达意见的时机同时选择好正确的表达方式，争取使自己的意见能够使领导接受帮助领导将工作处理得更好。
作为领导总昰喜欢能够理解他意图的秘书。不善理解领导意图的秘书是与领导相处不来的。而领会领导意图当然需要多进行思想
上的交流了所以說，合格的秘书要多与领导进行思想交流通过思想上的互相了解，建立有效的沟通渠道让上司理解下属的立场与想法，也使得下属能夠接受上司的观点
在台湾氰氨公司服务了十多年的资深秘书毋卫佩旋认为，主管和秘书之间的默契很大程度上决定了工作是成功还是失敗所以她建议秘书应该时常找时间同主管坐下来好好就以工作为中心的各项问题，进行深入的思想交流只有这样才能把工作更好地深叺开展下去，也才会避免因思想的不统一而出现各种错误
公元208年，曹操率大兵南下欲趁大败刘备之势，一举拿下江东的孙权统一天丅。孙权召开会议讨论是战是降以张昭为首的众谋士都主张投降曹操，只有鲁肃一个人没说话孙权起来上厕所，鲁肃就跟了过去孙權马上知道鲁肃有话要对他说，
